commit to user 16
2. Pengertian Kearsipan
Ig Wursanto dalam bukunya “Kearsipan” 1998:12 mengatakan bahwa Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat, surat-surat dan dokumen kantor lainya. Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut
kearsipan. Dengan demikian kearsipan merupakan suatu pekerjaan kantor yang berkaitan
dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.
a. Peranan kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung
jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Basir Barthos , 1990:2 Pada pasal 3 Undang-undang no.7 tahun 1971 antara lain dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan
pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian
ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu
commit to user 17
akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan diatas maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan tugas pembangunan
dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.
b. Manajemen Kearsipan
Manajemen berasal dari kata management Bahasa Inggris yang berarti pengelolaan. Fungsi dasar dari manajemen adalah planning, organizing, actuating
dan controlling. Untuk melaksanakan fungsi tersebut memerlukan data dan informasi. Arsip menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan untuk
operasional organisasi.. Zulkifli Amsyah 1998:4 mengatakan bahwa manajemen kearsipan
adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan.
3. Pengertian Manajemen Arsip Dinamis Aktif
Kategori