commit to user 31
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi pengamatan
Pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah merupakan pusat kegiatan administrasi pemerintahan di
Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten berlokasi di jalan Pemuda no.249 Klaten. Penulis memfokuskan penelitian di Bagian Umum Setda
Kabupaten Klaten yang berada di kompleks Pemda Klaten. Bagian umum mempunyai wewenang untuk mengurusi surat masuk dan surat keluar. Kegiatan
pengurusan surat masuk dan surat keluar ini dilakukan dengan asas satu pintu. Penulis memilih lokasi pengamatan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten
karena sebagai instansi pemerintah yang melayani kegiatan administrasi pemerintahan tentunya dituntut untuk melayani masyarakat. Pelayanan yang
dilakukan harus cepat, tepat dan akurat sehingga memerlukan suatu manajemen kearsipan yang baik.
2. Jenis pengamatan
Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu observasi berperan aktif. Observasi berperan aktif merupakan pengamatan yang dilakukan secara langsung di
lapangan dengan bertanya dan mengamati kegiatan yang ada. Menurut H.B Sutopo 2002:67 observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dan peneliti tidak
bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitianya, dengan
mempertimbangkan akses yang diperolehnya yang bermanfaat bagi pengumpulan data.
Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif, yaitu pengamatan yang dilakukan untuk memberikan informasi dan gambaran tentang manajemen arsip
terutama arsip dinamis aktif yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Menurut H.B Sutopo 2002:35 Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi
commit to user 32
sebenarnya guna mendukung penyajian data, jadi dalam mencari pemahaman penulis tidak memotong halaman cerita dan data-data lainnya dengan simbol-simbol angka.
Penulis berusaha menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti waktu dicatat.
3. Sumber Data
Data merupakan sumber faktaketerangan yang diperoleh dari penelitian. Sumber data yang diperoleh dari penelitian ini melalui:
a. Nara sumberInforman
Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia sangat penting perananya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber
di sini memiliki posisi yang sama dan narasumber bukan hanya sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti tetapi lebih memilih arah dan
selera dalam menyajikan informasi yang dia miliki. Untuk memilih siapa yang menjadi informan , peneliti wajib memahami
posisi dan informasi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan penelitianya. Hal ini disebut dengan istilah purposive sampling yaitu peneliti cenderung memilih
informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Informan yang
dipilih dalam penelitian ini adalah: -
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Bapak Amin Mustofa -
Petugas unit penyimpanan arsip Bapak Agus -
Staff kepegawaian Bapak Sumanto b.
Dokumen dan arsip Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan
suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Banyak perisyiwa yang telah lama terjadi bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip baik
yang secara langsung maupun tidak, sangat berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Dalam mengkaji dokumen peneliti tidak hanya mencatat apa yang tertulis
commit to user 33
tetapi juga berusaha menggali dan menangkap maknanya yang tersirat dari dokumen itu.
Adapun dokumen dan arsip yang digunakan untuk menunjang penelitian ini yaitu berkas-berkasarsip yang berada pada tempat penyimpanan arsip yang
berada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan pedoman kearsipan yang berlaku serta Tata Naskah atau Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Tahun 2008.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara adalah teknik pengamatan dengan melaksanakan tanya jawab langsung dengan informan yang dipilih untuk melengkapi data yang diperlukan.
Menurut H.B Sutopo 2002:59 wawancara dibedakan menjadi wawancara secara terstruktur dan tidak terstruktur. Dalam wawancara terstruktur masalah
ditentukaan peneliti sebelum wawancara dilakukan, sedangkan dalam wawancara tidak terstruktur wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat open
ended dan mengarah pada kedalaman informasi serta dilakukan dengan cara yang tidak secara formal terstruktur.
Dalam wawancara ini penulis memilih wawancara tidak terstruktur karena lebih tidak formal dan bisa lebih mengeksplor jawaban-jawaban yang diberikan.
b. Observasi
Menurut H.B Sutopo 2002:64 Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa , tempatlokasi, dan benda
serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Dalam observasi langsung dapat dilkukan secara berperan maupun
tidak berperan. Pada penelitian ini observasi yang dilakukan oleh penulis dilakukan secara
langsung dan ikut berperan aktif dengan melakukan Kuliah Kerja Magang selama satu setengah bulan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan terlibat
langsung dengan kegiatan kearsipan.
commit to user 34
c. Mengkaji Dokumen dan arsip
Sebagai catatan formal arsip sering memiliki peran sebagai sumber informasi yang sangat berharga bagi pemahaman suatu peristiwa. Sumber data
berupa arsip dan dokumen biasanya merupakan sumber data pokok dalam penelitian kesejarahan, terutama untuk mendukung proses interpretasi dari setiap
peristiwa yang diteliti. H.B Sutopo, 2002:69 d.
Study Pustaka Dalam penulisan laporan Tugas Ahir ini juga diperlukan studi pustaka
untuk mendukung hasil penelitian agar lebih valid. Studi pustaka dilakukan dengan mencari literatur yang sesuai dengan masalah yaitu bidang kearsipan.
5. Teknik analisis data
Dalam penelitian kualitatif terdiri dari tiga komponen pokok yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan. Ketiga komponen tersebut saling berkaitan
dan tidak terpisahkan.
Bagan 2.4 Model Analisis Interaktif
Sumber : H.B Sutopo, 2002:96 PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA PENYAJIAN
DATA
PENARIKAN SIMPULAN
commit to user 35
Reduksi data sebagai komponen pertama bahkan sudah dilakukan sejak penyusunan proposal penelitian. Reduksi data dilakukan dengan peneliti
menyusun rumusan pengertian secara singkat, berupa pokok temuan yang penting dalam arti inti pemahaman segala peristiwa yang dikaji.Kemudian diikuti
penyusunan sajian yang berupa cerita sistematis dan logis dengan suntingan penelitianya supaya makna peristiwa menjadi lebih jelas dipahami dengan
dilengkapi perabot sajian yang diperlukan tabel, gambar dll yang mendukung kekuatan sajian data. Pada waktu pengumpulan data sudah berahir peneliti mulai
menarik kesimpulan berdasarkan semua yang terdapat pada reduksi maupun sajian data. Apabila simpulan dirasa kurang maka peneliti wajib melakukan
pengumpulan data yang terfokus untuk mencari pendukung simpulan dan pendalaman data.
commit to user 36
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA
A. Sejarah
1. Penelusuran hari jadi Kabupaten Klaten
Daerah yang sekarang merupakan wilayah Kabupaten Klaten merupakan daerah kuno. Dalam arti sudah dihuni oleh manusia sejak masa peradaban hindu
dimulai di tanah Jawa. Pada masa awal berdirinya kerajaan-kerajaan Hindu Jawa Klaten telah tampil
ke muka. Terbukti ditemukanya peninggalan-peninggalan Hindu-Budha di daerah ini, seperti candi,prasasti dan benda-benda logam. Hal ini dapat dilihat dari nama-nama
Desa Daerah di wilayah kabupaten Klaten yang keberadaanya dapat dirunut hingga pada masa Hindu Budha. Seperti Pulu Watu sekarang Desa Puluh Watu. Gumulan
Desa Gumulan, Kec. Kalikotes. Wadihati Desa Wedi, Mirah-mirah Desa Muruh dan Upit Ngupit, Kec. Ngawen. Bahkan di daerah Ngupit juga terdapat prasasti
yang berkaitan dengan pendirian desa tersebut sebagai desa perdikan. Prasasti Upit dikeluarkan oleh rakyat Kayuwangi dan bertanggal 11 November 866 M.
Pada masa kerajaan Islam Demak, Pajang, Mataram daerah Klaten yang termasuk Negaragung Negara Agung juga menyimpan kisah-kisah sejarah yang
terdokumentasi dalam cerita rakyat, babad dan sumber sejarah lainya. Kisah tentang K
yai Melati yang dipercayai masyarakat Klaten sebagai “Cikal bakal” kota Klaten merupakan awal adanya pemukiman di kota Klaten. Dari Kyai Melati inilah nantinya
muncul kata Klaten. Namun demikian hingga ahir abad ke-18 nama Klaten belum pernah disebut, baik dalam sumber sejarah tradisional maupun kolonial.
Nama Klaten baru muncul dalam sumber sejarah ketika desa ini dipilih sebagai tempat pendirian Benteng Loji. Benteng Loji sebagai pusat pemerintahan