Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji Dan Upah Pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PERANAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN

GAJI DAN UPAH PADA PTP. NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN SUMATERA UTARA

OLEH:

NAMA : IRMA HERLIZA RIZKI

NIM : 050522088

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pesatnya perkembangan perekonomian baik secara nasional maupun global dewasa ini cenderung mendorong berkembangnya dunia usaha yang baru. Hal ini dapat memacu persaingan setiap perusahaan untuk tumbuh dan berkembang. Dengan berkembangnya perusahaan maka akan meningkat pula aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba dari operasi normal perusahaan. Untuk memperoleh laba yang optimal, perusahaan harus dapat menggunakan sumber daya yang penting dimiliki perusahaan yaitu diantaranya : modal, metode yang digunakan, mesin atau perlengkapan kantor ataupun sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Namun dalam penggunaan sumber daya ini tidak jarang terjadi manipulasi dan pemborosan yang sangat merugikan perusahaan, oleh karena itu manajemen perusahaan harus menggunakan suatu alat pengendalian yang memadai untuk mengendalikan semua kegiatan usahanya.

Sumber daya manusia atau karyawan perusahaan merupakan salah satu faktor penting dalam kegiatan perusahaan karena karyawan memberikan sumbangan tenaga, pikiran, dan keahliannya dalam operasi perusahaan. Keterlibatan karyawan dalam perusahaan mulai dari awal kegiatan yaitu menyusun dan merencanakan tujuan perusahaan yang akan dicapai baik untuk

jangka pendek maupun jangka panjang, melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dan pengendaliannya sampai pada tercapainya tujuan perusahaan. Kompensasi yang diterima karyawan dari perusahaan adalah gaji dan upah yang merupakan imbalan yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa dari sumbangan yang telah diberikannya kepada perusahaan. Bagi perusahaan gaji dan upah merupakan biaya yang cukup besar jumlahnya dan salah satu unsur yang memiliki banyak resiko kemungkinan terjadinya manipulasi dan pemborosan, untuk itu manajemen perusahaan harus terus memberikan perhatian terhadap pengendalian internnya, dalam hal ini yaitu pengendalian intern gaji dan upah. Pengendalian intern merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi kekayaan perusahaan dari penyalahguanaan, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, dan memastikan bahwa peraturan yang berlaku dipatuhi sebagaimana mestinya.

Sesuai dengan salah satu syarat pengendalian intern yang baik adalah bahwa tidak ada satu individu pun yang diperbolehkan memegang kekuasaan sepenuhnya dan bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan semua fase kegiatan dari awal hingga selesai. Jika diperlukan adanya pemisahan tugas yang jelas untuk masing-masing kegiatan yaitu antara tanggung jawab pelaksanaan, pembukuan, dan pembuatan laporan mengenai hasil-hasilnya. Salah satunya adalah kegiatan yang berhubungan dengan prosedur penentuan besarnya gaji dan upah serta pembayarannya.

Untuk dapat menciptakan pengendalian intern tidak terlepas dari sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. Sistem akuntansi merupakan serangkaian dari formulir-formulir, catatan-catatan, laporan-laporan, serta alat-alat lainnya yang dikoordinasikan sehingga memberikan informasi yang diperlukan pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan.

Terlepas dari itu semua harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti sistem pengendalian intern itu lemah, tetapi merupakan pertanda bahwa terdapat kekurangan dalam pengendalian inern tersebut, yang harus diselidiki adalah apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sudah diterapkan dengan baik, tetapi diantara staff atau pegawai, mengadakan kolusi untuk melakukan kecurangan maka pengendalian intern itu akan sia-sia. Sistem akuntansi yang baik memperlihatkan prosedur urutan kegiatan sehingga secara otomatis pengawasan telah berjalan. Bila ada kejanggalan dalam kegiatan operasi perusahaan akan mudah ditelusuri kembali sehingga dapat segera diketahui timbulnya masalah, dan manajemen perusahaan dapat segera mengambil keputusan serta langkah-langkah apa yang akan dilakukan guna mengatasi masalah tersebut. Dengan demikian terjadi hubungan yang erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern dalam perusahaan termasuk pengendalian intern penggajian dan pengupahan.

PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan. Yang

mana perusahaan ini banyak mempekerjakan tenaga kerja dengan berbagai tingkatan. Perusahaan ini memberikan imbalan atas jasa karyawannya berupa gaji dan upah, dan telah menerapkan sistem akuntansi atas gaji dan upah untuk pengendalian atau pengawasan gaji dan upah. Jumlah karyawannya yang relatif banyak menyebabkan pengeluaran untuk gaji dan upah cukup besar dan penting. Sehingga perlu mendapat perhatian yang memadai dari pihak manajemen perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil keputusan untuk menyusun skripsi ini dengan judul “Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara?

2. Apakah Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu Manajemen dalam Pengendalian Intern Gaji dan Upah?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara? 2. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern gaji dan upah?

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan mengenai pengendalian intern gaji dan upah.

2. Bagi Perusahaan, agar dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi manajemen perusahaan untuk meningkatkan pengendalian intern gaji dan upah.

3. Bagi pembaca, sebagai bahan rujukan atau bahan referensi bagi penelitian selanjutnya mengenai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

E. Kerangka Konseptual

PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara

GAJI DAN UPAH

SA KARYAWAN

Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan

PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan dimana dalam pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan mempekerjakan karyawan dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar. Dan sebagai imbalan yang diberikan perusahaan atas jasa karyawannya adalah gaji dan upah. Proses pembayaran gaji dan upah tersebut membentuk suatu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian dan Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Menurut Hall (2001:5) “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sebuah subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”.

Sedangkan menurut Cole dalam Baridwan (1994 : 3) “ Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan fungsi utama dari perusahaan”.

Dari kedua defenisi diatas sistem dapat diartikan sebagai prosedur atau dapat juga diartikan sebagai unsur-unsur yang terpadu dengan sistem yang bersangkutan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Proses akuntansi merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan. Secara umum akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan untuk pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas dan kondisi perusahaan.

Menurut Boynton dalam buku Modern Auditing (2003:384)

Sistem Akuntansi (accounting system), terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mendefenisikan, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas (dan juga kejadian-kejadian serta kondisi) dan untuk memelihara akuntanbilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan.

Sedangkan menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Dari kedua defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dari suatu sistem akuntansi adalah :

1. Formulir/dokumen

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik , mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dan dokumen dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

a. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan- laporan untuk pimpinan.

b. Untuk menjaga aktiva-aktiva perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.

c. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.

d. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.

Formulir digolongkan menjadi dua macam jika ditinjau dari pengolahan data akuntansi, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampirkan dokumen sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

2. Catatan-catatan

Ada tiga catatan yang digunakan yaitu jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu.

a. Jurnal

Jurnal sering juga disebut dengan buku harian. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.

untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansimanual adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal banyak kolom (jurnal multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus (special journal). Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Pada perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata uang transaksi tertentu kemudian diposting kerekening yang bersangkutan dalam buku besar.

b. Buku besar

Buku besar utama (primary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Adapun buku besar ini terdiri dari banyak rekening yang dipakai untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini dapat dianggap sebagai tempat untuk menggolongkan data keuangan dan dapat pula dianggap sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

c. Buku besar pembantu

Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger). Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh sebuah akun perangkum yang disebut akun pengendali (controlling account). Dalam hal ini hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dari hal ini buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), artinya tidak ada catatan akuntansi lain laagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.

3. Laporan

Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan. Setelah transaksi dicatat dan diikhtisarkan, maka disiapkan laporan bagi pemakai. Laporan

yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Adapun laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, laporan perubahan laba yang ditahan. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan arus kas digunkan untuk suatu periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu. Model sistem akuntansi dengan komputer dalam pemprosesan data menurut Malison dapat dilihat pada Gambar 1 berikut:

Sistem Penjualan Sistem pembelian Sistem Penggajian Sistem Pengawasan Produksi

Jurnal _Besar Buku

Buku Pembantu Laporan Keuangan Formulir Sistem Kas

Gambar 1 : Sistem Akuntansi

Sumber : Abdul Halim, 1994. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, hal. 86

Menurut Baridwan (1994:7) dalam menyusun sistem akuntansi untuk suatu perusahaan diperlukan pertimbangan terhadap beberapa faktor yang penting, yaitu:

a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.

b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.

c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidaak mahal,

dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Ciri-ciri sistem akuntansi yang baik harus memiliki bagan perkiraan, pedoman akuntansi, ada daftar tugas (job description), ada perkiraan pengawasan, dokumen-dokumen sudah dinomori sebelumnya, dan metode-metode lain yang bertujuan untuk mengawasi data yang masuk dan data yang diproses. Jika ciri-ciri ini sudah terpenuhi maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.

B. Hubungan antara Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Mulyadi (2001:163) mendefenisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

Defenisi pengendalian intern menurut Tunggal (1995:1) adalah:

Pengendalian intern meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.

Sedangkan menurut Boynton (2003:373) dalam buku Modern Auditing dikatakan bahwa laporan COSO (Committee Of Sponsoring Organization) memberi defenisi Pengendalian Intern sebagai berikut:

Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut:

a. Keandalan pelaporan keuangan

b. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku c. Efektifitas dan efisiensi operasi.

Berdasarkan defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern di dalam suatu perusahaan adalah penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan informasi keuangan yang

menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern, yaitu: (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan managemen.

Tujuan pengendalian intern dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya: Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat.

2. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi: Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksnakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan yang penting. Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk mengamankan atau mengujikecermatan dan sampai sejauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat.

3. Untuk menggalakkan efisiensi usaha: Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksud untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek

usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien.

4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan: Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi dua macam yaitu pengendalian akuntansi intern (internal accounting controls) dan pengendalian administrasi (administrative control). Pengendalian akuntansi intern adalah pengendalian meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Jika ini dijalankan maka akan menjamin keamanan kekayaan perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian administrasi adalah pengendalian meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Penggolongan pengendalian akuntansi intern digolongkan oleh Tunggal (1995:3) sebagai berikut:

a. Pengendalian dasar: Ini merupakan pengendalian akuntansi intern yang dibentuk guna menjamin kebenaran, kelengkapan, dan ketelitian transaksi yang dicatat.

b. Disiplin terhadap pengendalian: Ini meliputi pengendalian yang dibentuk untuk menjamin kelangsungan dan ketepatan operasi dari pengendalian dasar, dan penggunaan harta perusahaan.

2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

Unsur-unsur pengendalian intern menurut Niswonger (1999:184) terdiri dari:

1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian risiko

3. Prosedur pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring 5. Informasi dan komunikasi

Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Dalam hal ini faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha serta kebijakan personalia.

2. Penilaian resiko

Semua organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan risiko ini dan mengembil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk meperkirakan besarnya pengaruh dari risiko serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur pengendalian

Ini ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.

4. Pemantauan atau monitoring

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internak dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategis, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.

5. Informasi dan komunikasi

Ini merupakan unsur dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.

Tabel 1: Indikator dari Masalah Pengendalian Intern

Tanda Peringatan yang Menyangkut Manusia

Tanda Peringatan dari Sistem Akuntansi

1. Gaya hidup berubah jadi

mewah (tanpa memenangkan undian).

2. Hubungan sosial yang dekat dengan pemasok.

3. Menolak untuk mengambil cuti.

4. Sering meminjam dari karyawan lain.

5. Mengkonsumsi alkohol atau

obat-obatan secara berlebihan.

1. Dokumen yang hilang atau nomor-nomor transaksi yang tidak urut (yang bisa berarti bahwa dokumen sedang digunakan untuk transaksi penipuan).

2. Pengembalian uang kepada pelanggan mengalami kenaikan yang tidak lazim (pengembalian uang tersebut mungkin rekayasa saja).

3. Perbedaan diantara penerimaan tunai harian dan setoran ke bank (dapat berarti bahwa uang tersebut dikantongi terlebih dahulu sebelum disetor ke bank). 4. Keterlambatan pembayaran dari

pelanggan meningkat secara tiba-tiba(karyawan mungkin mengantongi pembayaran tersebut).

5. Keterlambatan dalam pencatatan transaksi (bisa merupakan upaya untuk menunda terdeteksinya penggelapan yang dilakukan).

Sumber : Warren 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi Dua Puluh Satu, Salemba Empat. Jakarta. hal 189

Menurut Mulyadi (2001:386), unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut:

a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation).

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut:

1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjan klerikal, sedangkan dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan sek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.

2. Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual.

3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.

Sistem pengendalian intern efektif jika mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Personalia yang mampu dan dapat dipercaya. 2. Tugas pertanggungjawaban

3. Pemberian kuasa yang tepat 4. Pembagian tugas

Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau dan/atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua golongan:

1. Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel.

2. Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan.

Untuk melihat perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada Tabel berikut ini:

Tabel 2: Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut

Penyebab Diperlukannya Tipe Pengendalian Efektif Pengendalian

Ketidaksesuaian antara tujuan Pengendalain utama: individu dengan tujuan organisasi Pengendalian terhadap personel

Pengendalian tambahan:

Pengendalian terhadap keluaran

Pengendalian terhadap tindakan

Tertentu

Keterbatasan Individu: Kurangnya atau ketiadaan

kompensasi personel Pengendalian terhadap personel Keterbatasan yang bersifat Penghindaran organisasi dari

manusiawi masalah pengendalian

Sumber: Mulyadi dan Setyawan, 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta, 2001, hal. 647

Dalam melaksanakan sistem pengendalian para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut:

1. Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi. 2. Mereka yang melaksanakan transaksi itu.

3. Mereka yang bertanggung jawab atas harta, utang, biaya, atau pendapatan sebagai akibat transaksi itu.

Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. sistem pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan.

Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, karakteristik, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem penegndalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan objek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Terlepas dari itu harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti bahwa sistem pengendalian itu lemah, akan tetapi merupakan pertanda bahwa terdapatnya kekurangan dalam pengendalian tersebut, dan harus diselidiki apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sedah diterpakan dengan baik, tetapi diantara staff atau karyawan mengadakan kolusi maka pengendalian intern itu menjadi sia-sia.

C. Pengertian Gaji dan Upah

Hasibuan (2002: 118) mendefenisikan gaji dan upah sebagai berikut: “Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati untuk membayarnya”.

Sedangkan Ruky mendefenisikan upah dan gaji sebagai berikut:

Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya perhari atau malahan per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan. Lebih lanjut dia memaparkan bahwa upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung (direct

labor), maupun tidak langsung (indirect labor). Sebaliknya, pekerja

yang menerima gaji termasuk dalam kategori fixed cost (biaya tetap) atau overhead cost).

Berdasarkan defenisi di atas dapat disimpulkan perbedaan gaji dan upah adalah dari segi satuan waktu. Dimana satuan waktu untuk gaji lebih panjang daripada satuan waktu untuk upah. Menurut Ruky (2002:191), faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat “patokan gaji” (standar upah/gaji) perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Ketetapan pemerintah 2. Tingkat upah/gaji dipasaran 3. Kemampuan perusahaan

4. Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan 5. Tuntutan pekerjaan

Salah satu faktor di atas yaitu ketetapan pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai Ketentuan Pemerintah tentang Upah Minimum Regional (UMR) atau Upah Minimum Sektoral Regional (UMSR) sebagai pegangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaan. Tentunya ini hanya berlaku untuk jabatan pelaksana tingkat rendah.

Menurut Ruky (2002:191):

“UMR pada dasarnya adalah upah terendah (minimum) yang ditetapkan oleh pihak pemerintah (Daerah) yang harus dibayarkan kepada pekerja yang menduduki jabatan terendah dalam Struktur Peringkat Jabatan yang berlaku pada sebuah organisasi (perusahaan)”.

Tujuan utama penetapan upah minimum adalah sebagai jaring pengaman (safety net), yang berfungsi untuk mencegah agar upah tidak terus merosot di bawah daya beli pekerja. Tujuan penaikan upah minimum adalah untuk mengurangi kesenjangan upah tertinggi dan terendah yang dibayar perusahaan. Kenaikan ini diharapkan akan meningkatkan penghasilan pekerja pada jabatan yang terendah dalam organisasi, dari aspek makro diharapakan membantu mendorong peningkatan daya beli masyarakat dan ekonomi rakyat dan terakhir diharapkan memperbaiki rasio upah terhadap struktur biaya produksi.

Selain gaji dan upah, karyawan juga menerima jenis kompensasi lainnya. Misalnya tunjangan-tunjangan. Beberapa jenis tunjangan yang penting adalah:

1. Libur. Setiap tahun, untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka mendapat upah sebagaimana pada hari kerja biasa.

2. Cuti. Hampir semua perusahaan memberikan cuti kepada karyawannya, dan selam cuti mereka tetap mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas. Misalnya cuti dua minggu per tahun untuk karyawan

yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika di atas lima tahun cuti yang diberikan selama tiga minggu.

3. Bonus. Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung kesepakatan antara majikan dan karyawan dan bisa didasarkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi, atau pabrik melampaui target yang telah ditentukan.

4. Asuransi. Banyak perusahaan membayara semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi, atau asuransi jiwa. 5. Pensiun. Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua

perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setelah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda-beda antar perusahaan.

6. Premi lembur (Overtime premium pay). Merupakan tambahan tarif per jam apabila karyawan bekerja melampauai jam kerja normal.

Selain membayar gaji dan upah dengan tepat waktu sesuai dengan ketentuan pemerintah, manajemen juga mempertimbangkan cara memaksimumkan produktivitas pekeja. Salah satu alat untuk mencapai hal ini adalah program kompensasi insentif, yang memberikan tambahan kompensasi kepada karyawan yang kinerjanya melampaui standar yang ditentukan. Kompensasi ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawan. Kompensasi dijalankan perusahaan dalam rangka:

1. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendapat tambahan penghasilan dengan bekerja secara lebih efisien.

2. Mengurangi biaya per unit produk jadi. Meskipun upah bisa meningkat dengan adanya program insentif, namun manajemen mengharapkan bahwa overhead pabrik tidak bertambah dalam jumlah besar.

D. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut:

1. Karyawan sangat sensitif tehadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.

2. Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.

3. Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk mrbayara gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.

Mulyadi (2001:12) mendefenisikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut: “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”.

Mulyadi (2002:258) menyinggung tentang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini:

Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.

Data-data dari karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-waktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem akuntansi penggajian daan pengupahan harus dirancang untuk membayar gaji dan upah karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.

Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda disetiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem ini adalah:

Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam ssetiap periode penggajian.

2. Catatan pendapatan karyawan

Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan.

3. Cek gaji dan upah

Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks) disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji.

1. Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan daftar upah

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah

7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar.

Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.

2. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

4. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.

7. Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8. Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Penjelasan terdahulu diketahui bahwa sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Demikian pula sistem penggajian dan pengupahan menurut Baridwan (1994:212) terdiri dari tiga prosedur:

1. Prosedur personalia.

2. Prosedur pencatatan waktu.

3. Prosedur penggajian dan pengupahan.

Setiap prosedur di atas menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat transaksi yang ada. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut:

1 Prosedur personalia

a. Surat permintaan karyawan baru. b. Surat lamaran kerja.

c. Surat perjanjian kerja. d. Surat pemberhentian kerja. 2. Prosedur pencatatan waktu

a. Catatan waktu hadir yang diperoleh dari • Clock card.

• Daftar hadir.

b. Catatan waktu kerja yang diperoleh dari • Buku catatan mandor.

• Daftar hadir,job card atau job ticket.

c. Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja 3. Prosedur penggajian dan pengupahan

a. Daftar gaji dan daftar upah serta cek register. b. Cek gaji atau amplop gaji dan upah.

c. Laporan gaji dan upah karyawan. d. Catatan gaji dan upah karyawan.

Arens, at all menjelaskan bahwa dokumen-dokumen dari setiap fungsi usaha pada siklus penggajian dan kepegawaian terlihat seperti dibawah ini:

1. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, dokumennya terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization form).

2. Fungsi pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji, dokumennya terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket), laporan ikhtisar penggajian (summary

payroll report), jurnal penggajian (journal payroll),berkas induk

penggajian (payroll master file).

3. Fungsi pembayaran gaji, dokumennya adalah cek gaji (payroll

check).

4. Fungsi penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak, dokumennya adalah surat pemberitahuan pajak.

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1. Jurnal umum.

2. Kartu harga pokok produk 3. Kartu pembantu biaya. 4. Kartu penghasilan karyawan.

Catatan-catatan tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Jurnal umum

a. Tahap pertama. Berdasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiaban gaji ke dalam register bukti kas keluar:

Gaji dan Upah Rp.xxx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx

b. Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp.xxx Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx

Gaji dan Upah Rp.xxx

c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek:

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx

Kas Rp.xxx

d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu.

Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap:

a. Tahap pertama. Bedasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiaban upah ke dalam register bukti kas keluar:

Gaji dan Upah Rp.xxx

b. Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya upah ke dalam jurnal:

Barang Dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja Rp.xxx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp.xxx Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx

Gaji dan Upah Rp.xxx

c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah ke dalam register cek:

Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp.xxx

Kas Rp.xxx

d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar upah, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu.

2. Kartu harga pokok produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.

Ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal atau rekap daftar gaji dan upah.

4. Kartu penghasilan karyawan

Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannyayang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.

3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan Jaringan prosedur dari penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:385) adalah:

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3. Prosedur distibusi biaya gaji.

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pencatatn waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. 4. Prosedur distribusi biaya upah.

5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah.

Penjelasan setiap prosedur di atas adalah sebagai berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini dapat

setiap hadir dan pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu.

2. Prosedur pencatat waktu

Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

4. Prosedur distriusi biaya gaji dan upah

Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5. Proseduir pembayaran gaji dan upah

Ini melibatkan fugsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pegeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan pah. Fungsi keuangan menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah

karayawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru bayar (pay master).

E. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan pengupahan

Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecuragangan terhadap gaji dan upah ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:

1. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).

2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali.

3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.

4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.

5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.

6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.

7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah

Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) adalah sebagai berikut :

Organisasi

1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.

2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Operasi

3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan

pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prosedur Pencatatan

10. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fingsi akuntansi.

Praktik yang sehat

12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

13. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

14. Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian dan pengupahan seperti keterangan diatas adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas. Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian inten yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar.

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah Deskriptif yaitu penelitian yang menguraikan tentang sifat-sifat, karakteristik, dan keadaan sebenarnya dari objek penelitian.

B. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan penulis adalah :

1. Data Primer yaitu data yang didapat dari sumber pertama yang merupakan data mentah yang kelak akan diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya dari individu atau perseorangan, antara lain contohnya adalah hasil wawancara dari pihak perusahaan.

2. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber yang sudah terdokumentasi di perusahaan. Antara lain : Sejarah perusahaan, Struktur organisasi, serta literatur – literatur terkait.

C. Tekhnik Pengumpulan Data

Ada tiga teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu :

1. Teknik observasi yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti khususnya pada bagian kepegawaian.

2. Teknik wawancara yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan bagian akuntansi, kepegawaian dan bagian yang terkait.

3. Teknik Kepustakaan yaitu dengan mengumpulkan buku-buku yang berhubungan dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dan pengendalian intern.

D. Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu dengan cara menetukan, mengumpulkan data, mengklarifikasikan, menginterpretasikan dan kemudian dianalisis serta dibandingkan dengan teoro-teori, lalu diambil suatu kesimpulan dan selanjutnya memberikan saran.

E. Responden

Adapun yang menjadi responden dalam penelitian ini adalah kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Akuntansi, serta staff dan karyawannya yang berkompeten terhadap objek penelitian.

F. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Adapun tempat penelitian adalah Kantor PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Suprapto No.2 Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan Maret 2008 sampai dengan selesainya skripsi ini.

BAB IV

HASIL PENELITIAN A. DATA PENELITIAN

1. Gambaran umum PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara. a. Sejarah Singkat Perusahaan

Pada Tahun 1958 sesuai UU No. 86 tahun 1958, perusahaan- perusahaan swasta asing (Belanda) seperti HVA & RCMA dinasionalisasikan oleh pemerintah R.I, dan kemudian dilebur menjadi perusahaan milik pemerintah melalui peraturan pemerintah nomor 19 tahun 1959, selanjutnya pada tahun 1967 pemerintah melakukan pengelompokan menjadi perusahaan perkebunan negara (PPN) Aneka tanaman, PPN Karet dan Serat.

Melalui Keppres no. 144 tahun 1968, PPN yang ada di wilayah Sumatera Utara & Aceh dikelompokkan ulang menjadi Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) dialihkan menjadi Perusahaan terbatas Persero, dengan nama resmi PT. Perkebunan I s.d IX (Persero).

Pada Tahun 1994 PTP VI,VII, dan VIII digabung dalam kelompok PTP. SUMUT-III, kemudian berdasarkan peraturan pemerintah nomor. 9 tahun 1996 semua PTP yang ada di Indonesia dikelola kembali melalui penggabungan & Pemisahan proyek – proyek yang melahirkan PT. Perkebunan Nusantara (PTPN I s.d XIV). Terhitung sejak 11 Maret 1996, gabungan PTP VI,VII,dan VIII diberi nama PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero), yang kini berkantor pusat di Jl.

Letjend Soeprapto No. 2 Medan. Unit usaha yang dikelola PTPN IV sejumlah 38 usaha terletak di 10 daerah kabupaten/kota dalam satu provinsi Sumut.

b. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Umumnya suatu organisasi baik itu organisasi massa maupun organisasi usaha, haruslah mempunyai struktur organisasi agar perjalanan usaha dapat berlangsung dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Yang memebedakan struktur organisasi pada perusahaan besar dan kecil adalah tingkat kerumitan masalah yang dihdapinya dan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan.

Penyusunan struktur organisasi sesuai denga prinsip organisasi yang dilaksanakan sebelum operasi fisik perusahaan, agar berjalan sebagaimana mestinya. Pembentukan struktur organisasi secara umum diikuti dengan penyusunan analisa jabatan dan uraian jabatan yang mempertegas dalam pembagian pekerjaan dalam arti pekerja mengetahui siapa yang menjadi atasan, pekerjaan apa yang diharapkan darinya dan apa yang harus dikerjakan, apa yang menjadi hak dan kewajibannya dan lain sebagainya. Oleh Karena itu struktur organisasi sangat penting peranannya untuk menghindari ketidakpastian dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.

Berikut ini akan dijelaskan mengenai struktur organisasi PTP. Nusantara IV (Persero) MedanSumatera Utara.

1. Unsur Pimpinan adalah Direktur Utama, yang terdiri dari : A. Bagian Sekretaris Perusahaan,terdiri atas :

1. Ur. Sekretariat

2. Ur. Public Relation / Corporate Communication

3. Ur. Legal, Hubungan Investor /Anak Perusahaan dan Privatisasi 4. Ur. Kepatuhan dan Manajemen Resiko

B. Bagian SP I, terdiri dari : 1. Ur. Pengawasan GU 1 2. Ur. Pengawasan GU 2 3. Ur. Pengawasan GU 3 4. Ur. Pengawasan GU 4

5. Ur. Pengawasan GU 5, GU 6, dan kantor Pusat. 2. Direktur Produksi, terdiri dari :

A. Bagian Tanaman,terdiri dari :

1. Ur. Peremajaan dan Pemel.TBM Kelapa sawit 2. Ur. Pemeliharaan TM Kelapa sawit

3. Ur. Produksi Kelapa sawit 4. Ur. Pemupukan

5. Ur. Budidaya Non Kelapa sawit B. Bagian Pengolahan,terdiri dari :

1. Ur. Pengolahan dan pengendalian Mutu KS 2. Ur. Pengolahan dan pengendalian Mutu Non KS 3. Ur. Pengendalian Lingk.Hidup

C. Bagian Tekhnik, Terdiri dari : 1. Ur. Mesin dan instalasi

2. Ur. Sipil, Alat Berat, dan kendaraan 3. Direktur Keuangan. Terdiri dari :

A. Bagian Keuangan, terdiri dari : 1. Ur. Pengelolaan Anggaran 2. Ur. Pengelolaan Kas 3. Ur. Pajak dan Asuransi B. Bagian Akuntansi, terdiri dari :

1. Ur. Tata Buku 2. Ur. Verifikasi 3. Ur. Pelaporan

4. Ur. Administrasi aset peusahaan C. Bagian Pemasaran terdiri dari :

1. Ur. Penjualan Produk Kelapa sawit 2. Ur. Penjualan Produk Non Kelapa sawit 3. Ur. Analisa Pasar dan Distribusi

4. Direktur Perencanaan Dan Pengembangan Usaha, Terdiri dari : A. Bagian Perencanaan, terdiri dari :

1. Ur. Perencanaan 2. Ur. Pengkajian

B. Bagian Pengembangan Usaha, terdiri dari : 1. Ur. Pengembangan Inti

2. Ur. Pengembangan plasma 3. Ur. Pengembangan Industri Hilir C. Bagian PKBL, terdiri dari:

1. Ur. Software

2. Ur. Hardware dan jaringan 5. Direktur SDM & UMUM, terdiri dari :

A. Bagian SDM, terdiri dari : 1. Ur. Personalia

2. Ur. Pengembangan SDM 3. Ur. Hubungan Industrial 4. Ur. Kesehatan dan SMK 3 B. Bagian Umum, terdiri dari : 1. Ur. Rumah Tangga 2. Ur. Sosial

3.Ur. Perencanaam dan pengelolaan Mitra Binaan dan Bina lingkungan 4. Ur. Monitoring dan pembinaan Mitra Binaan

C. Bagian Hukum dan Pertanahan, terdiri dari : 1. Ur. Hukum dan keamanan

2. Ur. Pertanahan 3. Ur. Perizinan

D. Bagian Pengadaan, terdiri dari :

1. Ur. Pengadaan Barang Tekhnik dan Pengolahan 2. Ur. Pengadaan Barang Tanaman dan Umum 3. Ur. Pedoman Harga dan Pergudangan 2. Kebijakan Perusahaan

Kebijakan perusahaan dituangkan dalam suatu Perjanjian Kerja Bersama. Kebijakan tersebut antara lain berisi tentang hari dan jam kerja. Dimana hari dan jam kerja kantor adalah 5 (hari) dari dalam 1 (satu) minggu yaitu hari Senin s/d Jumat. Jam kerja 1 (satu) hari bagi kantor direksi adalah 8 (delapan) jam sehari atau 40 (empat puluh) jam seminggu dengan ketentuan sebagai berikut: Senin s/d Kamis : Pukul 07.30 – 16.30 WIB, Jumat : Pukul 07.30 – 11.30 WIB.

Perusahaan memberikan imbalan kepada karyawannya berupa uang dan natura atas pekerjaan yang dilakukannya. Imbalan itu disebut take home pay, yang terdiri dari:

1) Gaji, yaitu imbalan berupa yang diterima karyawan dari perusahaan atau tugas yang dilakukannya yang komponennya terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap.

2) Catu beras, diberikan kepada karyawan yang terdiri dari: a) Karyawan diberikan sebesar 15 kg

b) Istri/suami tidak bekerja 9 kg c) Tiap anak (maksimal 3) 7,5 kg

3) Premi/lembur. Yang berhak memperoleh uang lembur adalah karyawan golongan IA s/d IID. Perhitungan uang lembur didasarkan kepada Keputusan Mentri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor 72 tahun 1984 tanggal 31 Maret 1984 tentang Dasar Perhitungan Upah Lembur, dengan perhitungan sebagai berikut:

Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Beras Pekerja

173

Perhitungan upah lembur ditetapkan sebagai berikut:

• Hari biasa. Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar upah lembur sebesar 1,5 kali upah sejam. Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar upah sebesar 2 kali upah sejam.

• Hari istirahat minggu/hari besar. Perhitungan upah kerja lembur untuk 7 jam kerja pertama, dibayar 2 kali upah sejam. Setelah 7 jam kerja, dibayar uang lembur sebesar 3 kali upah sejam.

• Tanggal 1 Januari, 17 Agustus dan Hari Besar Keagamaan. Untuk 7 jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 3 kali uang lembur 1 jam. Setelah 7jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 4 kali uang lembur 1 jam.

4) Tunjangan jabatan, diberikan kepada karyawan yang menduduki strata IV sampai dengan VII karena fungsi dan statusnya.

5) Tunjangan structural, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan sebagai distrik manajer/general manajer, kepada bagian/kepala biro dan manajer yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.

6) Tunjangan operasional, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan kepala bidang, kepala urusan, asisten kepala, masisnis kepala, dan asisten yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.

7) Tunjangan khusus, diberikan kepada karyawan yang dalam tugasnya mendukung kegiatan produksi yang besarnya sesuai dengan ketentuan perusahaan.

8) Santunan dan bantuan sosial/fasilitas. Perusahaan juga memberikan bantuan dana social bagi karyawan yang ditentukan sesuai dengan peraturan perusahaan. Misalnya: sewa rumah, transport, listrik, air, santunan social kepada seluruh karyawan sesuai masa kerja golongan, bantuan anak sekolah, kendaraan dinas bagi karyawan ter tentu, pendidikan, dan lain-lain.

3. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan a. Dokumen yang Digunakan

Adapun yang digunakan PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara dalam sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut :

1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji

Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak yang berwenang di kantor pusat. Dimana dokumen ini kemungkinan diperlukan bagian kepegawaian

sebagai dasar dalam pembuatan daftar gaji. Dokumen-dokumen ini antara lain :

a) Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai b) Surat Keputusan Pemberhentian Pegawai c) Surat Keputusan Kenaikan Jabatan d) Surat Keputusan Pemindahan Jabatan 2) Daftar Hadir

Daftar hadir diisi dengan menandatangani daftar hadir bagi seluruh karyawan. Daftar hadir ini sangat menetukan apakah seorang karyawan tersebut memperoleh tunjangan insentif atau tidak. Daftar hadir dibuat rangkap dua, dimana rangkap pertama akan diarsip oleh bagian kepegawaian dan rangkap kedua dikirim ke kasir untuk pembayaran gaji dan upah.

3) Dokumen Pembayaran Gaji dan Upah

Dokumen ini dibuat oleh bagian sumber daya manusia, dimana dokumen ini berisi nama pegawai, nomor induk, nomor rekening, karyawan, dan jumlah gaji yang dibayarkan ke masing-masing pegawai. Dokumen gaji dibuat rangkap 2 dan untuk upah dibuat rangkap 4, dan akan didistribusikan. Untuk rangkap kedua (2 buah) sebagai arsip dalam bagian SDM, rangkap pertama (Bukti kas) dikirim ke bagian akuntansi dan rangkap keempat dikirim ke Bank.

4) Rekapitualsi daftar gaji & upah

Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM, dimana dokumen ini berisi total pembayaran gaji dan upah setiap bulannya. Dokumen ini memuat gaji bruto, tunjangan-tunjangan dan potongan-potongan gaji dan upah serta iuran. Dokumen ini dibuat rangkap 4 yaitu 2 untuk bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian SDM.

5) Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dimana daftar yang diterima digunakan sebagai dasar untuk pembuatan bukti kas keluar. Kemudian bagian keuangan memberikan rekapitulasi ke pihak Bank dan mengeluarkan giro.

b. Catatan Akuntansi yang Digunakan.

Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah : 1) Buku Jurnal

2) Buku Besar

Kedua catatan ini berada di bagian akuntansi, dan proses pencatatannya sudah menggunakan sistem payroll data.

c. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem 1) Prosedur Personalia

a) Prosedur penerimaan karyawan

Penerimaan karyawan atau pegawai yaitu melalui rekrutmen dengan pemberitaan di mass media, kemudian diseleksi, ditraining. Khusus

untuk penerimaan karyawan strata IV (Golongan IIIA) dilakukan dengan 2 cara, yaitu: Promosi dan Rekrutmen.

b) Prosedur pemutusan hubungan kerja

Setiap pemutusan hubungan kerja perusahaan merundingkan terlebih dahulu denga Serikat Pekerja Perkebunan (SP Bun). Pemutusan hubungan kerja terdiri dari:

• Pemberhentian dengan hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tidak cakap jasmani dan rohani, adanya penyederhanaan organisasi, efisiensi perusahaan, ataupun karena adanya permintaan oleh karyawan yang bersangkutan untuk berhenti bekerja.

• Pemberhentian tidak hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan disiplin perusahaan, dipidana karena melakukan pelanggaran/kejahatan yang tidak berkaitan dengan jabatannya, atau melakukan pelanggaran berat terhadap larangan-larangan yang ditetapkan oleh perusahaan. Kepada karyawan yang diberhentikan karena alasan-alasan tersebut dapat mengurus sendiri hak pensiunnya kepada pihak Depenbun.

2) Prosedur pencatatan waktu hadir

Setiap hari kerja karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir. Dengan menandatangani daftar hadir atau absensi yang diawasi oleh orang yang berwenang.

3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

Pembuatan daftar gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian sumber daya manusia. Daftar gaji dan upah dibuat rangkap empat yang didistribusikan ke bagian sumber daya manusia, akuntansi, keuangan, dan bank. Pembuatan daftar gaji ini dengan menggunakan komputer dengan perangkat data base (sistem payroll data).

4) Prosedur pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan mengeluarkan bukti kas keluar berupa giro bayar setelah menerima daftar gaji dari bagian kepegawaian, selanjutnya dikirim ke bank dan kemudian pihak bank akan membayar gaji dengan menstransfer uang gaji tersebut ke rekening masing-masing pegawai yang tertera dalam dokumen daftar gaji.

Untuk mengetahui apakah bank telah membayar gaji dan upah secara benar dan tepat kepada pihak yang berhak, maka bagian akuntansi melakukan verifikasi kembali dengan rekening koran bank dengan daftar gaji.

5) Prosedur pencatatan daftar gaji

Pencatatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi, ke dalam jurnal dan buku besar dengan menggunakan komputer melalui sistem payroll data. Pencatatan gaji dan upah dilakukan dengan terlebih dahulu memverifikasi dengan rekening koran dengan daftar gaji yang diterima setiap bulan. 4. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan upah

Adapun tujuan dari sistem pengendalian intern adalah untuk membeikan jaminan ketelitian dan ketepatan terhadap perhitungan dan pembayaran serta pencatatan gaji. Selain itu sistem pengendalian intern bertujuan untuk memberikan keyakinan bahwa gaji yang diberikan tepat kepada orang yang berhak menerimanya.

Dari hasil penelitian sistem pengendalian intern gaji dan upah yang diterapkan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Setiap pegawai diangkat dan diberhentikan melalui surat keputusan yang diotorisasi oleh pihak yang berwewenag di kantor pusat.

2. Terdapat pemisahan fungsi-fungsi yang terlibat dalam sistem penggajian yaitu bagian sumber daya manusia yang bertanggung jawab dalam pembuatan daftar gaji, bagian akuntansi dalam hal pencatatan gaji dan upah, dan bagian keuangan yang bertanggung jawab dalam pembayaran gaji dan upah karyawan melalui.

3. Setiap potongan - potongan yang dikenakan kepada karyawan atas gaji dan upah yang diterimanya adalah berdasarkan otorisasi dari fungsi sumber daya manusia.

4. Bagian akuntansi selalu melakukan pengendalian terhadap biaya pengeluaran gaji dan upah dengan memverifikasi daftar gaji dan upah dengan rekening koran yang diterima dari bagian keuangan.

5. Sistem penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara telah menggunakan sistem komputer dengan program data base (sistem payroll data).

B. Analisis Hasil Penelitian

1. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi yang baik jika dikaitkan dengan pengendalian adalah yang dapat menggambarkan secara tegas garis wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dalam organisasi. Dimana tanggungjawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut yaitu harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi-fungsi akuntansi serta suatu fungsi-fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dari bentuk organisasi seperti ini diperoleh berbagai keuntungan. Antara lain dengan adanya kesatuan perintah, bawahan hanya menerima perintah dari orang yang menjadi atasannya secara langsung berarti dia mempertanggung

jawabkan tugas-tugasnya kepada atasannya tersebut. Hubungan antara atasan dan bawahan dalam struktur garis ini akan menyebabkan disiplin yang tinggi dan pengendalian terhadap karyawan mudah dilakukan. Garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dapat memudahkan pengambilan tindakan terhadap kecurangan yang terjadi dan dapat ditelusuri unit mana yang bertanggung jawab terhadap kecurangan-kecurangan tersebut.

2. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Unsur-unsur sistem akuntansi terdiri dari dokumen-dokumen, catatan, dan prosedur-prosedur yang digunakan mengolah data untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem Akuntansi penggajian dan pengupahan juga memiliki unsur-unsur tersebut. Dimana sistem penggajian dan pengupahan tersebut adalah koordinasi dari dokumen-dokumen, catatan-catatan, serta prosedur-prosedur yang menghasilkan informasi yang dapat menentukan secara cepat dan tepat tentang gaji dan upah setiap karyawan, yaitu berapa potongan yang dikenakan dan berapa pendapatan bersih yang akan diterima karyawan.

PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara juga memilki unsur-unsur sistem akuntansi penggajian dan pengupahan seperti tersebut diatas. Dari hasil penelitian yang penulis lakukan di lapangan serta setelah dibandingkan dengan teori yang dipelajari maka penulis membuat beberapa evaluasi sebagai berikut :

a. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara cukup efektif dalam mendukung pengendalian intern gaji dan upah. Ini dapat terlihat dengan adanya tanda tangan pada dokumen oleh pejabat yang mempunyai wewenang di bagiannya. Misalnya di dalam daftar gaji yang diotorisasi dari bagian sumber daya manusia mengenai kebenaran daftar gaji tersebut. Adapun dokumen yang digunakan antara lain surat pengangkatan karyawan, daftar gaji dan daftar upah karyawan, kartu jam kerja, rekap daftar gaji dan upah, daftar absensi atau daftar hadir.

b. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang dipergunakan oleh perusahaan ini cukup efektif untuk pengendalian intern gaji dan upah. Adapun catatan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan ini adalah jurnal, buku besar, dan kartu penghasilan karyawan. Pencatatan di dalam jurnal biasanya lebih lengkap dan lebih terinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Buku besar adalah kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Kartu penghasilan karyawan merupakan catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima setiap karyawan.

3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara juga cukup efektif dalam mendukung pengendalian intern gaji dan upah. Hal ini dapat terlihat sebagai berikut :

a. Prosedur Personalia

Prosedur personalia terdiri dari prosedur penerimaan karyawan dan prosedur pemutusan hubungan kerja. Dalam prosedur penerimaan karyawan, perusahaan telah mengadakan seleksi terhadap surat lamaran yang masuk. Setelah surat lamaran ini diseleksi maka mengadakan test penerimaan karyawan. Test ini berfungsi untuk mencari karyawan yang benar-benar cakap di bidangnya dan memilki sikap yang jujur. Dengan memilki karyawan yang bersikap jujur dan kompeten, maka pengendalian terhadap karyawan akan lebih mudah. Direksi perusahaan mengeluarkan surat pengangkatan karyawan bagi pelamar yang diterima bekerja serta membuat surat perjanjian kerja yang dibuat rangkap dua, yaitu untuk karyawan itu sendiri dan untuk perusahaan. Dalam prosedur pemutusan hubungan kerja, ada beberapa tahap yang perlu dilalui, yaitu karyawan diberikan peringatan baik secara lisan maupun tertulis. Jika tidak tampak perubahan maka perusahaan akan merundingkan dengan Serikat Pekerja Perkebunan (SP Bun) untuk melaksanakan hubungan kerja. Penulis melalui wawancara dengan bagian sumber daya manusia menyimpulkan bahwa pemutusan hubungan kerja ini

jarang terjadi, karena sejak awal penerimaan karyawan, perusahaan telah benar-benar menyeleksi secara ketat setiap pelamar yang menghasilkan karyawan yang bertanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing.

b. Prosedur Pencatatan Waktu

Setiap hari karyawan mengisi dan menandatangani daftar absensi yang telah disediakan dan diawasi secara ketat. Penandatanganan dilakukan oleh karyawan itu sendiri dan diawasi langsung. Prosedur seperti ini sangat baik apabila pengawas adalah orang yang bertanggung jawab dan jujur. Sebaliknya pengawas yang tidak jujur bisa saja bekerjasama dengan karyawan melakukan penitipan absen.

c. Prosedur Penggajian dan Pengupahan

1). Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

Daftar gaji dan upah pada perusahaan dibuat oleh bagian sumber daya manusia. Data yang dipakai bagian Sumber Daya Manusia adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah bulan sebelumnya, daftar absensi. Apabila gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, maka informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh bagian kepegawaian ini, atas dasar data yang tecantum dalam kartu penghasilan karyawan. Semua data dimasukkan ke dalam komputer yang mempunyai data base setiap karyawan. Lalu akan diproses dan menghasilkan daftar gaji dan upah. Dari keterangan tersebut

dapat diketahui bahwa prosedur pembuatan daftar gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik.

2). Prosedur distribusi biaya gaji dan upah

Pendistribusian gaji dan upah diberikan kepada tiap-tiap bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini sangat baik untuk tetap dilaksanakan dalam rangka pengendalian yang lebih baik

3). Prosedur pembayaran gaji dan upah

Pembayaran gaji dan upah oleh perusahaan dilakukan dengan cara mentransfer gaji dan upah kerekening masing-masing. Dengan cara pembayaran seperti ini maka perusahaan perlu menyiapkan rekonsiliasi bank sebagai pengendalian yang efektif untuk mengetahui sebab-sebab terjadinya perbedaan diantara saldo kas menurut laporan bank dan saldo kas menurut pembukuan perusahaan. Dari hasil penelitian penulis, perusahaan telah melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya. Laporan slip gaji dan upah yang diberikan kepada karyawan harus disetujui oleh bagian keuangan, lalu diberikan kepada pihak yang berwenang pada masing-masing bagian. Kemudian pihak yang berwenang tersebut akan membagikan laporan slip gaji dan upah kepada setiap karyawan. Setiap karyawan harus menandatangani daftar gaji dan upah setelah menerima amplop gaji dan upah dari urusan cashier. Pencatatan setiap transaksi dibuat ke dalam buku jurnal lalu kemudian di Posting ke buku besar yang

mana dasar pencatatannya adalah daftar gaji dan upah yang telah ditandatangani karyawan.

Dari keterangan diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa secara umum perusahaan telah melakukan setiap prosedur dengan baik. Untuk itu, perusahaan perlu mempertahankan hal ini.

4. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan

Dari hasil Penelitian penulis dan setelah dibandingkan dengan landasan teori yang terdapat di bab sebelumnya maka unsur pengendalian intern pada perusahaan ini telah cukup memadai, dimana hal ini dapat dijelaskkan sebagai berikut :

1. Struktur Organisasi

Dalam struktur organisasi PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara terlihat bahwa adanya pembagian yang jelas antar tiap bagian. Hal ini akan menyebabkan disiplin yang tinggi karena harus melaporkan hasil tugasnya tepat waktu kepada atasannya. Dengan demikian maka pengendalian terhadap karyawan mudah dilakukan. Pelaksnaan tanggung jawab setiap bagian secara umum telah berjalan dengan baik. Dimana fungsi pencatatan waktu hadir yang dilakukan oleh bagian pegawai. Bagian keuangan terpisah dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2. Pegawai yang cukup

Perusahaan telah menempatkan karyawan sesuai dengan tingkat pendidikan, serta pengalaman kerja mereka. Dengan kata lain bahwa

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A. , and James K. Loebecke. 1996. Auditing An Integrated Approach, Edisi Indonesia, Adaptasi oleh Amir Abadi Jusuf. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Baridwan, Zaki, 1994. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, BPFB-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

Boynton C. William, Raymond N. Johnson, Walter G. Kell. 2003. Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Jilid Satu, Alih Bahasa oleh Paul A. Radjoe, Gina Gania, Ichsan Setyo Budi, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Halim, Abdul, 1994. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Salemba Empat, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Hasibuan, Malayu S. P, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi, 2002. Auditing, Buku Dua, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Salemba Empat , Jakarta.

---, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, Jhony Setyawan,2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen : Sistem Pelipatgandaan Kinerja Perusahaan, Edisi Kedua, Cetakan Pertama, Salemba Empat , Jakarta.

Niswonger, C. Rollin, 2005. Prinsip-Prinsip Akuntansi, Terjemahan Alfonsus Sirait, Jilid Satu, Edisi Kedua Puluh, Cetakan Kedua, Erlangga, Jakarta. Rayburn, Lectricia Gayle, 1999. Akuntansi Biaya : Dengan Menggunakan

Pendekatan Manajemen Biaya, Terjemahan Alfonsus Sirait, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Erlangga, Jakarta.

Ruky, Achmad S, 2002. Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, Cetakan Kedua, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Tunggal, Amin Widjaja, 1995. Struktur Pengendalian Intern, Cetakan Pertama, PT. Rineka Cipta, Jakarta.

Warren, Reeve, Fess,2006. Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Salemba Empat, Jakarta.

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara dan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern gaji dan upah

Jenis penelitian ini adalah jenis penelitian Deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan skunder seperti struktur organisasi. Teknik pengumpulan data dilakukan menggunakan teknik obsevasi, wawancara, dan kepustakaan. Metode analisis data yang digunakan adalah metode desktiptif. Penelitian ini dilakukan pada Kantor PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Suprapto No.2 Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan Maret 2008 sampai dengan selesainya skripsi ini.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara untuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan dalam pengendalian intern gaji dan upah. Hal ini baik karna perusahaan mempekerjakan karyawan dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar dan memberikan imbalan atas jasa mereka berupa gaji dan upah, sehingga perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang efektif. .

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Struktur Organisasi PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara.

Lampiran 2 : Daftar Gaji Lampiran 3 : Surat Izin Riset

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul:

“Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara”.

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas.

Medan, 16 Juni 2008 Yang Membuat Pernyataan