Analisis Pekerjaan METODE PENELITIAN

5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat atau memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan 6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai 7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan 8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai. Uraian jabatan menurut Dessler 2004 adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya dan bagaimana kondisi kerjanya. Sedangkan menurut Hasibuan 2005 spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan jabatan dengan baik dan kompeten. Spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.Berdasarkan hasil observasi, berikut merupakan analisis pekerjaan kondisi saat ini karyawan bagian risalah DPR RI. Tabel 2.Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah NAMA JABATAN: KEPALA BAGIAN RISALAH

A. Deskripsi Pekerjaan

1. Rangkuman Jabatan: Memimpin kegiatan Bagian Risalah dalam

melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.

2. Fungsi Jabatan: kepala bagian memiliki fungsi jabatan yaitu

bertanggung jawab dalam pelaksanaan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar 3. Deskripsi Tugas: a. Merencanakan operasional kegiatan Bagian Risalah berdasarkan sasaran kerja Biro Persidangan. b. Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis. c. Memberi arahan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan baik. Lanjutan Tabel 2. Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah Tabel 2

A. Deskripsi Pekerjaan

3.Deskripsi Tugas:

d. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Bagian sebagai bahan informasi bagi atasan dalam menyusun rencana anggaran. e. Mengatur kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling mendukung. f. Menyelia pelaksanaan tugas bawahan. g. Mengadakan hubungan kerja dengan unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI. h. Mengoreksi konsep-konsep yang disusun oleh bawahan, sebelum disampaikan kepada atasan atau yang akan ditandatangani. i. Melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI. j. Melaksanakan pendistribusian hasil transkrip kepada seluruh anggota dewan dan pihak-pihak terkait. k. Melaksanakan pertanggungjawaban penggunaan keuangan. l. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan m. Mengevaluasi hasil kegiatan bawahan sebagai masukan untuk penyempurnaan rencana operasional kegiatan. n. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatankinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan.

4. Wewenang

Beberapa hasil penelitian, kepala bagian risalah memiliki beberapa wewenang yaitu pertama membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis. Kedua, mengatur dan menyelia kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling mendukung. Ketiga, mengoreksi konsep- konsep yang disusun oleh bawahan, sebelum disampaikan kepada atasan atau yang akan ditandatangani. 5. Peralatan dan Dokumen Kerja Peralatan dan dokumen yang digunakan adalah Personal komputer, Laptop, Hard Disk Eksternal, Tape Recorder, jaringan internet, Wifi. Lanjutan Tabel 2. Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah A. Deskripsi Pekerjaan

6. Hasil Kerja

Hasil kerja Kepala bagian risalah meneliti kembali dan melengkapi dengan halaman pertama yang memuat daftar nama anggota yang hadir menjadi risalah sementara selanjutnya membuat naskah risalah resmi. Mengumpulkan master risalah rapat setiap periode masa persidangan. Mendistribusikan risalah rapat ke pimpinan DPR, Pimpinan Fraksi, Pimpinan komisi, pejabat setjen, Arsip Nasional, Arsiparis, Dokumentasi, File Risalah 7. Hubungan Kerja Pihak Deskripsi Transkriptor Pengawasan atau supervisi terhadap pelaksanaan tugas transkriptor AKD Penugasan operator alat rekam untuk melakukan perekaman sesuai dgn suratpemberitahuan dari kepala bagian AKD, menyerahkan konsep risalah kabag AKD

8. Kondisi Kerja

Setiap hari kepala bagian bekerja dengan waktu kerja ± 8 jam per hari mulai pukul delapan pagi hingga pukul empat sore. Apabila masih ada rapat malam terkadang ikut pula rapat sampai selesai. Kondisi ruangan mempunyai ruang sendiri dan tertutup untuk bekerja.

9. Variansi Masalah Pihak

Deskripsi Sesama Kepala Bagian adanya koreksi pengembalian konsep risalah dari kepala bagian AKD. Selain Kepala Bagian adanya kesalahan pada perekaman oleh operator, adanya konflik karena ada kesalahan yang dilakukan oleh kasubag, transkriptor dalam penyusunan dan laporan risalah. Lanjutan Tabel 2.Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah Lanjutan Tabel 2. Tabel 3. AnalisisPekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah B. SPESIFIKASI PEKERJAAN JOB SPECIFICATION Faktor Kompetensi Kompetensi menurut spencer dan spencer 1993 adalah karakteristik dasar seseorang yang terkait dengan kinerja efektif tertentu atau kinerja superiornya dalam sebuah pekerjaan atau situasi. Karakteristik yang membentuk sebuah kompetensi adalah: Faktor Deskripsi Pengetahuan dituntut memiliki kematangan dalam knowledge pekerjaan dan kematangan melakukan sesuatu yang berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan. Motivasi menumbuhkan kepercayaan, Motives partisipasi, loyalitas, dan internal motivasi para bawahan dan cara persuasif. Hal ini semua akan diperolah peranan kecakapan,kemampuan dan perilaku. Ketrampilan Memiliki ketrampilan dalam Stenografi, Skill teknik penyusunan risalah, digitalisasi risalah, ISQ. Kemampuan Memiliki kemampuan tugas, memanfaat Selft Concept fungsi, dan kemampuan tanggung jawab. Karakteristik Personal Wibawa, tegas, rajin, bekerja keras, Traits bertanggung jawab. NAMA JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN RISALAH A. Deskripsi Pekerjaan 1. Rangkuman Jabatan : Memimpin kegiatan Subbagian Transkrip dalam melakukan transkripsi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar LanjutanTabel 3. Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah NAMA JABATAN: KEPALA SUBBAGIAN RISALAH A. Deskripsi Pekerjaan 2. Fungsi Jabatan: kepala subbagian memiliki fungsi jabatan yaitu bertanggung jawab dalam pelaksanaan merencanakan kegiatanTranskrip berdasarkan rencana operasional kegiatan Bagian serta penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar

3. Deskripsi Tugas:

a. Merencanakan kegiatan Subbagian Transkrip berdasarkan rencana operasional kegiatan Bagian. b. Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis. c.Mengatur kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling mendukung. d. Memberi arahan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan baik. e. Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas. f. Melakukan penyusunan konsep transkrip rapat-rapat DPR RI. g. Memeriksa hasil kegiatan bawahan agar diperolah hasil yang benar. h. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan. i. Melakukam tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan.

4. Wewenang

Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis.Mengatur kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling mendukung.Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas.Melakukan penyusunan konsep transkrip rapat-rapat DPR RI.Memeriksa hasil kegiatan bawahan agar diperolah hasil yang benar.Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan. Lanjutan Tabel 3.Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah A. Deskripsi Pekerjaan. 5. Peralatan dan Dokumen Kerja Peralatan dan dokumen yang digunakan adalah Personal komputer, Laptop, Hard Disk Eksternal, Tape Recorder, jaringan internet, Wifi. 6. Hasil Kerja Kepala Sub Bagian menyusun konsep matriks penugasan transkriptor, kasubag mengirimkan risalah resmi ke bagian tata persuratan kasubag Penggandaan dengan surat permintaan untuk di gandaan.

7. Hubungan Kerja

Pihak Deskripsi Sesama kasubag hubungan kerja tata persuratan Transkriptor hubungan kerja untuk proses penugasan transkriptor

8. Kondisi Kerja

Setiap hari kepala bagian bekerja dengan waktu kerja ± 8 jam per hari mulai pukul delapan pagi hingga pukul empat sore. Apabila masih ada rapat malam terkadang ikut pula rapat sampai selesai. Kondisi ruangan mempunyai ruang sendiri dan ruangan bersama kasubag lain bagian risalah

9. Variansi Masalah

Adanya kesalahan penyusunan konsep matrik penugasan transkriptor,adanya tumpang tindih penugasan kepada transkriptor dengan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan

B. SPESIFIKASI PEKERJAAN JOB SPECIFICATION Faktor Kompetensi

Faktor Deskripsi Pengetahuan dituntut memiliki kematangan dalam knowledge pekerjaan dan kematangan melakukan sesuatu yang berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan. Lanjutan Tabel 3.Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor B. SPESIFIKASI PEKERJAAN JOB SPECIFICATION Faktor Kompetensi Faktor Deskripsi Motivasi meningkatkan kedesiplinan dan menurunkan Motives tingkat absensi karyawan, mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan. Hal ini semua akan diperolah peranan kecakapan, kemampuan dan perilaku. Ketrampilan Memiliki ketrampilan dalam Stenografi, Skill teknik penyusunan risalah, digitalisasi risalah, Kemampuan Memiliki kemampuan tugas, memanfaat Selft Concept fungsi, dan kemampuan tanggung jawab. Karakteristik Personal Wibawa, tegas, rajin, bekerja keras, Traits bertanggung jawab NAMA JABATAN: TRANSKRIPTOR A. Deskripsi Pekerjaan 1. Rangkuman Jabatan: menyusun risalah rapat-rapat DPR RI sesuai dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.

2. Fungsi Jabatan:

Kepala bagian memiliki fungsi jabatan yaitu bertanggung jawab dalam pelaksanaan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR Bagian transkriptor memiliki tugas untuk menyusun risalah rapat-rapat DPR RI sesuai dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. 3. Deskripsi Tugas: a. Menerima hasil rekaman rapat b. Melakukan transkip hasil rekam rapat c. Mencetak hasil transkip sebagaia konsep risalah rapat Lanjutan Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor A. Deskripsi Pekerjaan

3. Deskripsi Tugas:

d. Menyampaikan konsep risalah rapat DPR RI kepada atasan e. Membuat back up file konsep risalah rapat f. Melakukan editing risalah dan hasil kegiatan kepada atasan. g. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan h. Melakukan tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan

4. Wewenang

Melakukan transkip hasil rekam rapat, mencetak hasil transkip sebagian konsep risalah rapat, menyampaikan konsep risalah rapat DPR RI kepada atasan, membuat back up file konsep risalah rapat, melakukan editing risalah dan hasil kegiatan kepada atasan, melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan.

5. Peralatan dan Dokumen Kerja

Peralatan dan dokumen yang digunakan adalah Personal komputer, Laptop, Hard Disk Eksternal, Tape Recorder, jaringan internet, Wifi. 6. Hasil Kerja Kaset hasil rapat yang berisi rekaman kegiatan rapat dengan durasi tertentu yang digunakan sebagai media transkip suara yang perlu diubah menjadi tulisan menjadi naskah risalah resmi. Membuat back up file risalah rapat.

7. Hubungan Kerja

Pihak Deskripsi Sesama transkriptor hubungan kerja sama untuk proses penugasan sebagai transkriptor Operator alat rekam AKD hubungan dengan operator perekam berupa penyerahan file dta softcopy, men-scan data serta file risalah. komunikasi transkriptor, sehingga harus Bertambah tugas kerjanya. kesalahan atau trouble Lanjutan Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor A. Deskripsi Pekerjaan

8. Kondisi Kerja

Setiap hari kepala bagian bekerja dengan waktu kerja ± 8 jam per hari mulai pukul delapan pagi hingga pukul empat sore. Apabila masih ada rapat malam terkadang ikut pula rapat sampai selesai. Kondisi ruangan mempunyai ruang sendiri khusus transkriptor yang disekat.

9. Variansi Masalah Pihak

Deskripsi Sesama transkriptor terjadi konflik kesalah pahaman Sesama transkriptor karena adanya rapat terlalu banyak, kurangnyaKomunikasi transkriptor,sehingga harus bertambah tugas kerja. Selain transkriptor - terjadi konflik dengan kasubag, sehingga penambahan tugas menjadi transkriptor hingga kasubag menjaditranskriptor. - Operator perekam terjadi konflik apabila kaset yang direkam ada B. SPESIFIKASI PEKERJAAN JOB SPECIFICATION Faktor Kompetensi Faktor Deskripsi Pengetahuan dituntut memiliki kematangan dalam knowledge pekerjaan dan kematangan melakukan sesuatu yang berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan Motivasi menumbuhkan kepercayaan, Motives partisipasi, loyalitas, dan internal motivasi para bawahan dan cara persuasif. Hal ini semua akan diperolah peranan kecakapan, kemampuan dan perilaku. Lanjutan Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor

4.6. Analisis Beban Kerja

Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi karyawan dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah karyawan yang efektif pekerjaan akan selesai dengan baik dan tepat pada waktunya jika setiap hari karyawan dapat bekerja secara efektif. Waktu produktif Per Tahun untuk menghitung beban kerja, terlebih dahulu harus mengetahui waktu produktif dalam satu tahun melalui hari dan jam kerja efektif sebagai dasar perhitungan dalam penelitian, digunakan tahun 2013 untuk menghitung waktu kerja efektif. Berdasarkan informasi dari pihak bagian Risalah, jumlah rata-rata absen, izin, cuti pribadi, dinas ke luar kota dan lain-lain adalah sebesar 10 dari jumlah hari dalam satu tahun. Dengan demikian jumlah hari absen, izin dan lain-lain tahun 2013 adalah: 10 X 365 hari = 36,5 hari,dibulatkan menjadi 37

B. SPESIFIKASI PEKERJAAN JOB SPECIFICATION Faktor Kompetensi

Faktor Deskripsi Ketrampilan Memiliki ketrampilan dalam Stenografi, Skill teknik penyusunan risalah, digitalisasi risalah, ISQ, teknik perekaman, bahasa Inggris, Kemampuan Memiliki kemampuan tugas, memanfaat Selft Concept fungsi, dan kemampuan tanggung jawab. Karakteristik Personal ketelitian, rajin, bekerja keras, fokus, Traits bertanggung jawab. Selanjutnya adalah menghitung jumlah hari efektif selama tahun 2013. Perhitungannya adalah sebagai berikut: Dari hasil perhitungan, diketahui bahwa jumlah hari efektifdalam satu tahun adalah 207 hari Setelah mengetahui jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun, perhitungan dilanjut dengan menghitung jam kerja efektif dalam satu hari. Dengan memperhitungkan jam kerja per hari di bagian risalah. Dalam keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja Instansi pemerintah 37 jam 30 menit perminggu, baik untuk yang 5 lima hari kerja maupun 6 enam hari kerja sesuai dengan yang ditetap kepala daerah masing-masing. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja. Maka perhitungan jam kerja efektif adalah sebagai berikut: Hasil perhitungan menunjukan waktu produktif dalam satu tahun adalah 1300 jam. Perhiungan jumlah karyawan yang efektif perlu dilakukan untuk mencapai efisiensi waktu dan biaya. Dengan demikian, selain waktu produktif, Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun 365 hari Jumlah hari sabtu dan minggu 102 hari Jumlah hari libur nasional 14 hari Jumlah hari cuti bersama 5 hari Jumlah absen sakit, izin, cuti pribadi,dll 37 hari 158 hari Hari kerja efektif dalam satu tahun 207 hari - Jam kerja PNS perminggu = 37,5 jam 37 jam 30 menit - Jam kerja PNS perhari = 37,5 jam : 5 = 7,5 jam 7 jam 30 menit - Jam efektif perhari = 75 x 7,5 jam = 5 jam 37 menit = 337 menit dibulatkan 330 menit 5 jam 30 menit - Jam kerja efektif perminggu = 5 hari x 330 menit = 1.650 menit - Jam kerja efektif perbulan = 20 hari x 330 menit = 6.600 menit - Jam kerja efektif per tahun = 12 bulan x 6.600 menit = 79.200 menit 1320 jam = 1300 jam