persyaratan dasar sistem HACCP tidak dideskripsikan secara jelas sehingga berbagai acuan persyaratan dasar dapat saja diakomodasikan.
Beberapa instansi teknis di Indonesia menerjemahkan persyaratan dasar pre-requisite menjadi program pembinaan, misalnya Cara
Pengolahan Makanan yang Baik CPMB yang pernah dipopulerkan oleh Departemen Kesehatan PerMenkes Nomor 23MenKesPerI1978 yang
hingga kini masih digunakan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan, atau Sertifikasi Kelayakan Pengolahan SKP yang pernah dikeluarkan
oleh Dirjen Perikanan, Departemen Pertanian, dan sampai saat ini masih dipergunakan oleh Dirjen Perikanan Tangkap, Departemen Kelautan dan
Perikanan DKP. Setelah mempertimbangkan berbagai persyaratan standarregulasi
diatas maka diputuskan untuk menggunakan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor: 23MenKesSKI1978 tentang Pedoman Cara
Produksi Makanan yang Baik CPMB sebagai acuan penyusunan draf manual pre-requisite HACCP untuk PKIS Sekar Tanjung adalah CPMB
yang berlaku secara nasional sangat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan PKIS Sekar Tanjung sebagai badan usaha berskala nasional.
Lagipula dalam CPMB sudah dimasukkan aspek-aspek GMP dan SSOP dalam butir persyaratannya. Meskipun demikian, untuk menegaskan
kedudukan SSOP sebagai implementasi dari GMP maka standar SSOP dari US-FDA juga dijadikan acuan.
C. Menetapkan Kerangka Manual
Konsep manual manajemen mutu yang terdiri dari 3 tingkat level diwujudkan dalam kerangka manual yang terdiri dari 3 bab utama. Ketiga
bab tersebut yaitu : kebijakan bab 1, prosedur bab 2, dan referensi bab 3. Demi menegaskan sifat hierarkis manual sebagai buku pedoman, maka
digunakanlah kata “level” pada manual untuk menggantikan kata “bab” yang biasa digunakan dalam buku-buku pada umumnya. Sebenarnya,
sebelum bab 1 kebijakan, manual memiliki beberapa bagian seperti halaman depan cover, daftar isi, lembar pengesahan dan pengendalian
manual, serta lembar pengenalan manual. Bagian tersebut merupakan bagian yang harus ada dalam manual yang utuh namun tidak termasuk
dalam ketiga bab level manual. Dengan kata lain, bagian ini dapat dianggap sebagai manual level 0 pada manual manajemen mutu.
Penetapan kerangka manual selain bertujuan untuk merealisasikan konsep manual, juga bertujuan untuk mengantisipasi kemungkinan tidak
adanya guideline atau pedoman untuk menyusun rencana tertulis berdasarkan persyaratan yang diacu. Langkah antisipasi ini diwujudkan
dengan mencantumkan sub bab minimal yang harus ada pada tiap bab dalam kerangka. Adapun sub bab yang lebih rinci baru dapat ditentukan
pada tahap menyusun dan menetapkan struktur isi manual pembahasan bagian E.
Menurut Waller et al 1994 setidaknya bablevel 1 kebijakan pada manual manajemen mutu memiliki 6 bagian yaitu 1 pendahuluan,
2 pernyataan kebijakan, 3 struktur organisasi, 4 wewenang dan tanggung jawab manajemen, 5 tinjauan manajemen, dan 6 sistem
manajemen mutu dan hubungannya dengan persyaratan. Pada bagian pendahuluan diletakkan program mutu organisasi
dalam konteksnya dengan memperkenalkan organisasi dan sistem manajemen mutunya. Pernyataan kebijakan meliputi pernyataan misi dan
pernyataan kebijakan mutu. Pernyataan misi mengungkapkan sasaran perusahaan dan tindakan sebagai fokus bisnis inti, sedangkan pernyataan
kebijakan mutu menyangkut pelanggan dan masalah mutu. Penandatangan pernyataan kebijakan mutu oleh eksekutif puncak
diperlukan untuk menunjukkan bahwa gerakan manajemen mutu telah dipahami dan didukung oleh tingkat tertinggi dari organisasi. Struktur
organisasi dibagi kedalam dua tipe. Tipe pertama yaitu struktur manajemen lini. Pada struktur ini
wewenang turun ke bawah dari pucuk organisasi melalui suatu rantai atau lini manajer, ke tenaga kerja di bagian dasar. Secara potensial struktur
manajemen lini membuat masalah pengendalian dan tanggung jawab menjadi jelas.
Tipe yang kedua adalah struktur berdasarkan proyek. Pada struktur ini hanya sebagian peran dan tanggung jawab dalam organisasi yang
ditetapkan. Peran fungsional dalam suatu hierarki benar-benar muncul sampai batas waktu tertentu, namun staf tidak terikat oleh peran itu. Peran
dan tanggung jawab individual juga ditetapkan sesuai proyek yang perlu ditangani. Struktur ini baik untuk memanajemeni pola kerja yang terdiri
dari beberapa proyek terpisah, semuanya perlu suatu gabungan keterampilan yang berbeda. Struktur ini sangat fleksibel dan paling bisa
memanfaatkan keterampilan dan pengalaman dalam organisasi. Bagan organisasi harus mengidentifikasi peran kunci dan
menunjukkan hubungan diantara subyek dengan menuliskan uraian singkat dari hubungan tanggungjawab dan pelaporan. Tinjauan manajemen
adalah suatu proses dimana manajemen senior secara teratur mengevaluasi semua aspek dari sistem manajemen mutu. Pernyataan kesesuaian dengan
persyaratan berupa referensi silang terhadap prosedur khusus yang dimiliki untuk menunjukkan bagaimana persyaratan dari standar manajemen mutu
telah dipenuhi oleh organisasi. Bab level 2 adalah prosedur kerja, disebut demikian karena
mencakup semua prosedur yang dikembangkan dan diterapkan di tingkat madya organisasi. Prosedur adalah implementasi dari apa yang tertulis
pada bab sebelumnya kebijakan. Hal yang harus diperhatikan adalah bahwa prosedur kerja harus mengungkapkan : 1 bagaimana semua
aktivitas manajemen dilaksanakan 2 siapa yang akan melaksanakan aktivitas, dan 3 bagaimana aktivitas didokumentasikan Waller et al.,
1994. Adapun prosedur yang digunakan pada penyusunan draf manual pre-requisite HACCP dan manual halal merupakan kombinasi prosedur
enam bagian dan prosedur bagan alir. Prosedur enam bagian mencakup pengertian umum sebagai berikut :
1. Tujuan Berisi masalah spesifik yang ingin dicapai sehingga prosedur tersebut
dibuat atau berisi alasan prosedur.
2. Ruang lingkup : Berisi penjelasan fungsi bidang atau personel didalam penerapan
prosedur atau berisi mengenai ruang lingkup penerapan prosedur. 3. Acuanreferensi
Berisi daftar dokumen yang berisi informasi yang diperlukan untuk memahami prosedur atau dapat berupa dokumen eksternal dan internal
yang berhubungan dengan prosedur dan terkait dengan kegiatan prosedur.
4. Definisi Mendefinisikan istilah umum yang digunakan dalam prosedur atau
penjelasan suatu pekerjaan yang tidak umum dimengerti atau yang menggunakan pengertian spesifik dalam prosedur.
5. Rincian prosedur : Rincian jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan atau kerangka
tindakan personel dan bidangbagian yang dilibatkan didalam aktivitas tertentu dan berisi urutan aktivitas suatu proses berikut tanggungjawab,
material dan peralatan yang diperlukan, sampai apabila memungkinkan mengenai proses pencatatannya.
6. Dokumentasi lampiran Berisi formulir, rekaman atau rekaman-rekaman dan dokumen rujukan
lainnya yang dibutuhkan melengkapi jalannya proses seperti yang digambarkan dalam prosedur. Atau setiap dokumen pendukung yang
terkait dengan prosedur instruksi kerja, formulir, formchecklist. Prosedur bagan alir menggambarkan aliran proses pekerjaankegiatan
produksi. Bab level 3 adalah referensi kerja. Referensi kerja setidaknya
memiliki dua tipe referensi, yaitu referensi internal dan referensi eksternal. Pada akhir tiap bab dicantumkan ringkasan untuk masing-masing bab pada
manual. Kerangka manual bersama dengan acuan dan aktivitas manajemen
organisasi merupakan tiga aspek yang saling berinteraksi. Adapun hasil interaksi tersebut adalah output yang berupa isi manual. Lebih jauh
mengenai hubungan acuan dan kerangka manual dengan aktivitas manajemen mutu organisasi dapat dilihat pada pembahasan bagian E
menyusun draf dan menetapkan struktur isi manual. Hal yang perlu diingat adalah bahwa sebelum menulis isi manual, harus ditentukan
terlebih dahulu desain manualnya.
D. Menetapkan Desain Layout dan Format Manual
