b. Sekretaris senior
Kata senior dari kata latin senexyang berarti tua. Kata senior yang berarti tua. Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai
kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karena itu, sekretari senior juga dianggap
sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan baik.
Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan beserta segala
urusannya tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya dalam hal sekretaris pimpinan .
3. Berdasarkan Spesialisasi
a. Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan
mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bisang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan
pemikiran atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki
pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris
dalam bidang tertntu.
B. Pengertian Peranan Sekretaris
Peranan berasal dari kata peran. Peran memiliki makna yaitu seperangkat tingkat diharapkan yang dimiliki oleh yang berkedudukan di masyarakat. Dalam
kamus bahasa indonesia peranan adalah bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan.
Menurut Poerwandarminta dalam saiman 2002 : 37 peranan adalah suatu yang menjadi bagian atau yang memengang pimpinan utama, yaitu sesuatu yang
dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya. Menurut usman 2001 : 4 peranan adalah terciptanya serangkaian tingkah
laku yang saling berkaitan dalam suatu situasi tertentu serta berhubungan dengan kemajuan perubahan tingkah laku.
Menurut penulis peranan adalah suatu tindakan yang dilakukan dalam organisasi baik secara individu maupun bersama-sama yang dapat menimbulkan
peristiwa. Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang
diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri dan keadaan hidup berbeda-beda. Peran yang dipegangnya berporos
pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan tempat dimana dia bekerja. Dalam setiap lembaga : perusahaan, organisasi,
yayasan terdapat dua kegiatan utama. Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai
tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi,distribusi dan pembiayaan. Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.
Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personlia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain-lain.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka entah pimpinan itu
ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua. Peran sekretaris adalah peran pendukung supportive. Tujuan langsung pelaksanaan peran
sekretaris adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga,
karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.
Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan, antara lain sebagai berikut :
a. Pusat Informasi
Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri.
Contoh : Mengenai surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan dengan pemasaran.
Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut : 1.
Peran Strategi Peran strategi adalah peran yang diharapkan dapat memberikan
pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi
baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.
2. Peran Ternis
Peran teknis adalah peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktifitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada
pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
3. Peran Pendukung
Peran pendukung adalah peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai
dengan pendistribusian informasi. b.
Penerima Telepon Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara
berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik.
c. Perantara atau Penghubung
Adalah bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai lainnya atau sebaliknya antara pimpinan dengan pihak luar
instansi sehingga diperlukan komunikasiyang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara
berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan.
Adapun peranan sekretaris di PT.Perusahaan Gas Negara persero Tbk : Yaitu peranan sekretaris dalam membantu tugas-tugas pimpinan, karena
tanpa seorang sekretaris pimpinan akan kesulitan atau kewalahan dalam melakukan pekerjaanny. Peranan sekretaris sebagai pusat informasi, penerima
telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan
pimpinan, dan sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawabnya. Peranan sekretaris pada PT. Perusahaan
Gas Negara persero Tbk adalah peran sekretaris sebagai pemberi informasi, sebagai penerima telepon, dan sebagai perantara dan penghubung.
Peran sekretaris sebagai pemberi informasi yang dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Pekerjaan sekretaris yang menyalurkan informasi kepada
pimpinan dengan jelas akan sangat membantu pimpinan untuk menjalankan tugasnya dengan baik, karena akan memberikan pengaruh yang positif.
Peran sekretaris sebagai penerima telepon, bila seorang sekretaris menerima informasi yang disampaikan memalui telepon sekretaris harus dapat
menangkap dan menerima pesan atau informasi dengan baik sehingga tidak mengecewakan pihak yang bersangkutan. Oleh karena itu, sekretaris harus selalu
mencatat hal-hal yang dianggap penting agar tidak merugikan perusahaan atau orang lain.
Peran sekretaris sebagai perantara atu penghubung sama dengan bagaimana cara sekretaris berkomunikasi, karena komunikasi yang baik dan sopan yang
dilakukan oleh sekretaris akan berpengaruh oleh perusahaan. Maka sekretaris harus menguasai teknik dalam berkomunikasi agar tidak ada kesalahan dalam
memberi informas antara pimpinan dengan pegawai. Peran sekretaris akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahan
karena berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan yang ditetapakan tergantung dari kinerja sekretaris.sekretaris mempunyai peranan yang sangat peting terhadap
kelancaran dan kemajuan perusahaan. Oleh karena itu sekretaris harus memiliki kinerja yang baik. Kinerja seorang sekretaris dapat ditingkatkan apabila ada
kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan. Jika sekretaris mempunyai kinerja yang baik, maka dapat memperbaiki kualitas hasil kerja di perusahaan sehingga
kinerja perusahaan juga dapat meningkat.
