dicatat didalam laporan kas kecil memudahkan pemeriksaan atau pengecekan dana kas kecil. Pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu
mencocokan laporan dana kas kecil dengan dokumen pengeluaran kas kecil Formulir Permintaan Pembayaran dan Cash Advance Voucher dan bukti-bukti
transaksi. Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian
kembali atas dana kas kecil. Laporan penggunaan kas kecil beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung diajukan sebagai dasar
pengisian kembali dana kas kecil oleh kasir kas kecil ke staf treasury. Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah
berjalan dengan baik setiap harinya, namun laporan penggunaan dana kas kecil sebaiknya disertai pelaporan cash on hand oleh kasir kas kecil. Pelaporan cash on
hand akan secara otomatis membantu pengecekan kesesuaian saldo kas kecil setiap harinya, yaitu dengan menjumlahkan total pengeluaran yang belum diisi
kembali, jumlah cash advance dengan cash on hand, sehingga jika terdapat selisih dapat segera ditelusuri dan ditemukan darimana selisih berasal.
4.3.3. Penilaian terhadap proses pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil di PT. MPM Rent melibatkan kasir kas kecil, Staf Treasury, Assistant Manager, Manager Account Payable Manager
Treasury, sementara untuk pencairan melibatkan General Manager Finance Accounting dan Chief Financial Officer CFO untuk melakukan otorisasi berupa
penanda-tanganan cek Lampiran 4. Proses pencairan pengisian kembali yang cukup panjang membuat pengawasan terhadap kas kecil semakin ketat dan baik,
namun disisi lain hal ini terkadang membuat proses pengisian membutuhkan waktu yang cukup lama. Dokumen-dokumen pengisian kembali dana kas kecil
yang sudah diserahkan Staf Treasury kepada Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable terkadang harus tertahan karena harus menunggu
Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable selesai mengerjakan pekerjaan lain yang sedang dikerjakan.
Saat ini, pengajuan pengisian dana kas kecil di PT. MPM Rent dilakukan setiap hari satu hari setelah dana dibayarkan kepada para pemohon. Proses
pengisian kembali dana kas kecil memakan waktu 3-4 hari kerja, sehingga
membuat dana pengisian kembali baru cair 4-5 hari setelah dana dibayarkan kepada para pemohon.
Berdasarkan internal memo tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana tersebut
belum bertambah maupun berkurang. Sementara semakin berkembangnya perusahaan membuat kebutuhan akan dana kas kecil juga semakin bertambah, hal
ini terbukti dengan sering terjadinya kekurangan dana kas kecil karena permintaan yang semakin banyak, sementara pengisian dana kas kecil tetap membutuhkan
proses yang memakan waktu 4-5 hari kerja setelah dana dibayarkan. Hal ini terlihat pada Lampiran 5.
Pada Lampiran 5 terlihat, bulan November 2013 kas kecil PT. MPM Rent mengalami kekurangan dana kas kecil di tanggal 7, 13, 14, 15, 19, 21, 25, 28
29 November 2013 sehingga harus meminjam kepada bagian penerimaan untuk membayar kebutuhan pemohon dana kas kecil. Peminjaman tersebut disesuaikan
dengan ketersediaan dana dari bagian penerimaan, sehingga walaupun sudah melakukan pinjaman, pada hari-hari tertentu dimana permintaan dana kas kecil
sedang tinggi, kasir kas kecil masih tidak bisa memenuhi seluruh permintaan dana kas kecil dari pemohon karena kekurangan dana kas kecil.
Oleh karena itu, PT. MPM Rent perlu melakukan penambahan dana kas kecil untuk menghindari banyaknya complain dari para karyawan supir yang tidak
dapat menggunakan dana kas kecil dikarenakan ketidaktersediaan dana kas kecil di kasir. Pada Lampiran 6 terlihat rata-rata pengunaan dana kas kecil PT. MPM
Rent selama tahun 2013 adalah Rp. 8.147.570. Dengan waktu pengisian selama empat hari dari saat dana kas kecil dikeluarkan dan rata-rata cash advance Rp.
3.000.000, PT. MPM Rent membutuhkan dana sebesar Rp. 35.590.278 untuk mencukupi kebutuhan para pemohon. Namun, pada Lampiran 5 terlihat fluktuasi
permintaan dana kas kecil cukup tinggi setiap harinya dan beberapa kali pengisian dana kas kecil di PT. MPM Rent terlambat dilaksanakan. Oleh karena
itu PT. MPM Rent perlu menyiapkan dana cadangan sebesar satu kali pengeluaran, sehingga total dana yang dibutuhkan adalah Rp. 43.737.848.
Dengan tambahan dana cadangan tersebut, ketika terjadi keterlambatan pengisian dana kas kecil atau kenaikan permintaan dana kas kecil pada hari-hari tertentu ,
kasir kas kecil tidak mengalami kekurangan atau bahkan kekosongan dana kas kecil.
4.3.4. Penilaian terhadap Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil
