aja, dan pada setiap item dibuatkan kartu barang jenis bincard dengan kode barang seperti contohdiatas. Kemudian rak No.6 sampai dengan rak No.15, ditempatkan
barang yang kemasannya dari bungkus kertas atau plastik saja, lengkap dengan kartu baran, kode barang pada setiap item. Dan barang yang kemasannya dalam
kalengditaruhpada rak No.16 sampai dengan No.20 dan seterusnya lengkap dengan kartu barang serta kode barang.
4.8 Mekanisme Pengeluaran Barang Di Store Room Dan Upaya Dalam
Memelihara Ketersediaan Stock Di Store Room Garuda Plaza Hotel Medan
Store adalah tempat penyimpanan barang persediaan, setiap outletdepartemen yang memerlukan sebuah barang dan dapat melakuakan pengorderan barang dengan
terlebih dahulu melakukan pengisian data di format SR Store Requisition dan melakukan tanda tangan.. selanjutnya petugas gudang store keeper akan
mengeluarkan brang-barang yang diminta dari outlet berdasarkan sistem FIFO.First In First Out pertama masuk pertama keluar yang berarti bahwa persediaan yang
pertama kali masuk itulah yang pertama kali dicatat sebagai barang yang akan dijualdikeluarkan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
proses penyimpanan adalah:
- Temperatur ruangan
- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
- Metode penyimpanan barang
- Sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain: -
Menjaga kontinuitas usaha -
Mencegah over investment dan barang yang rusakbusuk -
Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
- Membuat perencanaan pembelian yang optimal
- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
- Mencegah slow moving item
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di
Daily Store.
4.4 Tugas Dan Tanggung Jawab Store Keeper Di Store Room
Store Keeper pada umumnya bagian dari devisi general store departemen accounting yang mempunyai tugas, Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan
persediaan barangperalatan dari gudang serta mengumpulkan catatan transaksi yang terkait. Memverifikasi jumlah barang yang diterima sesuai dengan permintaan dan
kuitansi invoices. Dan mengumpulkan laporan mengenai inventori gudang di setiap periode beserta arus keluar-masuknya barang.
Untuk diketahui, store keeper juga mempunyai tingkatan keahlian berdasarkan pengalaman dan wewenang kerjanya. Biasanya pekerjaan ini tidak
membutuhkan kualifikasi pendidikan yang tinggi, tetapi lebih diutamakan skill, kesehatan fisik yang baik, dan pengalaman kerja terutama di bidang
pergudanganinventori. Ketrampilan khusus yang diperlukan biasanya kemampuan database komputer tingkat dasar.
Petugas gudang store keeper harus bisa menguasai metode menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan, maka petugas gudang ini harus Mebersihkan
ruangan gudang, Gudang tempat penyimpanan harus dibersihkan secara teratur. Hama tikus dalam populasi yang cukup besar dapat menyebabkan kerusakan dan
penyakit. Berikut ini metode dari menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan
antara lain:
Membersihkan ruangan gudang yang tersdapat digudang utama maupun juga daily store.
Menjaga suhu, penempatan barang sesuai dengan daya tahan asal.
Klasifikasi barang sayuran jangan dengan daging
Fifo first in first out
Menyimpan barang dengan keadaan bersih sayuran dan lain-lain
Tidak menyimpan barang pada tempat yang berlainan untuk satu jenis.
Pada lembaran terdahulu bahwa biaya itu terjadi dari awal bahan dibeli sampai dijual kepada tamu melalui proses-proses lain, namun pada sentral
operasinya adalah dapur harus melaksanakan beberapa ketentuan untuk menghindari beberapa ketentuan untuk menghindari hal-hal menyebabkan
kenaikan biaya, antara lain:
Amprah atau rappel pembelian ke gudang atau pasar harus terbuka, inventory yang terlebih dahulu oleh controller.
Penerimaan barang-barang harus sesuai dengan amprah untuk
menghindari over stock dan harus memperhatikan hal kualitas dan kuantitas bahan.
Menghindari pemborosan sebanyak mungkin serta menjaga mutu bahan
dalam pembersihan.
Menyimpan bahan dengan: 1
System fifo 2
Sejenis 3
Tidak bertumpuk 4
Daya tahan suhu
Mempergunakan bahan sesuai ketentuan.
Memakai standrat receipes, standart portion size.
Mengontrol gudang berdasarkan pesanan.
Tujuan utama diselenggarakannya storegudang adalah untuk menjaga menyimpan barang-barang sebelum dipergunakan serta menjaga barang-barang itu
dari kehilangan maupun kerusakan. Perencanaan penyimpanan untuk menjaga persediaan tidak kurang dan tidak berlebihan disebut dengan par stock.
Gudang sebaiknya disediakan secara terpisah untuk penyimpanan jenis makanan yang berbeda. Cold Storage merupakan gudang yang digunakan untuk
produk yang tidak tahan lama atau produk segar. Telur, mentega, daging, akan lebih awet jika disimpan pada suhu antara -1
o
C sampai -7
o
C 30
o
F - 45
o
F. Freezer Storage dipelihara pada suhu - 17
o
C 0
o
F atau lebih rendah. Freezer digunakan untuk menyimpan daging.
Produk akan lebih berkualitas jika digunakan secepatnya tanpa perlu disimpan dalam gudang pendingin terlalu lama.
Gambar Tabel 4.5 Temperatur Penyimpanan Produk
• Penempatan Dan Pengaturan Persediaan Ruang di gudang harus dipelihara sedemikian rupa sehingga masing-masing
item memiliki lokasi sendiri dan harus ditetapkan pada lokasi tertentu tidak berubah sepanjang waktu. Hal ini dimaksudkan untuk kelancaran operasional, karena petugas
menjadi hafal dengan lokasi produk. Pengelolaan persediaan barang di gudang menggunakan prosedur First In First Out FIFO.
• Tanggal Dan Harga Persediaan Labeling Item
Storage Temperature Humidity
Apel 0 - 2 oC
Kelembaban relative 90 - 98 Alpukat
0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98
Buah Segar - potong 0 - 2 oC
Kelembaban relative 90 - 98 Sayuran
0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98
Anggur 7 - 10oC
Kelembaban relative 85 - 95 Melon
16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98
Pisang 16 - 18 oC
Kelembaban relative 90 - 98 Kentang
16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98
Groceries 16 - 18 oC
Kelembaban relative 90 - 98 Daging Ikan - fresh
0 - 1 oC Kelembaban relative 90 - 95
Daging Ikan - Frozen - 17 oC ke bawah
Kelembaban relative 90 - 95 Telur
7 - 10oC Kelembaban relative 85 - 95
Petugas bagian gudang harus membuat tabulasi harga pada Semua permintaan persediaan dan menyiapkan gudang jika barang datang. Dalam hal ini petugas perlu
menggunakan tag atau label untuk setiap persediaan. Pencatuman tanggal sangat membantu petugas gudang dalam mengatur perputaram persediaan di gudang.
• Pencatatan Persediaan Dalam pembelian store purchase, pencatatan merupakan hal penting untuk
pengawasan. Setiap kali persediaan diperlukan dari gudang, permintaan harus disampaikan kepada petugas gudang. Jika ternyata stock kosong persediaan habis ,
maka petugas gudang harus segera mengusulkan pengisian kembali agar pada posisijumlah par. Petugas gudang menggunakan dokumen Store Requisition untuk
mengusulkan pengisian persediaan di gudang. Bagian Purchasing berdasar purchase requisition akan membuat Purchase Order untuk memesan barang ke Vendor.
Purchase Order dikirimkan ke Vendor sedangkan salinannya untuk: Purchasing, Receiving, Store dan Akuntansi. Saat barang datang, petugas receiving harus
mencatat jumlah dan deskripsi barang pada laporan penerimaan barang receiving report. Petugas kemudian mengirimkan barang ke gudang dan invoice dikirim ke
bagian akuntansi.
• Keamanan Keamanan barang persediaan merupakan suatu kegiatan yang harus dikelola
secara serius bagi semua operasi perhotelan, karena barang tersebut sifatnya mudah dikonsumsi. Untuk keamanan, tidak diperbolehkan hanya seorang karyawan yang
menangani gudang secara keseluruhan. Pencatatan atas persediaan barang masuk - keluar harus dilakukan secara baik dan rutin berdasarkan dokumen. Gudang harus
dalam keadaan terkunci dan kunci gudang yang digunakan hanya satu. Setiap barang keluar dari gudang harus disertai dengan surat permintaan dan tanda tangan pejabat
yang berwenang. Barang dalam gudang harus selalu ditempatkan di lokasi tempat yang sama.
Hal ini tidak mempermudah pengambilan barang, tapi dapat mengurangi pencurian dengan mencegah karyawan untuk menyembunyikan barang mahal di belakang item
yang lebih murah dan kemudan dihapuskan. Serah terima kunci gudang dilakukan secara terutlis. Dalam operasional hotel, seringkali kunci gudang dititipkan ke Front
Office Cashier.
4.5 Penanganan Dalam Mengatasi Masalah Yang Timbul Di Store