commit to user 1
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu kegiatan perkantoran pasti memerlukan adanya arsip. Kebutuhan terhadap arsip akan selalu ada seiring dengan perkembangan kegiatan perkantoran karena
pada dasarnya arsip muncul dari kegiatan-kegiatan perkantoran yaitu menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, rekaman maupun media elektronik.
Setiap instansi baik pemerintah maupun swasta mempunyai suatu dokumen penting yang harus disimpan dan dipelihara guna mengantisipasi kebutuhan akan dokumen tersebut
pada masa yang akan datang. Dokumen yang diarsipkan ini suatu saat dapat dipelajari dan digunakan sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Berkaitan dengan pengambilan
keputusan suatu arsip mempunyai peranan yang vital bagi organisasi. Arsip merupakan komponen yang vital bagi suatu organisasi karena arsip
mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan bagi setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya Basir Barthos, 1990:2. Disamping peranan tersebut, menurut fungsi dan jenisnya arsip dapat dibedakan
menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip
dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis terbagi menjadi tiga yaitu arsip aktif,arsip semi aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip-
arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan unit kerja. Jadi arsip aktif masih ada di tempat-tempatunit pengolah dalam suatu kantororganisasi.Ig. Wursanto,
commit to user 2
1990:18. Arsip dinamis aktif setiap saat masih dibutuhkan bagi kelangsungan unit kerja,maka dari itu memerlukan penanganan yang tepat agar setiap saat dibutuhkan
tersedia dengan baik. Penanganan arsip dinamis aktif memerlukan manajemenpengaturan yang baik
sesuai kaidah yang berlaku, karena apabila tidak dimanajemen dengan baik akan menimbulkan arsip kacau. Arsip kacau akan menghambat jalanya aktivitas organisasi.
Oleh karena itu penataan arsip dinamis aktif harus diperhatikan dan diatur sesuai kaidah yang berlaku agar dalam pencarian informasi pada suatu arsip dapat secara mudah dan
cepat ditemukan, sehingga tidak membuang waktu dan tenaga. Selain mudah ditemukan arsip hendaknya masih dalam keadaan yang baik. Untuk itu dari bentuk arsip harus
diperhatikan apakah berupa kertas, rekaman audiovideo maupun media elektronik sehingga dapat diketahui bagaimana cara penyimpanan yang baik agar saat digunakan
masih dalam keadaan baiktidak rusak. Arsip yang sekiranya sudah tidak di pakai hendaknya dimusnahkan agar tidak menumpuk di tempat penyimpanan arsip dan
mempersulit upaya penemuan kembali. Saat ini sering kali arsip dinamis aktif diabaikan. Arsip yang masih sering
digunakan ini hanya dibiarkan tergeletak di meja ataupun ditumpuk saja tanpa ada pengaturan yang baik. Pentingnya arsip ini baru dirasakan apabila suatu saat memerlukan
dokumen lama dan menemukan kesulitan dalam pencarian, arsip rusak maupun hilang. Hal ini disebabkan karena tidak ada manajemen yang baik dan arsip di anggap tidak
penting. Anggapan ini muncul karena kurangnya pemahaman dan kesadaran bahwa suatu saat arsip dinamis aktif yang disimpan dapat dipelajari dan dipergunakan sebagai dasar
pengambilan keputusan guna menjaga kelancaran aktivitas organisasi. Kegiatan kearsipan dilakukan baik organisasi pemerintah maupun swasta untuk
menunjang kelancaran aktivitas organisasi begitu pula pada kantor Pemerintah Daerah. Dalam menyelenggarakan pemerintahan daerah, Bupati dibantu oleh Perangkat Daerah.
Secara umum Perangkat Daerah terdiri dari unsur staff yang membantu penyusunan kebijaksanaan dan koordinasi diwadahi dalam lembaga sekretariat. Lembaga sekretariat
ini merupakan unsur staff yang menyelenggarakan fungsi seperti bidang hukum,
commit to user 3
organisasi, hubungan masyarakat, protokol dan pelayanan administratif, serta fungsi pemerintahan umum lainya antara lain bidang penanganan perbatasan dan kerjasama
yang termasuk sebagai bagian dari urusan pemerintahan dan tidak termasuk fungsi daerah maupun lembaga teknis daerah diwadahi dalam Sekretariat Daerah Peraturan Daerah
Kabupaten Klaten no. 8 tahun 2008. Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris Daerah dibantu oleh beberapa Asisten
dan bagian termasuk Bagian Umum. Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten merupakan tempat pelayanan satu pintu terhadap surat-surat masuk maupun penomoran surat keluar.
Surat-surat tersebut harus dikelola dan diarsipkan. Bagi lingkungan Setda arsip ini masih sering digunakan untuk dipelajari dan ditindak lanjuti sebagai dasar dari upaya
pengambilan keputusan ataupun perumusan kebijakan yang akan dilakukan pada suatu permasalahan. Arsip-arsip tersebut merupakan arsip dinamis aktif karena pada dasarnya
masih sering digunakan. Keberadaan arsip dinamis aktif di setiap unit kerja Setda Kabupaten Klaten sangat penting sehingga harus dimanajemen dengan baik. Oleh karena
itu penulis ingin mengamati : “MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM ”.
B. Perumusan Masalah
Kategori