ekonomi dan kondisi perusahaan. Saat ini pengertian akuntansi sebagai sistem informasi lebih dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Maksudnya data yang
diolah oleh sistem informasi akuntansi hanya terbatas pada transaksi keuangan. Hasil olahan data akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan.
Setelah memahami pengertian sistem, prosedur dan akuntansi, maka selanjutnya dikemukakan pengertian sistem akuntansi. Dalam bukunya Mulyadi
2001 : 3 mendefenisikan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Hall 2001 : 7 memberikan defenisi sistem informasi
sebagai berikut : Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada
para pemakai.
B. Unsur-unsur dari Sistem Akuntansi
Dari kedua defenisi sistem akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa unsur- unsur dari sistem akuntansi adalah Mulyadi, 2001 : 3-5:
1. formulir dokumen,
formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering juga disebut istilah dokumen dan media. Disebut dokumen karena
dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam dalam secara keras. Disebut media karena formulir merupakan media untuk mencatat
peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi
keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam
sistem pengolahan data seperti keyboard, mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dalam sistem akuntansi adalah:
Universitas Sumatera Utara
a. untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari
pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan,
b. untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan. Peranan ini
dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening,
c. untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat
dilihat antara lain dari penggunaan surat perindah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan
pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir: 1
jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan, 2
jika informasi tersebut harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut,
3 jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam
tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunaan,
4 Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi
digunakan.
2. Catatan-catatan
Ada tiga catatan dalam unsur sistem akuntansi yaitu jurnal, buku besar, dan buku pembantu.
1. Jurnal Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntasi
yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi
keuangan perusahaan. Oleh karena itu suatu jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun tidak dicatat,
catatan yang dilakukan didalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen
sumbernya.
Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntasi manual
adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi banyak kolom multikolm. Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk
menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar
yang banyak jumlah transaksinya penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus special
journal. Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode
mengikhtisarkan transaksi yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Jurnal khusus yang paling lazim digunakan untuk mencatat
transaksi pada perusahaan berskala kecil dan menengah adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Jurnal pendapatan Revenue Journal, digunakan hanya untuk
mencatat pendapatan honor jasa secara kredit fees earned on account. Dalam perusahaan dagang jurnal penjualan sales journal
yang mirip dengan jurnal pendapatan. Dalam perkiraan ini akan terlihat perkliraan piutang dan penjualan,
b. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam cara pembukuan tertentu voucer
system, jurnal pembelian digantikan fungsinya oleh register voucher voucher register,
c. Jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk
mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perushaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. Jika
frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang
disebut jurnal kas,
d. Jurnal pengeluaran kas. Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk
mencatat setiap transaksi pengeluaran kas. Biasanya jurnal pengeluaran kas ditujukan untuk pembayaran utang usaha dan beban.
Pada umumnya dalam perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal
pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata utang transaksi tertentu
kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
2. Buku Besar Buku besar general ledger merupakan kumpulan rekening-rekening
yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang
umumnya berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit, sebagai alat untuk
mengiklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasarkan prinsip tata buku berpasangan double entry bookeeping. Rekening-rekening yang
dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya
laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku besar yang neraca dan laporan laba
rugi.
3. Buku Besar Pembantu
Buku besar pembantu subsidairy ledger adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar,
yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Rekening buku besar yang dirinci
informasinya dalam buku besar pembantu disebut rekening kontrol controlling acount, sedangkan rekening-rekening rincian yang terdapat
dalam buku besar pembantu disebut rekening pembantu. Umumnya buku
Universitas Sumatera Utara
besar pembantu digunakan dalam perusahaan adalah untuk persediaan, piutang, utang, harga pokok produk, dan aktiva tetap.
3. Laporan
