Sistem Akuntansi Penggajian Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji Pada PT. Atmindo Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

S1 EKTENSI MEDAN

SKRIPSI

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN SEBAGAI ALAT BANTU MANAJEMEN DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN GAJI

PADA PT. ATMINDO MEDAN

OLEH:

NAMA : ADIS IRMA TAMPUBOLON NIM : 060522138

DEPARTEMEN : AKUNTANSI PROGRAM STUDI : S-1

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Sistem Akuntansi Penggajian Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji Pada PT. Atmindo medan”

Skripsi ini adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Ektensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Program S1 Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Medan, 14 Agustus 2010 Yang Membuat Pernyataan

(Adis Irma Tampubolon) NIM: 060522138

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem

akuntansi terhadap penggajian yang di terapkan oleh PT. Atmindo dapat memadai untuk membantu manajemen perusahaan dalam melakukan pengendalian.

Jenis penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan sekunder seperti teknik observasi, wawancara dengan pihak perusahaan. Penelitian ini dilakukan pada kantor PT. Atmindo Medan, yang berlokasi di jalan Yos Sudarso No. 100 dan waktu penelitian di mulai pada bulan Februari 2010 sampai dengan selesainya skripsi ini.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan oleh PT. Atmindo Medan untuk menangani penggajian telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan dalam pengendalian gaji. Hal ini baik karena perusahaan memiliki banyak tenaga kerja dan sebagai imbalan atas jasa mereka berupa gaji, sehingga perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang efektif.

ABSTRACT

The purpose of this study is to determine how the payroll accounting system to be implemented by PT. Atmindo be sufficient to assist corporate management in control.

The research is descriptive research that uses primary data such as results of interviews with secondary parties such as corporate and observation techniques, interviews with secondary parties such as corporate and observation techniques, interviews descriptive. This research was conducted at the office of PT. Atmindo Medan, which is located in Yos Sudarso No way. 100 and the time the study began in February 2010 to the completion of this thesis.

The results of this study indicate that the system adopted by the PT. Atmindo Medan to handle the payroll has been adequate in helping the company management in controlling salaries. This is good because the company has a lot of labor and as a reward for their services in the form of salaries, so the company must have an accounting system effective.

DAFTAR ISI

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACK ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Akuntansi ... 6

B. Unsur – Unsur Sistem Akuntansi ... 7

C.Hubungan Antara Sistem Akuntansi Dengan Pengendalian Intern ... 11

D. Pengertian Gaji dan Upah ... 19

E. Sistem Akuntansi Penggajian ... 24

1. Dokumen yang Digunakan ... 26

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 28

3. Jaringan yang Membentuk Sistem Penggajian ... 30

F. Sistem Pengendalian Intern Gaji ... 32

G. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 34

H. Kerangka Konseptual ... 36

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 37

B. Teknik Pengumpulan Data . C. Jenis Data dan Sumber Data ... 41

D. Metode Analisis Data ... 42

E. Jadwal dan Tempat Penelitian ... 42

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan ... 43

b. Struktur Organisasi Perusahaan ... 44

c. Kebijakan dan Peraturan Kepegawaian ... 45

2. Sistem Akuntansi Penggajian a. Dokumen yang Digunakan ... 48

b. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 48

c. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 48

3. Sistem Pengendalian Intern Penggajian ... 60

B. Analisis Hasil Penelitian 1. Sistem Akuntansi Penggajian ... 62

2. Sistem Pengendalian Intern Penggajian ... 65

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 69

B. Saran ... 70

DAFTAR PUSTAKA ... 71

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem

akuntansi terhadap penggajian yang di terapkan oleh PT. Atmindo dapat memadai untuk membantu manajemen perusahaan dalam melakukan pengendalian.

Jenis penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan sekunder seperti teknik observasi, wawancara dengan pihak perusahaan. Penelitian ini dilakukan pada kantor PT. Atmindo Medan, yang berlokasi di jalan Yos Sudarso No. 100 dan waktu penelitian di mulai pada bulan Februari 2010 sampai dengan selesainya skripsi ini.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan oleh PT. Atmindo Medan untuk menangani penggajian telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan dalam pengendalian gaji. Hal ini baik karena perusahaan memiliki banyak tenaga kerja dan sebagai imbalan atas jasa mereka berupa gaji, sehingga perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang efektif.

ABSTRACT

The purpose of this study is to determine how the payroll accounting system to be implemented by PT. Atmindo be sufficient to assist corporate management in control.

The research is descriptive research that uses primary data such as results of interviews with secondary parties such as corporate and observation techniques, interviews with secondary parties such as corporate and observation techniques, interviews descriptive. This research was conducted at the office of PT. Atmindo Medan, which is located in Yos Sudarso No way. 100 and the time the study began in February 2010 to the completion of this thesis.

The results of this study indicate that the system adopted by the PT. Atmindo Medan to handle the payroll has been adequate in helping the company management in controlling salaries. This is good because the company has a lot of labor and as a reward for their services in the form of salaries, so the company must have an accounting system effective.

BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Perkembangan dunia bisnis mengharuskan perusahaan untuk memandang jauh ke depan dan mampu mengidentifikasi setiap peluang yang muncul serta merumuskannya dalam perencanaan jangka panjang perusahaan agar dapat berkompetisi dan memenangkan persaingan. Perusahaan juga diharapkan dapat terus tumbuh dan berkembang seiring berjalannya waktu. Untuk itu, perusahaan membutuhkan berbagai sumber daya alam, modal, maupun sumber daya manusia. agar kelangsungan hidup perusahaan terjamin maka perusahaan dituntut untuk mampu mengelola seluruh potensi sumber daya yang dimiliki dengan sebaik-baiknya.

Keberadaan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan sangat penting karena mereka yang memprakarsai terbentuknya perusahaan, mereka yang berperan membuat keputusan untuk semua fungsi dan mereka juga yang berperan dalam menentukan kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Atas sumbangan tenaga kerja dalam kegiatan usaha tersebut, maka perusahaan memberikan imbalan sebagai balas jasa kepada mereka berupa gaji dan upah.

Semakin besar suatu perusahaan maka semakin luas juga ruang lingkup kegiatan usahanya, ini berarti semakin banyak pula tenaga kerja yang terlibat di dalamnya. Hal ini menimbulkan kesulitan bagi pemimpin untuk mengendalikan keseluruhan perusahaan seorang diri, sehingga perlu adanya pendelegasian wewenang kepada orang lain. Sebagai gantinya, diperlukan suatu pengendalian

untuk menjaga sumber daya perusahaan agar terhindar dari berbagai kesalahan dan kecurangan yang mungkin terjadi. Untuk itulah dilakukan pengendalian intern dalam perusahaan.

Pengendalian intern yang memadai harus didukung oleh sistem akuntansi perusahaan. Sistem akuntansi merupakan suatu rangkaian dari formulir-formulir, catatan-catatan, laporan-laporan, serta alat-alat lainnya yang dikoordinasikan sehingga dapat memberikan informasi kepada pemimpin perusahaan guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Dalam sistem akuntansi yang baik akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya. Suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain melalui laporan yang sampai kepada pihak manajemen. Oleh karena itu terdapat suatu hubungan erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern suatu perusahaan.

Dengan bertambahnya kompleksitas kegiatan perusahaan, maka dirancanglah sistem akuntansi untuk setiap kegiatan, salah satunya adalah untuk kegiatan penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan serta pembayaran.

PT. Atmindo adalah perusahaan yang bergerak di bidang perbengkelan khusus untuk pembuatan, perbaikan peralatan dan mesin – mesin perkebunan di Sumatera Utara. PT. Atmindo berdiri pada tanggal 24 Maret 1974 berdasarkan surat keputusan menteri perindustrian No. 102/M/SK/III/1971. tentang pemberian

izin pembuatan alat-alat pertanian, peralatan pengolahan hasil perkebunan dan boiler di Sumatera Utara.

Dilihat dari bidang usaha yang digeluti, dapat diketahui bahwa perusahaan memiliki banyak tenaga kerja, perusahaan ini memberikan imbalan atas jasa tenaga kerjanya berupa gaji dan upah, dan telah menerapkan sistem akuntansi atas gaji dan upah untuk pengendalian gaji dan upah. Jumlah tenaga kerja yang relatif banyak mengakibatkan pengeluaran gaji dan upah juga besar.

Oleh sebab itu perusahaan dituntut untuk menerapkan sistem akuntansi yang baik untuk pengendalian gaji dan upah. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan yang akan merugikan perusahaan seperti adanya karyawan fiktif atau pembayaran gaji dan upah pada karyawan melebihi jumlah yang seharusnya.

Pada riset yang dilakukan, penulis menemukan masalah pada perusahaan yaitu adanya penitipan absen karyawan yang seharusnya tidak diperbolehkan pada karyawan yang datang tidak tepat waktu sesuai degan yang telah ditentukan. Hal ini dapat merugikan perusahaan.

Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk meneliti mengenai sistem akuntansi penggajian dalam perusahaan tersebut apakah telah berjalan secara efektif guna dijadikan sebagai sarana untuk pelaksanaan pengendalian. Dilatarbelakangi hal ini penulis mengambil judul skripsi yakni “Sistem Akuntansi Penggajian Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji Pada PT. Atmindo”

B. Perumusan Masalah Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka masalah penelitian dapat dirumruskan sebagai berikut ”Apakah sistem akuntansi penggajian tersebut dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern gaji?”.

C. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu pihak manajemen dalam pengendalian intern terhadap gaji dan upah.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitiannya adalah:

1. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis yang telah diperoleh selama perkuliahan, khususnya dalam bidang pengendalian intern pada sistem penggajian.

2. Memberikan sumbangan pikiran yang kiranya dapat berguna bagi manajemen perusahaan dalam hal pengendalian intern pada sistem penggajian.

3. Sebagai sumbangan pikiran bagi pihak-pihak lain yang tertarik untuk meneliti dalam pengendalian intern pada sistem penggajian.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS A. Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001 : 2-3) suatu sistem adalah sekelompok unsur yang berhubungan erat satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:

1. setiap sistem terdiri dari unsur-unsur,

2. unsur-unsur tersebut terpadu sistem yang bersangkutan,

3. unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem, 4. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Menurut Hall (2001 : 5) sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem yang berlaku untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Sedangkan prosedur merupakan suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal merupakan kegiatan seperti kegiatan menulis, menggadakan, menghitung, memberi kode, mendaftar memilih (mensortasi), memindahkan serta membandingkan dalam hal menata informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar (Mulyadi, 2001 : 5-6).

Sebagaimana telah diketahui bahwa akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai kegiatan

ekonomi dan kondisi perusahaan. Saat ini pengertian akuntansi sebagai sistem informasi lebih dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Maksudnya data yang diolah oleh sistem informasi akuntansi hanya terbatas pada transaksi keuangan. Hasil olahan data akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan.

Setelah memahami pengertian sistem, prosedur dan akuntansi, maka selanjutnya dikemukakan pengertian sistem akuntansi. Dalam bukunya Mulyadi (2001 : 3) mendefenisikan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Hall (2001 : 7) memberikan defenisi sistem informasi sebagai berikut : Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.

B. Unsur-unsur dari Sistem Akuntansi

Dari kedua defenisi sistem akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dari sistem akuntansi adalah (Mulyadi, 2001 : 3-5):

1. formulir / dokumen,

formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering juga disebut istilah dokumen dan media. Disebut dokumen karena dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam dalam secara keras. Disebut media karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti keyboard, mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dalam sistem akuntansi adalah:

a. untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan,

b. untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening,

c. untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perindah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.

Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir: 1) jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan,

2) jika informasi tersebut harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut,

3) jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunaan,

4) Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi digunakan.

2. Catatan-catatan

Ada tiga catatan dalam unsur sistem akuntansi yaitu jurnal, buku besar, dan buku pembantu.

1. Jurnal

Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntasi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Oleh karena itu suatu jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun tidak dicatat, catatan yang dilakukan didalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.

Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntasi manual adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi banyak kolom multikolm). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar yang banyak jumlah transaksinya penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus (special

journal). Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi

yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode mengikhtisarkan transaksi yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Jurnal khusus yang paling lazim digunakan untuk mencatat transaksi pada perusahaan berskala kecil dan menengah adalah :

a. Jurnal pendapatan (Revenue Journal), digunakan hanya untuk mencatat pendapatan honor (jasa) secara kredit (fees earned on

account). Dalam perusahaan dagang jurnal penjualan (sales journal)

yang mirip dengan jurnal pendapatan. Dalam perkiraan ini akan terlihat perkliraan piutang dan penjualan,

b. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam cara pembukuan tertentu (voucer

system), jurnal pembelian digantikan fungsinya oleh register voucher (voucher register),

c. Jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perushaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas,

d. Jurnal pengeluaran kas. Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas. Biasanya jurnal pengeluaran kas ditujukan untuk pembayaran utang usaha dan beban. Pada umumnya dalam perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata utang transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

2. Buku Besar

Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit, sebagai alat untuk mengiklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasarkan prinsip tata buku berpasangan (double entry bookeeping). Rekening-rekening yang dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku besar yang neraca dan laporan laba rugi.

3. Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu (subsidairy ledger) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Rekening buku besar yang dirinci informasinya dalam buku besar pembantu disebut rekening kontrol

(controlling acount), sedangkan rekening-rekening rincian yang terdapat

besar pembantu digunakan dalam perusahaan adalah untuk persediaan, piutang, utang, harga pokok produk, dan aktiva tetap.

3. Laporan

Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan setelah transaksi dicatat dan diikhtisarkan, maka disiapkan laporan bagi pemakai. Laporan yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus didentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Adapun laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, laporan perubahan laba ditahan. Data yang terdapat dalam laporan rugi laba, laporan ekuitas, laporan perubahan laba ditahan, laporan arus kas digunakan untuk satu periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca untuk tanggal tertentu.

Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan diperlukan pertimbangan terhadap beberapa faktor penting yaitu :

a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.

b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu keamanan harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.

c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi. Setelah mempertimbangkan ketiga faktor diatas bersama-sama untuk menyusun sistem akuntansi, maka dapat mewujudkan tercapainya tujuan sistem akuntansi tersebut. Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu :

1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru,

2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya,

3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan,

C. Hubungan Antara Sistem Akuntansi dengan Pengendalian Intern.

Suatu perusahaan yang relatif kecil, biasanya aktivitas operasinya masih sederhana. Hal ini disebabkan karena perusahaan tersebut memiliki faktor-faktor produksi dalam jumlah yang kecil baik dalam jumlah tenaga kerja, jumlah bahan baku, jumlah mesin, dan aktiva lainnya. Dalam perusahaan ini pemilik tidak terlalu sulit untuk melakukan pengendalian terhadap perusahaan tersebut.

Namun berbeda halnya dengan perusahaan yang lebih besar. Dimana perusahaan yang lebih besar memiliki faktor-faktor produksi dalam jumlah yang lebih banyak seperti bahan baku, tenaga kerja, mesin dan lain-lain. Oleh karena semakin besarnya perusahaan, maka semakin rumit pula aktivitasnya dan semakin kompleks juga permasalahan yang dihadapi. Hal ini menyebabkan pihak manajemen sulit melakukan pengendalian secara langsung. Untuk dapat mengatasi kesulitan tersebut, maka pihak manajemen membutuhkan suatu alat pengedalian. Alat pengendalian tersebut adalah sistem pengendalian intern perusahaan.

Mulyadi (2001 : 163) menjelaskan bahwa pengendalian intern adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mendiring efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern dalam suatu perusahaan adalah penting untuk menghindar kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan informasi keuangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern.

Menurut mulyadi (2002:163) Tujuan Sisatem Pengendalian Intern adalah :

a. untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan dan catatan pembukuannya. Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perushaaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat,

b. untuk menjamin kebenaran data akuntansi. Manajemen harus memiliki data akuntansi dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan penting. Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk mengamankan/menguji kecermatan dan sampai seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat,

c. untuk menggalak efisiensi usaha. Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksud untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan berganda yang tidap perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dan yang tidak efisien, d. untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan.

Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan diaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.

D. Unsur Sistem Pengendalian Intern

Laporan COSO (Boy ton, Jhonson, and Kell, 2001 : P. 325) mengidentifikasikan lima komponen struktur Audit intern yang saling berkaitan sebagai berikut:

1). Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijaksanaan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen dan pemilik perusahaan mengenai pentingnya pengawasan intern perusahaan. Sikap manajemen sangat berperan untuk mengawasi dan mengendalikan perusahaan secara efektif. Kalau manajemen puncak merasa pengawasan itu penting karyawan dan sataf akan merasa hal yang sama juga dan akan berusaha dengan sungguh-sungguh untuk mematuhi kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan.

2). Penilaian Resiko

Resiko adalah suatu tingkat ketidak pastian tertentu dalam suatu hal. Resiko pada umumnya sukar diukur, karena penetapan resiko biasanya tidak dapat dilakukan dengan sajian khusus yang bersifat kuantitatif dan tidak mempunyai suatu standar yang berlaku umum. Tujuan manajemen mengadakan resiko adalah untuk menentukan bagaimana manajemen

resiko harus mengandung pertimbangan khusus atau resiko-resiko yang timbul dari pertimbangan khusus atau resiko-resiko yang timbul dari perubahan situasi dari setiap daerah usaha baru atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi, undang-undang, dan peraturan baru, perubahan yang berkenaan dengan aturan-aturan mengenai sistem atau teknologi baru yang cepat yang mengakibatkan kwalitas dalam pegawai yang terlibat dalam fungsi pemerosesan dan pelaporan informasi.

3). Prosedur Pengendalian

Aktivitas pengawasan adalah merupakan kebijaksanaan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa kebijaksanaan manajemen telah dijalankan. Aktivitas pengawasan membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil didalam menghadapi resiko sehubungan dengan pencapaian tujuan suatau usaha. Aktivitas pengawasan mempunyai tujuan yang berbeda-bedada diterapkan pada organisasi serta tingkat fungsioanal yang berbeda pula.

4). Pemantauan Atau Monitoring

Monitoring adalah proses penilaian kwalitas dari pelaksanaan struktur pengawasan intern secara terus menerus. Hal ini mencakup penilaian oleh personel yang tepat dan dasar waktu yang tepat. Apakah struktur pengawasan intern telah dilaksanakan sesuai dengan perubahan keadaan. Monitoring dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang biasanya dilakukan bagian pemeriksaan intern atau audit intern. Audit intern dapat melakukan pemeriksaan dan penilaian sewaktu-waktu dan melaporkan kepada manajemen atau komite audit tentang kelemahan-kelemahan struktur pengawsan intern sekaligus memberi rekomendasi.

5). Informasi Dan Komunikasi

Sistem informasi berhubungan dengan tujuan pelaporan dimana di dalam hal ini termasuk sistem akuntansi yang terdiri dari metode dan catatan untuk mengidentifikasi, pengelompokan, penganalisaan, pengklasifikasian, pencatatan dan pelaporan transaksi perusahaan. Kamunikasi menyangkut pemastian bahwa pegawai yang terlibat dalam sistem pelaporan keuangan memahami bagaimana aktivitas mereka itu berhubungan dengan pekerjaan orang lain baik di dalam maupun diluar organisasi. Buku pedoman tentang kebijaksanaan, pedoman pelaporan akuntansi dan keuangan bagian perkiraan, maupun bagian dari komponen informasi dan komunikasi dari struktur pengawasan intern.

Tabel 2.1.

Indikator dan Masalah pengendalian Internal Tanda peringatan yang menyangkut

manusia

Tanda peringatan dari sistem akuntansi.

a. gaya hidup berubah jadi mewah (tanpa memenangkan undian).

b. hubungan sosial yang dekat dengan pemasok.

1. dokumen yang hilang atau nomor-nomor transaksi yang tidak berututan (yang bisa berarti bahwa dokumen

c. menolak untuk mengambil cuti. d. sering meminjam dari karyawan

lain,

e. mengkonsumsi alkohol atau obat-obat secara berlebihan

sedang digunakan untuk transaksi penipuan).

2. pengembalian uang kepada pelanggan mengalami kenaikan yang tidak lazim

(pengembalian tersebut mungkin rekayasa saja). 3. Perbedaan diantara penarikan

tunai harian dan setoran ke bank (dapat berarti uang tersebut berlebihan dahulu sebelum disektor ke bank). 4. keterlambatan pembayaran

dari pelanggan meningkat secara tiba-tiba (karyawan mungkin mengantongi pembayaran tersebut).

5. keterlambatan dalam

pencatatan transaksi (bisa merupakan upaya untuk menunda terdeteksinya penggelapan yang dilakukan )

Sumber : C. Rolling Niswonger, (2001: 198) (diolah)

Menurut Mulyadi ( 201:165) Unsur pokok pengendalian intern dapat dilihat pada gambar dibawah ini sebagai berikut:

Organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan

wewenang secara tegas.

Sistem otoritas dan prosedur pencatatan

Unsur Pokok Sistem Praktik yang sehat

Pengendalian Intern

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi ini merupakan rerangkaian (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawabfungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

Setiap transaksi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Cara tersebut sebagai berikut:

a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwewenang.

b. Pemeriksaan mendadak.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi.

d. Perputaran jabatan (job rotation)

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompoten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan

perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut:

1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-chek) dan spesialisasi pekerjaan klerikal, sedangkan dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.

2. Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual.

3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangani manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga

pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.

Sistem pengendalian intern efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut:

a. Personalia yang mampu dan dapat dipercaya

b. Tugas pertanggung jawaban

c. Pemberian kuasa yang tepat d. Pembagian tugas

Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua golongan:

1) Pengendalian utama, pengendalian terhadap personel.

2) Pengendalian tambahan.

Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan.

Untuk melihat penyebab perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini:

Tabel 2.2 : Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian

Yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut Penyebab Diperlukannya

Pengendalian

Tipe Pengendalian Efektif Ketidak sesuaian antara tujuan Individu

dengan tujuan organisasi

Keterbatasan individu:

Kurangnya atau ketiadaan kompensasi personel

Keterbatasan yang bersifat manusiawi

Pengendalian utama:

Pengendalian terhadap personel

Pengendalian tambahan:

Pengendalian terhadap keluaran Pengendalian terhadap tindakan

tertentu

Pengendalian terhadap personel

Penghindaran organisasi dari masalah pengendalian

Sumber: Mulyadi dan Jhony Setiawan (2001: 647) (diolah)

Dalam melaksanakan sistem pengendalian intern, para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut:

a) Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi. b) Mereka yang melaksanakan transaksi itu.

c) Mereka yang bertanggungjawab atas harta, utang, biaya atau pendapatan sebagai akibat transaksi itu.

Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. Sistem pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan.

Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai hubungan erat dengan sistem pengendalian intern. Dimana sistem akuntansi adalah bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem pengendalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan obyek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Namun yang perlu diingat bahwa unsur yang terpenting dari cara tersebut adalah pegawai yang cakap dan terpercaya. Walau unsur-unsur pengendalian lainnya baik, pegawai yang kurang cakap dan tidak jujur dapat mengurangi arti dari sistem pengendalian.

E. Pengertian Gaji dan Upah

Setiap pegawai atau karyawan yang bekerja suatu perusahaan, dimana mereka telah memberikan jasa dan keahlian mereka dalam operasi perusahaan, maka mereka akan menerima balas jasa atas apa yang mereka berikan. Balas jasa tersebut bisa disebut kompensasi. Kompensasi dapat berupa gaji atau upah, tunjangan bonus dan lain-lain.

Mulyadi (2001 : 373) memberikan defenisi gaji dan upah adalah sebagai berikut :

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

Sedangkan menurut Manullang (2001 : 57) gaji adalah” pemberian kepada pegawai dengan pembayaran berupa uang sebagai balas jasa suatu pekerjaan yang

telah dilaksanakan sebagai pemberian kegairahan untuk pelaksanan dan kegiatan yang diwaktu yang akan datang”.

Menurut Achmad S. Ruky (2001 : 191) faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat patokan gaji (standar upah/gaji) perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Ketetapan pemerintah, 2. Tingkat upah/gaji pasaran, 3. Kemampuan perusahaan,

4. Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan, 5. Tuntutan pekerjaan.

Salah satu faktor diatas yaitu ketetapan pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai ketentuan pemerintah mengenai Upah Minimum Regional (UMR) atau Upah Minimum Sektral Regional (UMSR) sebagai pegangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaannya. Tentunya ini hanya berlaku untuk jabatan pelaksana tingkat terendah.

Selain faktor-faktor yang mempengaruhi patokan gaji diatas, perusahaan juga harus memperhatikan prinsip-prinsip pembayaran gaji dengan maksud agar pegawai merasa puas dan meningkatkan prestasinya dalam operasi perusahaan untuk mencapai tujuan. Adapun prinsip-prinsip gaji tersebut adalah sebagai berikut:

a. Gaji yang diberikan harus mencukupi kebutuhan pokok minimum pegawai dan keluarganya,

b. Pemberian gaji harus adil, artinya besar kecilnya gaji tergantung kepada berat ringannya tanggung jawab yang dibebankan kepada pegawai yang bersangkutan,

d. Besar kecilnya suatu gaji harus mengukuti perkembangan harga pasar. Hal ini harus diperhatikan, sebab bukan banyaknya gaji yang diterima, tetapi berapa banyaknya barang atau jasa yang dapat dibeli dengan gaji yang diperoleh,

e. Sistem pembayaran gaji harus mudah dipahami dan dilaksanakan sehingga pembayarannya dapat dilakukan dalam waktu yang relatif singkat,

f. Perbedaan gaji harus didasarkan atas evaluasi jabatan yang relatif, g. Struktur gaji harus kembali dan mungkin harus diperbaiki apabila

kondisi perusahaan berubah.

Disamping gaji pokok yang diberikan, perusahaan memberikan jenis kompensasi lain kepada pegawai atau karyawannya. Misalnya tunjangan-tunjangan. Beberapa jenis tunjangan yang penting adalah :

1). Libur

setiap tahunnya untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka yang mendapat gaji sebagaimana pada hari kerja biasa,

2). Cuti

hampir semua perusahana memberikan cuti kepada karyawannya, dan selama cuti mereka mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas, misalnya cuti dua minggu per tahun untuk karyawan yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika diatas lima tahun cuti diberikan selama tiga minggu,

3). Bonus

biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung antara kesepakatan antara majikan dan karyawannya dan bisa didasarkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi atau pabrik melampaui target yang ditentukan,

4). Asuransi

banyak perusahaan membayar semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi atau ansuransi jiwa,

5). Pensiun

ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setalah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda antar perusahaan,

6). Premi lembur (over time premium pay)

merupakan tambahan tarif per jam apabila karyawan melampaui jam kerja normal.

Selain membayar gaji sesuai dengan ketentuan pemerintah, manajemen juga mempertimbangkan cara memaksimumkan produktivitas kerja. Salah satu alat untuk mencapai hal ini adalah program kompensasi intensif, yang memberikan tambahan kompensasi kepada karyawan yang kinerjanya melampaui standar yang ditentukan. Kompensasi ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja pada karyawan. Adapun maksud dari pemberian kompensasi itu adalah :

(1) Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendapat tambahan penghasilan dengan bekerja secara lebih efeisien,

(2) Mengurangi biaya per unit produk jadi. Meskipun upah bisa meningkat dengan adanya program intensif, namun manajemen mengharapkan bahwa overhead pabrik tidak bertambah dalam jumlah besar.

F. Sistem Akuntansi Penggajian

Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode. Penggajian itu penting karena alasan berikut :

1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu,

2. Penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah, 3. Penggajian serta pajak gaji yang berkaitan memiliki pengaruh yang

signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta yang berkaitan dengan gaji.

Sedangkan informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah (Mulyadi,2001 : 374) :

a. jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu,

b. jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu,

c. jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu,

d. rincian unsur biaya gaji yang beban perusahan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

Mulyadi (2001 : 17) mendefenisikan sistem akuntansi penggajian merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menangani perhitungan gaji karyawan dan pembayarannya.

Dalam merancang sistem penggajian, data-data harus disimpan secara akurat untuk setiap karyawan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-waktu badan-badan yang dimaksud melakukan inspeksi. Sistem penggajian harus dirancang untuk membayar gaji karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidak puasan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.

Umumnya sistem penggajian berbeda pada setiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum dalam sebagian besar sistem ini adalah :

1) Register pembayaran gaji

Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhitisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian,

2) Catatan pendapatan karyawan

Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan,

3) Cek gaji

Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji.

1. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi,2001 : 374-379) :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji,

dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirim ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji, 2. Kartu jam hadir

dokumen ini digunakan oleh fungsi waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu,

3. Kartu jam kerja,

dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum, digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan,

4. Daftar gaji,

dokumen ini berisi jumlah gaji brut setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi, dan lain-lain sebagainya.

5. Rekap daftar gaji,

dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.

Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah,

6. Surat pernyataan gaji,

dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam keadana terpisah dalam dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai cataan bagi setiapkaryawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan,

7. Amplop gaji,

uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Dihalaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu,

8. Bukti kas keluar,

dokumen ini merupakan perintah uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.

Ada beberapa fungsi yang berkaitan dalam sistem akuntansi penggajian. Fungsi – fungsinya adalah (Mulyadi,2001 : 382-384) :

(1) fungsi kepegawaian,

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di bawah departemen personalia dan umum,

(2) fungsi pencatat waktu,

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perushaan sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Fungsi ini berada di bawah departemen personalia dan umum,

(3) fungsi pembuat daftar gaji,

fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi pembuatan daftar gaji berada dibawah departemen personalia dan umum,

(4) fungsi akuntansi,

dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan

pembayaran gaji karyawan, misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun, dan sebagainya. Fungsi akuntansi berada di bawah departemen keuangan,

(5) fungsi keuangan,

fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi fungsi keuangan berada ditangan bagian kasa.

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah: a. Jurnal umum.

dalam pencatatan gaji jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam setiap perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini :

Tahap pertama : berdasarkan dokumen bukti kas keluar dicatat oleh bagian utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut :

Gaji xxx

Bukti kas keluar yang Akan dibayar xxx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji sebagai clearing account.

Tahap kedua : berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut :

Biaya overhead pabrik sesungguhnya xxx

Biaya Administrasi umum xxx

Biaya pemasaran xxx

Tahap ketiga : berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut :

Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx

Kas xxx

Tahap keempat : berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol : biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran,

b. Kartu harga pokok produk.

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah daftar upah,

c. Kartu biaya,

catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum dan rekap daftar gaji,

d. Kartu penghasilan karyawan,

catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima dari perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap perusahaan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan

sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.

3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini (Mulyadi,2001 : 385-386) :

• prosedur pencatatan waktu hadir,

prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani setiap hadir atau pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji, dimana daftar hadir digunkan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong karena ketidakhadiran mereka. Daftar ini dapat juga digunakan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur,

• prosedur pembuatan daftar gaji,

dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir,

• prosedur distribusi biaya gaji,

biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya,

• prosedur pembuatan bukti kas keluar,

prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh fungsi akuntansi setelah menerima daftar gaji dari fungsi kepegawaian. Kemudian bukti kas keluar diserahkan ke fungsi keuangan sebagai dasar pembayaran gaji, • prosedur pembayaran gaji,

dalam prosedur ini, fungsi keuangan menerima periuntah untuk membayar gaji karyawan dalam bukti kas keluar. Kemudian fungsi keuangan menuliskannya ke dalam cek dan menguangkannya ke bank dan memasukkan uang tersebut ke dalam amplop setiap karyawan atau memasukkan uang tersebut ke dalam rekening setiap karyawan yang ada di bank.

Adapun diagram arus data untuk prosedur pembayaran gaji dapat dilihat pada Gambar 3 sebagai berikut.

Bagian Pencatatan Waktu Bagian Gaji dan Upah

KHJ = Kartu jam hadir

RGD = Rekap daftar gaji

SPG = Surat pernyataan gaji

DG = Daftar gaji

Sistem Akuntansi

Sumber : Mulyadi , ( 2001 : 19) (diolah) Mulai Mencatat jam hadir Kartu jam hadir Membuat daftar hadir 2 KHJ 1 Daftar Hadir Karyawan 1 1 2 KHJ Daftar hadir Membuat daftar gaji Membuat rekap gaji SPG 2 1 RDG Kartu penghasilan karyawan 2 Daftar gaji 2 T 8 2 DG 3 Bukti Kas Keluar T Kartu panghasilan karyawan A

G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian

Sistem pengendalian intern penggajian sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja, dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna mentapkan secara tepat dan teliti berapa gaji yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan terhadap gaji ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:

1. Adanya karyawan / pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan,

2. Penyiapan buku pembayaran gaji palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali,

3. Menguangkan cek gaji yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan,

4. Membuat kesalahan dan perhitungan sehingga gaji yang diterima oleh karyawan lebih atau kurang dari yang semestinya,

5. Adanya karyawan yang mengisi absensi untuk beberapa orang karyawan, 6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai

pengeluaran,

7. Mencatat jumlah total gaji yang tidak benar dalam buku gaji.

Setelah melihat berbagai kecurangan di atas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji.

Adapun unsur pengendalian intern dalam sistem akuntanasi penggajian menurut Mulyadi (2001 : 286) adalah sebagai berikut :

Organisasi,

a. fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan, b. fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi,

Sistem otoritas,

c. setiap orang yang namanya tercantum daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama,

d. setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada keputusan direktur keuangan,

e. setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian,

f. kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu,

g. perintah lembur harus diotorisasi oleh departemen karyawan yang bersangkutan,

h. daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia,

i. bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi,

Prosedur pencatatan,

j. perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan,

k. tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasikan ketelitian oleh fungsi akuntansi,

praktik yang sehat,

l. kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung,

m. pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu hadir diawasi oleh fungsi pencatat waktu,

n. pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran, o. perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan

penghasilan karyawan,

p. catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan daftar gaji. Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian seperti keterangan di atas adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas. Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi kepengawasan, fungsi pencatatan

waktu, fungsi pembuatan daftar gaji, fungsi keuangan, fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian intern yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar.

H. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Malau (2004) melakukan penelitian dengan judul Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah Pada Kantor Besar PT. Socfin Indonesia Medan. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang cukup efektif sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen dalam mendukung pengendalian intern gaji dan upah.

Nababan (2006) menganalisis sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai alat bantu pengendalian pada PT. Nindya Karya(Persero) Cabang Sumatera Utara. Kesimpulan yang didapat adalah sistem penggajian dan pengupahan sudah cukup memadai untuk digunakan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Damanik (2006) melakukan penelitian tentang sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai alat pengawasan intern gaji dan upah pada PT.Tolan Tiga Indonesia. Penelitian tersebut berkesimpulan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan cukup efektif sebagai alat pengawasan intern gaji dan upah.

Peneliti (Tahun)

Judul Penelitian Kesimpulan Linda Sortauli

Malau (2004)

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat

Bantu Manajemen Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah Pada Kantor Besar PT. Socfin Indonesia Medan.

Sistem penggajian dan pengupahan yang cukup efektif sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen

dalam mendukung pengendalian intern gaji dan

upah. Roganti J.

Nababan (2006)

Analisa Sistem Akuntansi

Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat

Bantu Pengendalian Pada

PT. Nindya Karya(Persero) Cabang

Sumatera Utara

Sistem penggajian dan pengupahan sudah cukup memadai untuk digunakan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah.

Obed Gumparadi Damanik

(2006)

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat

Pengawasan Intern Gaji dan Upah Pada PT.Tolan Tiga Indonesia.

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan cukup efektif sebagai alat pengawasan intern gaji dan upah.

I. Kerangka Konseptual

Bukti

PT. Atmindo Medan adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perbengkelan khusus untuk pembuatan, perbaikan peralatan dan mesin – mesin perkebunan di Sumatera Utara. Dimana dalam pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan mempekerjakan banyak karyawan dan sebagai imbalan yang diberikan perusahaan atas karyawannya adalah gaji dan upah. Proses pembayaran gaji dan upah tersebut membentuk suatu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

PT. ATMINDO

BAGIAN PERSONALIA

FUNGSI KEUANGAN FUNGSI

AKUNTANSI

GAJI/UPAH SISTEM AKUNTANSI PADA _{PT. ATMINDO}

BAB III

METODE PENELITIAN A. Jenis Data

1. Data Primer

Merupakan data secara langsung diperoleh dari objek penelitian, dalam hal ini adalah PT Atmindo yang diperoleh melalui teknik wawancara dan observasi, yang kemudian diolah oleh penulis.

2. Data Sekunder

Merupakan data yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi, yaitu data yang sudah diolah. Data ini adalah data yang sudah ada pada PT Atmindo seperti: struktur organisasi, sejarah singkat perusahaan, sistem akuntansi penggajian.

B. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu:

1. Teknik observasi yaitu merupakan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dan mencatat hasil pengamatan

2. Teknik wawancara yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan. Dalam hal ini wawancara dilakukan degan pihak kepala bagian sumber daya manusia, bagian gaji dan upah.

C. Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu dengan cara menentukan, mengumpulkan data, mengklarifikasikan, mengintresprestasikan dan kemudian dibandingkan dengan teori-teori, lalu diambil suatu kesimpulan dan selanjutnya diberikan saran.

D. Lokasi Dan Jadwal Penelitian.

PT Atmindo berlokasi di JL. Kom laut yos sudarso No. 100 Medan waktu penelitian dimulai dari bulan februari 2010 sampai dengan selesai.

Tabel 2.3. Jadwal Penelitian

Tahap Penelitian Bulan

Feb Mar Aprl Mei Jun Jul Agus

1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 3 4

Pra Riset

Pengajuan proposal

Penyerahan proposan kepada dosen pembimbing

Bimbingan dan perbaikan proposal

Seminar proposal Riset

Bimbingan dan penyelesaian skripsi

Meja Hijau

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitia

1. Gambaran Umum PT. Atmindo Medan a. _{Sejarah PT Atmindo}

Pendirian PT Atmindo dimulai sekitar tahun 1920, dengan nama Medan

Schine Machine oleh pengusaha Belanda. Perusahaan ini pada awalnya

merupakan perbengkelan khusus untuk pembuatan perbaikan peralatan dan mesin-mesin perkebunan di Sumatera Utara.

Setelah berakhir Perang Dunia II, Perbengkelan ini menjadi milik PT Socfindo, yaitu sebuah perusahaan Belgia yang bergerak dibidang perkebunan dan memberi nama Socamee ( Societe Ateliers Mechaninque ) kepada bengkel tersebut. Kegiatan perbengkelan ini meluas sehingga pemasangan dan perbaikan lokomotif-lokomotif diesel untuk perkebunan dan alat-alat industri mekanis, pembuatan dan pembangunan kerangka-kerangka besi, hangar-hangar, penggalangan kapal tunda dan pabrik kelapa sawit lengkap. Perbengkelan ini mendapat nama baik karena hasil pekerjaan yang bermutu dan berkualitas baik sehingga berkembang menjadi unit perbengkelan yang terbesar di Sumatera.

Pada tahun 1971 berdasarkan Surat Persetujuan Pemerintah No. B.II/ PRES/1/71 tertanggal 28 Januari 1971 bengkel ini beralih menjadi perusahaan yang berdiri sendiri dengan nama PT Atmindo (Ateliers Mechaniques Indonesia) dan tidak lagi menjadi bagian dari PT Socfindo. PT Atmindo ini merupakan perusahaan patungan dengan struktur permodalan dibiayai oleh pemerintah

Republik Indonesia sebesar 37%, Plantation Nord Sumatera sebesar 37%, Deutche Babcock A.G. 26%.

Pendirian PT Atmindo ini diresmikan pada tanggal 24 Maret 1974 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perindustrian No. 102/ M/ SK/ III/ 1971, tentang pemberian izin pembuatan alat-alat pertanian, peralatan pengolahan hasil perkebunan dan boiler di Sumatera Utara.

Meskipun tidak lagi bergabung dengan PT Socfindo, perusahaan tetap membuat dan menerima perbaikan boiler yang rusak yang bukan diproduksi oleh perusahaan.

Pada tahun 1974 ditandatangani perjanjian antara PT Atmindo dengan

Deutsche Babcock Werker A.G Germany. Selanjutnya program utama dari

perusahaan mulai dijalankan pada tahun 1975 sebagai perusahaan di Indonesia yang menghasilkan produk berupa 2 jenis boiler, yaitu jenis pipa air (Water tube

boiler), yang menggunakan bahan bakar kenyal (sisa-sisa kelapa sawit/ sabut/

cangkang) dan boiler jenis pipa api (Fire tube boiler) dengan bahan bakar minyak atau gas. Boiler pipa api yang dihasilkan ini memiliki 1-15 ton/ jam pada tekanan 22 Kg/ cm dengan suhu 2600 uap super heater atau jenuh.

Produk utama yang dihasilkan oleh PT. Atmindo adalah boiler (Steamboiler) jenis pipa air dan pipa api. Selain itu perusahaan juga menerima perbaikan dan pemasangan boiler yang bukan dihasilkan oleh perusahaan. Produk lainnya juga dihasilkan oleh perusahaan, diantaranya :

1. Alat perlengkapan untuk pabrik pengolahan kelapa sawit 2. Alat perlengkapan untuk pabrik pengolahan karet

3. Tangki pengangkutan untuk minyak sawit 4. Bejana-bejana bertekanan (Pressure Vessels)

Sistem produksi yang dijalankan oleh perusahaan adalah menghasilkan barang berdasarkan pesanan (Make to order), sehingga barang yang dihasilkan tidak tetap jenisnya. Tetapi meskipun produk yang dihasilkan banyak jenisnya pada saat ini perusahaan lebih memfokuskan pada pembuatan tangki perebusan untuk pabrik kelapa sawit. PT. Atmindo mempunyai Visi dan Misi dalam mengembangkan usahanya visi dan misi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

Visi PT. Atmindo

Adapun visi Perusahaan adalah sebagai berikut adalah :

“To be the market and technology leader in boilers and pressure vessles manufacturing industry in Indonesia”. (ingin menjadi pimpinan pasar dan

pimpinan teknologi dalam boiler dan industri pengolahan vessel tekanan di Indonesia).

Misi PT. Atmindo

a. To delivery products to be customer faster, cheaper and better

(untuk mengirimkan boiler kepada konsumen lebih cepat, lebih mudah dan lebih baik.)

b. To improve personal competency in a sustainable way (memperbaiki

kemampuan personal dalam cara yang berlanjut terus-menerus).

c. To build strong mutual partnership with suppliers (membangun kerja

b. Struktur Organisasi PT. Atmindo

Struktur organisasi merupakan pemisahan yang jelas bagi setiap bagian dari perusahaan. Dari struktur tersebut dapat kita lihat dengan jelas pendelegasian wewenang dari setiap bagian. Pendelegasian wewenang mengandung unsur penugasan. Jadi melalui unsur-unsur tersebut, setiap personalia pada perusahaan dapat menentukan sampai dimana personalia tersebut harus mempertangungjawabkan tugas serta kewajibannya.

PT. Atmindo memiliki struktur organisasi berbentuk Garis (Line Organization). Dimana kekuasaan mengalir langsung dari pimpinan kepala bagian kemudian dari kepala bagian ke kepala seksi terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Dengan kata lain pimpinan dapat bertindak tanpa dipengaruhi oleh orang lain dan seseorang bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasannya. Dengan kata lain keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya secara maksimal dibantu organisasi yang baik. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah merupakan tujuan perusahaan, tetapi digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan demikian, struktur organisasi yang tepat akan menunjang peningkatan efektivitas dari efisiensi pelaksanaan tugas. Demikian halnya PT. Atmindo dalam menyusun struktur sesuai dengan kebutuhan organisasi PT. Atmindo.

Uraian Tugas

Pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai struktur organisasi PT Atmindo ditetapkan sebagai berikut :

a. Managing Director

Adalah pimpinan perusahaan yang mempunyai tugas : 1. Memimpin aktivitas peusahaan

2. Penganggung jawab teknik dan komersil, coordinating, engineering control, proposal proyek perusahaan, mengembangkan penjualan financial. 3. Berhak untuk mengadakan perjanjian perusahaan dengan perusahaan

lain.

4. Bertanggung jawab pada Direktur Ketua Dewan Pengurus dan Direktur Industri Mesin Departemen Perindustrian Jakarta.

b. QAQC Manager

QAQC Manager mempunyai tugas :

1. Mengkoordinir dan melaporkan pelaksanaan pemasangan Steam Boiler. 2. Merencanakan sisitem dan prosedur yang menyangkut system mutu hasil

produksi sehingga diperoleh pengakuan (srtifikat ISO 9002) dan mempertahankan sebagai bagian integral dari management.

3. Meningkatkan dan mengembangkan kemampuan sistem teknik dan prosedur konsep mutu dan mengimplementasikannya secara efektif dan efesien terutama dalam pelaksanaan ISO 9002-ISO 14000 dan seluruh kegiatan yang menyangkut kelestarian alam dan lingkungan.

4. Bertanggung jawab secara langsung kepada Managing Director.

c. Finance dan Accounting Manager

Mempunyai tugas sebagai berikut:

2. Meningkatkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan bidang-bidang tersebut. 3. Membina, mengawasi dan mengelola terlaksanannya system Laporan

Management (LM/MIS) standar agar berjalan sesuai fungsi dan tujuannya. 4. Menyelenggarakan akuntansi keuangan dan akuntansi biaya serta

membuat laporan keuangan.

5. Bertangung jawab langsung kepada Managing Director atas terlaksananya tugas yang diberikan.

6. Mengatur dan membayar pengeluaran pajak perusahaan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku secara ansuransi mesin.

d. Engineering Manager

Mempunyai tugas:

1. Membuat rencana jangka pendek (Anggaran belanja) pembangunan mesin-mesin/instalasi, traksi alat-alat produksi dan bangunan sipil.

2. Membuat rencana perawatan/pemeliharaan mesin-mesin/instalasi, traksi, alat-alat produksi dan bangunan sipil.

3. Menentukan standar kalkulasi fisik/biaya dan mutu mesin-mesin/instalasi, traksi, alat-alat produksi dan bangunan sipil.

4. Melaksanakan infentarisasi fisik dan mengevaluasi/pelaksanaan hasil pekerjaan bidang tehnik (mesin-mesin, instalasi, traksi dan dinas sipil). 5. Bertangung jawab langsung kepada Managing Director.

e. Manufacturing Manager

Mempunyai tugas:

2. Melaksanakan dan mengerjakan konsep-konsep pabrik dikoordinasikan bersama oleh Manager Egineering.

3. Bersama-sama dengan manager Egineering dan Manager Proyek mengkoordinasikan prioritas penyelesaian order.

4. Mengkoordinasikan pelaksanaan aktifitas pabrik 5. Mengontrol produksi

6. Mengadakan pengiriman hasil produksi

7. Penanggung jawab teknik untuk pelaksanaan aktivitas dan pelayanan pabrik yang tetap.

f. Procurement Manager

Mempunyai tugas :

1. Bertanggung jawab untuk mengadakan barang yang diterima dari bagian yang dilampiri biil of material atau daftar material yang dibutuhkan.

2. Bertanggung jawab untuk barang yang dikeluarkan dari perusahaan. 3. Memperhatikan persediaan barang di gudang.

g. Human Resources Manager

Mempunyai tugas :

1. Bertanggung jawab pada pimpinan perusahaan untuk administrasi pekerja dan pelayanan sekretaris.

2. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan seluruh pemeriksa penanggung jawab untuk seluruh lisensi yang dimiliki dan surat izin perusahaan.

h. Marketing and Sales Manager Mempunyai tugas :

1. Menentukan dan mencari order.

2. Menawarkan dan menerangkan jenis-jenis produk kepada calon konsumen.

3. Mengurus surat- surat yang berkenaan dengan penawaran dari luar dan sebaliknya.

4. Berhubungan dengan periklanan produk.

5. Membuat laporan kemajuan karyawan dilapangan.

c. Kebijakan Serta Peraturan Kepegawaian

Dalam menjalankan perusahaan, apalagi perusahaan yang berskala besar, memerlukan kebijakan dan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi. Dalam hal ini harus ada kerja sama yang baik antara atasan dan bawahan. Dimana atasan harus menjadi teladan bagi bawahannnya dalam melaksanakan setiap kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan.

Demikian halnya dengan PT. Atmindo, dalam menjalankan operasi usahanya menetapkan kabijakan-kabijakan serta peraturan-peraturan yang berguna dalam memperlancar kegiatan usaha.

Pada perusahaan ini terdapat tiga kelompok pekerja yaitu karyawan harian tetap, karyawan bulanan, dan pegawai staf. Salah satu kebijakan dari perusahaan adalah bahwa kelompok pekerja yang boleh lembur ada dua kelompok, yaitu karyawan harian tetap dan karyawan bulanan, sedangkan untuk pegawai staf

ditiadakan. Pelaksanaan lembur diperbolehkan pada hari kerja, hari istrahat mingguan, dan hari libur resmi.

Bagi karyawan harian tetap dan karyawan bulanan selain diberi gaji berupa uang, juga dibari natura yaitu menerima beras catu setiap bulan. Untuk karyawan bulanan, pekerja lelaki/wanita diberi 15 kg, untuk isteri/suami tidak bekerja paling banyak seorang diberi 9 kg, dan untuk tiap anak (maksimal 3 orang ) diberi 7,5 kg.

Hari kerja perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam seminggu, aitu dari hari senin sampai dengan hari sabtu. Jumlah jam kerja 8 jam sehari PT. Atmindo memberi hak cuti dalam satu tahun keapada para pekerjanya, yaitu sebagai berikut:

1. Pegawai Staf : 30 hari (setahun)

2. Karyawan harian tetap dan karyawan bulanan : 14 hari

Dalam hal ini, jika pegawai staf, karyawan bulanan, dan karyawan harian tetap tidak mengambil cutinya, maka secara otomatis akan hangus, artinya tidak bisa diakumulasikan ke tahun berikutnya.

Kebijakan penggajian yang melindungi pekerja/buruh meliputi: a. Upah minimum

b. Upah kerja lembur

c. Upah tidak masuk kerja karena berhalangan

d. Upah krena menjalankan hak waktu istrahat kerjanya e. Bentuk dan cara pembayran gaji

g. Upah untuk potongan pesangon

h. Upah untuk perhitungan pajak penghasilan. Upah tetap dibayar jika:

 Pekerja/buruh sakit, untuk:

a. 4 bulan pertama, dibayar 100% dari gaji b. 4 bualan kedua, dibayar 75% dari gaji c. 4 bulan ketiga, dibayar 50% dsri gsji

d. Bulan selanjutnya dibayar 25% dari gaji sebelum melakukan pemutusan hubungan kerja dilakukan oleh pengusaha.

Adapun upah minimum regional (UMR) di perusahaan ini telah sesuai dengan Ketetapan Pemerintah .

2. Sistem Akuntansi Penggajian a. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan oleh PT. Atmindo adalah: 1) surat pengangkatan karyawan

2) daftar gaji dan daftar upah karyawan 3) kartu jam kerja dan kartu hadir karyawan 4) rekap daftar gaji dan daftar upah

5) surat pemutusan hubungan kerja 6) bukti kas keluar

b. Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) buku jurnal

2) buku besar

3) kartu penghasilan karyawan

3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian a. Prosedur Personalia

1). Prosedur Penerimaan Karyawan

Hal pertama yang dilakukan perusahaan adalah membuat aplikasi tentang penerimaan karyawan atau pegawai di media massa. Setiap surat lamaran yang masuk diseleksi secara ketat oleh bagian umum. Kemudian bagian umum memanggil setiap pelamar yang lulus seleksi melalui surat balasan. Setelah itu, mengadakan test penerimaan terhadap calon karyawan. Test yang diberikan berupa test tertulis, wawancara, test kesehatan dan psikotest. Stelah semua test dilaksanakan dan calon karyawan tersebut memenuhi persyaratan yang diberikan perusahaan serta sesuai kebutuhan, maka karyawan tersebut dipanggil untuk bekerja melalui surat atau telepon. Kemudian bagian umum membuat surat perjanjian kerja yang dibuat rangkap dua, yaitu yaitu satu untuk perusahaan dan satu untuk karyawan. Dalam surat perjanjian kerja memuat hal berikut:

• nama, alamat perusahaan dan jenis usaha,

• nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja/buruh, • jabatan atau jenis pekerjaan,

• tempat pekerjaan,

• besarnya gaji serta pembayarannya,

• syarat – syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban pengusahan dan pekerja/buruh,

• mulai dan jangka waktu berlakunya perjanjian kerja, • tempat dan tanggal perjanjian kerja dibuat,

• tanda tangan para pihak dalam perjanjian kerja.

Pekerja baru diterima bekerja melalui masa pekerjaan selama 3 (tiga) bulan yang dinyatakan secara tertulis dan diberitahukan kepada para pekerja.

2). Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja dilakukan jika karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan dan terbukti melakukan kesalahan berat dan juga terhadap pekerja yang telah mendapat surat peringatan selama 3 (tiga) kali berturut-turut tetapi tidak memperlihatkan perubahan sikap menjadi baik. Pekerja yang tidak masuk kerja dalam waktu paling sedikit 5 (lima) hari kerja berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh perusahaan sedikitnya 3 (tiga) kali, pekerja tersebut dianggap memutuskan kerja sepihak atas kemauan sendiri. Dalam hal ini perusahaan dapat memutuskan hubungan kerjanya sebagai berikut:

 permohonan penetapan hubungan kerja diajukan secara tertulis kepada Panitia Penyelesaian Perburuhan Daerah melalui kantor DEPNAKER disertai dengan alasan yang menjadi dasarnya,

 permohonan tersebut dapat diterima Panitia Penyelesaian Perburuhan Daerah apabila telah dirundingkan pengusahan dan serikat pekerja/buruh atau dengan pekerja/buruh apabila mereka tidak menjadi anggota serikat pekerja/buruh,

 penetapan atas permohonan tersebut hanya dapat diberikan oleh Panitia tersebut jika ternyata telah dirundingkan tidak menghasilkan kesepakatan,

 pekerja kemudian disidang, jika ternyata terbukti bersalah maka perusahaan akan melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan tersebut,

 apabila karyawan tidak menerima pemutusan hubungan kerja tersebut dapat mengajukan ke Panitia Penyelesaian Perburuhan Daerah.

Adapun kesalahan berat yang menyebabkan pengusaha memutuskan hubungan kerja adalah sebagai berikut:

o melakukan penipuan, pencurian atau penggelapan barang dan/atau milik perusahaan,

o memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehingga merugikan perusahaan,

o mabuk, meminum minuman keras yang memabukkan, memakai dan atau mengedarkan narkoba,

o melakukan perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja,

o menyerang, menganiaya, mengancam atau mengintimidasi teman kerja, dan atau pengusahan di lingkungan pekerja,

o membujuk teman pekerja atau pengusaha untuk melakuka perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang – undangan,

o dengan ceroboh atau sengaja merusak atau membiarkan dalam keadaan bahaya barang milik perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan,

o dengan ceroboh atau sengaja membiarkan teman sekerja atau pengusaha dalam keadaan bahaya di tempat kerja,

o membongkar atau membocorkan rahasia perusahaan yang seharusnya dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara,

o melakukan perbuatan lainnya di lingkungan perusahaan yang diancam pidana 5 (lima) tahun atau lebih.

b. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Setiap hari sebelum masuk kantor para karyawan mengisi kartu absensi dan menanda tangani daftar absensi. Dimana daftar absensi ini

sebenarnya, lalu perusahaan akan meminta penjelasan dari karyawan yang mengenai masalah itu sebagai pertanggungjawabannya.

Untuk membantu memonitoring dalam hal keuangan, Auditor internal perusahaan membantu manajer keuangan, akuntansi, umum dan SDM yang hasil pekerjaanya diberikan langsung kepada komisaris. Namun demikian konsentrasi utama dari auditor perusahaan disini bukanlah sebagai monitoring, melainkan sebagai penasehat akuntansi dan keuangan. Jadi bisa dikatakan belum adanya suatu tim khusus yang menyilidiki setiap penyelewengan yang terjadi dilapangan. e. Informasi dan komunikasi

informasi dan komunikasi yang dibutuhkan pada perusahaan ini adalah merupakan laporan dari seluruh kegiatan pada perusahaan mengenai informasi lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan pemantauan guna untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.

Poin terakhir adalah kebijakan dan prosedur kepegawaian pada perusahaan. Dalam hal ini, PT. Atmindo telah membuat dan menerapkan kebijakan-kebijakan yang bermanfaat bagi kelangsungan hidup perusahaan serta menciptakan kesejahteraan para karyawannya. Hal ini terlihat dari daftar gaji yang penulis amati sewaktu mengadakan riset pada perusahaan ini, bahwa gaji yang diberikan pada pegawai paling sedikit Rp. 958.500. Hal ini sudah sesuai dengan Upah Minimum yang ditetapkan oleh Pemerintah Kota Daerah Provinsi Sumatera Utara tahun 2010 sekitar Rp. 957.650. Di samping itu, adanya pemberian fasilitas lain

bagi pegawai seperti rumah sakit, dimana pegawai bebas berobat tanpa dipungut biaya.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Secara keseluruhan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. Atmindo sudah cukup memadai guna dijadikan alat bantu manajemen dalam mendukung pengendalian intern gaji. Hal-hal yang dapat mendukung kesimpulan penulis adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Atmindo adalah berbentuk garis, yang menggambarkan secara tegas wewenang dan tanggungjawab setiap bagian dalam organisasi. Hal ini dapat dilihat dari bagian yang membuat daftar gaji yang dilakukan bagian kepegawaian, yang melaksanakan pembayaran gaji oleh bagian keuangan, dan yang mencatat pembayaran gaji adalah bagian akuntansi. Sehingga pengendalian atas gaji dapat dilaksanakan,

2. Adanya dokumen-dokumen serta catatan-catatan akuntansi yang memadai seperti laporan kehadiran, daftar gaji, jurnal dan buku besar. Dimana dokumen-dokumen tersebut sudah terprogram dalam sistem komputer, sehingga kesalahan dalam pembayaran gaji dapat diminimalkan,

3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan pada perusahaan ini baik. Hal ini dapat terlihat pada setiap transaksi yang berhubungan dengan gaji dan upah harus mendapat persetujuan dari pihak yang

pembayaran gaji kepada karyawan terlebih dahulu disetujui oleh Kepala Bagian. .

4. Kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur kepegawaian yang diterapkan oleh perusahaan ini sangat mendukung terhadap pengendalian intern gaji, sehingga pembayran gaji kepada orang yang tidak berhak menerimanya dapat dihindari.

5. Pengawasan kehadiran pegawai diawasi langsung oleh satpam. Dalam hal ini, setiap pegawai menandatangani daftar hadir di tempat yang tersedia. Pengisian absensi dengan menggunakan metode ini sangat perlu diawasi sehingga tidak terjadi kecurangan-kecurangan dalam pengisian absensi.

6. Kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur kepegawaian yang diterapkan oleh perusahaan ini sangat mendukung terhadap pengendalian intern atas gaji. Salah satu kebijakan bahwa setiap penerimaan pegawai dan pemutusan hubungan kerja dibuat menurut Surat Keputusan pengangkatan dan pemberhentian pegawai yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Prosedur-prosedur yang ada pada perusahaan ini diawali dengan prosedur personalia yang terdiri dari prosedur penerimaan karyawan dan prosedur pemutusan hubungan kerja, kemudian prosedur pencatatan dan terakhir adalah prosedur penggajian. Pada setiap prosedur ini dilaksanakan oleh pihak yang berwenang,

B. Saran

Dari hasil penelitian penulis setelah membandingkan teori dengan kenyataan pada perusahaan, maka penulis mencoba memberikan saran kepada perusahaan guna meningkatkan sistem penggajian sebagai alat bantu manajemen dalam menunjang pengendalian intern gaji sebagai berikut:

1. Pembayaran gaji yang dimasukkan ke dalam amplop gaji ke setiap bagian, seharusnya pembayaran gaji dilakukan melalui bank dengan mentransfer ke rekening masing-masing karyawan tanpa harus membeda-bedakan karyawan harian tetap dan karyawan bulanan serta staf pegawai. Agar tidak terjadi kesalahan dan juga mengurangi kemungkinan kecurangan dalam pembayaran gaji,

2. Kehadiran pegawai harus berpengaruh pada jumlah gaji yang diterima pegawai tersebut pada setiap bulannya. Hal ini supaya mengawasi lebih serius menanggapi masalah kehadiran mereka, mengingat jumlah gaji yang diterimanya sama untuk setiap bulan walaupun pegawai tersebut rajin atau tidak.

DAFTAR PUSTAKA

Boyton C.Willia,Raymond N. Johnson, Walter G. Keil. 2003. Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Alih Bahasa oleh Paul A. Radjoe, Gina Gania, Ichsan Setyo Budi, Penerbit Erlangga, julid Satu,Jakarta.

Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Salemba Empat, Salemba Empat Edisi Pertama Jakarta.

Hasibuan, Malayu S. P. 2002. Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, Jakarta.s Juliana, Rika 2008. Sistem Pengendalian Internal Pembayaran Gaji Pada PT.

Jatayu Delang Sejahtera Medan.

jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumsters Utar, 2004. Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian Dan Penulisan Skripsi, Medan.

Mulyadi,2002. Auditing, Buku Dua, Edisi Keenam, Salemba Empat, Cetakan Pertama, Jakarta.

...,2001. Sistem Akuntansi, Salemba Empat,Edisi Ketiga Jakarta. Niswonger, C Rolin, 2005. Prinsip-Prinsip Akuntansi, Terjemahan Alfonsus

Sirait, Jilid Satu, Erlangga, Edisi Kedua puluh satu, Cetakan Kedua, Jakrta. Ruky,Achmad S, 2002. Manajemen Penggajian Dan Pengupahan Untuk

Karyawan Perusahaan, Cetakan Kedua, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Ruky, Achmad S., 2001. Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan , PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Werren, Carl S., James M. Reeve, Philip E. Fess, 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi 21, Terjemahan Aria Farahmita, Amanugrahi, Taufik Hendrawan, Salemba Empat, Jakarta.