Informasi dan Komunikasi atas Piutang

3. Informasi dan Komunikasi atas Piutang

Sistem informasi dan komunikasi atas piutang merupakan sistem akuntansi yang dimulai dengan mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi piutang yang terjadi, dan memelihara aktuabilitasnya. Menurut Mulyadi 2002:189 sistem akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi yang dicatat atau terjadi adalah : a. Sah b. Telah diotorisasi c. Telah dicatat d. Telah dinilai secara wajar e. Telah digolongkan secara wajar f. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya g. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar Ketujuh unsur-unsur tersebut juga sangat diperlukan dalam sistem akuntansi terhadap piutang. Menurut Mulyadi 2001:257 informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah “a saldo piutang pada saat tertentu kepada debitur, b riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur, dan c umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu”. Transaksi piutang dicatat mulai dari jurnal umum, kemudian di posting ke buku besar pembantu dan selanjutnya di catat dalam buku besar piutang. Setiap pelanggan mempunyai data buku besar piutang yang berbeda satu sama lain, yang berisi informasi tentang nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, retur, dan saldo piutang. Setiap Universitas Sumatera Utara salinan buku besar piutang akan diarsipkan, dan kemudian secara berkala departemen piutang akan meringkas saldo setiap rekening piutang dan mengirimkannya ke buku besar umum. Selanjutnya departemen buku besar umum akan melakukan penutupan periode pemrosesan dengan menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan, dan ringkasan rekening dari departemen piutang yang akan memberikan informasi mengenai kebenaran dari seluruh proses. Dengan mencocokkan dokumen jurnal dan ringkasan rekening yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi banyak tipe kesalahan. Hasil pemrosesan dari departemen piutang dengan departemen buku besar umum adalah pernyataan piutang yang tepat jumlahnya. Dimana pernyataan piutang ini secara periodik akan dikirimkan kepada konsumen untuk menguji ketelitian dari jumlah piutang tersebut dengan cara melihat respon yang akan diberikan oleh konsumen tersebut. Hal ini merupakan suatu wujud cara pengawasan intern yang baik terhadap piutang, yang juga akan memberikan kepercayaan yang lebih kepada konsumen atas kinerja perusahaan. Agar informasi mengenai piutang dapat digunakan dengan sebaik mungkin, maka harus adanya sistem komunikasi yang baik. Komunikasi ini meliputi luasnya pemahaman karyawan tentang bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi pelaporan piutang yang berkaitan dengan pekerjaan orang lain. Universitas Sumatera Utara

4. Aktivitas Pengawasan Piutang