Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil.
Dokumen ini dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang.
Bagian utang membuat bukti kas keluar sesuai jumlah rupiah yang dicantumkan dalam permintan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar dicatat di dalam
register bukti kas keluar oleh bagian utang. Contoh jurnal: Debit : Biaya administrasi dan umum
Debit : Biaya pemasaran Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan oleh bagian utang ke bagian kartu biaya untuk kepentingan rincian biaya administrasi dan umum dan biaya
pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa
keuangan. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa keuangan membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek. Cek
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan pada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Bagian jurnal mencatat
pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut: Debit :
Bukti kas keluar yang akan dibayar Kredit : Kas
b. Metode dana berfluktuasi fluctuating balance method
i. Prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana berfluktuasi
fluctuating balance method
Pembentukan dana kas kecil metode dana berfluktuasi tidak berbeda dengan pembentukan dana kas kecil metode dana tetap baik dari segi tahapan maupun
pencatatan. Namun dalam sistem dana kas kecil metode dana berfluktuasi, saldo rekening dalam kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan
jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.
ii. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas
kecil metode dana berfluktuasi fluctuating balance method
Jurnal yang dibuat yang bersangkutan dengan pembentukan, pemakaian dan pengisian kembali dana kas kecil adalah sebagai berikut:
Pembentukan dana kas kecil dicatat dalam register bukti kas keluar dan register cek dengan jurnal:
Register bukti kas keluar:
Debit : Dana kas kecil Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Register Cek:
Debit : Bukti kas keluar yang akan dibayar Kredit : Kas
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan jurnal:
Debit : Biaya administrasi dan umum Debit : Biaya pemasaran
Kredit : Dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan register bukti kas keluar
dan register cek dengan jurnal:
Register bukti kas keluar:
Debit : Dana kas kecil Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Register cek:
Debit : Bukti kas keluar yang akan dibayar Kredit : Kas
Menurut Mulyadi 2001, bagan alir dokumen prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan
metode dana berfluktuasi dapat digambarkan seperti pada Gambar 4.
Gambar 4 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil metode dana berfluktuasi Mulyadi, 2001
Perbedaan bagan alir dokumen di antara sistem dana kas kecil metode dana tetap dan metode dana berfluktuasi terletak pada prosedur permintaan dan
pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil. Pada gambar 4, setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil
dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil lembar ke-2, pemegang dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya
ke bagian jurnal. Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil, bagian jurnal mencatat pengeluran dana kas kecil di dalam jurnal khusus jurnal pengeluaran dan kas
kecil sebagai berikut:
Debit : Biaya administrasi dan umum Debit : Biaya pemasaran
Kredit : Dana kas kecil Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif
kecil, maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu-persatu bukti
pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu harian dan mingguan, bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan
oleh bagian jurnal untuk jangka waktu tertentu, disusun rekapitulasi, dan dicatat hasil rekapitulasinya dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. Bagian jurnal
kemudian menyerahkan bukti pengeluaran dana kas kecil kepada bagian kartu biaya. Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil, bagian kartu biaya mencatat rincian
biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu biaya.
iii. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil metode dana berfluktuasi
fluctuating balance method
Dalam metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana
kas kecil dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
2.2. Sistem Pengendalian Internal 2.2.1.
