commit to user 18
a. Lingkup manajemen arsip dinamis aktif
Manajemen arsip dinamis aktif meliputi : a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat
Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat Zulkifli Amsyah, 1998:53 yaitu dengan menggunakan
buku agenda, kartu kendali dan tata naskah. 1.
Prosedur buku agenda -
Buku agenda Halaman-halaman buku uni berisi kolom-kolom keterangan data dari
surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang ada di file. Buku ini memang sering digunakan
untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dll.
- Buku ekspedisi
Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat
disini lebih sedikit dari buku agenda yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima.
2. Prosedur kartu kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali , surat masuk digolongkan kepada surat
penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar
dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat
sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari buku agenda dan Buku ekspedisi.
commit to user 19
Pengarahanpendistribusian surat masuk dengan menggunakan kartu kendali dibedakan menjadi tiga macam Ig Wursanto, 1998:120
yaitu:
2.1 Pengarahan pendistribusian surat masuk penting
Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut:
- Surat-surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh
pencatat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga, tetapi kolom kepada tidak diisi karena belum tahu kepada siapa akan diteruskan.
- Surat-surat beserta kartu kendali diberikan kepada pengarah.
- Pengarah mengadakan pemeriksaan apakah pengisian kolom kartu
kendali sudah benar. -
Setelah dianggap benar pengarah mengisi kolom kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat
tersebut. -
Surat,beserta dua kartu kendali disampaikan kepada pejabat pengolah surat. Kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah
surat untuk diarsip sebagai alat kontrol. Kartu kendali I dikumpulkan, dan setelah satu tahun dijilid dan
berfungsi sebagai buku agenda. -
Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali dua dikembalikan kepada
pengarah untuk disimpan,sehingga kartu kendali ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya Kartu kendali II
diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dan sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses Unit pengolah.
commit to user 20
Bagan 2.1 Aliran Surat Masuk Penting
Unit kearsipan Unit
Pengolah Penerima
Surat Pencatat
Surat Pengarah
Surat Penata
Surat
Sumber : Ig Wursanto, 1998:121
2.2 Pengarahanpendistribusian surat masuk biasa
Pengarahan surat masuk biasarutin melalui proses sebagai berikut : -
Setelah surat dicatat di lembar pengantar rangkap dua surat tersebut disampaikan ke unit pengolah
- Unit pengolah mengisi lembar pengantar, tanggal dan jam terima
surat, nama, jabatan,serta tanda tangan pada kolom yang telah disediakan.
- Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk
kemudian diteruskan kepada penata arsip , sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.
III II
III II
I
III II
I SP
SP
I
II II
SP
commit to user 21
Bagan 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa
Unit Kearsipan Unit
Pengolah Penerima surat Pencatat surat
Pengarah surat Penata surat
Sumber : Ig Wursanto, 1998: 122
2.3 Pengarahanpendistribusian surat masuk rahasia
Proses pengarahan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut: -
Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia ,surat berikut 2 lembar surat pengantar disampaikan kepada unit
pengolah. -
Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat,tanda tangan dan nama terang.
- Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada
pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di- file secara kronologis.
- Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.
II I
II I
SB
II II
II I
SB SB
commit to user 22
Bagan 2.3 Aliran Surat Masuk Rahasia
Unit kearsipan Pengolah
Penerima surat
Pencatat surat
Pengarah surat
Penata arsip
Sumber : Ig Wursanto, 1998:123
3. Prosedur tata naskah
Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari
suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
a.2. Penyimpanan Prosedur
penyimpanan adalah
langkah-langkah pekerjaan
sehubungan dengan akan disimpanya suatu warkat. 1.
Macam penyimpanan Ada dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum
selesai diprosesfile pending dan penyimpanan warkat yang sudah dip roses file tetap
II II
II I
II I
II I
commit to user 23
a. Penyimpanan sementara
File pending atau file tindak lanjut follow up file adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai
diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi table tanggal yang berlaku untu tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal.
Pergantian bulan ditunjukan dengan adanya pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending dalam
waktu tertentu misalnya dapat dimasukan didalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah
warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip
filling cabinet yang dipergunakan. b.
Penyimpanan tetap permanent file Dalam penyimpanan secara tetap ini ada beberapa langkah yang harus
ditempuh yaitu: -
Langkah pemeriksaan Yaitu memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh
kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum
ditandai “siap untuk disimpan” sebagaimana tanda yang uum digunakan oleh kantor atau unit kerja bersangkutan, maka surat
tersebut harus dimintakan dahulu kejelasanya kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan kepada pengolah
ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan maka kasus ini dapat disimpulkan bahwa surat tersebut hilang.
- Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainya surat akan disimpan.
commit to user 24
Penentuan kata tangkap tergantung kepada system penyimpanan yang dipergunakan.
2. Sistem Penyimpanan
Menurut A.W Wijaya 1993:105 Sistem penyimpanan dapat dibedakan menjadi 5 macam yaitu:
a. Penyimpanan menurut abjad
Penyimpanan sesuai abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk
arsip yang dasar penyusunanya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaanorganisasi,
nama tempat,
nama benda,
dan subyekmasalah.
b. Sistem pokok soal Subject Filling System
Dalam sistem ini semua naskahdokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soalmasalah.
Agar penyelenggaraan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar , beberapa langkah dibawah ini perlu diikuti:
- Pengkajian suratberkas, yaitu untuk mengetahui persoalan yang
terkandung didalamnya. -
Memberikan kode surat -
Mencatat surat kedalam kartu indeks -
Menyimpan surat berdasarkan kode yang tertera. c.
Sistem nomorangka Sistem nomorangka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan.
Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersagkutan.
d. Sistem wilayahdaerah Geographical Filling System
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah daerah. cara ini menghendaki surat yang berasal dari daerah yang sama
commit to user 25
disimpan pada tempat yang sama pula. Sedangkan dalam tempat penyimpananya itu sendiri system wilayah ini harus dibantu dengan
sistem lain seperti sistem abjadsistem tanggal. e.
Sistem tanggal chronological Filling System Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun,
bulan dan tanggal. Cara kronologis dipakai jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari
instansi yang sama pula.
3. Alat-alat penyimpanan Basir Barthos, 1990:198
a. Foldermap
Adalah semacam map tetapi tidak menggunakan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk
menempatkan title file yang bersangkutan. b.
Guidepenunjuk dan pemisah Guide merupakan penunjuk tempat berkas berkas itu disimpan
sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya hampir sama dengan folder tetapi hanya merupakan
lembaran yang berbentuk segi empat dan mempunyai tab untuk mencantumkan titlekode klasifikasi
c. Ticker file
Alat ini untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip. d.
Filling cabinet lemari arsip Filling cabinet ini dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah
berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet yang terbaik biasanya terbuat dari logam karena lebih kuat,
tahan air dan panas serta praktis.
commit to user 26
e. Rak arsip
Rak untuk penyimpanan berkasarsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan.Cara penataan berkas sama
dengan cara pada filling cabinet hanya pada rak susunanya vertikal ke samping kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan di
rak, petunjuknya dipasang disisi samping. Rak dan kotak digunakan untuk menyimpan arsip inaktif sedangkan
filling cabinet dan folder serta petunjuk dipergunakan untuk menyimpan arsip.
a.3. Pemeliharaan Arsip Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat. Basir
Barthos, 1990:51 Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi baik untuk menghindari kerusakan-kerusakan arsip yang
disebabkan: 1.
Kerusakan oleh penyebab dari dalam a.
Kertas Kertas bermacam-macam jenisnya dan bahan pembuatanya, harus
dipilih bahan kertas yang kuat sehingga tidak cepat rusak. Akan tetapi betapapun baiknya kertas jika perawatan penyimpananya tidak baik,
daya tahan kertaspun tidak akan lama. Oleh karena itu disamping pemilihan jenis kertas yang baik juga harus diperhatikan perawatan
penyimpananya. b.
Tinta Tinta yang mutunya kurang baik akan mudah luntur jika terkena air.
Perlu adanya pemilihan tinta yang berkualitas mengingat arsip sangat diperlukan untuk kelangsungan organisasi.
commit to user 27
c. Pastalem
Pastalem yang dipergunakan sebagai perekat juga dapat memicu kerusakan. Dengan mengetahui sifat-sifat organik dari material
tersebut kita dengan segera melakukan usaha-usaha pencegahan terhadap musuh-musuh kertas yang mungkin menyerangnya.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar
a. Kelembaban
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur, lempasta hilang, kertas menjadi
lemah dan merusakkan kulit. Pertolongan pertama ialah dengan menormalisasi kelembaban yaitu dengan menambah edaran udara
panas kering dengan menggunakan panasnya listrik. b.
Udara yang terlalu kering Udara yang terlalu kering juga menyebabkan kertas menjadi kering,
keras dan mudah patas. Untuk mengatur kelembaban udara perlu dipasang hygrometer didalam ruangan, sedangkan temperature udara
antara 65 sampai 85
F. c.
Sinar matahari Sinar matahari terutama sinar ultra violet juga dapat merusak kertas
sehingga menjadi buruk, berwarna coklat dan tintanyapun luntur. Untuk mengatur sinar matahari yang masuk hendaknya pintu atau
jendela dihadapkan kearah utaraselatan untuk menghindari sinar matahari langsung.
d. Debu
Bagaimanapun kecilnya debu merupakan musuh kertas yang ganas. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat dilakukan cara memasang
jaring kawat yang halus pada pintujendela atau dengan memasang filter electrostatic.
commit to user 28
e. Kekotoran udara
Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan kertas. Karena gas dapat menimbulkan reaksi kimia
yang dapat merusak kertas. Oleh karena itu yang paling penting dilakukan adalah dengan membersihkan udara.
f. Jamur dan sejenisnya
Jamur timbul karena kelembaban udara yang tidak baik . Obat-obat adalah upaya pencegahan akan tetapi untuk menghilangkan jamur
tersebut bisa menggunakan alkohol. g.
Rayap Usaha pencegahan yang paling tepat adalah dengan peniadaan
penggunaan kayu pada tempat penyimpanan arsip.
a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip Arsip-arsip sering dikeluarkan dari tempat penyimpananya file
apabila arsip tersebut diperlukan untuk suatu pemakaian. Surat-surat sering dikeluarkan dari tempat penyimpanannya filling cabinet baik untuk
kebutuhan petugas, atasan maupun unit kerja lain. Terlepas dari apapun alasan arsip dikeluarkan dari tempat
penyimpananya, untuk kepentingan tertibnya pengawasan terhadap keluar masuknya arsip, diperlukan adanya suatu tata cara tertentu dalam bentuk
prosedur pengeluaran arsip dari file dan pengembalianya ke dalam file. Peminjaman arsip harus dicatat dengan formulir ataupun daftar pinjaman
agar dapat diketahui dimana arsip berada sehingga diketahui pula siapa yang bertanggung jawab terhadap arsip sehingga meminimalisir kemungkinan
arsip hilang. Upaya pemindahan dan pemusnahan dilakukan apabila suatu surat
sudah tidak dinyatakan aktif lagi sehingga manajemen arsip dinamis aktif
commit to user 29
hanya sampai pengawasan terutama peminjaman arsip aktif agar tetap tersedia dengan baik.
b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktif