Bagiandepartemen yang sering membuat pemesanan pengorderan barang Purchase Requisition, selain oleh bagian gudang sendiri adalah. Bagian kantor depan
Front Office, bagian tata graha hosekeeping, bagian pemeliharaan Engineering, bagian personalia Human Resources, bagian binatu Laundry, bagian pemasaran
Salaes Marketing, bagian keuangan Accounting, bagian keamanan Security, bagian administrasi umum Administrasi General dan lain-lainnya.
Barang-barang yang diminta di-request langsung oleh bagian-bagian diatas selain oleh bagian gudang, kebanyaka bukan barang persediaan Non Stock Items,
tetapi merupakan barang-barang yang mempunyai spesifikasi khusus atau hanya untuk keperluan operasional mereka sendiri, dan biasanya jarang dibeli. Barang-
barang yang diminta dan dipakai langsung inilah yang kemudian disebut dengan
istilah “ Direct Used Purchased”.
2.3.1 Standarad Pengorderan Pembelian Stock Di Store Room
Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa sistem atau cara pembelian barangbahan yang diperguanakan. Sistem atau
cara pembelian tersebut disesuaikan dengan jenis barangbahan yang akan dibeli. Apakah barangbahan makanan jenis perishable, bahan makanan jenis groceries atau
barangbahan material dan bahan lainnya. Sistem atau cara pembelian barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan
kemampuan finansial perusahaan itu sendiri, khususnya pada bagian pembelian
purchasing adalah predaran dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam proses pengadaan barang seperti: formulir purchase requisition yang dibuat oleh semua
bagian atau departemen yang meminta barang, dan juga store keeper yang membuat pengorderan, kepada purchasing untuk memenuhi stock barang-barang keperluan
operasional hotel. Dan selanjutnya diproses untuk mendapatkan otoritasipersetujuan atasan yang berwenang, sehingga menjadi purchase order.
A. Siklus dokumen
Siklus atau peredaran dokumen pada bagian pembelian document flow chart adalah sebagai:
1. Purchase requisition dibuat oleh staf bagian gudang dan berdasarkan
pada minimum stock, lalu dikirim kepada bagian pembelian purchasing, setelah ditandatangani oleh bagian Store Manager
2. Oleh bagian pembelian purchasing, purchase requisition ini, diisi
dengan harga barang yang akan dibeli, yang akan diambil dari tiga minimal daftar harga price list rekanan yang sudah menjadi
langganan hotel,contohnya supplier UD Cahaya dan Supplier Jala Sejahtera dan kemudian formulir yang dicantumkan harga tersebut
dibeikan tandakode, mana harga yang termurah dari hasil rekananan tadi.
3. Setelah formulir Purchase Requisition lengkap dengan harga-harga
dari price list tadi, kemudian purchase requisition tersebut dikirim kebagian devisi pengendalian biaya atau Cost Control, untuk
mendapatkan pengecekan kembali mengenai harga-harga yang sudah dicantumkan oleh bagian pembelian.
4. Setelah ditanda-tangani oleh bagian Cost Control dan Accounting
Manager, kemudian Purchase Requisition ini dikirim ke gudang lagi atau ke departemen yang akan mempergunakam barang tersebut untuk
dapat persetujuan dan tanda tangan mengenai kebenaran dan kualitas dan spesifikasinya.
5. Setelah mendapatkan tanda-tangan yang lengkap dari bagian-bagian
yang berwenang, maka oleh bagian pembelian Purchasing barulah kemudian purchase requisition tersebut diproses menjadi purchase
order.
Siklus Purchase Requisition
Proses pengadaan
Cross check harga
kordinasi
Proses meminta barang
Proses seleksi barang
Gambar 2.1 Siklus Purchase Requisition Bag, pembelian :
- proses membuat PR - proses membuat PO
Cost Control
Supplier
Receiving: -seleksi barang
–penerimaan barang.
Dapur :
- proses mengolah bahan
Gudang : -menyimpan
- memelihara -mengeluarkan
2.4 Bagian Yang Terlibat Dalam Proses Pengadaan Bahan
