c. Pasar Pemerintah
Yang termasuk pasar pemerintah di sini adalah rumah sakit dan proyek- proyek pengadaan obat-obatan dan alat kesehatan yang dibiayai dari dana
APBN maupun APBD. Perusahaan menyalurkan produknya biasanya setelah ditunjuk sebagai pemenang tender pengadaan obat oleh kepala rumah sakit atau
pemimpin proyek. Dimana penjualan biasanya dilakukan dibawah harga pasar hal ini dapat dilakukan karena penjualan terjadi dalam jumlah besar atau tinggi.
Struktur organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dikelompokkan atas bagian dan divisi sesuai dengan fungsinya seperti yang dilihat pada gambar
1. Tugas dari masing-masing bagian dari divisi tersebut sebagai berikut : a.
Pimpinan Cabang mempunyai tugas : 1.
Memimpin dan mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan relasi dan
pejabat setempat. 2.
Mengawasi dan mengevaluasi hasil pekerjaan bawahan. 3.
Membina, mengarahkan serta dapat memotivasi karyawan sehingga diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien.
4. Menyusun, melaksanakan dan mempertanggung jawabkan anggaran
serta melaporkannya kepada atasan. 5.
Menyampaikan usul dan saran perbaikan serta pengembangan perusahaan kepada atasan.
b. Bagian Piutang mempunyai tugas :
1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran faktur-faktur yang
disimpan. 2.
Menyiapkan dan membuat daftar tagihan atas faktur yang jatuh tempo untuk ditagih.
3. Mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan penyimpanan faktur.
4. Meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan.
5. Menerima kembali dan meneliti faktur-faktur yang tidak tertagih.
6. Memonitor semua faktur, Surat Pesanan Barang SPB dan Nota Kredit
NKR yang diterbitkan. c.
Bagian Pembukuan mempunyai tugas : 1.
Vertifikasi atas bukti-bukti keuangan dan membuat bukti-bukti memorial.
2. Membuat laporan rekening koran bank antar cabang.
3. Membuat laporan keuangan berkala.
4. Menyusun bahan-bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja.
5. Melaksanakan administrasi investasi, biaya pemeliharaan kendaraan dan
uang muka perjalanan dinas. 6.
Memeriksa hasil print out komputer untuk sub piutang. 7.
Menyelesaikan masalah perpajakan pemungutan, penyetoran dan pelaporan.
d. Bagian Kas mempunyai tugas :
1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran uang kas sesuai
dengan catatannya.
2. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan
keluar setelah disetujui pimpinan. 3.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan dalam kota. 4.
Mengerjakan daftar perubahan kas. 5.
Mengerjakan daftar perubahan bank. 6.
Mengerjakan administrasi atau giro valuta mundur e.
Bagian Inkasso mempunyai tugas : 1.
Melaksanakan penagihan dalam kota. 2.
Membuat bukti masuk kas atas penagihan. 3.
Menyetor uang hasil tagihan cek atau giro ke kasir dan mengembalikan faktur yang tak tertagih ke bagian piutang setiap selesai penagihan.
4. Membuat bukti masuk kas atas penerimaan tagihan dan bukti kas keluar
atas pembayaran Nota Kredit NKR. f.
Bagian Pesanan mempunyai tugas : 1.
Menerima pesanan penjualan lewat pesawat telepon atau secara lisan maupun tulisan petugas lapangan salesman dan detailer.
2. Menyiapkan dokumen surat pesanan intern SP.
3. Bertanggung jawab atas faktur dan surat pengiriman barang SPB yang
diterbitkan. 4.
Membuat laporan penjualan, laporan Nota Kredit NKR, laporan bonus pada setiap akhir bulan.
5. Membuat nota kredit atas tambahan potongan harga Nota Kredit NKR,
nota kredit barang NKB, nota bonus dan Surat Pengiriman SPB bonus.
6. Membuat kontrak jual beli sewa.
g. Bagian Gudang mempunyai tugas :
1. Menyediakan dan meneliti barang-barang yang akan dikirimkan ke
pelanggan. 2.
Membuka, menghitung dan meneliti barang-barang yang diterima. 3.
Mengatur dan mengawasi persediaan barang di gudang. 4.
Melaksanakan administrasi persediaan barang di gudang. 5.
Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang mingguan. 6.
Membuat PPB dan berita acara penerimaan barang. 7.
Memantau Surat Pesanan Barang SPB yang dibuat oleh bagian pesanan.
h. Bagian Umum mempunyai tugas :
1. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan persuratan atau agenda
surat masuk atau keluar. 2.
Melakukan pemeliharaan gedung kantor, kendaraan dinas, rumah dinas dan investasi.
3. Menyelenggarakan pengadaan alat tulis kantor.
4. Melayani urusan keprotokolan dan humas.
5. Membuat daftar gaji, membayar dan memungut PPh pasal 21 atau
karyawan menyetorkan ke kas Negara dan membuat pelaporan pajak
Surat Pajak Tahunan Massa dan Surat Pajak Tahunan atau atas Penghasilan Karyawan.
i. Divisi Penjualan mempunyai tugas :
1. Mencari order penjualan dan canvassing.
2. Melakukan kunjungan langsung secara rutin kepada relasi.
3. Mengantar barang ke pelanggan.
4. Membantu melaksanakan penagihan.
Sedangkan Divisi lainnya seperti : Divisi Phapros, Divisi BM Thera, Divisi Lederle, Divisi LD Thera, Divisi BM-Lab System, Divisi-ABU POC, Divisi
BM-DC, Divisi, DG, Divisi Trophy, Divisi Generik atau Inpres atau Skifa. Melaksanakan tugas detailing dan promosi sehingga masing-masing divisi terdiri
dari beberapa detailer. Divisi penjualan terdiri dari para salesman yang bertugas ke perusahaan dan rumah sakit untuk memasarkan produknya, sehingga salesman
juga bertugas mengunjungi daerah pemasaran dalam jangka waktu tertentu untuk mendapatkan order dan canvassing agar tercapai target penjualannya.
Detailer bertugas menerangkan dan menyakinkan dokter mengenai obat- obat yang dipromosikannya menyangkut tentang khasiat, komposisi dan efek
samping penggunaan obat-obatan serta harga obat, bonus dan diskonnya. Biasanya seorang detailer diwajibkan mengunjungi sepuluh dokter dalam sehari.
Disamping itu detailerman juga membantu penagihan piutang yang jatuh tempo kepada pelanggan. Setiap bagian terdiri dari beberapa petugas yang jumlahnya
sesuai dengan volume kerja dan kebutuhan masing-masing bagian.
Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara keseluruhan telah menggambarkan fungsi- fungsi otorisasi, operasional,
penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada bagian- bagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu
bagianpun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing-masing bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut akan saling
mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan.
Didalam suatu stuktur organisasi yang telah dibentuk oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan telah melakukan pemisahaan terhadap fungsi-fungsi
sehingga transaksi yang ada didalamnya dapat diproses melalui beberapa bagian agar tidak terjadinya kecurangan disetiap bagian. Dimana fungsi otorisasi
dilaksanakan oleh Kepala Cabang, fungsi operasional penyerahan barang oleh bagian gudang, fungsi penyimpanan faktur baru, faktur yang gagal serta cek atau
inkasso dilaksanakan oleh bagian piutang. Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian pembukuan atau bagian akuntansi. Sedangkan fungsi operasional
penagihan oleh bagian inkasso dan pemeriksaan intern dilaksanakan oleh Satuan Pengawasan Intern SPI.
Adanya kelemahan yang terjadi pada bagian divisi yang dimana adanya duplikasi dalam melaksanakan penagihan yang dilakukan oleh kasir, Inkasso dan
salesman sama-sama diberi tugas didalam penagihan kredit. Seharusnya dengan
dibentuknya bagian penagihan kredit maka aktivitas penagihan menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan. Didalam pelaksanaan
penagihan yang dilakukan oleh ketiga bagian tersebut secara fungsional harus terpisah agar tidak terjadinya kecurangan dan ketidakjelasan siapa yang
bertanggung jawab jika terjadi permasalahan dalam penagihan kredit. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan agar dapat meningkatkan efektivitas
suatu penagihan yang bertanggung jawab serta yang berwewenang dalam penagihan adalah bagian Inkasso penagihan sehingga kasir tidak perlu
melakukan tugas dan tanggung jawab dalam penagihan kredit. Yang dimana kasir hanya bertugas sebagai penerima hasil penagihan, mencocokkan daftar penagihan
dengan uang tunai atau cek atau giro dan faktur gagal pada saat penagih menyerahkan hasil penagihannya tersebut kepada kasir. Serta menetapkan batas
maksimal uang yang ada pada kasir untuk menghindari penggunaan uang dari keperluan-keperluan yang tidak relevansi bagi perusahaan.
Gambar 1 STRUKTUR ORGANISASI
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Persero
Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Persero
Bagian Piutang
Bagian Pembukuan
Bagian Kas
Bagian Pesanan
Bagian Gudang
Bagian Umum
Bagian Inkasso
Kategori