Berdasarkan internal memo pada tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana
tersebut belum bertambah maupun berkurang.
b. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil
Prosedur permintaan dana kas kecil pada PT.MPM Rent dapat dilakukan dengan cara:
1. Penggunaan dengan Formulir Permintaan Pembayaran
Dana kas kecil dapat digunakan pemohon dengan mengisi Formulir Permintaan Pembayaran dan melampirkan bukti transaksi dan dokumen pendukung
lainnya. Setelah Formulir Permintaan Pembayaran diisi lengkap, bukti transaksi dan dokumen pendukung dilampirkan, pemohon meminta otorisasi di
Formulir Permintaan Pembayaran oleh atasan pemohon yang berwenang, lalu menyerahkan Formulir yang sudah diotorisasi, bukti transaksi dan dokumen
pendukung lainnya ke kasir. Permintaan pembayaran dibawah Rp. 100.000 dapat langsung dibayarkan oleh kasir kas kecil setelah dilakukan verifikasi
terlebih dahulu. Sedangkan untuk permintaan pembayaran diatas Rp. 100.000 harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Assistant Manager Treasury.
2. Penggunaan dengan Formulir Cash Advance Voucher
Cash Advance Voucher digunakan untuk membiayai pengeluaran yang belum ada bukti transaksinya. Penggunaan dengan Cash Advance Voucher dilakukan
dengan mengisi permohonan penggunaan dana kas kecil di Formulir Cash Advance Voucher dan melampirkan dokumen pendukung. Formulir Cash
Advance Voucher yang sudah diisi lengkap dan dilampirkan dokumen pendukung diberikan ke atasan pemohon yang berwenang untuk diotorisasi.
Formulir Cash Advance yang sudah lengkap dan diotorisasi, diserahkan ke kasir untuk dimintai otorisasi Assistant Manager Treasury. Setelah diotorisasi
Assistant Manager Treasury, kasir kas kecil memberikan dana yang diminta kepada pemohon. Pemohon dapat menggunakan dana kas kecil dengan penuh
tanggung jawab, dan melakukan pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil dengan menyertakan bukti transaksi dan Formulir Permintaan
Pembayaran yang sudah diotorisasi oleh atasan pemohon yang berwenang paling lambat dua minggu setelah dana diterima.
Karena metode dana kas kecil di PT. MPM Rent menggunakan metode imprest system maka pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan
akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mencatat di laporan kas kecil dan mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil untuk selanjutnya
diajukan untuk pengisian kembali dana kas kecil. Pada PT. MPM Rent, kasir kas kecil menyelenggarakan catatan yang tidak
berbentuk jurnal atas pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Catatan tersebut disebut laporan kas kecil. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan
bukti kas keluar yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil. Setiap penggunaan dana kas kecil harus dicatat ke dalam laporan kas kecil agar ketika dilakukan
pemeriksaan atau pengecekan, dana tersebut dapat diketahui peruntukannya. Selain itu, dari pencatatan tersebut juga dapat diketahui berapa besar pegeluaran
dana kas kecil dan berapa sisa dana kas kecil yang ada ditangan. Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian kembali atas dana kas
kecil. Di PT. MPM Rent pembuatan laporan penggunaan kas kecil dilakukan setiap hari jika ada transaksi oleh kasir kas kecil. Setelah selesai dibuat, laporan
penggunaan kas kecil tersebut diserahkan ke bagian Treasury beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung untuk diajukan sebagai dasar
pengisian kembali dana kas kecil.
c. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
