Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Risalah

1. Menyusun rencana langkah-langkah operasional bagian persidangan dan risalah berdasarkan rencana kerja Sekretariat Jenderal DPR RI dan kegiatan tahun sebelumnya serta sumber data yang ada sebagai bahan untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan agar tercapai efektifitas pelaksanaan tugas. 3. Merumuskan program pelaksanaan persidangan dan risalah berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk bahan kebijaksanaan Ketua DPR. 4. Melakukan koordinasi penyelenggaraan dengar pendapat dan tugas lainnya antara DPR dengan instansi terkait sesuai permasalahan yang dibahas agar terciptanya kerjasama yang baik dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. 5. Mengoreksi dan menyempurnakan konsep rancangan keputusan hasil persidangan, rapat komisi, dan fraksi, hasil dengar pendapat serta menelaah hasil analisis terhadap materi rancangan peraturan daerah untuk bahan pembahasan dalam rangka penetapan. 6. Mengendalikan pelaksanaan tugas layanan administrasi persidangan, pengaturan tata tertib rapat DPR,pembuatan risalah rapat, rancangan keputusan, pernyataan DPR dan peraturan Undang Undang atas usul inisiatif DPR untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 7. Mendampingi Ketua DPR dan Komisi dalam rapatpersidangan atau peninjauan ke kabupaten atau kota, lembaga atau swasta untuk memberikan layanan informasi dalam rangka perumusan kebijaksanaan Ketua DPR dan Komisi. 8. Menelaah dan mengoreksi konsep risalah sebagai bahan produk DPR berdasarkan hasil rapat atau sidang untuk menghindari dari kesalahan. 9. Mengkaji kebenaran pelaksanaan kebijakan Pemerintah maupun Daerah serta merumuskan alternatif pemecahan masalah terhadap kasus yang menyangkut masalah hukum untuk bahan masukan atau kajian anggota DPR dari segi hukum. 10. Memantau penerapan kebijakan anggota DPR dilapangan untuk bahan masukan kepada Anggota DPR. 11. Melaksanakan pembinaan disiplin terhadap bawahan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku agar terciptanya PNS yang handal, profesional dan bermoral. 12. Melakukan koordinasi tugas dengan instansi dan pihak terkait agar terjalin kerjasama yang baik. 13. Menyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasil pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar dipergunakan sebagai bahan masukan atasan. 14. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

4.4. Prosedur Kerja Pengelolaan Risalah Rapat

Prosedur kerja risalah meliputi prosedur teknis, administrasi, dan keahlian terhadap pengelolaan risalah rapat-rapat DPR RI sebagaimana diatur dalam peraturan DPR RI Nomor 1 Tahun 2009 tentang tata tertib.Pengelolaan risalah rapat DPR RI dalam prosedurnya adalah rangkaian kegiatan pengelolaan risalah rapat DPR RI yang dimulai dari dilakukannya perekaman jalannya rapat dengan menggunakan media rekam, pentranskripan hasil rekaman, penggandaan, pendistribusian sampai denagn penyimpanan dokumen dan uploading data disitus DPR RI. Alur kerja risalah bisa dilihat pada gambar 3. transkrip diserahkan ke editor untuk menjadi satu risalah perbaikan editor menyerahkan hasil rapat ke korektor untuk dikoreksi Risalah sementara diserahkan ke AKD atau PANSUS beserta kaset, daftar hadir, softcopy, dan hard copy Sumber: Bagian Risalah DPR RI Gambar 3. Bagan alur kerja pengelolaan risalah rapat AKD atau PANSUS - Melaksanakan Rapat - menyerahkan kaset rekaman dan daftar hadir anggota ke bagian risalah - Pimpinan AKD atau PANSUS Menandatangani risalah - Memperbanyak, mendistribusikan, dan menyimpan risalah dan kaset - Meng-upload dalam website www.dpr.go.id Bagian Riasalah Transkriptor Melaksanakan transkrip perkaset Editor Melakukan edit risalah per rapat RISALAH SEMENTARA Korektor Melakukan koreksi per rapat 1. Tahap Persiapan a. Kepala bagian AKD menginformasikan jadwal rapat-rapat kepada bagian risalah. b. Kepala bagian AKD menugaskan operator alat rekam untuk melakukan perekaman terhadap rapat yang berjalan. c. Kepala bagian risalah menunjuk editor untuk melakukan editing hasil transkrip. d. Kepala bagian subag distribusi bagian risalah menyusun konsep matrik penugasan transkriptor. e. Pengadministrasi umum bagian risalah menyiapkan surat tugas transkriptor yang ditandatangani oleh kepala bagian risalah. 2. Tahap Pelaksanaan a. Perekaman - Operator alat rekam melakukan persiapan perekaman. - Operator alat rekam melakukan perekaman sesuai dengan tata cara dan petunjuk teknis pelaksanaan perekaman. - Operator alat rekam menyerahkan kaset yang berisi rekaman dengan durasi sesuai dengan petunjuk teknis perekaman untuk diproses menjadi risalah, kepada bagian risalah. - Penyerahan kaset hasil rekaman tersebut dituangkan dalam berita acara penyerahan kaset. - Pengadministrasian umum menyiapan form berita acara serah terima kaset dari operator alat rekam. b. Penyusunan risalah rapat - Transkriptor melakukan persiapan pentranskripan - Transkriptor melakukan pentranskripan sesuai dengan tata cara dan petunjuk teknis pelaksanaan pentranskripan. - Transkriptor mengirim soft copy hasil transkrip kepada editor untuk dilakukan editing. - Editor mengedit transkrip yang disampaikan oleh transkriptor dan mengumpulkan seluruh hasil transkrip menjadi konsep risalah rapat