sertifikasi selesai dan sertifikat telah diterbitkan. Banyak masalah yang yang akan dihadapi dalam menelusuri asal usulsumber bahan baku
yang dicoding tersebut. Berbagai persyaratan harus dipenuhi dalam proses pengkodean bahan bakupembantu ini. Pemeriksaan yang
dilakukan oleh LPPOM MUI dilakukan baik di tingkat produsen maupun di distributorsupplier tempat proses pengkodean
dilaksanakan. 8. Penutup
Untuk menjamin produksi halal maka setiap perubahan bahan bakutambahanpembantu dan proses produksi harus dilaporkan ke
LPPOM MUI. Demikian juga pengembangan produkpergantian namakemasan harus dilaporkan ke LPPOM MUI. Penitipan proses
produksi maklon baik seluruh produk maupun sebagian harus diperiksa ke tempat proses produksi tersebut. Pemeriksaan bahan
bakupembantu yang mengalami pengkodean harus dilakukan ditempat awal proses pengkodean dilakukan.
Sistem Jaminan Halal mencakup 5 komponen, yaitu 1 kebijakan halal, 2 perencanaan, 3 pelaksanaan, 4 Evaluasi, dan 5 tindakan.
Untuk menjamin pelaksanaan kebijakan halal perusahaan secara konsisten perlu ada perencanaan tertulis dalam bentuk pedoman manual Sistem
Jaminan Halal. Manual Sistem Jaminan Halal mencakup tujuan dan ruang lingkup sistem jaminan halal, struktur organisasi manajemen halal,
panduan halal, acuan teknis, sistem administrasi, dan sistem dokumentasi. Sedangkan panduan halal halal guideline dibagi lagi menjadi pengertian
halal haram, ketentuan halal haram berkaitan dengan makanan dan minuman, fatwa MUI tentang pedoman fatwa produk halal, identifikasi
titik kritis, pedoman halal haram bahan yang digunakan, pedoman perusahaan dalam melaksanakan produksi halal LPPOM MUI, 2005.
C. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Penerapan sistem mutu secara efektif di perusahaan memerlukan sistem yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik. Setiap perusahaan yang
mempunyai sistem manajemen mutu yang sudah berjalan dengan baik umumnya akan memiliki sistem dokumentasi penerapan sistem manajemen
mutu yaitu memiliki, panduan mutu manual mutu, panduan prosedur, panduan instruksi kerja, formulir, dan rekaman Hadiwiardjo dan Wibisono,
2000. Menurut Susilo seperti dikutip oleh Santosa 1998, tujuan penyusunan
dokumentasi sistem mutu adalah untuk menggambarkan kebijakan dan prosedur secara formal, untuk memperlihatkan hubungan antar
kegiatanaktivitas yang dilaksanakan, untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai manajemen mutu yang ada, untuk mendefinisikan wewenang dan
tanggung jawab secara jelas, untuk mempersiapkan dalam menghadapi audit asesmen eksternal, sebagai bahan pelatihan dan referensi kerja bagi karyawan,
sebagai sarana untuk menjaga kesinambungan operasi, sebagai persyaratan ISO 900123 sub klausul 4.2.1.
Susunan dari dokumentasi sistem manajemen mutu mengikuti proses- proses organisasi atau struktur yang sesuai dengan standar mutu, maupun
kombinasi dari keduanya. Susunan lainnya yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi juga dapat digunakan ISOTR 10013, 2001.
Struktur dokumentasi yang digunakan pada sistem manajemen mutu dapat dijelaskan secara hierarkis. Struktur ini memfasilitasi distribusi,
pemeliharaan, dan pengertian dokumentasi. Pengembangan hierarki tergantung pada kondisi organisasi ISOTR 10013, 2001.
Ruang lingkup dokumentasi sistem manajemen mutu dapat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Perbedaa tersebut dapat
berupa perbedaan dalam hal a ukuran organisasi dan jenis aktivitas, b kompleksitas proses dan interaksinya, c kompetensi personil ISOTR
10013, 2001. Dokumentasi sistem manajemen mutu boleh memasukkan definisi.
Perbendaharaan kata yang digunakan haruslah sesuai dengan standar definisi dan istilah yang mengacu pada ISO 9000 atau kamus umum lainnya ISOTR
10013, 2001.
Dokumentasi sistem manajemen mutu biasanya meliputi hal-hak sebagai berikut : a manual mutu dan tujuannya, b manual mutu, c prosedur
terdokumentasi, d instruksi kerja, e formulir, f rencana mutu, g spesifikasi, h dokumen eksternal, i rekaman. Dokumentasi sistem
manajemen mutu dapat berupa hard copy atau media elektronik. Beberapa keuntungan menggunakan media elektronik adalah sebagai berikut : a
personil yang tepat dapat memiliki akses informasi yang up to date setiap waktu, b akses dan perubahan dapat dengan mudah dibuat dan dikendalikan,
c distribusi cepat dan dapat dengan mudah dikontrol dengan banyak pilihan cetak hard copy, d terdapat akses ke dokumen dari daerah terpencil, e
penarikan dokumen yang usang sederhana dan efektif ISOTR 10013, 2001. Kebijakan mutu dan tujuannya harus didokumentasikan dan dapat saja
berupa dokumen terpisah atau termasuk dalam manual mutu. Manual mutu bersifat unik bagi tiap organisasi. ISOTR 10013 2001 memperbolehkan
adanya fleksibilitas dalam mendefinisikan struktur, format, isi, atau metode penyajian dalam mendokumentasikan sistem manajemen mutu bagi semua
tipe organisasi. Struktur dan format prosedur terdokumentasi hard copy atau media
elektronik harus didefinisikan oleh organisasi dengan cara sebagai berikut : teks, bagan alir, tabel, kombinasi dari ketiganya, atau metode lainnya yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi. Prosedur terdokumentasi harus mengandung informasi penting seperti judul, tujuan, ruang lingkup,
wewenang dan tanggung jawab, deskripsi aktivitas, rekaman, apendiks, review, persetujuan, revisi, identifikasi perubahan, dan mengandung
identifikasi unik. Prosedur terdokumentasi dapat berlaku sebagai referensi bagi instruksi kerja yang mendefinisikan bagaiman sebuah aktivitas
dijalankan. Prosedur terdokumentasi umumnya menjelaskan aktivitas yang terdiri dari banyak fungsi, sedangkan instruksi kerja umumnya
mengaplikasikan tugas untuk satu fungsi saja ISOTR 10013, 2001. Instruksi kerja harus dikembangkan dan dipelihara untuk menjelaskan
kinerja dari tiap pekerjaan dimana ketiadaan instuksi kerja dapat mengakibatkan kerugian. Ada banyak cara dalam mempersiapkan dan
menyajikan instruksi. Instruksi harus mengandung judul dan identifikasi unik, seperti jenis pekerjaan, review, persetujuan, revisi, rekaman, dan identifikasi
perubahan. Instruksi kerja dapat dimasukkan dalam prosedur terdokumentasi atau hanya direferensikan didalamnya ISOTR 10013, 2001.
Formulir dikembangkan dan dipelihara untuk merekam data yang menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen mutu.
Formulir harus mengandung judul, nomor identifikasi, tingkat dan tanggal revisi. Formulir harus direferensikan atau dilampirkan dalam manual mutu,
prosedur terdokumentasi, danatau instruksi kerja ISOTR 10013, 2001. Rencana mutu adalah bagian dari dokumentasi sistem manajemen mutu.
Rencana mutu menunjukkan bagaimana rencana tersebut diaplikasikan terhadap situasi spesifik dalam pertanyaan, mengidentifikasi dan
mendokumentasikan bagaimana organisasi akan memenuhi persyaratan yang unik untuk masing-masing produk, proses, proyek, atau kontrak ISOTR
10013, 2001. Spesifikasi adalah dokumen yang menyatakan persyaratan ISOTR
10013, 2001. Spesifikasi tidak dijelaskan lebih lanjut oleh ISOTR 10013 2001 karena spesifikasi bersifat unik untuk produk atau organisasi.
Organisasi harus menunjukkan dokumen ekternal dan kontrolnya dalam sistem manajemen mutu terdokumentasi. Dokumen eksternal dapat meliputi
gambar dari pelanggan, spesifikasi, undang-undang dan persyaratan regulasi, standar, kode, dan manual pemeliharaan ISOTR 10013, 2001.
Rekaman sistem manajemen mutu menyatakan hasil yang dicapai atau menyediakan bukti yang mengindikasikan bahwa aktivitas yang diindikasikan
dalam prosedur terdokumentasi dan instruksi keja benar-benar berjalan performed. Rekaman harus mengindikasikan pemenuhan persyaratan dari
sistem manajemen mutu dan persyaratan yang spesifik untuk produk. Pertanggungjawaban dari persiapan rekaman harus dinyatakan dalam
dokumentasi sistem manajemen mutu ISOTR 10013, 2001.
IV. METODOLOGI Penyusunan Draf Manual Pre-requisite HACCP dan Draf Manual Halal
Manual manajemen mutu merupakan kumpulan informasi tertulis mengenai aktivitas manajemen mutu dalam organisasi. Olehkarena itu kegiatan
utama dalam penyusunan manual adalah mengumpulkan informasi kemudian menuliskan informasi tersebut dalam bentuk dokumen tertulis manual. Adapun
metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi disesuaikan dengan jenis informasi yang dibutuhkan pada tiap tahap penyusunan manual. Tahapan
penyusunan manual dapat dilihat pada Gambar 1.
Menetapkan desain layout dan format manual Menetapkan acuan penyusunan manual
Menetapkan kerangka manual
Menyusun dan menetapkan struktur isi manual
Memberi nomor manual coding dan halaman
Menyusun daftar isi draf manual
Mengajukan draf manual siap terbit
Gambar 1. Diagram alir penyusunan manual
