Lingkup manajemen arsip dinamis aktif

commit to user 18

a. Lingkup manajemen arsip dinamis aktif

Manajemen arsip dinamis aktif meliputi : a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat Zulkifli Amsyah, 1998:53 yaitu dengan menggunakan buku agenda, kartu kendali dan tata naskah. 1. Prosedur buku agenda - Buku agenda Halaman-halaman buku uni berisi kolom-kolom keterangan data dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang ada di file. Buku ini memang sering digunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dll. - Buku ekspedisi Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari buku agenda yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. 2. Prosedur kartu kendali Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali , surat masuk digolongkan kepada surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari buku agenda dan Buku ekspedisi. commit to user 19 Pengarahanpendistribusian surat masuk dengan menggunakan kartu kendali dibedakan menjadi tiga macam Ig Wursanto, 1998:120 yaitu: 2.1 Pengarahan pendistribusian surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: - Surat-surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh pencatat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga, tetapi kolom kepada tidak diisi karena belum tahu kepada siapa akan diteruskan. - Surat-surat beserta kartu kendali diberikan kepada pengarah. - Pengarah mengadakan pemeriksaan apakah pengisian kolom kartu kendali sudah benar. - Setelah dianggap benar pengarah mengisi kolom kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat tersebut. - Surat,beserta dua kartu kendali disampaikan kepada pejabat pengolah surat. Kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol. Kartu kendali I dikumpulkan, dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. - Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali dua dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan,sehingga kartu kendali ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya Kartu kendali II diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dan sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses Unit pengolah. commit to user 20 Bagan 2.1 Aliran Surat Masuk Penting Unit kearsipan Unit Pengolah Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Surat Sumber : Ig Wursanto, 1998:121 2.2 Pengarahanpendistribusian surat masuk biasa Pengarahan surat masuk biasarutin melalui proses sebagai berikut : - Setelah surat dicatat di lembar pengantar rangkap dua surat tersebut disampaikan ke unit pengolah - Unit pengolah mengisi lembar pengantar, tanggal dan jam terima surat, nama, jabatan,serta tanda tangan pada kolom yang telah disediakan. - Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip , sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. III II III II I III II I SP SP I II II SP commit to user 21 Bagan 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa Unit Kearsipan Unit Pengolah Penerima surat Pencatat surat Pengarah surat Penata surat Sumber : Ig Wursanto, 1998: 122 2.3 Pengarahanpendistribusian surat masuk rahasia Proses pengarahan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut: - Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia ,surat berikut 2 lembar surat pengantar disampaikan kepada unit pengolah. - Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat,tanda tangan dan nama terang. - Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di- file secara kronologis. - Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. II I II I SB II II II I SB SB commit to user 22 Bagan 2.3 Aliran Surat Masuk Rahasia Unit kearsipan Pengolah Penerima surat Pencatat surat Pengarah surat Penata arsip Sumber : Ig Wursanto, 1998:123 3. Prosedur tata naskah Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. a.2. Penyimpanan Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan sehubungan dengan akan disimpanya suatu warkat. 1. Macam penyimpanan Ada dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diprosesfile pending dan penyimpanan warkat yang sudah dip roses file tetap II II II I II I II I commit to user 23 a. Penyimpanan sementara File pending atau file tindak lanjut follow up file adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi table tanggal yang berlaku untu tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal. Pergantian bulan ditunjukan dengan adanya pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending dalam waktu tertentu misalnya dapat dimasukan didalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip filling cabinet yang dipergunakan. b. Penyimpanan tetap permanent file Dalam penyimpanan secara tetap ini ada beberapa langkah yang harus ditempuh yaitu: - Langkah pemeriksaan Yaitu memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap untuk disimpan” sebagaimana tanda yang uum digunakan oleh kantor atau unit kerja bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasanya kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan kepada pengolah ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan maka kasus ini dapat disimpulkan bahwa surat tersebut hilang. - Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainya surat akan disimpan. commit to user 24 Penentuan kata tangkap tergantung kepada system penyimpanan yang dipergunakan. 2. Sistem Penyimpanan Menurut A.W Wijaya 1993:105 Sistem penyimpanan dapat dibedakan menjadi 5 macam yaitu: a. Penyimpanan menurut abjad Penyimpanan sesuai abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunanya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaanorganisasi, nama tempat, nama benda, dan subyekmasalah. b. Sistem pokok soal Subject Filling System Dalam sistem ini semua naskahdokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soalmasalah. Agar penyelenggaraan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar , beberapa langkah dibawah ini perlu diikuti: - Pengkajian suratberkas, yaitu untuk mengetahui persoalan yang terkandung didalamnya. - Memberikan kode surat - Mencatat surat kedalam kartu indeks - Menyimpan surat berdasarkan kode yang tertera. c. Sistem nomorangka Sistem nomorangka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersagkutan. d. Sistem wilayahdaerah Geographical Filling System Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah daerah. cara ini menghendaki surat yang berasal dari daerah yang sama commit to user 25 disimpan pada tempat yang sama pula. Sedangkan dalam tempat penyimpananya itu sendiri system wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjadsistem tanggal. e. Sistem tanggal chronological Filling System Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Cara kronologis dipakai jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula. 3. Alat-alat penyimpanan Basir Barthos, 1990:198 a. Foldermap Adalah semacam map tetapi tidak menggunakan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan. b. Guidepenunjuk dan pemisah Guide merupakan penunjuk tempat berkas berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya hampir sama dengan folder tetapi hanya merupakan lembaran yang berbentuk segi empat dan mempunyai tab untuk mencantumkan titlekode klasifikasi c. Ticker file Alat ini untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip. d. Filling cabinet lemari arsip Filling cabinet ini dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet yang terbaik biasanya terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. commit to user 26 e. Rak arsip Rak untuk penyimpanan berkasarsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan.Cara penataan berkas sama dengan cara pada filling cabinet hanya pada rak susunanya vertikal ke samping kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan di rak, petunjuknya dipasang disisi samping. Rak dan kotak digunakan untuk menyimpan arsip inaktif sedangkan filling cabinet dan folder serta petunjuk dipergunakan untuk menyimpan arsip. a.3. Pemeliharaan Arsip Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat. Basir Barthos, 1990:51 Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi baik untuk menghindari kerusakan-kerusakan arsip yang disebabkan: 1. Kerusakan oleh penyebab dari dalam a. Kertas Kertas bermacam-macam jenisnya dan bahan pembuatanya, harus dipilih bahan kertas yang kuat sehingga tidak cepat rusak. Akan tetapi betapapun baiknya kertas jika perawatan penyimpananya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan lama. Oleh karena itu disamping pemilihan jenis kertas yang baik juga harus diperhatikan perawatan penyimpananya. b. Tinta Tinta yang mutunya kurang baik akan mudah luntur jika terkena air. Perlu adanya pemilihan tinta yang berkualitas mengingat arsip sangat diperlukan untuk kelangsungan organisasi. commit to user 27 c. Pastalem Pastalem yang dipergunakan sebagai perekat juga dapat memicu kerusakan. Dengan mengetahui sifat-sifat organik dari material tersebut kita dengan segera melakukan usaha-usaha pencegahan terhadap musuh-musuh kertas yang mungkin menyerangnya. 2. Kerusakan akibat serangan dari luar a. Kelembaban Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur, lempasta hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit. Pertolongan pertama ialah dengan menormalisasi kelembaban yaitu dengan menambah edaran udara panas kering dengan menggunakan panasnya listrik. b. Udara yang terlalu kering Udara yang terlalu kering juga menyebabkan kertas menjadi kering, keras dan mudah patas. Untuk mengatur kelembaban udara perlu dipasang hygrometer didalam ruangan, sedangkan temperature udara antara 65 sampai 85 F. c. Sinar matahari Sinar matahari terutama sinar ultra violet juga dapat merusak kertas sehingga menjadi buruk, berwarna coklat dan tintanyapun luntur. Untuk mengatur sinar matahari yang masuk hendaknya pintu atau jendela dihadapkan kearah utaraselatan untuk menghindari sinar matahari langsung. d. Debu Bagaimanapun kecilnya debu merupakan musuh kertas yang ganas. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat dilakukan cara memasang jaring kawat yang halus pada pintujendela atau dengan memasang filter electrostatic. commit to user 28 e. Kekotoran udara Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan kertas. Karena gas dapat menimbulkan reaksi kimia yang dapat merusak kertas. Oleh karena itu yang paling penting dilakukan adalah dengan membersihkan udara. f. Jamur dan sejenisnya Jamur timbul karena kelembaban udara yang tidak baik . Obat-obat adalah upaya pencegahan akan tetapi untuk menghilangkan jamur tersebut bisa menggunakan alkohol. g. Rayap Usaha pencegahan yang paling tepat adalah dengan peniadaan penggunaan kayu pada tempat penyimpanan arsip. a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip Arsip-arsip sering dikeluarkan dari tempat penyimpananya file apabila arsip tersebut diperlukan untuk suatu pemakaian. Surat-surat sering dikeluarkan dari tempat penyimpanannya filling cabinet baik untuk kebutuhan petugas, atasan maupun unit kerja lain. Terlepas dari apapun alasan arsip dikeluarkan dari tempat penyimpananya, untuk kepentingan tertibnya pengawasan terhadap keluar masuknya arsip, diperlukan adanya suatu tata cara tertentu dalam bentuk prosedur pengeluaran arsip dari file dan pengembalianya ke dalam file. Peminjaman arsip harus dicatat dengan formulir ataupun daftar pinjaman agar dapat diketahui dimana arsip berada sehingga diketahui pula siapa yang bertanggung jawab terhadap arsip sehingga meminimalisir kemungkinan arsip hilang. Upaya pemindahan dan pemusnahan dilakukan apabila suatu surat sudah tidak dinyatakan aktif lagi sehingga manajemen arsip dinamis aktif commit to user 29 hanya sampai pengawasan terutama peminjaman arsip aktif agar tetap tersedia dengan baik.

b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktif