Analisis Beban Kerja METODE PENELITIAN

Selanjutnya adalah menghitung jumlah hari efektif selama tahun 2013. Perhitungannya adalah sebagai berikut: Dari hasil perhitungan, diketahui bahwa jumlah hari efektifdalam satu tahun adalah 207 hari Setelah mengetahui jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun, perhitungan dilanjut dengan menghitung jam kerja efektif dalam satu hari. Dengan memperhitungkan jam kerja per hari di bagian risalah. Dalam keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja Instansi pemerintah 37 jam 30 menit perminggu, baik untuk yang 5 lima hari kerja maupun 6 enam hari kerja sesuai dengan yang ditetap kepala daerah masing-masing. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja. Maka perhitungan jam kerja efektif adalah sebagai berikut: Hasil perhitungan menunjukan waktu produktif dalam satu tahun adalah 1300 jam. Perhiungan jumlah karyawan yang efektif perlu dilakukan untuk mencapai efisiensi waktu dan biaya. Dengan demikian, selain waktu produktif, Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun 365 hari Jumlah hari sabtu dan minggu 102 hari Jumlah hari libur nasional 14 hari Jumlah hari cuti bersama 5 hari Jumlah absen sakit, izin, cuti pribadi,dll 37 hari 158 hari Hari kerja efektif dalam satu tahun 207 hari - Jam kerja PNS perminggu = 37,5 jam 37 jam 30 menit - Jam kerja PNS perhari = 37,5 jam : 5 = 7,5 jam 7 jam 30 menit - Jam efektif perhari = 75 x 7,5 jam = 5 jam 37 menit = 337 menit dibulatkan 330 menit 5 jam 30 menit - Jam kerja efektif perminggu = 5 hari x 330 menit = 1.650 menit - Jam kerja efektif perbulan = 20 hari x 330 menit = 6.600 menit - Jam kerja efektif per tahun = 12 bulan x 6.600 menit = 79.200 menit 1320 jam = 1300 jam beban kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan juga penting untuk diketahui agar dapat melakukan perhitungan jumlah karyawan yang efektif. Tabel 5 . Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yg Dibutuhkan Ket. 1 Merencanakan operasional Kegiatan Bagian Risalah berdasarkan sasaran kerja Biro Persidangan Menerima penugasan dari Kepala Biro Persidangan keg 2 4 8 72000 0,00011 Per tahun Menugaskan kepada masing- masing Kasubbag untuk mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan untuk membuat pedoman dan rencana kerja untuk 1 tahun, untuk setiap satu masa sidang dan setiap reses keg 5 4 20 72000 0,00028 Per tahun Menyusun konsep pedoman kerja Bagian bersama-sama Kepala Sub Bagian keg 20 4 80 72000 0,00111 Per tahun Menyampaikan konsep pedoman kerja Bagian kepada Kepala Biro untuk dikoreksi keg 5 4 20 72000 0,00028 Per tahun 2 Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Bagian sebagai bahan informasi bagi atasan dalam menyusun rencana anggaran agar kegiatan Setjen DPR RI dapat berjalan dengan lancar Melaksanakan penyiapan bahan rencana kegiatan dan anggaran bagian keg 30 4 120 72000 0,00167 Per tahun Memimpin dan mengarahkan Kepala Subbagian daam menyusun konsep rencana kegiatan dan anggaran subbagian keg 10 4 40 72000 0,00056 Per tahun Menugaskan Kepala Subbagian untuk membuat rencana kegiatan dan anggaran sub bagian berdasarkan rencana operasional bagian yang telah ditetapkan keg 5 4 20 72000 0,00028 Per tahun Memimpin koordinasi dengan Kepala Sub Bagian mengenai hasil penugasan pembuatan rencana kegiatan dan anggaran sub bagian keg 10 4 40 72000 0,00056 Per tahun Mengkoordinir penyiapan konsep rencana kegiatan dan anggaran bagian keg 15 4 60 72000 0,00083 Per tahun Menyiapkan bahan rapat koordinasi dengan Kepala Biro mengenai rencana kegiatan dan anggaran bagian keg 5 1 5 72000 0,00007 Per tahun 3 Melaksanakan pertanggung jawaban penggunaan keuangan Bagian Menugaskan Kepala Sub Bagian untuk menyusun berkas kuitansi dan lampiran kelengkapan pertanggung jawaban penggunaan keuangan masing- masing sub bagian keg 5 1 5 72000 0,00007 Per tahun Lanjutan Tabel 5. Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah No Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yg Dibutuhkan Ket. Menugaskan Kasubbag agar melakukan penagihan keuangan kepada bendahara pengeluaran Sekretariat Jenderal DPR RI keg 5 1 5 72000 0,00007 Per tahun Menugaskan Kasubbag agar melakukan pembukuan akuntansi penggunaan keuangan bagian keg 5 1 5 72000 0,00007 Per tahun Menugaskan Kasubbag agar menyusun laporan pertanggung jawaban penggunaan keuangan bagian perbulan dan triwulan keg 5 6 30 72000 0,00042 Per tahun Mengoreksi laporan penggunaan keuangan Bagian keg 20 6 120 72000 0,00167 Per tahun Menyetujui laporan penggunaan keuangan Bagian keg 5 6 30 72000 0,00042 Per tahun Menyampaikan laporan pertanggung jawaban penggunaan keuangan Bagian kepada Kepala Biro keg 15 6 90 72000 0,00125 Per tahun 4 Melakukan Pengadministrasian Surat Masuk Mengkoordinir masuknya surat di Bagian keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari Menugaskan Kepala Sub bagian melakukan klasifikasi surat yang masuk kilat, segera dan biasa berdasarkan analisis permasalahan surat dan membuat disposisi keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari Membaca dan meneliti isi surat yang disampaikan kepada Sekjen DPR RI keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari Menyerahkan Surat masuk dan lembar disposisi kepada Sekjen DPR keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari Menugaskan Kasubbag untuk menindaklanjuti disposisi kepada Sekjen DPR keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari 5 Mengkoordinasikan pelaksanaan transkrip risalah Menugaskan Kasubag untuk mendata kaset transkrip yang diterima keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu Menugaskan Kasubag untuk membuat risalah atas transkrip yang telah diterima keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu Menerima hasil konsep risalah keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu Memeriksa dan mengoreksi risalah keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu Menyerahkan hasil koreksian kepada Kasubag keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu 6 Mengkoodinasikan pelaksanaan distribusi risalah Menugaskan Kasubag untuk mendata risalah yang telah selesai disusun keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu Menugaskan Kasubag untuk mendistribusikan risalah keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu Menugaskan Kasubag untuk merekap risalah yang telah didistribusikan keg 10 15 150 1500 0,10000 Per minggu Lanjutan Tabel 5.Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah No Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yg Dibutuhkan Ket. 7 Menyiapkan Data dan Informasi yang diperlukan untuk mendukung kinerja Setjen DPR RI dalam menanggapi masalah yang sedang hangat diungkap publik, khususnya apabila dipertanyakan oleh pers atau apabila memang perlu disampaikan kepada pers Menyiapkan kajian telaah hukum dari suatu masalahkasus tertentu yang sedang hangat dibicarakan publik keg 75 2 150 6000 0,02500 Per bulan Melakukan koordinasi dengan unit terkait yang telah ditugaskan dengan Sekjen DPR keg 15 2 30 6000 0,00500 Per bulan Menyiapkan undang-undang peraturan yang diperlukan setiap saat dibutuhkan sebagai kelengkapan dari masalah kasus tertentu yang akan dibahas keg 20 2 40 6000 0,00667 Per bulan Menyiapkan kliping harian berita inernet berkaitan dengan masalah kasus yang sedang hangat keg 30 2 60 6000 0,01000 Per bulan Menugaskan Kasubbag agar mengumpulkan data-data yang diperlukan terkait masalah kasus yang sedang hangat keg 5 2 10 6000 0,00167 Per bulan 8 Menyusun Laporan Kegiatan Bagian secara periodik agar segala kegiatan bagian tercatat dan dilaporkan kepada atasan Memimpin koordinasi dengan Kepala Subbagian berkaitan dengan bahan pelaporan masing- masing subbagian keg 15 5 75 72000 0,00104 Per tahun Menugaskan Kepala Subbagian untuk menyusun laporan kegiatan sesuai dengan sub unit bagiannya masing-masing keg 5 5 25 72000 0,00035 Per tahun Mengkoordinir Kepala Subbagian untuk menyusun laporan kegiatan bagian berdasarkan laporan masing-masing subbagian keg 15 5 75 72000 0,00104 Per tahun Menugaskan Kasubbag agar menyiapkan bahan laporan kegiatan bagain untuk disampaikan kepala Biro keg 5 5 25 72000 0,00035 Per tahun 9 Mengatur perjalanan Dinas Bagian, baik Dalam Negeri maupun Luar Negeri Menugaskan Kasubbag agar melakukan koordinasi dengan unit terkait berkenaan dengan perjalnan dinas Komisi keg 5 5 25 6000 0,00417 Per bulan Menugaskan Kasubbag agar menyiapkan data-data yang diperlukan untuk berjalnan dinas keg 5 5 25 6000 0,00417 Per bulan Menugaskan Kasubbag agar mengecek paspor, bagasi, dan lain-lain saat kedatangan dan kepulangan dari perjalanan dinas keg 5 5 25 6000 0,00417 Per bulan 10 Mengurus Kerumahtanggan Bagian Menugaskan Kasubbag agar mengecek kelengkapan rumah dinas keg 5 1 5 300 0,01667 Per hari Menugaskan Kasubbag agar mengecek kelengkapan ruang kerja keg 5 1 5 300 0,01667 Per hari Lanjutan Tabel 5.Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Bagian Risalah memiliki beban kerja sebesar 2552 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 1 orang. Tabel 6 . Analisis beban kerja Kepala Sub Bagian Distribusi No Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yg Dibutuhkan Ket. Menugaskan Kasubbag agar mengecek kebersihan ruangan ruang kerja, ruang tamu, ruang makan, ruang istirahat, dan toilet keg 5 1 5 300 0,01667 Per hari Menugaskan Kasubbag agar mengecek makanan dan minuman yang akan dihidangkan keg 5 1 5 300 0,01667 Per hari Menyampaikan surat-surat, undangan-undangan, koran harian, majalah ke meja kerja keg 2 2 4 300 0,01333 Per hari Jumlah 2.552 Kebutuhan personil 1,15 Pembulatan 1 No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yg Dibutuhkan Ket. 1. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Transkripberdasarka n rencana operasional kegiatan Bagian Menyusun rencana kerja subbagian berdasar rencana kerja bagian keg 90 2 180 72.000 0,00250 per tahun Menyampaikan kepada bawahan rencana kerja dan pembagian kerja keg 10 4 40 72.000 0,00056 per tahun Menyampaikan konsep kepada atasan untuk mendapat koreksi dan arahan keg 5 4 20 72.000 0,00028 per tahun Menyempurnakan rencana kegiatan subbagian keg 30 2 60 72.000 0,00083 per tahun 2 Mendistribusikan risalah Menerima penugasan untuk mendata kaset transkrip yang diterima keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per minggu Mendata risalah yang telah selesai dibuat keg 30 15 450 1.500 0,30000 Per minggu Mendistribusikan risalah keg 60 15 900 1.500 0,60000 Per minggu Mendata dan Mengarsip risalah keg 30 15 450 1.500 0,30000 Per minggu Melaporkan kepada pimpinan keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per minggu 3 Mengurus tata surat dan kearsipan Bagian. Mencatat dalam agenda setiap surat yang masuk dan keluar keg 3 200 600 72.000 0,00833 per tahun Menganalisa isi surat masuk keg 10 200 2.000 72.000 0,02778 per tahun Mengarsip surat yang telah didisposisi keg 5 200 1.000 72.000 0,01389 per tahun Mengarsip surat keluar. keg 5 200 1.000 72.000 0,01389 per tahun Mengarsip surat keluar yang telah dikirim keg 5 200 1.000 72.000 0,01389 per tahun 4 Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatankinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan Melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas secara lisan dan tulisan. keg 5 50 250 72.000 0,00347 per tahun Meminta arahan dan bimbingan terhadap masalah yang dihadapi keg 10 25 250 72.000 0,00347 per tahun Jumlah 8.500 Kebutuhan personil 1,49 Pembulatan 1 Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Sub Bagian distribusi memiliki beban kerja sebesar 8550 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 1 orang. Tabel 7.Analisis beban kerja Kepala Sub Bagian Transkrip Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Sub Bagian Transkrip memiliki beban kerja sebesar 8200 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 1 orang. No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yang Dibutuhkan Ket. 1. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Transkripberda sarkan rencana operasional kegiatan Bagian Menyusun rencana kerja subbagian berdasar rencana kerja bagian Keg 90 2 180 72000 0,00250 per tahun Menyampaikan kepada bawahan rencana kerja dan pembagian kerja Keg 10 4 40 72000 0,00056 per tahun Menyampaikan konsep kepada atasan untuk mendapat koreksi dan arahan Keg 5 4 20 72000 0,00028 per tahun Menyempurnakan rencana kegiatan subbagian Keg 30 2 60 72000 0,00083 per tahun 2 Mentranskrip risalah Menerima penugasan untuk mendata kaset transkrip yang diterima Keg 5 15 75 1500 0,05000 Per minggu Mendata transkrip hasil rekaman yang diterima Keg 45 15 675 1500 0,45000 Per minggu Membuat konsep risalah atas transkrip yang telah diterima Keg 45 15 675 1500 0,45000 Per minggu Menyerahkan hasil konsep risalah kepada Kabag Keg 5 15 75 1500 0,05000 Per minggu Menerima hasil koreksian kepada Kasubag Keg 5 15 75 1500 0,05000 Per minggu Mengoreksimengedit ketikan risalah Keg 15 15 225 1500 0,15000 Per minggu 3 Mengurus tata surat dan kearsipan Bagian. Mencatat dalam agenda setiap surat yang masuk dan keluar Keg 3 200 600 72000 0,00833 per tahun Menganalisa isi surat masuk Keg 10 200 2000 72000 0,02778 per tahun Mengarsip surat yang telah didisposisi Keg 5 200 1000 72000 0,01389 per tahun Mengarsip surat keluar. Keg 5 200 1000 72000 0,01389 per tahun Mengarsip surat keluar yang telah dikirim Keg 5 200 1000 72000 0,01389 per tahun 4 Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatankinerj a kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan Melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas secara lisan dan tulisan. Keg 5 50 250 72000 0,00347 per tahun Meminta arahan dan bimbingan terhadap masalah yang dihadapi keg 10 25 250 72000 0,00347 per tahun Jumlah 8.200 Kebutuhan personil 1,29 Pembulatan 1 Tabel 8.Analisis beban kerja Transkriptor Sub Transkrip Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Transkriptor Sub Transkrip memiliki beban kerja sebesar 21.650 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 14 orang. No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yang Dibutuhkan Ket. 1 Menerima hasil rekaman rapat-rapat DPR RI untuk dilakukan transkrip. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat. Keg 10 50 500 1500 0,33333 Per Minggu Menerima hasil rekaman rapat-rapat DPR RI. Keg 30 50 1500 1500 1,00000 Per Minggu Mengecek kaset sesuai jumlahnya. Keg 150 50 7500 1500 5,00000 Per Minggu Melaporkan hasil pelaksanaan kepada atasan. Keg 30 50 1500 1500 1,00000 Per Minggu 2 Membuat transkrip hasil rekaman rapat- rapat DPR RI untuk menyusun risalah sementara. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat. Keg 10 15 150 1500 0,10000 Per Minggu Mentranskrip kaset dalam bentuk laporan risalah sementara. Keg 180 15 2700 1500 1,80000 Per Minggu Mengetik konsep risalah sementara. Keg 120 15 1800 1500 1,20000 Per Minggu Mengoreksi hasil ketikan konsep risalah sementara sebelum dicetak. Keg 60 15 900 1500 0,60000 Per Minggu Mencetak konsep risalah sementara dan menyerahkan kepada atasan untuk dikoreksi. Keg 60 15 900 1500 0,60000 Per Minggu Melakukan editing konsep risalah sementara setelah mendapat koreksi. Keg 60 15 900 1500 0,60000 Per Minggu Mencetak ulang konsep risalah sementara. Keg 60 15 900 1500 0,60000 Per Minggu Membuat back up file konsep risalah sementara. Keg 20 15 300 1500 0,20000 Per Minggu 3 Mencatat seluruh hasil pekerjaan ke dalam bukulembaran kerja. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Keg 10 15 150 1500 0,10000 Per Minggu Mencatat data-data kaset yang dikerjakan ke dalam buku laporan kerja. Keg 60 15 900 1500 0,60000 Per Minggu Menyerahkan kepada atasan hasil laporan pengerjaan kaset risalah rapat. Keg 10 15 150 1500 0,10000 Per Minggu Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan. Keg 60 15 900 1500 0,60000 Per Minggu Jumlah 21.650 Kebutuhan personil 14,43 Pembulatan 14 Tabel 9.Analisis beban kerja Transkriptor Sub Distribusi No Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Beban Kerja WP x BK Jam Kerja Efektif Pegawai yang Dibutuhk an Ket. 1. Menerima hasil rekaman rapat- rapat DPR RI untuk dilakukan transkrip. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat. Keg 10 50 500 1.500 0,33333 Per Minggu Menerima hasil rekaman rapat-rapat DPR RI. Keg 30 50 1.500 1.500 1,00000 Per Minggu Mengecek kaset sesuai jumlahnya. Keg 150 50 7.500 1.500 5,00000 Per Minggu Melaporkan hasil pelaksanaan kepada atasan. Keg 30 50 1.500 1.500 1,00000 Per Minggu 2. Membuat transkrip hasil rekaman rapat- rapat DPR RI untuk menyusun risalah sementara. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari Kasubag Rapat. Keg 10 20 200 1.500 0,13333 Per Minggu Mentranskrip kaset dalam bentuk laporan risalah sementara. Keg 180 20 3.600 1.500 2,40000 Per Minggu Mengetik konsep risalah sementara. Keg 120 20 2.400 1.500 1,60000 Per Minggu Mengoreksi hasil ketikan konsep risalah sementara sebelum dicetak. Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000 Per Minggu Mencetak konsep risalah sementara dan menyerahkan kepada atasan untuk dikoreksi. Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000 Per Minggu Melakukan editing konsep risalah sementara setelah mendapat koreksi. Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000 Per Minggu Mencetak ulang konsep risalah sementara. Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000 Per Minggu Membuat back up file konsep risalah sementara. Keg 20 20 400 1.500 0,26667 Per Minggu 3. Mencatat seluruh hasil pekerjaan ke dalam bukulembaran kerja. Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per Minggu Mencatat data-data kaset yang dikerjakan ke dalam buku laporan kerja. Keg 60 15 900 1.500 0,60000 Per Minggu Menyerahkan kepada atasan hasil laporan pengerjaan kaset risalah rapat. Keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per Minggu Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan. Keg 60 15 900 1.500 0,60000 Per Minggu 4 Mendistribusika n transkrip risalah Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per bulan Mencatat data-data transkrip berupa risalah yang telah selesai dikerjakan ke dalam buku laporan kerja. Keg 90 15 1.350 1.500 0,90000 Per bulan Menggandakan transkrip risalah sesuai kebutuhan Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000 Per bulan Mendistribusikan transkrip risalah Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000 Per bulan Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan. Keg 60 15 900 1.500 0,60000 Per bulan 5 Mengarsip transkrip risalah Menerima arahan tentang pelaksanaan tugas dari atasan. Keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per bulan Memilah jenis risalah Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000 Per bulan mengarsip risalah sesuai pengelompokan Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000 Per bulan Membuat rekap hasil seluruh pekerjaan yang telah dilakukan kepada atasan. Keg 60 15 900 1.500 0,60000 Per bulan Jumlah 24.500 Kebutuhan personil 23,43 Pembulatan 23 Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Transkriptorsub Distribusi memiliki beban kerja sebesar 24.500 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil 23 orang. Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian, Transkriptor. Bagian transkriptor memiliki beban kerja tertinggi. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang dilakukan membutuhkan waktu yang lama dan dilakukan setiap hari, dimana pelaksanaannya membutuhkan ketelitian dan keakuratan yang tepat.

4.7. Perhitungan Jumlah Karyawan

Perhitungan jumlah karyawan dilakukan dengan membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif selama satu tahun. Perhitungan yang dilakukan Kepala Bagian Risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, serta Transkriptor bisa dilihat pada Tabel 10. Tabel 10.Perhitungan kebutuhan karyawan No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jumlah Pemangku Jabatan Hasil ABK +- EJEU PJ PU 1 Kepala Bagian Risalah 2.552 1 1 1.15 A 2 Kepala Sub Bagian Transkrip 8.200 1 1 1,29 A 3 Transkriptor 21.650 14 14 1,03 A 4 Kepala Sub Bagian Distribusi 8.500 1 1 1,49 A 5 Transkriptor 24.500 23 23 1,02 A Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan = Perhitungan +- = Selisih antara jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah karyawan yang ada EJEU = Beban Kerja Jabatan Jumlah Pemangku Jabatan Jam Efektif Pertahun PJPU = Prestasi Kerja dengan Pedoman Keterangan a. EJ di atas 1,00 = A Sangat Baik b. EJ diantara 0,90-1,00 = B Baik c. EJ diantara 0,70-0.89 = C Cukup d. EJ diantara 0,50-0,69 = D Sedang e. EJ dibawah 0.50 = E Kurang Dapat dilihat pada Tabel 10 bahwa jumlah kebutuhan karyawan efektif untuk kepala bagian risalah sebanyak 1 orang, Kepala Sub Bagian Transkrip 1 orang, Kepala Sub Bagian Distribusi 1 orang, Transkriptor dibawah Kepala Sub Bagian Transkrip 14 orang, Transkriptor dibawah kepala Sub Bagian Distribusi 23 orang. Hasil pengukuran beban kerjauntuk Kepala Bagian Risalah 2552 jamtahun,Kepala Sub Bagian Transkrip8200 jamtahun, Kepala Sub Bagian Distribusi 8500 jamtahun, Transkriptor dibawah kepala Sub Bagian Transkrip 21.650 jamtahun, Transkroptor dibawah Kepala Sub Bagian Distribusi 24.500 jamtahun, menunjukkan perbedaan beban kerja masing-masing jabatan. Beban kerja transkriptor lebih tinggi dibanding Kepala Bagian risalah dan Kepala Subbagian Risalah. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa efisiensi dan efektifitas Kepala Bagian Risalah A Sangat Baik, efesiensi dan efektifitas Kepala Sub Bagian A Sangat Baik, efisiensi dan Efektifitas Transkriptor A Sangat Baik. Beban Kepala Bagian, Kepala sub Bagian dan Transkriptor di Sekretariat Jenderal DPR RI tidak sesuai dengan standar beban kerja Kementrian Dalam Negeri, dikarenakan untuk kegiatan anggota dewan seperti rapat tidak bisa di prediksikan seperti halnya adanya rapat mendadak dan lamanya rapat. Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Dalam konteks yang lebih riil beban kerja sesungguhnya merupakan uraian tugasmasing-masing pegawai sebagai manifestasi dari pelaksanaan visi- misi organisasi. Besar kecilnya beban kerja pegawai sangat tergantung pada besar kecilnya beban kerja organisasi. Ada korelasi positif antara beban kerja organisasi dengan beban individu. Namun beban kerja organisasi yang besar tidak bisa menjasi acuan bagi tinggi rendahnya kinerja organisasi begitu juga individu, banyak pegawai yang memiliki beban kerja yang besar tetapi kinerjanya belum tentu tinggi. Terkait bagaimana kapasitas dan kemampuan pegawai tesebut dalam melaksanakan tugasnya maka diperlukan analisa beban kerja sebagai metode untuk mengetahui kapasitas pegawai dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi. Banyak pekerjaan yang tidak secara eksplisit tercantum dalam dokumen uraian tugas tapi merupakan tugas yanng harus dikerjakan oleh pegawai. Dalam proses pengukuran beban kerja, uraian tugas merupakan salah satu elemen