Prosedur Kerja Pengelolaan Risalah Rapat

1. Tahap Persiapan a. Kepala bagian AKD menginformasikan jadwal rapat-rapat kepada bagian risalah. b. Kepala bagian AKD menugaskan operator alat rekam untuk melakukan perekaman terhadap rapat yang berjalan. c. Kepala bagian risalah menunjuk editor untuk melakukan editing hasil transkrip. d. Kepala bagian subag distribusi bagian risalah menyusun konsep matrik penugasan transkriptor. e. Pengadministrasi umum bagian risalah menyiapkan surat tugas transkriptor yang ditandatangani oleh kepala bagian risalah. 2. Tahap Pelaksanaan a. Perekaman - Operator alat rekam melakukan persiapan perekaman. - Operator alat rekam melakukan perekaman sesuai dengan tata cara dan petunjuk teknis pelaksanaan perekaman. - Operator alat rekam menyerahkan kaset yang berisi rekaman dengan durasi sesuai dengan petunjuk teknis perekaman untuk diproses menjadi risalah, kepada bagian risalah. - Penyerahan kaset hasil rekaman tersebut dituangkan dalam berita acara penyerahan kaset. - Pengadministrasian umum menyiapan form berita acara serah terima kaset dari operator alat rekam. b. Penyusunan risalah rapat - Transkriptor melakukan persiapan pentranskripan - Transkriptor melakukan pentranskripan sesuai dengan tata cara dan petunjuk teknis pelaksanaan pentranskripan. - Transkriptor mengirim soft copy hasil transkrip kepada editor untuk dilakukan editing. - Editor mengedit transkrip yang disampaikan oleh transkriptor dan mengumpulkan seluruh hasil transkrip menjadi konsep risalah rapat dengan menyempurnakan sesuai dengan pedoman umum tata naskah resmi dan surat dinas DPR RI dan Setjen DPR RI . - Editing konsep risalah dilakukan dengan memperhatikan tata bahasa sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. - Kabag risalah, kasubag transkrip, dan kasubag distribusi melakukan pengawasan atau supervisi terhadap pelaksanaan tugas transkriptor - Editor menyerahkan konsep risalah kepada kasubag transkrip untuk dilakukan koreksi - Pelaksanan koreksi kasubag transkrip dibantu oleh kasubag distribusi dan staf pengumpul dan pengolah data. 3. Tahap Penyelesaian a. Penggandaan dan pendistribusian - Sekretariat AKD memperbanyak risalah yang telah ditandatangani sebanyak jumlah anggota AKD dan mitra kerja - Sekretariat AKD mendistribusikan risalah kepada mitra kerja atau undangan. b. Penyimpanan b1. Penyimpanan kaset atau CD - Operator alat rekam melakukan penyimpanan terhadap kaset-kaset yang telah ditranskip, dan master rekaman dalam bentuk kaset maupun CD pada tempat khusus, diklarifikasikan berdasarkan periode tertentu maupun suatu proses pembahasan, dan menggunakan aplikasi sistem penyimpanan sistem data based, agar memudahkan untuk melakukan pencarian ulang bilamana diperlukan - Bagian AKD yang bersangkutan, bagian dokumen dan unit perpustakaan menyimpan kaset hasil rekaman menurut ketentuan yang berlaku. b2. Penyimpanan risalah master - Bagian risalah melakukan penyimpanan risalah berupa naskah tersendiri dan dalam bentuk terjilid dari suatu periode tertentu maupun dalam suatu proses pembahasan dan menggunakan aplikasi sistem penyimpanan sistema data based,agar memudahkan untuk dilakukan pencarian ulang bilamana diperlukan - Bagian risalah, bagian AKD yang bersangkutan, bagian dokumen dan unit perpustakaan menyimpan risalah hasil rapat menurut ketentuan yang berlaku. b3. Penyimpanan risalah soft copy Operator komputer mengumpulkan data-data soft copy risalah rapat yang diklasifikasikan sesuai AKD, dan sifat rapat, men-scan data risalah, mengubah dalam bentuk PDF read Only. Penyimpanan risalah dalam bentuk soft copy dilakukan berdasarkan sistemdata based dan memudahkan untuk dilakukan pencarian ulang bilamana diperlukan.

4.5. Analisis Pekerjaan

Mengacu pada penjelasan Sastrohadiwiryo 2002, analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik. Sedangkan menurut Mondy 2008, analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja dimana pekerjaan tersebut dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan dikumpulkan, dianalisis dan dicatat sesuai dengan apa adanya pekerjaan tersebut dan bukan bagaimana seharusnya pekerjaan tersebut. Beberapa informasi yang biasanya dikumpulkan oleh penyelia dan spesialis dalam sumber daya manusia melalui analisis pekerjaan mengenai uraian jabatan yang meliputi 1 rangkuman jabatan, 2 fungsi jabatan, 3 deskripsi tugas, 4 wewenang, 5 peralatan dan dokumen kerja, 6 hasil kerja, 7 hubungan kerja, 8 kondisi kerja, 9 variansi masalah, sedangkan spesifikasi pekerjaan meliputi faktor kompetensi. Adapun manfaat dari dilakukannya analisis pekerjaan menurut Sedarmayanti 2009, antara lain; 1. Penarikan seleksi dan penempatan pegawai 2. Sebagai petunjuk dasar dalam penyusunan program latihan dan pengembangan. 3. Menilai kinerja atau pelaksanaan kerja 4. Memperbaiki cara bekerja pegawai 5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat atau memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan 6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai 7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan 8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai. Uraian jabatan menurut Dessler 2004 adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya dan bagaimana kondisi kerjanya. Sedangkan menurut Hasibuan 2005 spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan jabatan dengan baik dan kompeten. Spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.Berdasarkan hasil observasi, berikut merupakan analisis pekerjaan kondisi saat ini karyawan bagian risalah DPR RI. Tabel 2.Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah NAMA JABATAN: KEPALA BAGIAN RISALAH

A. Deskripsi Pekerjaan

1. Rangkuman Jabatan: Memimpin kegiatan Bagian Risalah dalam

melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.

2. Fungsi Jabatan: kepala bagian memiliki fungsi jabatan yaitu

bertanggung jawab dalam pelaksanaan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar 3. Deskripsi Tugas: a. Merencanakan operasional kegiatan Bagian Risalah berdasarkan sasaran kerja Biro Persidangan. b. Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis. c. Memberi arahan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan baik.