V. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan deskripsi kegiatan magang, manual yang disusun dalam bentuk draf manual pada tugas magang ini adalah draf manual pre-requisite
HACCP dan draf manual halal untuk PKIS Sekar Tanjung. Tahap pertama dari serangkaian tahap penyusunan yang harus dilalui adalah menetapkan konsep
penyusunan manual. Suatu konsep penyusunan manual berupa gambaran besar mengenai draf manual yang akan disusun. Konsep inilah yang menjadi dasar
dalam melaksanakan tahap selanjutnya pada proses penyusunan manual.
A. Menetapkan Konsep Penyusunan Manual
Prinsip dalam menetapkan konsep penyusunan manual adalah menetapkan konsep sistem untuk selanjutnya diterapkan pada konsep
manual. Konsep sistem berkaitan dengan sistem manajemen yang digunakan organisasi, penerapan sistem inilah yang nantinya akan menjadi
isi manual. Perbedaan sistem dengan sendirinya akan menghasilkan manual dengan isi yang berbeda pula. Sedangkan konsep manual berkaitan
dengan jenis manual. Suatu manual dengan sistem manajemen yang berbeda dapat memiliki jenis manual yang sama.
Konsep sistem ditetapkan berdasarkan kemampuan sistem manajemen tersebut untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Sedangkan
konsep manual ditetapkan berdasarkan aspek dokumentasi dalam bentuk pedoman tertulismanual dari sistem manajemen yang telah ditetapkan
pada konsep sistem. Suatu manual akan memberi manfaat maksimal bagi organisasi jika
manual tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi yang akan menggunakan manual PKIS Sekar Tanjung. Berdasarkan hasil
wawancara dengan narasumber Bapak Fuad selaku Sect. Head PPIC sekaligus koordinator halal internal dan Bapak Manan selaku Sect. Head
QAQC sekaligus ketua tim HACCP PKIS Sekar Tanjung, diketahui bahwa saat ini PKIS Sekar Tanjung membutuhkan manual halal dan
manual pre-requisite HACCP untuk mendukung proyek sertifikasi halal dan sertifikasi HACCP PKIS Sekar Tanjung.
Berdasarkan hasil obeservasi lapang, PKIS Sekar Tanjung telah menerapkan persyaratan dasar pre-requisite HACCP dan halal, tetapi
sistem yang selama ini berjalan belum mengacu pada persyaratan standar tertentu sehingga sulit dinilai efektivitasnya. Padahal sistem manajemen
yang akan diaudit dalam proses sertifikasi merupakan sistem manajemen yang mengacu pada persyaratan standar tertentu.
Olehkarena itu PKIS Sekar Tanjung harus menetapkan suatu sistem yang dapat mengakomodasi kepentingan PKIS Sekar Tanjung
dalam mendapatkan sertifikat sekaligus dapat direalisasikan dengan sumberdaya yang dimiliki PKIS Sekar Tanjung. Sesuai dengan kebutuhan
PKIS Sekar Tanjung akan manual halal dan manual pre-requisite HACCP, maka penelusuran Informasi mengenai sistem manajemen difokuskan pada
kedua sistem manajemen tersebut. Berdasarkan hasil studi literatur didapat informasi bahwa LPPOM
MUI sebagai lembaga sertifikasi halal di Indonesia telah mengumumkan kewajiban pemberlakuan Sistem Jaminan Halal SJH pada Jurnal Halal
No. 55X2005 dengan ketentuan : “Semua perusahaan bersertifikat halal MUI ataupun dalam proses sertifikasi diwajibkan untuk mempunyai dan
menerapkan Sistem Jaminan Halal mulai bulan Juni 2005.” Menurut LPPOM MUI 2005, Sistem Jaminan Halal
mengelaborasikan dan mengintegrasikan konsep-konsep syariat Islam khususnya terkait dengan halal haram, etika usaha, dan prinsip-prinsip
manajemen pada suatu rangkaian produksiolahan bahan yang akan dikonsumsi umat Islam. Sistem ini dibuat untuk memperoleh dan sekaligus
menjamin bahwa produk-produk tersebut halal. LPPOM MUI 2005 juga menambahkan bahwa prinsip SJH pada
dasarnya mengacu pada konsep Total Quality Management TQM, yaitu sistem manajemen kualitas terpadu yang menekankan pada pengendalian
kualitas pada setiap tahap. Setiap tahap tersebut harus selalu dikendalikan sehingga masuknya bahan haram maupun najis kedalam produk tidak
sampai terjadi. Olehkarena itu aspek GMP juga termasuk aspek yang dinilai dalam audit halal. Adapun Sistem Jaminan Halal sebagai sebuah
sistem pada suatu rangkaian produksi dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Sistem Jaminan Halal pada rangkaian produksi LPPOM MUI, 2005 Berdasarkan pengumuman pemberlakuan wajib SJH diatas, maka
sebagai industri yang berdomisili di Indonesia, PKIS Sekar Tanjung wajib melaksanakan SJH. Adanya pengumuman ini ditindaklanjuti dengan
menetapkan SJH sebagai konsep sistem yang akan digunakan dalam menyusun manual halal untuk PKIS Sekar Tanjung.
Setelah konsep sistem untuk manual halal ditetapkan, maka konsep sistem berikutnya yang harus ditetapkan adalah sistem untuk manual
persyaratan dasar pre-requisite HACCP. Menurut Thaheer 2005, persyaratan dasar pre-requisite sistem HACCP berisi petunjuk praktis
manajemen yang baik, disesuaikan dengan tahap pada generasi pertanian. Beberapa petunjuk praktis manajemen yang baik dikenal dengan istilah
tipikal seperti : 1 Good Farming Practices pada usaha pertanian, 2 Good Handling Practices pada kegiatan pasca panen, 3 Good Hygienic
Practices pada semua penanganan bahan pangan, 4 Good Manufacturing Practices, 5 Good Distribution Practices pada kegiatan distribusi, 6
Good Retailing Practices bagi pengeceran barang, 7 Good Catering Practices sebagai petunjuk bagi konsumen.
Semua sistem manajemen yang baik tersebut bagi industri pangan harus dipadukan dengan Good Hygienic Practices. Good Hygienic
Practices dikenal juga dengan istilah Standard Sanitation Operating Konsep Syariah
Etika Bisnis • Kebijakan halal
• Perencanaan halal • Pelatihan
• Implementasi dan Pelaksanaan
• Audit internal • Evaluasi
• Tindakan koreksi • Proses sertifikasi
Sertifikat halal
Procedure SSOP. Prasojo 2005 menggambarkan persyaratan dasar HACCP dalam bentuk piramida. Piramida keamanan pangan dapat dilihat
pada Gambar 3.
Gambar 3. Piramida kemanan pangan Prasojo, 2005 PKIS Sekar Tanjung merupakan suatu industri manufaktur yang
memproduksi susu UHT. Olehkarena itu konsep sistem yang digunakan pada penyusunan manual pre-requisite HACCP adalah gabungan konsep
GMP dan SSOP. Penerapan GMP dan SSOP inilah yang akan menjiwai keseluruhan isi dari manual pre-requisite HACCP.
Setelah konsep sistem ditetapkan, maka perlu dipikirkan pendokumentasiannya dalam bentuk konsep manual. Waller et al. 1994
telah mengingatkan bahwa tidak ada metode yang pasti benar atau pasti salah untuk menyusun manual selama dapat mencapai hasil yang
diinginkan. Hal ini dipertegas oleh Sulistyo et al.2005 yang mengatakan bahwa setiap badan usaha dapat mengkreasikan sendiri bentuk dan format
prosedur serta instruksi kerja sesuai kebutuhan badan usaha. Adanya suatu rencana konsep yang jelas sangat potensial dalam mendukung
keberhasilan meskipun tidak mengikuti metode yang lazim. Mengingat kentalnya unsur subyektivitas pada penetapan konsep
manual, maka diperlukan informasi lain sebagai bahan pertimbangan dalam menyusun manual. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah
subyektivitas yang tidak berdasar dan cenderung merugikan. Sumber informasi yang menjadi pertimbangan dalam menetapkan konsep manual
adalah hasil dari studi literatur. Waller et al. 1994 membagi manual manajemen mutu menjadi 3 tingkat level. Ketiga tingkat manual tersebut
digambarkan dalam bentuk piramida dokumentasi sistem manajemen
GMP SSOP
HACCP
mutu. Piramida dokumentasi sistem manajemen mutu dapat dilihat pada Gambar 4.
Level 2
Gambar 4. Piramida dokumentasi sistem manajemen mutu Waller et al., 1994 Manual manajemen mutu digunakan sebagai istilah yang umum,
berisi dokumentasi untuk kedua tingkat pertama dari sistem manajemen mutu dan sebuah pedoman untuk referensi kerja. Bagian pertama dari
manual manajemen mutu disebut manual kebijakan mutu. Ini mencakup seluruh kebijakan mutu dan rencana yang datang dari pucuk pimpinan
organisasi Waller et al., 1994. Bagian kedua dari manual manajemen mutu disebut manual
prosedur mutu karena mencakup semua prosedur yang dikembangkan dan diterapkan di tingkat madya dari organisasi. Sebagai tambahan pada
manual manajemen mutu, hampir semua sistem manajemen mutu melibatkan bahan referensi, yang terdiri dari semua dokumen bagi seluruh
orang di organisasi yang harus melaksanakan tugasnya. Referensi ini bukan hanya untuk tingkat ketiga dari organisasi, walaupun sebagian besar
ditujukan kesana Waller et al., 1994. Waller et al. juga 1994 membagi target pembaca manual menjadi
empat yaitu target pembaca internal, target pembaca eksternal 1, target pembaca eksternal 2, dan target pembaca eksternal 3. Sedangkan gaya
Referensi tempat kerja Manual
Kebijakan Level 1
Level 3 Manual Prosedur
manual kebijakan mutu dibagi berdasarkan pengetahuan teknis manajemen, yaitu 1 manajer mutu 2 penilai 3 manajer dan 4 klien.
Target pembaca internal untuk tingkat 1 manual kebijakan mutu adalah pembaca kebijakan mutu yang terdiri dari para manajer dan semua
staff. Bab ini akan bertindak sebagai pedoman referensi bagi kebijakan organisasi dan sebagai pengingat pada standar manajemen yang harus
dipenuhi Waller et al, 1994. Target pembaca eksternal 1 adalah penilai sistem manajemen mutu.
Dari manual manajemen mutu tersebut penilai eksternal akan membuat pertimbangan awal mengenai kesiapan untuk proses sertifikasi. Penilai
sudah mengetahui persyaratan manajemen mutu, yang mereka perlu pelajari dari bab kebijakan adalah bagaimana organisasi menafsirkan
persyaratan standar Waller et al, 1994. Target pembaca eksternal 2 adalah klien dan pelanggan. Semakin
penting atau semakin ingin tahu klien atau pelanggan maka mereka semakin tertarik untuk membaca bab kebijakan mutu. Manajemen mutu
juga mencakup seleksi dan manajemen pemasok target pembaca eksternal 3. Ini adalah bagian dari proses aliansi pemasok strategis. Pemasok
mempunyai kepentingan langsung dalam manual kebijakan mutu karena akan mempengaruhi bisnisnya Waller et al, 1994.
Suatu analisis mengenai keempat target pembaca menunjukkan bahwa terdapat beberapa kegiatan bersama dari pengetahuan dan keahlian.
Manajer ahli mengenai bagaimana organisasi mereka bekerja, namun mereka tidak harus tahu manajemen mutu. Penilai ahli dalam manajemen
mutu namun hanya tahu sedikit mengenai organisasi. Klien dan pelanggan umumnya tidak ahli pada keduanya namun ingin mengetahui manual
kebijakan mutu Waller et al, 1994. Seperti halnya manual kebijakan mutu, manual prosedur mutu juga
mempunyai dua target pembaca, internal dan eksternal. Namun karena manual prosedur terutama mengenai prosedur internal target pembaca
utamanya sebagian besar juga internal. Target pembaca internal utama untuk manual prosedur mutu adalah manajemen madya, yaitu mereka yang
bekerja pada lapisan kedua dari organisasi. Mereka adalah orang – orang yang bertanggung jawab untuk mengembangkan prosedur dan memastikan
bahwa prosedur tersebut diikuti Waller et al, 1994. Bagi manual prosedur mutu, ada target pembaca eksternal , yaitu
penilai eksternal yang akan berkepentingan dengan isinya. Mereka ingin memeriksa bahwa semua proses manajemen yang relevan telah diwakili.
Gaya manual prosedur mutu harus pantas untuk manajemen madya, yang akan paling banyak memanfaatkannya. Karena manajer madya dalam
suatu organisasi akan membentuk grup karyawan yang sejenis dan dapat diidentifikasi, yang akrab dengan masalah prosedural organisasi, atau
sebagai pendatang baru yang akan menjadi seperti itu. Adapun bagian yang harus diuraikan pada bab ini mencakup 1 proses manajemen dalam
organisasi 2 prosedur yang harus diikuti untuk membuat prosedur tersebut bekerja secara halus dan seragam Waller et al, 1994.
Konsep manual yang disusun untuk kedua manual manual pre- requisite HACCP dan manual halal adalah konsep yang sama yaitu
konsep manual manajemen mutu. Penggunaan konsep yang sama pada kedua manual dilakukan dengan pertimbangan untuk memberi kemudahan
jika kedua manual tersebut akan dikembangkan menjadi manual mutu terintegrasi. Tentunya dengan penambahan beberapa sistem mutu yang
lain, misalnya HACCP, proses bisnis dan aspek manajemen perusahaan. Adapun penggunaan manual manajemen mutu sebagai konsep
manual dilatarbelakangi kebutuhan PKIS Sekar Tanjung akan suatu manual yang dapat dijadikan acuan bagi auditor pada proses sertifikasi.
Auditor akan mengaudit ketiga tingkat sistem manajemen mutu. Selain itu, penyusunan manual halal dan manual pre-requisite HACCP juga ditujukan
untuk memenuhi kebutuhan keempat target pembaca seperti yang telah dikemukakan diatas. Olehkarena itu diperlukan manual yang merupakan
gabungan dari ketiga tingkat sistem manajemen mutu. Mengenai masalah penggabungan dokumen ini, Thaheer 2005
telah menyebutkan beberapa manfaat penggabungan sistem dokumentasi dari beberapa sistem manajemen. Beberapa manfaat tersebut diantaranya :
1 penggunaan personal didalam pengendalian sistem menjadi relatif sedikit, 2 menghindari tumpang-tindih pekerjaan yang tidak perlu,
terutama pada fungsi pengendalian sistem manajemen dan administrasi, 3 mengurangi frekuensi audit, 4 menyederhanakan kerumitan
pengelolaan dokumen, 5 menyederhanakan pengendalian distribusi dokumen, dan 6 menghemat biaya pengelolaan.
Kedua konsep yang telah ditetapkan konsep sistem dan konsep manual akan menjadi pertimbangan pada tahap penyusunan manual
selanjutnya. Langkah penyusunan tersebut terdiri dari beberapa tahap yang membentuk kesatuan metode penyusunan manual. Metode
penyusunan manual yang berhasil disusun berdasarkan konsep yang telah ditetapkan dapat dilihat pada bab IV.
B. Menetapkan Acuan Penyusunan Manual
Kategori