commit to user 49
BAB IV PEMBAHASAN
A. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum Setda
Kabupaten Klaten
Dari pengertian yang diberikan Zulkifli Amsyah 1998:4 dapat diketahui kegiatan manajemen arsip dinamis aktif meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pengawasan. Tahapan-tahapan manajemen arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda
Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut: 1.
Pencatatan Kegiatan pencatatan merupakan kegiatan yang menentukan untuk proses
manajemen selanjutnya. Pencatatan yang baik akan mendukung penyimpanan arsip yang sistematis. Pencatatan yang dilakukan oleh Bagian Umum meliputi
pencatatan surat masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk terdiri dari surat yang masuk pada Lingkungan Pemda, Setda dan surat yang masuk pada Bagian
Umum sendiri. Pencatatan surat keluar hanya dilakukan pada Setda dan Bagian Umum saja. Kegiatan pencatatan ini dilakukan dengan menggunakan kartu
kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Seperti dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas arsip bahwa:
“Pencatatan arsip pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten menggunakan sistem kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi.
Setiap surat yang masukkeluar tiap bagian Sekretariat Daerah harus dicatat pada Bagian Umum
”. Wawancara tanggal 11 Februari 2011
commit to user 50
a. Pengurusan surat masuk
Pengurusan surat masuk yang ditangani oleh Bagian Umum tidak hanya surat yang masuk pada Setda maupun Bagian Umum saja melainkan
pengurusan surat masuk pada lingkungan Pemda juga harus melalui Bagian Umum. Pengurusan surat masuk antara lingkungan Pemda, Setda dan Bagian
Umum sendiri berbeda-beda. Berikut akan dijelaskan pengurusan surat masuk yang dilakukan oleh
Bagian Umum berdasarkan tujuan surat.
a.1 Surat masuk untuk lingkungan Pemda Surat yang masuk pada dinas-dinas yang ada di lingkungan Pemda
yaitu Badan Kepegawaian Daerah BKD, Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah DPPKAD, Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil DisDukCatPil dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD harus melalui bagian umum. Surat tersebut hanya dicatat pada buku
ekspedisi tanpa dibuka dan kemudian disampaikan pada alamat tujuandinas terkait. Amplop surat tidak dibuka karena dinas-dinas tersebut
merupakan lembaga diluar setda. Dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan bahwa:
“ Surat-surat untuk BKD, DPPKAD, DisDukCatPil, dan DPRD tidak dibuka karena bukan kewenangan kami untuk membuka,
kami hanya merupakan perantara saja”
wawancara tanggal 11 Februari 2011 Tata cara pengurusan surat di lingkungan Pemda yaitu:
1. Penerimaan surat
Petugas menerima surat dari kurir ataupun dari pos, meneliti kebenaran alamat dan menandatangani bukti penerimaan. Bukti penerimaan harus
jelas siapa yang bertanggung jawab akan penerimaan surat. Seperti dijelaskan oleh pak Agus selaku petugas arsip bahwa:
“Yang menandatangani bukti penerimaan harus jelasdiberi nama terang karena akan bertanggung jawab terhadap
keberadaan surat itu selanjutnya, di bagian umum sendiri
commit to user 51
pernah mengalami bahwa surat hilang dan tidak ada yang bertanggung jawab karena kurang jelasnya tanda terima”.
Wawancara pada tanggal 11 Februari 2011
Selain itu dalam pengamatan yang dilakukan penulis, surat yang masuk pada sore hari biasanya hanya disimpan dalam laci untuk
diproses hari berikutnya, kecuali surat yang bersifat segera dan rahasia. 2.
Pencatatan Petugas mencatat surat kedalam buku agenda ekspedisi tanpa
membuka isi amplop, yaitu hanya sesuai dengan petunjuk yang ada di amplop surat seperti no, asal surat, no surat jika ada dan kepada siapa
surat itu ditujukan.
Tabel 4.1 Buku Agenda Ekspedisi
No Asal Surat
No Surat Kepada
Paraf
Sumber: Buku Agenda Pada Setda Kabupaten Klaten
3. Pendistribusian
Petugas mengantarkan surat kepada alamat yang dituju untuk kemudian dimintakan tanda terima pada kolom paraf, sebagai bukti
bahwa surat sudah diterima oleh yang berhak menerima.
a.2 Surat yang masuk pada Setda Sebagaimana dijelaskan diatas bahwa surat masuk untuk bagian-
bagian dari Setda harus melalui Bagian Umum. Hal ini dimaksudkan agar kegiatan administrasi dapat berlangsung secara lancar terutama dalam
commit to user 52
pengurusan surat karena pada Setda sendiri terdapat beberapa bagian sehingga harus ada yang mengarahkan surat yaitu petugas arsip di Bagian
Umum. Berikut ini proses penanganan surat masuk pada Setda Kabupaten Klaten:
1. Penerimaan surat
Petugas menerima surat dari kurir maupun pos, diteliti apakah alamat surat sudah benar kemudian diberikan tanda terima dengan nama
terang. 2.
Mengidentifikasi surat Petugas mengidentifikasi surat, diperhatikan apakah surat pribadi,
dinas maupun rahasia pada keterangan yang ada di amplop surat. Surat dinas akan dibuka untuk proses selanjutnya. Surat pribadi dan surat
rahasia tidak boleh dibuka. Untuk surat biasa dicatat pada buku ekspedisi, sedangkan surat rahasia hanya dicatat berdasarkan
keterangan yang ada pada amplop surat saja di buku agenda surat rahasia.
Surat rahasia
tersebut tidak
dibuka karena
yang berkewenangan untuk membukanya adalah yang tertera pada alamat
tujuan surat.
Tabel 4.2 Agenda Surat Rahasia
No Asal
Surat Keterangan
Surat No
Surat Keterangan
Amplop Tujuan
Paraf
Sumber: Buku Agenda Pada Setda Kabupaten Klaten
commit to user 53
3. Membuka surat
Petugas membuka amplop surat dinas, kemudian dilihat apakah surat yang ada didalam amplop tersebut tujuanya sama dengan alamat pada
amplop. Pada pengamatan saat magang terdapat satu kekeliruan antara
alamat tujuan yang ada pada amplop dan pada surat, sehingga petugas mengembalikan surat tersebut kepada petugas kantor pos untuk
diberikan kepada alamat yang benar. Dengan demikian ketelitian dalam memahami isi surat sangat diperlukan.
4. Pengkodean
Pengkodean dilakukan dengan cara petugas memberi nomor urut, tanggal dan kode yaitu kode klasifikasi berdasarkan perihal dan kode
berdasarkan unit pengolah pada surat. 5.
Pencatatan Surat yang telah diberi kode, kemudian dicatat kedalam kartu kendali
dan buku agenda.
Gambar 4.1 Kartu Kendali Surat Masuk
Index Kode :
Nomor Urut :
Isi Ringkas : Dari :
Tanggal Surat
Nomor Surat Lampiran
Pengolah : Tgl. Diteruskan :
Tanda Terima
Catatan :
Sumber: Kartu Kendali Pada Setda Kabupaten Klaten
commit to user 54
Kartu kendali terdri dari tiga warna putih, kuning dan merah muda. Kartu kendali ini digunakan untuk pendistribusian dan penyimpanan.
6. Pendistribusian
Setelah dicatat pada kartu kendali dan buku agenda maka surat akan di distribusikan ke masing-masing unit pengolah untuk ditindak lanjuti
sesuai dengan permasalahan pada surat. 7.
Pendisposisian Untuk surat yang memerlukan tindak lanjut dari pihak yang ditunjuk
biasanya menggunakan lembar disposisi. Lembar disposisi berisi instruksi kepada pihak yang ditunjuk untuk melaksanakan tindakan
berkaitan dengan tanggapan terhadap surat masuk.
Gambar 4.2 Lembar Disposisi
Index Tanggal Penyelesaian
Tanggal : No.
Lampiran : Asal Surat :
Perihal :
Instruksi Informasi Diteruskan Kepada :
1. 2.
3.
Sumber: Lembar Disposisi Pada Setda Kabupaten Klaten
8. Pengagendaan
Disposisi yang sudah turun akan dicatat pada buku agenda dan diteruskan kepada bagian yang ditunjuk untuk menanggapi surat.
Pencatatan pada buku agenda ini dimaksudkan agar petugas tahu akan aliran surat, dimana surat tersebut berada.
commit to user 55
a.3 Surat masuk untuk Bagian Umum Surat masuk pada Bagian Umum sendiri sifatnya berupa
permohonan seperti peminjaman gedung dan kendaraan dinas karena di bagian umum terdapat sub bagian rumah tangga dan perlengkapan.
Proses penanganan surat untuk Bagian Umum hanya memakai buku agenda saja.
Tabel 4.3 Agenda Surat Masuk Bagian Umum
Sumber: Buku Agenda Pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten
Proses pengurusan surat masuk pada Bagian Umum adalah: 1.
Penerimaan Surat Petugas arsip menerima surat yang masuk khususnya untuk Bagian
Umum, petugas meneliti kebenaran alamat surat dan memberi paraf pada bukti penerimaan surat.
2. Pemilahan Surat
Petugas melakukan pemilahan surat, apakah surat tersebut merupakan surat pribadi, surat dinas biasa ataukah surat undangan.
3. Pengagendaan Surat
Setelah surat dinas dibuka dicatat dalam buku agenda, dicatat berdasarkan kolom
–kolom yang tersedia. Untuk surat yang isinya berupa undangan dicatat dalam buku
undangan, untuk surat yang berisi undangan tidak memakai lembar disposisi.
No Asal Surat No Surat
Isi Surat Disposisi
Keterangan
commit to user 56
4. Pendisposisian Surat
Selain dicatat dalam buku agenda, surat dinas juga dicatat dalam lembar disposisi. Lembar disposisi nantinya akan diisi instruksi oleh
Kepala Bagian Umum. Seperti dikemukakan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan
bahwa: “Lembar disposisi digunakan untuk mengintruksikan surat,
apakah surat perlu untuk diteruskanditindak lanjuti ataukah surat hanya untuk di arsip
kan” wawancara pada tanggal 11 Februari 2011
5. Pendistribusian Surat
Surat yang sudah dicatat dalam lembar disposisi ataupun buku agenda, diserahkan kepada Kepala Bagian Umum untuk ditindak lanjuti
disposisinya. Apabila Kepala Bagian meminta agar surat tersebut di tindak lanjuti maka Kepala Bagian menuliskan kalimat perintah di
kolom intruksiinformasi. 6.
Mengagenda Di tahap ini petugas kearsipan mencatat isi intruksi pada kolom
disposisi pada lembar buku agenda, dan memberi keterangan dimana surat itu diinstruksikan pada kolom keterangan.
7. Penyampaian surat
Surat yang isi instruksinya telah dicatat disampaikan kepada Sub Bagian yang ditunjuk. Biasanya surat yang telah diterima di simpan
dalam map folder.
Tabel 4.4 Jumlah Surat Masuk Bulan Februari 2011
Tujuan Jumlah Surat Masuk
Lingkungan Pemda 240
Setda 458
Bagian Umum 49
Jumlah 747
Sumber : Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten
commit to user 57
Pada Tabel tersebut menunjukan bahwa surat yang masuk Pada bagian umum sangat banyak karena terdiri dari surat untuk lingkungan
Pemda, Setda dan Bagian Umum Sendiri.
b. Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan untuk keperluan tertentu ataupun balasan dari surat yang masuk. Pengurusan surat keluar yang
dilayani di Bagian Umum meliputi surat keluar pada Setda dan Bagian Umum itu sendiri.
b.1 Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten setelah mendapat
tandatangan dari pejabat yang berwenang harus dimintakan nomor dan cap stempel yang hanya dilayani pada Bagian Umum. Penomoran surat
keluar pada Setda ini didasarkan pada nomor urut kartu kendali surat keluar kecuali surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas yang dicatat
dan didasarkan pada nomor urut pada buku agenda.
Gambar 4.3 Kartu Kendali Surat Keluar
Index Kode :
Nomor urut : Isi Ringkas :
Kepada : Pengelola
Tgl Surat Lampiran
Catatan :
Sumber: Kartu Kendali Surat Keluar Pada Setda Kabupaten Klaten
b.2 Surat keluar pada Bagian Umum Prosedur pengurusan surat keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut:
commit to user 58
1. Perintah pembuatan surat
Perintah pembuatan surat dibuat atas perintah Kepala Bagian ataupun Kepala Sub Bagian. Surat keluar dibuat untuk kepentingan dinas
maupun surat balasan dari surat masuk. Di Bagian Umum surat dibuat konsepnya oleh Sekretaris Kepala Bagian Umum atau Sub Bagian
Umum yang diberi perintah oleh Kepala Bagian atau Sub Bagian. Konsep tersebut harus memperoleh persetujuan dari yang memberi
perintah pimpinan agar nantinya surat sesuai dengan yang diharapkan oleh yang memberi perintah.
2. Pengetikan dan Penelitian
Konsep yang telah dibuat oleh Sekretaris kemudian diketik oleh Staff sesuai dengan konsep yang telah dibuat. Setelah surat selesai diketik
diserahkan kembali ke Sekretaris untuk diproses selanjutnya. Sekretaris selanjutnya meneliti apakah surat yang dibuat sudah sesuai
dengan yang diharapkan, jika tidak maka Staff harus mengetik ulang sesuai dengan instruksi dari Sekretaris. Surat yang sudah benar
kemudian diserahkan kepada pimpinan dalam hal ini Kepala Bagian ataupun Kepala Sub Bagian untuk dimintakan persetujuan.
3. Penandatanganan
Setelah dibaca dan disetujui untuk dikirimkan, Kepala Bagian atau Kepala Sub Bagian yang memberi perintah pembuatan surat tersebut
menandatangani surat dan kemudian diberikan kepada Staff administrasi yang mengurusi surat untuk dimintakan nomor dan cap
stempel. 4.
Penomoran dan pengecapan Jika diperlukan adanya penggandaan setelah surat ditandatangani baru
difotocopydigandakan dan dimintakan nomor juga stempel, karena surat dinas stempelnya harus asli. Penomoran surat keluar pada Bagian
Umum sendiri didasarkan pada nomor urut pada buku agenda dan klasifikasi perihal surat.
commit to user 59
5. Pengiriman
Surat yang sudah lengkap dan siap dikirimkan kemudian dimasukan dalam amplop yang telah diberi cap dinas, diteliti apakah alamat pada
surat sesuai dengan yang tertera pada amplop baru kemudian dikirimkan.
Bagan 4.1 Proses Pengurusan Surat Keluar
PERINTAH PEMBUATAN SURAT
PENGETIKAN DAN PENELITIAN KONSEP SURAT
PENANDATANGANAN SURAT
PENOMORAN DAN PENGECAPAN SURAT
PENGIRIMAN
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten 2.
Pengendalian dan Pendistribusian Dengan penggunaan sistem satu pintu pengendalian dan pendistribusian
dilakukan khusus oleh Bagian Umum. Setelah surat dicatat baik dengan buku agenda maupun kartu kendali, surat kemudian didistribusikan ke bagian-
bagianunit pengolah. Seperti yang telah dijelaskan pada pengurusan surat diatas kartu kendali
surat masuk terdiri dari tiga warna. Hal ini digunakan untuk pendistribusian dan penyimpanan. Berikut ini proses pendistribusian surat masuk setelah diadakan
proses pencatatan pada kartu kendali:
commit to user 60
- Surat beserta kartu kendali warna kuning dan merah muda didistribusikan ke
unit pengolah. -
Kartu kendali warna kuning dimintakan tanda tangan dan dikembalikan pada bagian yang menangani surat Bagian Umum sedangkan kartu kendali warna
merah muda dan surat ditinggal untuk diolah dan diarsipkan pada unit pengolah.
- Kartu kendali warna kuning diarsipkan berdasarkan unit pengolah dan kartu
kendali warna putih diarsipkan berdasarkan kode klasifikasi perihal surat dan disimpan pada ruangan arsip di Bagian Umum
commit to user 61
Bagan 4.2 Alur Pendistribusian Surat
Sumber: Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten
Bagian Umum Unit pengolah
Penerimaan Pencatatan
Pemrosesan Penyimpanan
Pemilahan: 1.
Surat untuk
lingkunga n pemda
2. Surat
untuk bagian-
bagian setda
3. Surat
untuk bagian
umum Buku ekspedisi
1. Kartu kendali :
- Putih
- Merah
muda -
kuning
2. Buku agenda
Buku agenda Oleh
Kepala bagian diberikan
tanggapan berupa disposisi
Surat
dan disposisi
diberikan kepada yang
ditunjuk untuk
menyelesaikan Disimpan
berdasarkan perihal surat
Disimpan berdasarkan
Unit pengolah Surat
di simpan secara
kronologis berdasarkan
Klasifikasi Dimintakan
tanda terima Surat beserta
KKSM warna merah
muda ditinggal untuk
diproses dan
disimpan KKSM warna
kuning Jika
ada disposisi maka
surat dan
lembar disposisi
Diproses dan
disimpan
commit to user 62
3. Penyimpanan
a. Azas penyimpanan
Penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten menggunakan azas campuran. Azas campuran merupakan
campuran dari azas penyimpanan secara desentralisasi dan sentralisasi. Hal ini ditandai bahwa Selain surat disimpan pada unit pengolah desentralisasi juga
disimpan di bagian umum berupa kartu kendali sentralisasi. Pak Agus selaku pegawai yang menangani arsip mengatakan bahwa :
“Di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten penyimpanan arsip dilakukan pada unit pengolah dan juga Bagian Umum sendiri dengan
menggunakan kartu kendali ”.
wawancara pada tanggal 28 Februari 2011
Penggunaan sistem campuran ini bisa mempermudah dalam pencarian dikarenakan semua arsip yang ada pada tiap bagian juga ada duplikatnya pada
bagian umum dalam bentuk kartu kendali sehingga sebelum mencari pada unit tertentu lebih baik memastikan keberadaanya pada bagian umum.
Pada pengamatan yang dilakukan oleh penulis pernah ada suatu upaya penelusuran keberadaan arsip dari atasan kepada Bagian Umum. Penelusuran
ini dilakukan untuk mengetahui apakah surat sudah turun ataupun belum dan untuk menelusui dimana aliran surat. Penelusuran keberadaan arsip pada unit
pengolah ini dapat dilakukan dengan melihat catatan pada buku agenda maupun kartu kendali. Karena saat itu menelusuri surat yang naik ke atasan
apakah sudah turun ditandai dengan adanya disposisi maka dilihat pada buku agenda pada kolom keterangan kemanakah surat diteruskan.
b. Sistem penyimpanan arsip
Sistem penyimpanan arsip pada bagian umum menggunakan sistem nomor. Arsip di bagian umum disimpan berdasarkan nomor yang telah
disesuaikan dengan Pola Klasifikasi Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat 1 Jawa Tengah.
commit to user 63
Sistem penyimpanan yang telah disesuaikan dengan pola kearsipan tingkat provinsi ini sangat mempermudah dalam menentukan masalah
sehingga arsip-arsip dengan pokok masalah yang sama dapat disimpan dalam satu kelompok khusus sehingga dapat mempermudah dalam pencarian.
Seperti yang dikemukakan oleh Pak Agus bahwa : “Dengan berpedoman kepada nomor klasifikasi yang dibuat oleh
pemerintah provinsi Jawa Tengah arsip-arsip dengan pokok masalah tertentu akan terseleksi dengan sendirinya, penyimpananya pun dapat
menyesuaikan dengan nomor klasifikasi tersebut
”. Wawancara pada tangal 11 Februari 2011
c. Prosedur penyimpanan
Prosedur yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada setiap instansi pada umumnya hampir sama karena biasanya penyimpanan berdasarkan pada kode
klasifikasi tertentu. Prosedur penyimpanan arsip merupakan tahap-tahap yang dilalui pada penyimpanan arsip.
Prosedur penyimpanan yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut:
- Menyortir arsip
Setelah mendapat kepastian bahwa surat dapat disimpan kegiatan selanjutnya adalah menyortir atau memisah-misahkan arsip. Arsip
dikelompokan berdasarkan pokok masalah yang sama pada perihal arsip yang telah diberi kode pada kartu kendali.
- Mengindeks
Mengindeks yaitu mencocokan masalah yang terdapat pada surat dengan kode yang terdapat pada pola klasifikasi arsip. Kode dan masalah pada
surat harus sama karena pada penyimpanan akan dikelompokan berdasarkan pokok masalah pada surat. Jika ada yang tidak tepat akan
menimbulkan kekacauan arsip, oleh karena itu surat harus dibaca secara teliti untuk dipahami masalah yang sebenarnya.
commit to user 64
Kode klasifikasi permasalahan surat pada Setda Kabupaten Klaten mengacu kepada Pola Klasifikasi Arsip Provinsi Jawa Tengah,
dengan dasar : 000
Umum 100
Pemerintahan 200
Politik 300
Keamananketertiban 400
Kesejahteraan rakyat 500
Perekonomian 600
Pekerjaan umum dan ketenagaan 700
Pengawasan 800
Kepegawaian 900
Keuangan
- Penyimpanan arsip
Setelah arsip dikelompokkan menurut kode klasifikasi, arsip diurutkan secara kronologis berdasarkan tanggal penerimaan dan disimpan
pada filling cabinet. Pada filling cabinet diberi kode sesuai dengan pokok masalah sehingga dalam pencarian dapat dilakukan dengan mengetahui
pokok masalah yang ingin dicari.
4. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil
kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan menjaga
keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor-faktor yang merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar arsip. Kerusakan dari
dalam berasal dari bahan-bahan pembuat arsip itu sendiri sedangkan dari luar dapat ditimbulkan dari lingkungan tempat penyimpanan arsip yang tidak
terpelihara.
commit to user 65
Kegiatan pemeliharaan arsip di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten kurang diperhatikan, hanya dari segi kebersihan yang selalu dijaga yaitu
dibersihkan setiap seminggu sekali oleh petugas kebersihan dengan cara disapu, dipel dan tempat arsip dibersihkan dari debu dengan menggunakan lapsulak.
Ruangan arsip belum tertata rapi ditunjukan dengan penempatan kartu kendali bukan pada lemari katalog karena sudah penuh. Hal ini dikarenakan fasilitas
kearsipan yang kurang memadai, ruangan arsip yang terlalu kecil membuat sebagian lemari arsip tidak diletakan pada ruangan arsip melainkan pada ruang
kerja di tiap bagian.
5. Pengawasan
Kegiatan pengawasan merupakan upaya pencegahan agar arsip tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Kegiatan pengawasan juga
dilakukan agar keberadaan arsip terjagatidak hilang sehingga saat diperlukan selalu tersedia.
Kegiatan pengawasan ini terutama dilakukan pada peminjaman arsip. Pada Bagian Umum sendiri tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman arsip, namun
untuk meminjam arsip petugas harus memastikan bahwa peminjam arsip merupakan orang yang benar-benar membutuhkan arsip dan dapat bertanggung
jawab akan arsip tersebut. Pak Amin selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha menjelaskan bahwa:
“Pada dasarnya sangat jarang ada yang meminjam arsip di bagian umum sehingga tidak ada tata cara khusus dalam meminjam arsip, namun untuk
menghindari arsip hilang maka setiap peminjam hanya dapat memfotocopy arsip tersebut
”. wawancara tanggal 28 Februari 2011
B. Pegawai Kearsipan