Misalnya, Pelaksanaan Administrasi Marketing salah memasukkan nomor mesin kenderaan sepeda motor yang di-lease, maka untuk mengubahnya dibutuhkan
otorisasi dari Manajer Bagian Marketing. Data yang salah di print terlebih dahulu kemudian diparaf oleh Manajer Bagian Marketing, dan selanjutnya data yang
salah tersebut di-file-kan dan dapat dilakukan perubahan atas data yang salah. Namun apabila data yang salah berkaitan dengan jumlah piutang yang dapat
merugikan perusahaan harus mendapat pengotorisasian dari Kantor Pusat Jakarta. PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan memiliki Auditor
Intern yang setiap harinya mengawasi dan memantau setiap kegiatan operasional perusahaan baik transaksi pembiayaan leasing maupun transaksi penagihan
piutang. PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan juga memiliki Auditor Independen yang berasal dari Jakarta. Namun, Auditor Independen juga
melakukan audit langsung datang ke Medan untuk melihat langsung keadaan perusahaan, yang biasanya dilakukan sekali atau dua kali dalam setahun. Sampai
sejauh ini, pernyataan para Auditor mengenai keadaan piutang perusahaan dinyatakan wajar.
b. Penilaian Resiko
PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan adalah perusahaan yang bergerak di bidang pembiayaan leasing yang bekerja sama dengan lebih
dari 10 showroom dealer yang terletak di Sumatera Utara dan Aceh. Sehingga PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan memiliki jumlah
konsumen yang banyak yang secara otomatis juga memiliki jumlah piutang yang besar. Oleh karena itu, PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan
Universitas Sumatera Utara
tidak lepas dari resiko-resiko yang akan dihadapinya. Adapun resiko-resiko tersebut adalah :
i. Resiko yang paling dominan adalah piutang yang tak tertagih. Estimasi
piutang tak tertagih pada PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan sudah langsung terproses pada program komputer berdasarkan
klasifikasi piutang perusahaan yang menuggak yaitu :
• 1-30 hari • 31-60 hari
• 61-90 hari • 91-180 hari
• Lebih dari 180 hari
ii. Karyawan salah memasukkan data ke dalam komputer, baik data mengenai
data pribadi konsumen maupun data kenderaan sepeda motor yang di-lease serta perjanjian kontrak yang telah disepakati antara konsumen dan
perusahaan. iii.
Kolektor terlambat menagih piutang kepada konsumen. iv.
Kemungkinan pindahnya tempat tinggal konsumen tanpa ada pemberitahuan kepada perusahaan dan tidak ada saudara atau pihak lain dan nomor telepon
yang bisa dihubungi. v.
Kemungkinan dijualnya sepeda motor yang di-lease kepada orang lain tanpa sepengetahuan perusahaan.
vi. Sepeda motor yang di-lease hilang.
Universitas Sumatera Utara
vii. Konsumen tidak dapat membayar angsurannya selama 3 bulan, sehingga
sepeda motor harus ditarik dari konsumen oleh perusahaan.
c. Informasi dan Komunikasi
PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan adalah perusahaan leasing, sehingga informasi yang paling banyak dihasilkan adalah informasi
mengenai piutang. Setiap transaksi pembiayaan yang terjadi harus didukung oleh sejumlah dokumen yang diperlukan dan sudah diotorisasi akan dicatat oleh
Bagian Marketing ke dalam program komputer dengan benar untuk menghasilkan informasi yang benar pula yang akan didistribusikan ke Bagian lainnya seperti
Bagian Piutang dan Bagian Keuangan. Begitu pula untuk transaksi penagihan piutang, bila piutang telah ditagih
oleh Kolektor, kemudian disetor ke Kasir dan selanjutnya informasi tersebut didistribusikan kepada Bagian Piutang untuk meng-kredit-kan piutang yang sudah
tertagih atas nama konsumen yang bersangkutan. Setiap transaksi yang terjadi pada PT Swadharma Indotama Finance SIF
Cabang Medan dilakukan secara semi elektronik dimana data diproses secara manual dan komputer. Sistem manual digunakan seperti untuk mengisi kwitansi
pembayaran angsuran konsumen yang ditagih oleh Kolektor. Sedangkan untuk mengelola informasi transaksi pembiayaan yang sudah valid dan mengelola
piutang dilaksanakan dengan menggunakan program komputer. Program komputer yang ada di PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan
dibuat secara on-line ke setiap Bagian perusahaan dan juga ke Kantor Pusat
Universitas Sumatera Utara
Jakarta. Sehingga Kantor Pusat akan selalu mengetahui transaksi-transasksi apa saja yang sedang terjadi di perusahaan dan dapat dengan mudah diawasi.
Proses memasukkan data ke dalam program komputer harus dilakukan dengan pengawasan. Hal ini dikarenakan data yang dimasukkan merupakan data
dasar untuk pemrosesan selanjutnya. Bila terjadi salah memasukkan data, maka data dapat diperbaiki dengan pengotorisasian oleh Manajer Bagian yang
bersangkutan. Pada PT Swadharma Indotama Finance SIF Cabang Medan jika terjadi salah memasukkan data, data yang salah di-print terlebih dahulu kemudian
di paraf oleh Manajer Bagian yang bersangkutan sebagai bukti bahwa benar data tersebut salah dan dilakukan perbaikan atas data tersebut. Selanjutnya data dapat
diperbaiki dan data yang salah yang sudah di paraf tersebut di-file-kan.
d. Aktivitas Pengawasan
