Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
Struktur organisasi ini merupakan rerangkaian framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang
kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian
tanggung jawabfungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip- prinsip berikut:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya.
Setiap transaksi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus
dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
Universitas Sumatera Utara
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan
baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Cara tersebut sebagai berikut:
a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwewenang. b.
Pemeriksaan mendadak. c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari
orang atau unit organisasi. d.
Perputaran jabatan job rotation e.
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. 4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompoten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan
Universitas Sumatera Utara
perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan
perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut: 1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu
transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang cross-chek dan spesialisasi pekerjaan klerikal, sedangkan
dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan
data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.
2. Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan
dalam sistem komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan edit yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga
mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual. 3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangani manusia,
yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer
menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga
Universitas Sumatera Utara
pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.
Sistem pengendalian intern efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a. Personalia yang mampu dan dapat dipercaya
b. Tugas pertanggung jawaban
c. Pemberian kuasa yang tepat
d. Pembagian tugas
Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi
tidak mau atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua
golongan: 1
Pengendalian utama, pengendalian terhadap personel. 2
Pengendalian tambahan. Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu,
dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan. Untuk melihat penyebab perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang
efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.2 : Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian Yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut
Penyebab Diperlukannya Pengendalian
Tipe Pengendalian Efektif
Ketidak sesuaian antara tujuan Individu dengan tujuan organisasi
Keterbatasan individu: Kurangnya atau ketiadaan kompensasi
personel Keterbatasan yang bersifat manusiawi
Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel
Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran
Pengendalian terhadap tindakan tertentu
Pengendalian terhadap personel
Penghindaran organisasi dari masalah pengendalian
Sumber: Mulyadi dan Jhony Setiawan 2001: 647 diolah
Dalam melaksanakan sistem pengendalian intern, para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut:
a Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi.
b Mereka yang melaksanakan transaksi itu.
c Mereka yang bertanggungjawab atas harta, utang, biaya atau
pendapatan sebagai akibat transaksi itu. Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. Sistem
pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan.
Universitas Sumatera Utara
Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai
hubungan erat dengan sistem pengendalian intern. Dimana sistem akuntansi adalah bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem pengendalian intern
diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan obyek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Namun yang perlu diingat bahwa unsur
yang terpenting dari cara tersebut adalah pegawai yang cakap dan terpercaya. Walau unsur-unsur pengendalian lainnya baik, pegawai yang kurang cakap dan
tidak jujur dapat mengurangi arti dari sistem pengendalian.
E. Pengertian Gaji dan Upah
