Gambar 1 STRUKTUR ORGANISASI
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Persero
Sumber : PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Persero
Bagian Piutang
Bagian Pembukuan
Bagian Kas
Bagian Pesanan
Bagian Gudang
Bagian Umum
Bagian Inkasso
Divisi Penjualan
Divisi Phapros
Divisi BM Thera
Divisi LD Thera
Divisi Lederle
Divisi BM-Labsis
Divisi BM-ABUPOC
Divisi BM-DC
Divisi D G
Divisi Throphy
Divisi GenInSkifa
Pemimpin Cabang
2. Perencanaan Persediaan Pada Rajawali Nusindo Cabang Medan.
Perencanaan persediaan merupakan suatu kegiatan yang mendasar karena apabila perusahaan tidak menetapkan suatu rencana persediaan yang mantap maka
hal ini dapat menghambat proses penjualan untuk memenuhi permintaan konsumen yang akhirnya mengakibatkan kerugiaan bagi perusahaan. PT. Rajawali
Nusindo Cabang Medan merupakan suatu perusahaan distributor alat-alat kesehatan dan obat-obatan yang dimana sistem perencanaan persediaan dapat
diperhatikan berdasarkan kebutuhan pelanggan seperti kualitas, jenis dan tipe yang diinginkan oleh pelanggan.
Perencanaan persediaan dilakukan bertujuan untuk meminimalkan biaya dan menentukan keuntungan melalui pencapaian tingkat efisien tertentu. Perencanaan
dalam pelaksanakannya harus dapat memperlancar proses produksi dengan tujuan diperolehnya barang dagang yang dibutuhkan dalam jumlah dan waktu yang
sesuai dengan rencana penjualan. Melalui anggaran persediaan barang dagang mencakup perencanaan dari awal sampai akhir, hal ini memiliki periode 1 tahun.
Dengan adanya penyusunan anggaran persediaan akan mengurangi kerugian perusahaan dalam persediaan. Dalam melakukan perencanaan persediaan
perusahaan memperhatikan nilai kurs rupiah terhadap dollar atau nilai mata uang karena barang-barang yang diperdagangkan banyak yang dibeli dengan
menggunakan sistem pemesanan secara lisan maupun tulisan. Bahkan ada beberapa barang yang dibeli apabila ada pesanan dari konsumen menginggat
barang tersebut harganya cukup mahal dan permintaannya hanya untuk konsumen yang melakukan pemesanan terhadap barang tersebut.
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan melakukan perencanaan persediaan melalui penetapan standar terhadap stock minimum persediaan barang yang siap
untuk dijual. Ada beberapa produk yang susah untuk dilakukan pemesanan di karenakan produk tersebut jarang ada penggunanya serta memiliki nilai jual yang
sangat tinggi. Masalah yang dihadapi oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam melakukan perencanaan dan pengawasaan persediaan pada saat ekonomi
yang lagi stabil yang diakibatkan barang-barang yang memiliki kwalitas yang biasa saja itulah yang mengalami penjualan yang sangat meningkat sedangkan
produk yang memiliki kwalitas dan harga yang sangat tinggi mengalami penurunan terhadap penjualan.
Dalam pembuatan sistem perencanaan persediaan PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan membuat prediksi atau ramalan masa depan sehingga dalam
mengambil keputusan yang tepat dan dapat mengurangi kerugian yang mungkin dapat dialami oleh perusahaan tersebut. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan
juga haruslah memperhatikan tempat penyimpanan persediaan yang dikarenakan tempat untuk menyimpan persediaan sangatlah terbatas sehingga memperhatikan
stock minimum yang ada digudang. Perencanaan juga direncanakan dengan matang mengingat barang-barang tersebut sangat sensitif dan sangat perlu
perhatian serta perawatan dikarenakan bernilai sangat tinggi terutama alat-alat kesehatan dan obat-obatan yang mahal memiliki tempat khusus agar dalam
keadaan baik dan tidak menimbulkan reaksi kimia lainnya yang dapat membahayakan produk tersebut. Sistem perencanaan yang ada pada PT. Rajawali
Nusindo Cabang Medan dapat digunakan data-data sebelumnya untuk dapat
menyusun anggaran persediaan yang berdasarkan stock akhir bulan sebelumnya dan perencanaan penjualan sehingga anggaran pembelian dapat dibuat di awal
bulan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adanya perencanaan persediaan yang
dilakukan pada saat ekonomi yang lagi tidak stabil dikarenakan minat masyarakat untuk membeli sangat rendah dan harga barang yang sangat cepat berubah.
Sehingga PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan untuk melakukan perencanaan persediaan dengan membeli atau memesan barang sesuai dengan permintaan pada
saat ini agar dapat meminimumkan biaya persediaan ataupun resiko kerusakan barang sehingga keuntungan dari biaya persediaan ataupun resiko kerusakan
terhadap barang sehingga yang menjadi keuntungan bagi perusahaan dapat menekan investasi modal dalam persediaan ada tingkat yang minimum. Karena
apabila persediaan banyak menumpuk maka akan banyak modal yang tertanam pada persediaan yang disebabkan ramalan penjualan yang dibuat tidak sesuai
dengan keinginan dan kebutuhan yang dibutuhkan oleh konsumen.
3. Pengawasan Persediaan Pada Rajawali Nusindo Cabang Medan.
Suatu perencanaan harus didukung adanya pengawasan yang baik agar dapat tercapainya tujuan dari perusahaan. Pengawasan persediaan dilakukan untuk
menggambarkan persediaan sehingga terhindar dari kerugian yang diakibatkan oleh kecurangan kelalaian yang mungkin terjadi, pemborosan dan sebagainya.
Dimana pengawasan ditujukan untuk mengevaluasikan seluruh kebijakan atas persediaan dengan membandingkan antara perencanaan persediaan dengan
realisasi yang terjadi maupun pekerjaan yang sedang berlangsung sehingga dapat diperoleh jumlah optimal persediaan yang ada digudang.
Pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah sebagai berikut :
a. Pengawasan Fisik
Pengawasan fisik terhadap persediaan alat-alat kesehatan dan obat-obatan merupakan suatu hal yang sangat penting dikarenakan merupakan benda-benda
fisik yang membutuhkan tempat penyimpanan dan penjagaan yang memadai. Pengawasan fisik bertujuan untuk menghindari persediaan dari sasaran kehilangan
sehingga perlu dibuat tempat penyimpanan yang aman dari kehilangan sehingga dapat memperkerjakan orang-orang tertentu yang bertanggung jawab terhadap
keamanan barang-barang agar dapat menghindari terjadinya kehilangan, kerusakan, kebakaran dan sebagainya.
Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam menghindari kehilangan, kerusakan, kebakaran dan sebagainya :
1. Memisahkan persediaan yang sensitive atau yang bernilai jual tinggi serta
daya kekuatannya sangat lemah agar tidak terjadi kerusakan terhadap barang tersebut.
2. Membuat tempat penyimpanan yang berbeda untuk alat-alat yang sensitive
maupun yang tidak. 3.
Memperkerjakan orang yang khusus menangani persediaan di gudang yang sudah dibekali dengan cara untuk memperlakukan persediaan tersebut dan
mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan persediaan di gudang.
4. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan aparat keamanan setempat.
Pengawasan fisik yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan melakukan stock opname fisik secara berkala. Hal ini dilakukan oleh
orang-orang yang tidak ada hubungannya dengan pengelola gudang sehingga dapat dihasilkan data fisik yang ada dan kemudiaan disesuaikan dengan catatan
kartu persediaan apakah terjadi kesalahan perhitungan, tetapi apabila tidak ada kesalahan dalam pencatatan maka yang bertanggung jawab atas ketidaksesuaian
fisik adalah bagian gudang maka pimpinan akan meminta pertanggung jawaban pengelola gudang yang akan dilakukan setiap akhir bulan. Stock opname
mendadak juga dilakukan apabila ada permintaan dari pimpinan untuk melakukan evaluasi pekerjaan apakah yang melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan
berhati-hati.
b. Pengawasan Akuntansi Persediaan
Pengawasan Akuntansi Persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan melaksanakan pemisahan tugas antara bagian
penerimaan barang, bagian pengiriman dan bagian pembukuan. Pengawasan yang efektif apabila perusahaan telah menerapkan teknik, metode serta prosedur yang
berhubungan dengan persediaan barang dalam sistem akuntansi perusahaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dalam melakukan pengawasan akuntansi
belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga perlu ketelitian dan perhatian yang lebih cermat untuk melakukan pengawasan tersebut.
Bagian dari penerimaan kartu persediaan atas barang yang diterima dan menerbitkan surat tanda terima atas barang. Dimana surat tanda terima atas
barang tersebut diterbitkan oleh bagian gudang berdasarkan formulir permintaan barang yang diterimanya. Surat tanda terima atas barang ada tiga rangkap dengan
warna yang berbeda yaitu warna putih, biru dan kuning. Lembaran warna putih dan biru diserahkan kepada pelanggan untuk ditanda tangani dan lembar putih
dibawa kembali untuk diarsipkan oleh bagian order penjualan dan lembar warna biru diserahkan kepada pelanggan untuk ditandatanggani dan lembar warna biru
untuk pelanggan. Sedangkan lembar warna kuning digunakan untuk pencatatan ke kartu persediaan oleh bagian gudang, setelah dicatat oleh bagian gudang maka
akan membuat rekapitulasi stock barang dagangan dan diberikan kepada bagian pembukuan sehingga bagian pembukuan juga dapat melakukan pengawasan atas
barang yang diterima. Laporan yang diberikan ke bagian akuntansi dapat mencocokkan dengan order penjualan barang.
Demikianlah pengawasan akuntansi persediaan yang dilakukan untuk barang yang dijual, berdasarkan order penjualan dari bagian penjualan maka bagian
penjualan langsung mencatat order penjualan ke dalam Formulir Permintaan Barang FPB dua rangkap. Dokumen asli diserahkan ke bagian gudang dan
bagian gudang membuat tanda terima atas barang pada rangkap tiga yang dimana lembaran terakhir dijadikan arsip yang sebelumnya dicatat kedalam kartu
persediaan. Sehingga bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan tanda terima atas barang kepada bagian penvgiriman. Didalam proses pencatatannya
dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dengan menggunakan sistem persediaan periodik yang dimana persediaan akhir atas barang diketahui
setiap akhir bulan. Walaupun menggunakan sistem periodik setiap terjadinya
transaksi digudang dicatat dan melakukan perhitungan fisik persediaan setiap hari , hal ini dilakukan agar dapat mengetahui kondisi fisik barang jadi apakah sesuai
dengan yang tercantum di dalam catatan dan apabila ada permintaan pimpinan mengenai stock barang di gudang akan lebih cepat diketahui.
[
c. Pengawasan Jumlah Yang Dibutuhkan
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan melakukan pengawasan jumlah yang dibutuhkan dilakukan dengan pertimbangan yang cermat serta memperhitungkan
pesanan pelanggan dengan persediaan barang di gudang yang dapat memenuhi pesanan dari pelanggan tetapi mempertimbangkan besarnya biaya penyimpanan
dan resiko kerusakan barang. Penumpukkan persediaan yang akan mengakibatkan biaya yang besar, tetapi kekurangan persediaan atau tidak dapat
memenuhi pesanan pelanggan mengakibatkan proses penjualan terganggu, kehilangan kesempatan memperoleh laba dan keperecayaan konsumen akan
berkurang. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan berdasarkan atas anggaran
perencanaan yang telah disunsun oleh pimpinan perusahaan yang berdasarkan atas data-data pengalaman masa lalu juga ada informasi dari bagian penjualan
berdasarkan pengamatan dilapangan. Dalam situasi yang sekarang tidak menentuhkan stabilnya permintaan konsumen atau flukuasi terhadap permintaan
barang yang sangat tidak menentu. Sehingga anggaran yang dengan berdasarkan stock minimum adalah batas terendah dari persediaan yang setiap hari harus
bersedia buntuk menjamin kelancaran produksi atau penjualan, agar dapat menetapkan persediaan minimum perlu diperhatikan faktor-faktor yaitu :
1. Meminimum Consumption pemakaian penjualan terendah tiap hari, tiap
minggu atau tiap bulan. 2.
Lead time waktu antara pesanan diadakan sampai bahan atau barang yang dipesan diterima gudang.
B. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Pengambilan Keputusan Pada Rajawali Nusindo Cabang Medan.
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan memiliki peranan penting untuk mengambil keputusan dalam menentukan jumlah, tipe dan kualitas barang yang
dibeli sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Pengambilan keputusan sangat sulit untuk dilakukan tanpa adanya perencanaan yang matang dari perusahaan
apalagi dalam keadaan ekonomi yang sulit pada saat sekarang. Kesalahan dalam pengambilan keputusan dapat mengakibatkan kerugian yang besar sehingga
mengakibatkan pengambilan keputusan yang salah terutama dalam persediaan. Hal ini dapat dilihat dari barang dagang yang banyak menumpuk di gudang
sehingga banyak modal perusahaan yang tertanam pada persediaan, ini terjadi diakibatkan apabila perusahaan lebih cermat dalam menentukan pembelian
persediaan dan kebijakan mengenai persediaan yang harus diperhatikan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
