Manager Treasury dan General Manager Finance Accounting, menunjukan prosedur yang melalui sistem otorisasi yang berlapis sehingga dapat
meminimalisasi tingkat error, karena sudah melalui pengecekan oleh Manager Treasury General Manager Finance Accounting.
Untuk metode dana kas kecil yang digunakan, PT. MPM Rent menggunakan metode dana tetap sebagai metode dana kas kecil yang digunakan di perusahaan.
Alasan PT. MPM Rent menggunakan metode dana tetap, bahwa pemeriksaan akan lebih mudah dilaksanakan karena dalam metode ini rekening kas kecil selalu
tetap. Sehingga pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu mengecek jumlah uang yang ada dikasir dan bukti-bukti pengeluaran yang ada.
Pemilihan metode dana tetap sebagai metode dana kas kecil di PT. MPM Rent merupakan keputusan yang tepat, karena metode dana tetap Imprest Fund
memiliki pengendalian yang baik dalam pengelolaan dana kas kecil dan pengawasannya lebih mudah sehingga dapat meminimalisasi terjadinya
kecurangan-kecurangan dan penggunaan dana untuk pengeluaran-pengeluaran yang tidak perlu. Jumlah uang yang tersisa ditambah bukti-bukti pengeluaran
harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan dalam satu periode. Hal yang perlu dilakukan dan diperhatikan dalam penggunaan metode ini
adalah review plafon rekening kas kecil setiap tahun untuk mengetahui apakah rekening kas kecil perlu ditambah atau mungkin dikurangi seiring perkembangan
perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan saldo dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah optimal, sehingga dapat meminimalisasi kemungkinan
terjadinya dana idle yang terlalu banyak akibat kelebihan saldo maupun complain karena kekurangan dana kas kecil.
4.3.2. Penilaian tehadap Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas
Kecil
Pemohon yang ingin menggunakan dana kas kecil baik dengan Formulir Permintan Pembayaran maupun dengan Formulir Cash Advance Voucher harus
melalui approval atasan pemohon Supervisor, Assistant Manager Manager sesuai dengan jumlah yang diajukan dan untuk nominal diatas Rp. 100.000 harus
melalui approval Assistant Manager Treasury Lampiran 2. Kasir kas kecil hanya perlu memastikan bahwa pengunaan dana kas kecil disertai dengan dokumen
pendukung asli dan pengotorisasian yang jelas dan tepat. Pengecekan secara
mendetail yang dilakukan baik ditingkat Supervisor, Assistant Manager maupun Manager tiap departemen pemohon dana sebelum melakukan pengotorisasian
penggunaan dana akan membantu kasir dan bagian Treasury dalam memperketat pengeluaran dana kas kecil. Hal yang perlu mendapat perhatian adalah untuk
besaran penggunaan dana kas kecil, dana kas kecil di PT. MPM Rent khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan operasional yang nominalnya dibawah Rp. 2.000.000.
Sementara pengeluaran diatas Rp. 2.000.000, harus melalui kas bank kecuali untuk beberapa kasus tertentu yang sifatnya urgent dengan persetejuan General Manager
pemohon dana kas kecil. Namun, pada kenyataannya masih ada pengeluaran diatas Rp. 2.000.000 yang beberapa kali dibiayai dari dana kas kecil yaitu kas kecil
emergency BSD tanpa diotorisasi oleh General Manager pemohon. Tercatat dari bulan Juni-November 2013, ada 14 Transaksi kas kecil emergency bsd tanpa
diotorisasi oleh General Manager pemohon Tabel 2.
Tabel 2 Pengeluaran kas kecil emergency BSD diatas Rp 2.000.000
Alasan dibayarkannya pengeluaran ini ialah karena General Manager sedang tidak berada dikantor sehingga tidak bisa dimintakan otorisasi sementara kas kecil
Tanggal Jumlah Rp
3 Juni 2,360,500
4 Juni 2,841,500
7 Juni 2,142,300
17 Juni 2,639,500
24 Juni 2,045,500
22 Juli 2,411,000
14 Oktober 2,133,500
18 Oktober 2,632,500
28 Oktober 2,006,000
4 November 3,187,000
6 November 2,077,500
11 November 2,984,500
18 November 2,086,500
25 November 2,038,500
emergency BSD merupakan dana emergency yang di peruntukan untuk membayar pengeluaran supir-supir diluar jam operasional kasir sehingga pembayarannya tidak
dapat ditunda, karena jika tertunda dikhawatirkan dapat menghambat kegiatan operasional. Selain itu, jumlah Rp. 2.000.000 merupakan jumlah yang masih terlalu
besar untuk dibayarkan melalui dana kas kecil. Berdasarkan fungsinya dana kas kecil adalah dana yang digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang
relatif kecil, sementara nominal Rp 2.000.000 adalah nominal yang cukup besar dan dapat menghabiskan dana kas kecil dengan cepat jika intensitasnya banyak,
sehingga membuat fungsi dana kas kecil menjadi tidak optimal. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil di PT. MPM Rent
sudah menunjukan praktik yang cukup baik, selain kas kecil emergency BSD, permintaan pembayaran lain sudah melalui otorisasi yang sesuai baik di tingkat
atasan pemohon maupun di bagian treasury sehingga dapat meminimalisasi terjadinya fraud karena sudah melewati pengecekan yang ketat. Namun
permasalahan otorisasi pada kas kecil emergency tersebut perlu mendapat perhatian karena dapat menimbulkan peluang terjadinya fraud dikemudian hari.
Setelah dana kas kecil dibayarkan, kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana kas kecil. Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil
dilakukan oleh kasir kas kecil kepada staf treasury PT. MPM Rent. Laporan penggunaan dana kas kecil berbentuk catatan yang tidak berbentuk jurnal atas
pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan seluruh transaksi yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil.
Kasir Kas Kecil Staf Treasury
Gambar 7 Laporan penggunaan dana kas kecil
Saat ini laporan penggunaan dana kas kecil berisi saldo awal pada saat kasir kas kecil dibuka, rincian penggunaan dana kas kecil pada hari tersebut dan saldo
akhir pada saat kasir ditutup Lampiran 3. Setiap penggunaan dana kas kecil yang Membuat laporan penggunaan
dana kas kecil setiap hari berdasarkan seluruh transaksi
yang sudah dibayarkan di Microsoft Office Excel.
Memeriksa penggunaan dana kas kecil berdasarkan laporan
yang dibuat kasir kas kecil beserta lampiran dan dokumen
pendukung.
dicatat didalam laporan kas kecil memudahkan pemeriksaan atau pengecekan dana kas kecil. Pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu
mencocokan laporan dana kas kecil dengan dokumen pengeluaran kas kecil Formulir Permintaan Pembayaran dan Cash Advance Voucher dan bukti-bukti
transaksi. Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian
kembali atas dana kas kecil. Laporan penggunaan kas kecil beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung diajukan sebagai dasar
pengisian kembali dana kas kecil oleh kasir kas kecil ke staf treasury. Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah
berjalan dengan baik setiap harinya, namun laporan penggunaan dana kas kecil sebaiknya disertai pelaporan cash on hand oleh kasir kas kecil. Pelaporan cash on
hand akan secara otomatis membantu pengecekan kesesuaian saldo kas kecil setiap harinya, yaitu dengan menjumlahkan total pengeluaran yang belum diisi
kembali, jumlah cash advance dengan cash on hand, sehingga jika terdapat selisih dapat segera ditelusuri dan ditemukan darimana selisih berasal.
4.3.3. Penilaian terhadap proses pengisian kembali dana kas kecil
