sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini Mulyadi,2001 : 385-386 :
• prosedur pencatatan waktu hadir,
prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan
harus menandatangani setiap hadir atau pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan untuk menentukan gaji, dimana daftar hadir digunkan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau
harus dipotong karena ketidakhadiran mereka. Daftar ini dapat juga digunakan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau
jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur,
• prosedur pembuatan daftar gaji,
dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir,
• prosedur distribusi biaya gaji,
biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian
biaya,
• prosedur pembuatan bukti kas keluar,
prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh fungsi akuntansi setelah menerima daftar gaji dari fungsi kepegawaian. Kemudian bukti kas
keluar diserahkan ke fungsi keuangan sebagai dasar pembayaran gaji,
• prosedur pembayaran gaji,
dalam prosedur ini, fungsi keuangan menerima periuntah untuk membayar gaji karyawan dalam bukti kas keluar. Kemudian fungsi keuangan
menuliskannya ke dalam cek dan menguangkannya ke bank dan memasukkan uang tersebut ke dalam amplop setiap karyawan atau
memasukkan uang tersebut ke dalam rekening setiap karyawan yang ada di bank.
Universitas Sumatera Utara
Adapun diagram arus data untuk prosedur pembayaran gaji dapat dilihat pada Gambar 3 sebagai berikut.
Bagian Pencatatan Waktu Bagian Gaji dan Upah
KHJ = Kartu jam hadir RGD = Rekap daftar gaji
SPG = Surat pernyataan gaji DG = Daftar gaji
Sistem Akuntansi Sumber : Mulyadi , 2001 : 19 diolah
Mulai Mencatat
jam hadir
Kartu jam hadir
Membuat daftar
hadir
2 KHJ
1 Daftar Hadir
Karyawan
1
1 2
KHJ Daftar
hadir
Membuat daftar gaji
Membuat rekap gaji
SPG
2
1
RDG
Kartu penghasilan
karyawan 2
Daftar gaji
2 T
8 2
DG 3
Bukti Kas Keluar
T Kartu
panghasilan karyawan
A
Universitas Sumatera Utara
G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian
Sistem pengendalian intern penggajian sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja, dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-
prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna mentapkan secara tepat dan teliti berapa
gaji yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan terhadap gaji ini. Jenis-
jenis kecurangan tersebut antara lain: 1.
Adanya karyawan pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan,
2. Penyiapan buku pembayaran gaji palsu dengan maksud mendapat
pembayaran dua kali, 3.
Menguangkan cek gaji yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan,
4. Membuat kesalahan dan perhitungan sehingga gaji yang diterima oleh
karyawan lebih atau kurang dari yang semestinya, 5.
Adanya karyawan yang mengisi absensi untuk beberapa orang karyawan, 6.
Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran,
7. Mencatat jumlah total gaji yang tidak benar dalam buku gaji.
Setelah melihat berbagai kecurangan di atas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji.
Universitas Sumatera Utara
Kategori