36 Hal lain yang terjadi adalah adanya penumpukan asset retirement pada lokasi
ataupun gudang penyimpanan sementara, yang dikarenakan tidak adanya manajemen waktu untuk mengatur penjualan kembali aset, sehingga aset yang telah lebih lama dilakukan proses
retirement terkadang masih belum terjual sedangkan aset yang baru di-retirement sudah terjual. Hal ini tentunya mengakibatkan semakin menurunnya kondisi fisik dari aset yang
telah lama disimpan sehingga dapat menurunkan nilai jualnya. Semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan aset perusahaan dilakukan pada
seksi Property Control, mulai dari pengadaan aset, transfer aset, sampai retirement asset. Dengan pengalaman penulis ditempatkan di Property Control Section dapat lebih memahami
sistem yang dibuat untuk membantu kegiatan dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Hal ini merupakan metode yang efektif untuk menambah pengetahuan tentang proses bisnis
dari perusahaan sehingga akan memudahkan dalam perumusan masalah yang dihadapi serta informasi yang dikumpulkan relevan dengan apa yang dikerjakan.
2. Memahami dan Mengevaluasi Sistem yang Ada
Pengelolaan aset yang dilakukan oleh PT TMMIN khususnya pada Property Control Section sudah menggunakan sistem SAP. Sistem ini secara utuh mengatur dan
mendokumentasikan setiap perlakuan aset, mulai dari creating asset, transfer asset, depreciation run, sampai retirement asset.
Semua aktifitas tersebut di atas sangat terbantu dengan adanya sistem SAP. Namun terdapat sedikit kekurangan dari sistem dalam pengelolaan aset, yaitu pengelolaan asset after
retirement, karena aset masih dapat dimanfaatkan untuk dijual kembali sehingga menambah pemasukan untuk perusahaan. Pengelolaan yang baik terhadap asset retirement secara tidak
langsung dapat menambah pemasukan bagi perusahaan, oleh karena itu management asset retirement merupakan hal yang perlu diperhatikan. Keberadaan aset serta manajemen waktu
dalam penjualan kembali aset menjadi sebuah produk dalam kegiatan manajemen. Sistem yang selama ini digunakan belum memfasilitasi hal tersebut. Sehingga dibutuhkan sistem
pelengkap, terutama yang mengkhususkan penggunaanya untuk asset retirement. Dengan demikian semua aktifitas bisnis perusahaan yang berhubungan dengan asset retirement dapat
tertunjang dengan adanya sistem informasi manajemen yang utuh.
3. Identifikasi Kebutuhan Pengguna
Pembangunan atau pengembangan teknologi informasi yang tepat pada umumnya berorientasi pada faktor kesesuaian budaya dan pengembangan solusi yang sesuai dengan
kondisi pengguna. Dengan kata lain, pembangunan atau pengembangan solusi teknologi informasi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. Karena tidak ada satu pun
aplikasi atau user interface yang dapat cocok untuk seluruh penggunaorganisasi dengan latar belakang budaya yang berbeda. Kebutuhan pengguna mencakup masalah operasional dan
output sistem. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap pengguna diperoleh informasi bahwa
dibutuhkan sebuah sistem dengan karakteristik : a.
Dapat menyediakan informasi mengenai keberadaan aset yang telah dilakukan proses retirement. Setiap aset yang dimiliki perusahaan di tempatkan pada lokasi yang tercatat
pada sistem SAP. Setelah aset tersebut di-retirement, maka aset tersebut dipindahkan dari tempat asalnya. Untuk barang-barang produksi penempatan aset setelah retirement
37 hanya dipindahkan di dekat lokasi awal aset, sedangkan untuk aset non produksi
biasanya aset tersebut dipindahkan sementara ke gudang ataupun lokasi lain seperti workshop sebelum dijual kembali. Informasi keberadaan aset ini yang diperlukan untuk
memudahkan pengelolaan pada saat penjualan nantinya. b.
Mengatur estimasi waktu asset retirement yang akan dijual kembali. Berdasarkan kesepakatan beberapa divisi yang terkait dengan penjualan aset, bahwa estimasi waktu
dari aset dilakukan retirement sampai aset tersebut dijual adalah 30 hari. Hal yang biasa terjadi adalah estimasi waktu tersebut tidak sesuai dengan penerapannya, terdapat aset
yang sudah melampaui waktu yang ditentukan ternyata belum dijual, sehingga terkadang ada penumpukan aset khususnya untuk aset non produksi. Permasalahan ini sebagai
dampak tidak adanya sistem semacam reminder untuk estimasi waktu tersebut. c.
Dapat meningkatkan efisiensi serta memudahkan dalam pengelolaan data aset yang telah dilakukan retirement. Efisiensi di sini adalah efisiensi beban kerja. Hal yang sebelumnya
terjadi adalah untuk mengetahui keberadaan aset untuk dikelola, perlu dilakukan pengecekan langsung di lapangan karena tidak ada data yang menunjukkan keberadaan
terkini aset. Dengan adanya sistem pencatatan history aset akan dengan mudah diketahui keberadaan aset, untuk lebih memastikan lagi dicatat juga orang yang memberikan
informasi tersebut, sehingga dapat diketahui orang yang bertanggung jawab akan keberadaan aset tersebut di lapangan.
d. Mudah dioperasikan serta tidak meyulitkan mengingat keterbatasan jumlah sumberdaya
manusia yang terlibat. Untuk dapat lebih mendeskripsikan akan kebutuhan user yang nantinya akan
disesuaikan dengan kebutuhan sistem, salah satu alat yang digunakan adalah dengan memberikan atau mengajukan form user requirement pada pengguna. Melalui form ini
didapatkan respon balik dari pengguna terhadap sistem yang diajukan,terutama kebutuhan yang lebih bersifat teknis sehingga dapat dijadikan acuan dalam pembangunan sistem. Di
dalam user requirement tersebut dituliskan beberapa opsi yang ditawarkan kepada pengguna akan fungsi dari sistem yang akan dibuat. Dengan demikian pengguna dapat memberikan
responnya dengan menyetujui atau mengoreksi setiap fungsi yang ditawarkan oleh pembuat sistem.
Berdasarkan pengajuan user requirement, pada intinya pengguna dapat menerima desain tampilan dari sistem beserta fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya. Namun terdapat
koreksi dari pengguna, yaitu dibatalkannya fungsi untuk menampilkan katalog aset yang direncanakan akan ditampilkan pada beranda. Untuk awal pengajuan sistem, fungsi-fungsi
yang ditawarkan untuk sementara cukup merepresentasikan kebutuhan. Untuk selanjutnya apabila ada revisi dilakukan setelah pengujian sistem.
4. Studi Kelayakan
