commit to user 29
hanya sampai pengawasan terutama peminjaman arsip aktif agar tetap tersedia dengan baik.
b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktif
Menurut Ig Wursanto 1995:30 ada beberapa faktor yang dapat mengidentifikasikan apakah manajemen kearsipan arsip dinamis aktif pada
suatu organisasiinstansi dapat dikatakan baik yaitu : 1.
Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat Sistem penyimpanan arsipfilling system adalah suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut pedoman tertentu untuk menyusunmenyimpan warkat- warkat sehingga jika diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
Cepat atau tidaknya dalam upaya penemuan kembali tergantung kepada sistem kearsipan yang dipakai apakah sudah dimanajemen dengan baik.
2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat
Dalam kamus administrasi, fasilitas dapat diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja
sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 yaitu: -
Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, stempel, karbon, dan sebagainya.
- Alat-alat penerimaan surat seperti bakkotak surat, meja tulis, rak, dan
sebagainya. -
Alat penyimpanan surat setelah diarsipkan seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet, dan seterusnya.
- Alat-alat lainya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan
sebagainya. 3.
Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus
memenuhi syarat-syarat tertentu yaitu:
commit to user 30
- Memiliki pengetahuan di bidang pengetahuan umum terutama yang
menyangkut masalah surat menyurat dan arsip, -
Mengetahui seluk beluk instansinya yakni tugas-tugas dan pejabat- pejabatnya,
- Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,
- Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang
sedang dijalankan. -
Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dapat menyimpan rahasia
organisasi.
commit to user 31
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi pengamatan
Pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah merupakan pusat kegiatan administrasi pemerintahan di
Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten berlokasi di jalan Pemuda no.249 Klaten. Penulis memfokuskan penelitian di Bagian Umum Setda
Kabupaten Klaten yang berada di kompleks Pemda Klaten. Bagian umum mempunyai wewenang untuk mengurusi surat masuk dan surat keluar. Kegiatan
pengurusan surat masuk dan surat keluar ini dilakukan dengan asas satu pintu. Penulis memilih lokasi pengamatan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten
karena sebagai instansi pemerintah yang melayani kegiatan administrasi pemerintahan tentunya dituntut untuk melayani masyarakat. Pelayanan yang
dilakukan harus cepat, tepat dan akurat sehingga memerlukan suatu manajemen kearsipan yang baik.
2. Jenis pengamatan
Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu observasi berperan aktif. Observasi berperan aktif merupakan pengamatan yang dilakukan secara langsung di
lapangan dengan bertanya dan mengamati kegiatan yang ada. Menurut H.B Sutopo 2002:67 observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dan peneliti tidak
bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitianya, dengan
mempertimbangkan akses yang diperolehnya yang bermanfaat bagi pengumpulan data.
Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif, yaitu pengamatan yang dilakukan untuk memberikan informasi dan gambaran tentang manajemen arsip
terutama arsip dinamis aktif yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Menurut H.B Sutopo 2002:35 Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi
Kategori