35 dilakukan pengumpulan informasi terhadap pihak-pihak terkait mengenai permasalahan yang
sedang dihadapi. Hal ini untuk mengetahui seberapa besar kepedulian para pihak terkait terhadap permasalahan ini, dalam hal ini awareness user terhadap aset-aset yang
digunakannya. Selain itu juga juga sebagai pengumpulan informasi untuk melakukan analisis masalah lebih lanjut.
2. Validating Database
Dari hasil GENBA yang dilakukan di lapangan, kemudian data yang sebelumnya mengalami kesalahan dilakukan update. Data yang digunakan pada PCA selanjutnya adalah
data yang sudah sesuai dengan yang ada secara fisik di lapangan. 3.
Internal Meeting Kegiatan internal meeting ini bertujuan untuk terus meng-update perkembangan
penyelesaian masalah setiap waktunya. Meeting biasanya dilakukan untuk menetapkan target setiap waktu dan juga beberapa kegiatan yang mungkin tertunda agar dilakukan reschedule,
serta mengetahui kendala-kendala yang dihadapi setiap anggota dalam melakukan penyelesaian masalah untuk dicarikan jalan keluarnya.
4. Meeting with Other Division
Kegiatan ini tidak hanya melibatkan satu divisi, melainkan beberapa divisi yang saling berhubungan. Divisi dimana penulis ditempatkan adalah Finance Division bekerja
sama dengan General Affair Division dan Plan Admin Division dalam pengelolaan aset. Oleh karena itu perkembangan setiap permasalahan juga dikomunikasikan dengan divisi-divisi
tersebut agar penyelesaian masalah ini bisa segera dilakukan. Dari beberapa informasi dan fakta tersebut diperoleh suatu kesimpulan yang dituangkan
dalam A3 report. Hasil dari A3 report ini sebagai improvement yang disumbangkan penulis pada perusahaan supaya dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. Hasil dari improvement tersebut
dipresentasikan dalam dua tahap, yaitu pada saat mid review Lampiran 3 dan juga final review Lampiran 4. Pada presentasi tersebut dihadiri oleh seorang pembimbing TBP, seorang
assessor, dan juga mentor yang membimbing penulis dalam menjalankan setiap aktifitas improvement. Kegiatan selama magang ditampilkan dalam bentuk jurnal Lampiran 5.
B. INVESTIGASI SISTEM
Pada tahapan investigasi sistem dilakukan studi kelayakan untuk sistem yang akan dibuat. Ditentukan apa yang menjadi tujuan dari dikembangkannya sistem untuk mengatasi
masalah dan menciptakan peluang. Adapun beberapa hal yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan Informasi
Hal yang utama dibutuhkan pada pembangunan sistem informasi manajemen adalah informasi. Untuk mendapatkan informasi tersebut dilakukan wawancara terhadap pihak-
pihak terkait, dalam hal ini pihak terkait tersebut adalah staf Divisi Finance dari PT Toyota
Motor Manufacturing Indonesia PT TMMIN. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan didapatkan informasi bahwa kurang terkelolanya aset yang telah dilakukan proses retirement,
dilihat dari segi keberadaan aset dan estimasi waktu untuk penjualan kembali aset yang telah di-retire. Oleh karena itu tak jarang terjadi kesulitan dalam penelusuran aset yang akan
dijual.
36 Hal lain yang terjadi adalah adanya penumpukan asset retirement pada lokasi
ataupun gudang penyimpanan sementara, yang dikarenakan tidak adanya manajemen waktu untuk mengatur penjualan kembali aset, sehingga aset yang telah lebih lama dilakukan proses
retirement terkadang masih belum terjual sedangkan aset yang baru di-retirement sudah terjual. Hal ini tentunya mengakibatkan semakin menurunnya kondisi fisik dari aset yang
telah lama disimpan sehingga dapat menurunkan nilai jualnya. Semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan aset perusahaan dilakukan pada
seksi Property Control, mulai dari pengadaan aset, transfer aset, sampai retirement asset. Dengan pengalaman penulis ditempatkan di Property Control Section dapat lebih memahami
sistem yang dibuat untuk membantu kegiatan dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Hal ini merupakan metode yang efektif untuk menambah pengetahuan tentang proses bisnis
dari perusahaan sehingga akan memudahkan dalam perumusan masalah yang dihadapi serta informasi yang dikumpulkan relevan dengan apa yang dikerjakan.
2. Memahami dan Mengevaluasi Sistem yang Ada
Pengelolaan aset yang dilakukan oleh PT TMMIN khususnya pada Property Control Section sudah menggunakan sistem SAP. Sistem ini secara utuh mengatur dan
mendokumentasikan setiap perlakuan aset, mulai dari creating asset, transfer asset, depreciation run, sampai retirement asset.
Semua aktifitas tersebut di atas sangat terbantu dengan adanya sistem SAP. Namun terdapat sedikit kekurangan dari sistem dalam pengelolaan aset, yaitu pengelolaan asset after
retirement, karena aset masih dapat dimanfaatkan untuk dijual kembali sehingga menambah pemasukan untuk perusahaan. Pengelolaan yang baik terhadap asset retirement secara tidak
langsung dapat menambah pemasukan bagi perusahaan, oleh karena itu management asset retirement merupakan hal yang perlu diperhatikan. Keberadaan aset serta manajemen waktu
dalam penjualan kembali aset menjadi sebuah produk dalam kegiatan manajemen. Sistem yang selama ini digunakan belum memfasilitasi hal tersebut. Sehingga dibutuhkan sistem
pelengkap, terutama yang mengkhususkan penggunaanya untuk asset retirement. Dengan demikian semua aktifitas bisnis perusahaan yang berhubungan dengan asset retirement dapat
tertunjang dengan adanya sistem informasi manajemen yang utuh.
3. Identifikasi Kebutuhan Pengguna
