Gas Negara persero Tbk adalah peran sekretaris sebagai pemberi informasi, sebagai penerima telepon, dan sebagai perantara dan penghubung.
Peran sekretaris sebagai pemberi informasi yang dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Pekerjaan sekretaris yang menyalurkan informasi kepada
pimpinan dengan jelas akan sangat membantu pimpinan untuk menjalankan tugasnya dengan baik, karena akan memberikan pengaruh yang positif.
Peran sekretaris sebagai penerima telepon, bila seorang sekretaris menerima informasi yang disampaikan memalui telepon sekretaris harus dapat
menangkap dan menerima pesan atau informasi dengan baik sehingga tidak mengecewakan pihak yang bersangkutan. Oleh karena itu, sekretaris harus selalu
mencatat hal-hal yang dianggap penting agar tidak merugikan perusahaan atau orang lain.
Peran sekretaris sebagai perantara atu penghubung sama dengan bagaimana cara sekretaris berkomunikasi, karena komunikasi yang baik dan sopan yang
dilakukan oleh sekretaris akan berpengaruh oleh perusahaan. Maka sekretaris harus menguasai teknik dalam berkomunikasi agar tidak ada kesalahan dalam
memberi informas antara pimpinan dengan pegawai. Peran sekretaris akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahan
karena berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan yang ditetapakan tergantung dari kinerja sekretaris.sekretaris mempunyai peranan yang sangat peting terhadap
kelancaran dan kemajuan perusahaan. Oleh karena itu sekretaris harus memiliki kinerja yang baik. Kinerja seorang sekretaris dapat ditingkatkan apabila ada
kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan. Jika sekretaris mempunyai kinerja yang baik, maka dapat memperbaiki kualitas hasil kerja di perusahaan sehingga
kinerja perusahaan juga dapat meningkat.
C. Syarat-syarat Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan dengan sebaik-
baiknya. Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempanya bekerja.
Syarat yang dimiliki sekretaris adalah syarat kemampuan kerja, Sekretaris yang baru bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu
harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri
Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris yaitu : 1.
Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas SLTA ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya terampil dalam
mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan-laporan dan sebagainya
3. Menguasain bahasa indonesia yang baik dan benar, bahasa inggris dan bahasa
asing lainyya. 4.
Memiliki kepribadian sebagai sekretaris. 5.
Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari Sedangkan syarat menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi dua
macam yaitu : 1.
Syarat-syarat Umum Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap
kepribadian, tingkah laku, dan kecakapan pribadi.
a. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan :
1. Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi
berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif.
Sikap yang diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.
2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain
dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti. 3.
Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan perbendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat
dalam berbicara. Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.
4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugup, biasakan diri untuk bergaul
dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan situasi apa pun.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu
membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Oleh karena itu syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap
calon pelamarpegawai. 6.
Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun serta harus berpenampilan
baik.
b. Sikap dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain para pegawai perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat-pejabat lain dari luar
perusahaan yang berhubungan dengan pimmpinannya. Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki
kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain:
1 Sopan dan ramah
2 Dapat dipercaya
3 Dapat bekerjasama
4 Setia
5 Cepat dan rajin
6 Penuh perhatian
7 Baik hati
8 Bijaksana
9 Penuh inisiatif
10 Objektif
c. Kecakapan Pribadi
Seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat-syarat seperti diuraikan di atas, juga diterima untuk memiliki suatu kecakapan pribadi.
Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain: 1.
Panjang akal; hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apa pun, dan bagaimana pun di bawah tekanan pihak mana pun harus selalu dapat
mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.
2. Ambisi; keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan
untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja. 3.
Inisiatif; prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada perintah dari atasan.
4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat
mana pun. 6.
Loyalitas kepada perusahaaninstansi yang bersangkutan. 2.
Syarat-syarat Khusus Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau
keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 kompetensi yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris
yaitu: 1
Kemampuan menangani telepon 2
Kemampuan menangani tamu 3
Kemampuan mengelola kas kecil 4
Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor 5
Kemampuan menangani dikte 6
Kemampuan mengatur pertemuanrapat 7
Kemampuan mengatur perjalanan dinas 8
Kemampuan mengelola dokumen 9
Kemampuan menangani telepon 10
Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan
Syarat-syarat seorang sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah sesuai dengan teori yang telah dibahas hanya saja perlu ditambahkan adanya
kemampuan teknis dan keterampilan untuk menjalankan pekerjaanya. Walaupun demikian kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat
seorang sekretaris yang baik sebab seorang sekretaris yang baik, handal, dan profesional itu tidak dapat dinilai dari sikap dan keterampilan sajanamun
semuanya harus didukung disiplin kerja yang tinggi. Disini penulis melihat bahwa sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara
sudah cukup memenuhi kriteria.
D. Tugas-Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimoan rahasian.
Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat-surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya,
seerti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal rapat, menyusun acara sehari-hari pimpinan, dan sebagainya.
Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan
tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam beberapa masalah.
