Tahap 3
Bagian Marketing mencatat transaksi pembiayaan leasing yang sudah disetujui oleh Tim Pemutus, membuat Surat Kuasa Jaminan Fidusia terhadap dealer yang
bersangkutan, dan selanjutnya menginformasikannya kepada dealer yang bersangkutan bahwa permohonan pembiayaan telah disetujui serta menyiapkan
Surat Persetujuan Pembiayaan yang akan dikirimkan kepada dealer.
Tahap 4
Bagian Keuangan melakukan pencairan dana atas pembiayaan kepada dealer dan selanjutnya mencatat kas keluar. Ketetapan PT Swadharma Indotama Finance
SIF Cabang Medan untuk pencairan dana secara Avalist dilakukan setiap tanggal kelipatan 5 di setiap bulannya. Hasil laporan pancairan dana beserta data
pendukung lainnya seperti Surat Serah terima Kenderaan, Bukti Pembayaran Uang Muka dan Nomor Rekening dealer yang bersangkutan harus dilaporkan
kembali kepada Pimpinan untuk diperiksa kebenaran jumlah pencairan dana dan ketepatan pengiriman kepada dealer yang dimaksud. Kemudian diserahkan ke
Bagian Piutang untuk mencatat kun piutang dan tanggal jatuh tempo atas nama konsumen yang bersangkutan. Tanggal jatuh tempo konsumen adalah sesuai
dengan tanggal penerimaan kenderaan oleh konsumen.
b. Prosedur Penagihan Piutang
Proses penagihan piutang dan penerimaan kas dari piutang pada PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan untuk Pembiayaan Langsung
Universitas Sumatera Utara
melibatkan Bagian Piutang dan Bagian Keuangan, sedangkan untuk Pembiayaan secara Avalist, dealer langsung mentransfer angsuran setiap bulannya ke rekening
PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan di Bank BNI 46. PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan menetapkan
beberapa kebijakan untuk penerimaan kas ataupun penagihan atas piutang, yaitu : 1.
Cara pembayaran angsuran. Konsumen dapat melakukan pembayaran angsuran dengan cara membayar langsung ke perusahaan di Bagian Kasir
dengan uang tunai paling lama pada tanggal jatuh tempo atau cekgiro selambat-lambatnya 1 hari sebelum tanggal jatuh tempo, dan mentransfer
langsung ke rekening PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan yang ada di Bank BNI 46. Cekgiro baru dianggap sebagai pembayaran
apabila cekgiro tersebut sudah cair. Apabila ternyata cekgiro tidak dapat dicairkan oleh Bank, maka konsumen yang bertanggung jawab dalam hal ini
dan dikenakan biaya asministrasi sebesar Rp. 25.000,-. Begitu pula dengan pentransferan ke rekening perusahaan dianggap sah sebagai pembayaran
apabila uang yang ditransfer sudah masuk ke rekening perusahaan. 2.
Perhitungan denda dan biaya tagih. Setiap konsumen yang terlambat dalam membayar angsuran sepeda motornya akan dikenakan denda sebesar 0,2
dari angsuran. Denda akan dihitung per hari dan akan berakhir ketika konsumen membayar angsurannya. Konsumen harus membayar biaya tagih
sebesar Rp. 20.000,- untuk sepeda motor yang terlambat pembayarannya. 3.
Kebijakan untuk konsumen yang macet pembayarannya. Konsumen yang menunggak pembayarannya 1-2 bulan akan diberi tenggang waktu 10-15 hari
Universitas Sumatera Utara
dari tanggal jatuh tempo untuk membayar angsurannya sebelum diberi Surat Pemberitahuan SP 1 di bulan pertama dan SP 2 di bulan kedua. Jika dalam
masa tenggang konsumen belum juga membayarnya maka perusahaan akan mengirimkan SP 1 kepada konsumen yang menunggak 1 bulan dan SP 2
kepada konsumen yang menunggak 2 bulan. Jika konsumen belum juga membayar angsurannya pada bulan ketiga meski sudah mendapatkan SP 2 dari
perusahaan, maka perusahaan akan mengirimkan SP 3 kepada konsumen. Pada saat pengiriman SP 3, bila konsumen tidak dapat melunasi angsurannya
maka akan dilakukan penarikan atas sepeda motor yang di-lease tersebut. 4.
Diskon dan Biaya Penalti yang diberikan saat pelunasan angsuran. Apabila sebelum jangka waktu pembayaran habis ternyata konsumen dapat melunasi
seluruh angsurannya, maka konsumen akan mendapatkan diskon sebesar bunga yang dibayar tiap bulannya. Akan tetapi, dalam hal ini konsumen akan
dikenakan biaya penalti sebagai biaya administrasi karena mempercepat pembayaran.
Prosedur penagihan piutang pada PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan atas Pembiayaan Langsung adalah sebagai berikut :
Tahap 1
Pelaksanaan Administrasi Piutang mengecek akun piutang setiap konsumen yang sudah jatuh tempo dan kemudian mencetak daftar bukti tunggakan piutang yang
harus ditagih. Setelah dicetak bukti tunggakan tersebut diserahkan kepada Koordinator Kolektor.
Universitas Sumatera Utara
Tahap 2
Koordinator Kolektor menugaskan kepada setiap Kolektor untuk menagih piutang yang sudah menunggak sesuai dengan bukti tunggakan. Setiap Kolektor diberikan
TTS Tanda Terima Sementara sebagai bukti pembayaran dari konsumen. Pada TTS terdapat nomor urut, sehingga setiap Kolektor harus melaporkan nomor TTS
yang dipegangnya kepada Koordinator Kolektor. Sehingga apabila dikemudian hari terdapat komplain dari konsumen Koordinator Kolektor dapat dengan mudah
mengidentifikasi Kolektor yang menangani konsumen tersebut.
Tahap 3
Setelah menerima bukti tunggakan piutang, para Kolektor melakukan penagihan piutang kepada konsumen yang tercantum namanya pada bukti tunggakan
piutang. Apabila konsumen membayar angsurannya, Kolektor akan mengisi TTS sebagai bukti kwitansi bahwa konsumen telah membayar angsurannya. TTS yang
sudah dibubuhi stempel perusahaan harus ditandatangani oleh Kolektor. TTS terdiri dari 3 rangkap. Rangkap pertama diserahkan ke konsumen sebagai bukti
bahwa ia telah membayar angsurannya, rangkap ke 2 diserahkan ke Kasir, dan rangkap ke 3 diserahkan kepada Koordinator Kolektor . Jika terdapat konsumen
yang tidak membayar angsurannya, Kolektor harus mencatat keterangan alasan konsumen tidak membayar angsurannya dalam Laporan Harian Kolektor.
Tahap 4
Setiap angsuran yang tertagih langsung disetorkan oleh Kolektor kepada Kasir dengan menyerahkan uang tagihan dan TTS rangkap yang ke 2. Kolektor
menyerahkan Laporan Harian Kolektor dan TTS rangkap yang ke 3 kepada
Universitas Sumatera Utara
Koordinator Kolektor untuk mencocokkan jumlah yang tertagih dengan jumlah yang tercantum pada bukti tunggakan.
Tahap 5
Setelah Koordinator Kolektor selesai memeriksa jumlah piutang yang tertagih, kemudian TTS tersebut diserahkan kepada Pelaksanaan Administrasi Piutang
untuk dilakukan peng-kredit-an atas piutang konsumen yang bersangkutan. Kemudian TTS tersebut menjadi file bagi PT Swadharma Indotama Finance SIF
Cabang Medan yang dapat digunakan di kemudian hari apabila terjadi masalah.
Tahap 6
Setelah Bagian Kasir menerima uang dari piutang yang tertagih, kemudian TTS dan bukti kwitansi kas masuk diserahkan kepada Pelaksanaan Administrasi
Keuangan untuk kemudian dilakukan pencatatan atas kas masuk. Sementara uang yang diterima diserahkan kepada Operator untuk disetor ke Bank. Penyetoran ke
Bank dilakukan setiap hari. Apabila terdapat konsumen yang melakukan pembayarannya dengan menggunakan cekgiro maka Operator melakukan
pencairan cekgiro tersebut ke Bank. Apabila ternyata cekgiro tersebut ditolak oleh pihak Bank, maka Operator menyerahkannya kembali kepada Kolektor untuk
mengklarifikasikannya kepada konsumen bahwa cekgiro tersebut tidak dapat dicairkan, dan meminta kepada konsumen untuk membayar angsurannya dengan
cekgiro yang bisa dicairkan atau dengan uang tunai. Selain itu, konsumen akan dikenakan biaya administrasi sebesar Rp. 25.000,- atas penolakan cekgiro yang
diberikannya. Slip setoran dan Slip Pencairan cekgiro yang diterima dari Bank
Universitas Sumatera Utara
menjadi bukti bahwa uang telah masuk ke rekening perusahaan yang kemudian dicatat oleh Pelaksanaan Administrasi Keuangan.
Tahap 7
Apabila terdapat konsumen yang sudah menunggak angsurannya 1-2 bulan, maka perusahaan akan mengeluarkan Surat Pemberitahuan SP kepada konsumen. SP 1
akan diberikan setelah 10-15 hari dari tanggal jatuh tempo tunggakan bulan pertama, dan SP 2 diberikan setelah 10-15 hari dari tanggal jatuh tempo
tunggakan bulan kedua. Apabila sampai SP 2 konsumen belum membayar angsurannya, maka pada tunggakan bulan ke 3 perusahaan mengirmkan SP 3
kepada konsumen. Dan apabila konsumen tersebut tidak memenuhi juga untuk membayar angsurannya maka Kolektor bagian penarikan akan melakukan
penarikan atas sepeda motor yang tertunggak pembayaran angsurannya selama 3 bulan tersebut.
Prosedur penerimaan kas dari Pembiayaan Tidak Langsung Avalist pada PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan adalah sebagai berikut :
Tahap 1
Dealer menyetorkan semua jumlah angsuran atas konsumen yang pembiayaannya berasal dari PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan ke rekening
perusahaan di Bank BNI 46. Pembayaran angsuran dikatakan sah apabila uang sudah masuk ke rekening perusahaan. Penyetoran dengan uang tunai dilakukan
paling lama pada tanggal jatuh tempo dan sehari sebelum tanggal jatuh tempo untuk pembayaran denagn cekgiro. Apabila penyetoran melewati tanggal jatuh
tempo, maka angsuran dikenakan denda dan Bank BNI 46 akan
Universitas Sumatera Utara
mengkonfirmasikan kepada PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan bahwa atas nama dealer tersebut belum melakukan penyetoran atas
angsuran konsumennya. Setiap pembayaran angsuran yang telah sah, Bank BNI 46 akan menginformasikannya denagn didukung cetakan slip setoranpencairan
cekgiro kepada perusahaan. Selanjutnya Bagian Keuangan mencatat kas masuk, sedangkan Bagian Piutang meng-kredit-kan piutang atas nama konsumen yang
telah membayar angsurannya.
Tahap 2
Pembayaran angsuran yang berasal dari dealer juga dilakukan dengan meng-auto- debit rekening dealer oleh Bank BNI 46 sebesar angsuran tiap bulannya. Namun
jika ternyata saldo rekening dealer tidak cukup untuk dilakukannya auto-debit tersebut, maka Bank BNI 46 juga akan menginformasikannya ke perusahaan.
Selanjutnya PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan yaitu Bagian Marketing akan menghubungi pihak dealer dan menginformasikan sejumlah
angsuran yang belum dibayar oleh dealer.
3. Pengawasan Intern Piutang
