IV. METODOLOGI Penyusunan Draf Manual Pre-requisite HACCP dan Draf Manual Halal
Manual manajemen mutu merupakan kumpulan informasi tertulis mengenai aktivitas manajemen mutu dalam organisasi. Olehkarena itu kegiatan
utama dalam penyusunan manual adalah mengumpulkan informasi kemudian menuliskan informasi tersebut dalam bentuk dokumen tertulis manual. Adapun
metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi disesuaikan dengan jenis informasi yang dibutuhkan pada tiap tahap penyusunan manual. Tahapan
penyusunan manual dapat dilihat pada Gambar 1.
Menetapkan desain layout dan format manual Menetapkan acuan penyusunan manual
Menetapkan kerangka manual
Menyusun dan menetapkan struktur isi manual
Memberi nomor manual coding dan halaman
Menyusun daftar isi draf manual
Mengajukan draf manual siap terbit
Gambar 1. Diagram alir penyusunan manual
Menetapkan konsep penyusunan manual Konsep manual merupakan hal pertama yang harus ditetapkan, karena
sebuah konsep akan menjiwai keseluruhan isi manual. Olehkarena itu Informasi yang dibutuhkan dalam menetapkan konsep manual juga harus bersifat
menyeluruh global meliputi informasi dari dalam internal dan dari luar organisasi eksternal. Informasi internal diperoleh melalui audit dokumen,
wawancara, dan observasi lapang. Sedangkan informasi eksternal diperoleh melalui studi literatur dari buku dan modul pelatihan mutu. Adapun detail
penerapan konsep dijabarkan pada tahapan berikutnya. Menetapkan acuan penyusunan manual
Standar atau persyaratan yang dapat dijadikan acuan haruslah standar yang dikeluarkan oleh lembaga yang diakui. Untuk produk yang dipasarkan didalam
negeri dapat memakai standar yang dikeluarkan oleh pemerintah atau lembaga terkait, sedangkan untuk produk ekspor lebih baik memakai standar yang berlaku
secara internasional. Olehkarena itu diperlukan informasi mengenai standar dan regulasi yang
berlaku untuk suatu sistem mutu. Informasi ini diperoleh melalui studi literatur dari buku maupun modul pelatihan mutu yang memuat daftar standar atau regulasi
yang berlaku untuk suatu sistem mutu beserta rincian isi standarnya. Rincian isi suatu standar juga dapat diunduh melalui internet pada situs lembaga yang
mengeluarkan standar tersebut. Menetapkan kerangka manual
Setelah acuan ditetapkan maka langkah selanjutnya adalah menetapkan kerangka manual. Suatu kerangka menentukan aspek-aspek yang dibahas untuk
menjadi isi manual. Aspek-aspek ini akan menjadi bab utama pada kerangka manual. Masing-masing bab utama terbagi lagi atas beberapa sub bab. Sub bab
manual yang disebutkan pada kerangka manual hanyalah sub bab minimal yang harus ada pada tiap bab, sedangkan sub bab yang lebih terperinci ada pada
struktur isi manual. Adapun struktur isi manual baru ditetapkan pada tahap selanjutnya tahap menyusun dan menetapkan struktur isi manual.
Menetapkan desain manual Sebelum menyusun dan menuliskan informasi yang akan menjadi isi
manual, terlebih dahulu harus ditentukan desain layout dan format manual. Layout dan format harus memenuhi syarat desain yang baik, yaitu 1 membantu
pengguna menemukan informasi, 2 membantu pengguna membaca informasi, dan 3 membantu pembaca memahami informasi yang disajikan pada manual.
Informasi mengenai desain manual yang baik dapat diperoleh melalui studi literatur berupa buku yang mengupas tuntas mengenai desain manual yang
baik. Selain studi literatur, metode lain yang dapat ditempuh adalah benchmarking aspek desain manual mutu.
Benchmarking aspek desain manual dapat bersumber dari manual organisasi yang sudah berhasil mendapatkan sertifikat mutu maupun lampiran
contoh desain manual pada buku yang membahas tentang penulisan manual. Hal yang harus diingat adalah desain yang digunakan harus sesuai dengan konsep
manual yang sudah ditetapkan sebelumnya. Menyusun dan menetapkan struktur isi manual
Setelah desain manual ditetapkan maka langkah selanjutnya adalah menuliskan aktivitas manajemen mutu organisasi berdasarkan kerangka dan
struktur isi yang ditetapkan sebelumnya. Tahapan ini memerlukan interpretasi isi standar yang diacu sehingga aktivitas manajemen mutu perusahaan dapat
memenuhi persyaratan yang diacu. Informasi mengenai aktivitas mananajemen mutu dalam organisasi diperoleh melalui observasi lapang dan wawancara semua
pihak yang mewakili berbagai aktivitas manajemen mutu organisasi. Struktur isi manual harus disusun secara logis untuk memudahkan manual
diingat dan dipahami. Informasi mengenai ciri kerangka dan struktur isi yang baik diperoleh melalui studi literatur yang membahas seluk-beluk menulis manual
termasuk menyusun kerangka dan struktur isi manual dengan urutan yang logis. Memberi nomor manual dan halaman
Setelah draf manual selesai disusun, maka langkah selanjutnya adalah memberi nomor manual dan halaman. Wawancara dan audit dokumen internal
dilakukan untuk mengetahui sistem penomoran yang selama ini berlaku dalam organisasi. Studi literatur juga dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai
metode penomoran halaman untuk manual. Menyusun daftar isi dan mengajukan draf manual
Daftar isi disusun dengan menuliskan judul tiap bab dan sub bab pada draf manual beserta nomor halamannya. Setelah daftar isi disusun, langkah selanjutnya
adalah mengajukan draf manual melalui proses serahterima draf manual yang terlebih dahulu dipresentasikan didepan tim manajemen.
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kategori