mengenai hubungan acuan dan kerangka manual dengan aktivitas manajemen mutu organisasi dapat dilihat pada pembahasan bagian E
menyusun draf dan menetapkan struktur isi manual. Hal yang perlu diingat adalah bahwa sebelum menulis isi manual, harus ditentukan
terlebih dahulu desain manualnya.
D. Menetapkan Desain Layout dan Format Manual
Menurut Waller et al. 1994, ada tiga tahap dalam proses penetapan desain manual. Ketiga tahap tersebut diantaranya : 1
mengidentifikasi semua elemen yang harus didesain, 2 menentukan bagaimana memperlakukan berbagai elemen tersebut secara individual,
dan 3 menentukan bagaimana desain untuk semua elemen akan bekerja sebagai suatu kelompok.
Pada penyusunan draf manual halal dan draf manual pre-requisite HACCP identifikasi elemen dilakukan dengan menilai salinan manual dari
berbagai sumber. Sumber yang dijadikan rujukan dapat berupa salinan manual dari organisasi yang telah berhasil mendapat sertifikat mutu
maupun salinan manual pada lampiran berbagai literatur yang membahas masalah penulisan manual dan panduan penerapan manajemen mutu.
Setelah semua salinan manual dinilai, kemudian dianalisis elemen- elemen yang memerlukan sebuah gaya desain. Dari hasil analisis tersebut
didapat beberapa elemen yaitu halaman depan cover, daftar isi, lembar pengesahan dan pengendalian, tajuk di tiap halaman, dan bagan alir, dan
referensi kerja. Gaya desain yang digunakan harus memenuhi kriteria desain yang
baik. Menurut Waller et al. 1994, desain manual yang baik adalah desain yang memenuhi 3 kriteria, yaitu 1 membantu pembaca menemukan
informasi, 2 membantu pembaca membaca informasi, dan 3 membantu pembaca memahami informasi yang disajikan pada manual. Ketiga kriteria
tersebut diwujudkan dalam layout dan format manual pada masing-masing elemen yang telah disebutkan diatas.
Layout 1. Layout halaman depan cover
Waller et al. 1994 menyebutkan bahwa cover harus memberi
identifikasi pada manual tentang apa sebenarnya manual itu, sehingga bisa memberi gambaran umum mengenai isinya. Hal ini merupakan
salahsatu perwujudan kriteria pertama dari desain yang baik membantu pengguna menemukan informasi.
Pada halaman depan draf manual halal dan draf manual pre- requisite HACCP untuk PKIS Sekar Tanjung kriteria kemudahan
menemukan informasi diwujudkan dengan mencantumkan judul utama, sub judul terjemahan pendek dari judul utama, bab yang ada,
kode manual dan keterangan industri logo dan alamat. Layout cover draf manual pre-requisite HACCP dapat dilihat pada Lampiran 2.
Judul adalah alat yang paling jelas untuk akses informasi. Hal yang juga harus dipertimbangkan adalah bagaimana judul berhubungan
dengan teks yang mengikutinya. Jika judul difungsikan sebagai alat akses, maka sebaiknya judul memasukkan suatu terjemahan pendek
dari istilah teknis atau pertanyaan yang mungkin telah dimiliki pembaca sebelum mereka membaca teks Waller et al., 1994.
2. Layout daftar isi Pada bagian daftar isi, semua judul yang ada dalam dokumen
dicantumkan dengan nomor halaman. Karena daftar isi meringkas isi manual, maka daftar isi ditempatkan lebih dahulu sehingga mudah
ditemukan. Menurut Waller et al. 1994, nomor halaman ditempatkan langsung setelah teks, sehingga pembaca tidak harus melompati suatu
ruang untuk bisa mendapatkannya. Meletakkan nomor halaman segaris dengan teks, setelah melewati suatu senjang akan menyulitkan
pembacaan. Hal ini penting dalam menunjang kemudahan akses menemukan informasi kriteria pertama untuk desain yang baik.
Tajuk Kop pada halaman daftar isi didesain tidak memiliki ruang untuk menulis keterangan nomor bablevel. Hal ini dikarenakan
daftar isi bersifat umum untuk semua bab, atau dengan kata lain daftar isi dapat diibaratkan sebagai level 0 pada draf manual. Selebihnya
layout tajuk di halaman daftar isi sama dengan layout tajuk di setiap halaman. Layout daftar isi pada draf manual halal dapat dilihat pada
Lampiran 15. 3. Layout lembar pengesahan dan pengendalian
Sebagaimana tajukkop pada halaman daftar isi, tajukkop pada lembar pengesahan dan pengendalian juga didesain tidak memiliki
ruang untuk menulis keterangan nomor bablevel, dengan alasan yang sama. Hal yang membedakan adalah adanya penambahan ruang untuk
menulis kode distribusi sebagai fungsi pengendalian serta ruang untuk menulis nama dan alamat perusahaan.
Penyebutan perusahaan yang menerbitkan manual diperlukan untuk kepentingan manajerial karena pemakai dapat menghubungi
pihak yang mengeluarkan manual. Sedangkan penyediaan ruang untuk menulis keterangan lainnya No. dokumen, jenis dokumen, tanggal
berlaku, revisi, halaman sama dengan tajuk yang ada disetiap halaman.
Fungsi pengesahan diwujudkan dengan adanya ruang untuk tandatangan. Menurut Thaheer 2005, pengesahan merupakan bukti
bahwa dokumen sah untuk digunakan di lingkungan perusahaan. Pengesahan dilakukan oleh pejabat yang berwenang dengan
membubuhkan tandatangan pada lembar pengesahan. Penentuan pejabat yang berwenang disesuaikan dengan level dokumen yang
disahkan. Layout lembar pengesahan dan pengendalian untuk draf manual halal dapat dilihat pada Lampiran 16.
4. Layout pada tiap halaman level 1, 2, 3 Pada layout tiap halaman terdapat tajukkop yang menyediakan
ruang untuk mencantumkan keterangan perusahaan logo perusahaan, klasifikasi subyek bablevel, judul manual, judul lelar, kode dokumen
document code, jenis dokumen document type, tanggal berlaku efektif effective date, revisi, dan halaman page.
Pada layout tiap halaman keterangan perusahaan hanya muncul
dalam bentuk logo, karena nama dan alamat perusahaan telah ada pada halaman depan dan lembar pengesahan. Manual diberkaskan menurut
kode klasifikasi sistem, olehkarena itu kode tersebut harus tampak pada sudut atas masing-masing halaman. Sedangkan sistem yang
digunakan dijadikan sebagai judul manual. Sebuah manual berlaku secara efektif sejak tanggal
dikeluarkan. Pada saat membuat tanggal berlaku effective date harus dipertimbangkan waktu yang diperlukan untuk mencetak dan
menyebarkannya. Olehkarena sebuah manual memiliki masa efektif berlaku maka sebuah manual juga harus direvisi jika masa efektif
berlaku manual berakhir atau mengalami perubahan pada isinya. Manual juga harus dilengkapi dengan nomor halaman untuk
memudahkan proses temu balik. Setiap manual memuat hal atau subyek untuk memudahkan
identifikasinya. Penentuan hal atau subyek diupayakan sesuai dengan bagan klasifikasi subyek yang digunakan oleh perusahaan. Hal atau
subyek ini dikenal dengan istilah judul lelar running heads. Pencantuman judul lelar bertujuan untuk membantu pengguna
agar pengguna dapat mengorientasikan diri dengan cepat ketika membalik halaman manual. Judul lelar pada draf manual pre-requisite
HACCP dan draf manual halal menunjukkan nama bab pada setiap halaman manual. Contoh layout tiap halaman dapat dilihat pada
Lampiran 22. 5. Layout bagan alir flow chart level 2
Layout bagan alir dirancang sedemikian rupa untuk memudahkan pengguna menemukan informasi yang diperlukan dalam
melaksanakan kegiatan prosedural. Layout diagram alir terdiri dari kolom-kolom prosedur dimana masing-masing kolom dibagi atas 3 sub
kolom. Sub kolom pertama menunjukkan subyek pelaku kegiatan, sub kolom kedua menunjukkan kegiatan, sub kolom ketiga
menunjukkan dokumentasi yang diperlukan dalam menjalankan kegiatan, baik dokumentasi yang harus diacu maupun dokumentasi
yang harus dibuat oleh pelaku kegiatan. Kedua dokumentasi tersebut terdapat pada bagian kontrol proses pada bab prosedur. Adapun
keterangan yang lebih rinci mengenai dokumen terdapat pada bab 3 referensi. Layout prosedur pembelian pada draf manual halal dapat
dilihat pada Lampiran 21. 6.
Layout referensi kerja level 3 Layout referensi kerja berupa document masterlist dalam bentuk tabel
tiga kolom yang berisi Nomor, nama dokumen, dan nomor kode dokumen.
Format Format penulisan yang digunakan pada draf manual pre-requisite
HACCP dan draf manual halal adalah format outline. Sulistyo et al. 2003 menjelaskan bahwa format outline mengatur informasi dalam bentuk
ringkasan dalam hierarki abjad atau numerik. Outline merupakan format sangat terstruktur dan banyak digunakan bila sebuah kebijakan atau prosedur
harus dirinci menjadi bagian-bagian komponen, dimana masing-masing bagian dibuatkan deskripsi tersendiri. Format yang sangat terstruktur akan
memudahkan pengguna dalam menemukan dan membaca informasi. Kemudahan membaca informasi juga diwujudkan dengan
mengatur jenis ketikan, ukuran ketikan, panjang kalimat, dan spasi antar baris. Ada banyak pilihan jenis dan ukuran huruf pada ketikan. Akan tetapi
secara umum dapat dibagi menjadi 2 bagian besar yaitu jenis serif yang memiliki pengait kecil pada akhir huruf dan jenis sans serif yang tidak
memiliki kait. Sebagai pedoman umum, ukuran terkecil dari ketikan yang harus digunakan pada isi teks adalah 9 pt, dan yang terbesar adalah 11 pt.
Untuk judul dapat dipilih tipe 12 atau 14 pt, dan 18 atau 20 pt untuk judul
bagian utama. Sedangkan Panjang kalimat yang direkomendasikan adalah 8- 12 kata per kalimat, atau 50-70 karakter. Waller et al, 1994.
Jenis huruf yang digunakan pada draf manual halal dan pre- requisite HACCP adalah jenis sans serif yaitu arial ukuran 10 pt dengan
pertimbangan kemudahannya untuk dibaca. Sedangkan Ukuran ketikan yang dipilih untuk judul utama adalah 20 pt. Sebagai perwujudan kriteria ketiga
membantu pembaca memahami isi manual, juga dicantumkan definisi dari simbol dan istilah yang digunakan serta catatan kaki foot note dalam
manual. Kombinasi layout dan format penulisan akan membentuk desain manual yang utuh. Tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah
menyusun informasi mengenai aktivitas manajemen mutu organisasi dan menuliskannya menjadi isi manual dalam layout dan format yang telah
ditetapkan tersebut.
E. Menyusun dan Menetapkan Struktur Isi Manual
