commit to user 13
b. Pengorganisasian arsip
Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip. Karena pekerjaaan administrasi ada pada setiap unit kerja perkantoran, maka pekerjaan kearsipan akan ada pada
setiap unit kerja. Disamping sebagai hasil kerja administrasi arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Menurut Ig Wursanto 1998:21 pengorganisasian arsip terdapat beberapa pola yang diterapkan pada suatu organisasi yaitu :
b.1. Sentralisasi Di kantor pemerintah, swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya
mempunyai satu unit kerja yang khusus menangani penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada
unit kerja tersebut tetapi biasanya disebut Tata Usaha. Tata usaha disini merupakan sentral penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Hal
ini disebut sentralisasi surat masuk dan surat keluar. Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka sentralisasi berarti
penyimpanan arsip yang dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip.
Arsip tersebut sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diprosesdiolah. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-
surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip.
1. Keuntungan dari sentralisasi arsip
- Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
- Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada penanganan arsip
- Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan
- Sistem penyimpanan dari beberapa arsip dapat diseragamkan.
commit to user 14
2. Kerugian dari sentralisasi arsip
- Sentralisasi arsip hanya efektif dan efisien untuk organsasi kecil
- Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system
penyimpanan yang seragam -
Unit kerja yang memerlukan arsip memerlukan waktu yang lebih lama untuk memproleh arsip yang diperlukan.
b.2. Desentralisasi Suatu kantor dikatakan menganut sistem kearsipan secara desentralisasi
apabila semua unit kerja menelola arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan filling system yang dipergunakan masing-masing unit kerja
tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah pisah letaknya system
penyelengaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Disini semua kegiatan kearsipan baik pencatatan, penyimpanan, peminjaman,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan ditempat unit kerja masing-masing.
1. Keuntungan desentralisasi
- Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja
masing-masing -
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri
- Penanganan arsip akan lebih mudah dilakuan karena arsipnya sudah
dikenal baik.
2. Kerugian desentralisasi arsip
- Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan
duplikasi arsip yang disimpan
commit to user 15
- Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap
unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dilakukan
- Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-
petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang kearsipan
- Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini
merupakan pemborosan.
b.3. Kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan secara
sentralisasi maupun desentralisasi sering ditemukan di perkantoran kombinasi antara dua cara tersebut. Cara ini sering disebut dengan kombinasi
sentralisasi dan desentralisasi arsip. Dengan cara ini kelemahan keduanya memang dapat diatasi.
Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah
dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara
desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan dengan cara sentralisasi. Disini pemindahan arsip dan prosedurnya harus diperhatikan dengan sebaik-baiknya
sesuai dengan jadwal pemindahanretensi arsip yang perlu disusun. Disamping itu sentral arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak
diperlukan lagi sesuai dengan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan arsip- arsip tersebut perlu diteliti apakah arsip-arsip tersebut perlu dipilih dan
dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke arsip nasional sebagai arsip statis.
commit to user 16
2. Pengertian Kearsipan
Kategori