commit to user 7
a. Jenis-Jenis Arsip
Menurut jenisnya arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam Ig Wursanto, 1998:21 yaitu :
a.1. Jenis-jenis arsip ditinjau dari bentuknya: 1. Surat
Dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan
kehidupan organisasi, antara lain : -
Naskah perjanjiankontrak -
Akte pendirian perusahaanorgannisasi -
Notulen rapat -
Laporan-laporan -
Kuitansi -
Naskah berita acara -
Bon penjualan -
Kartu pegawai -
Tabel-tabel, gambar atau bagan; -
Grafik 2. Mikrofilm
3. Pita rekaman 4.
Piringan hitam Berbagai bentuk arsip tersebut membutuhkan penanganan tersendiri agar saat
disimpan tidak rusak dan tidak bisa digunakan lagi.
a.2. Jenis arsip menurut subyek atau isinya Jenis arsip menurut subyekisinya dapat dibedakan menjadi :
1. Arsip keuangan
Yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan,seperti :
commit to user 8
- Laporan keuangan
- Surat perintah membayar
- Surat permintaan pembayaran
- Surat penagihan
- Daftar gaji, dsb.
2. Arsip kepegawaian
Adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian Misalnya:
- Daftar riwayat hidup
- Surat lamaran
- Surat pengangkatan pegawai
- Absensi pegawai, dsb.
3. Arsip pemasaran
Merupakan arsip yang berhubungan dengan masalah pemasaran, misalnya: -
Surat permintaan -
Surat penawaran -
Surat perjanjiankontrak dagang -
Daftar nasabah,relasi, dsb. 4.
Arsip pendidikan Arsip yang berhubungan dengan masalah pendidikan,misalnya:
- Daftar absensi siswa dan guru
- Rekapitulasi proses belajar mengajar
- Program pengajaran, dll.
a.3. Arsip menurut Nilaikegunaanya dibedakan menjadi 1.
Arsip yang mempunyai nilai informasi Yaitu arsip yang dapat menjadi bahan informasi atau pemberitahuan
tentang suatu hal.
commit to user 9
2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi
Yaitu arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
Yaitu arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan- ketentuan yang berlaku dan dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat
pembuktian dalam suatu peristiwakejadian hukum. 4.
Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah Adalah Arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa
pada masa lampau. 5.
Arsip yang mempunyai nilai atau kegunaan ilmiah Adalah arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan penelitian. 6.
Arsip yang mempunyai nilai keuangan Yaitu arsip yang berhubungan atau berisi tentang masalah keuangan.
7. Arsip yang mempunyai nilai pendidikan
Yaitu arsip yang berisi tentang pendidikan dan berguna untuk pengembangan dalam dunia pendidikan.
8. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi
Yaitu arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya, arsip yang disimpan pada Arsip Nasional biasanya
mempunyai guna dokumentasi.
a.4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentinganya 1.
Arsip non essensial Yaitu arsip yang tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal penting
sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini disimpan tidak lebih dari 1 tahun.
commit to user 10
2. Arsip yang diperlukan
Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dibutuhkan.Arsip ini bisa disimpan
2-3 tahun. 3.
Arsip penting Yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum , pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Arsip yang demikian masih diperlukan dalam membantu kelancaaran pekerjaan . Apabila arsip ini
hilang sulit diganti dan sulit mencari penggantinya. 4.
Arsip vital Yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selamanya .
Arsip ini misalnya: Dokumen kepemilikan tanah,akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian pegawai dan sebagainya.
a.5. Berdasarkan keseringan penggunaanya Menurut keseringan penggunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 3
macam: 1.
Arsip yang aktif Yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja.
2. Arsip pasif
Yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja tetapi
kadang-kadang masih
diperlukan juga
dalam proses
penyelenggaraan kerja. 3.
Arsip abadi Yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.
commit to user 11
a.6. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan 1.
Arsip sentral Yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang disentralkan
penyimpananya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum karena merupakan gabungan atau kumpulan berbagai arsip unit.
2. Arsip unit
Yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,karena
hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.
a.7. Penggolongan arsip menurut keaslianya 1.
Arsip asli Warkat asli adalah warkat bukan berupa tembusan atau tindasan, bukan
berupa fotokopi, bukan berupa rekaman atau bukan berupa microfilm. 2.
Arsip tembusan atau tindasan Warkat tembusan atau warkat tindasan atau carbon copy cc adalah
lembaran kedua, ketiga dan sebagainya tergantung berapa lembar atau berapa rangkap warkat itu ditulis atau diketik sekalian bersama-sama
dengan warkat aslinya lembar pertama. 3.
Arsip salinan Warkat salinan merupakan hasil salinan dari warkat asli yang isinya sama
dengan warkat aslinya. 4.
Arsip berupa petikan Petikan merupakan kutipan dari surat keputusan yang memuat atau berisi
diktum surat keputusan. Diktum surat keputusan diawali dengan kata “memutuskan” kemudian disusul sebelah kirinya dengan kata
“menetapkan” dan kemudian diuraikan dictum tersebut.
commit to user 12
a.8. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaanya dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi tiga macam :
- Arsip aktif : arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bahi
kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih berada di tempatunit pengolah dalam suatu kantororganisasi.
- Arsip semi aktif : arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah
mulai menurun. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi dari arsip aktif ke arsip inaktif.
- Arsip inaktif atau arsip semi statis : arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses sehari-hari. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif
adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan unit kerja dan dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
Negara, sehingga masih berada pada unit kerja instansiorganisasi.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip- arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
commit to user 13
b. Pengorganisasian arsip
Kategori