4. Aktivitas Pengawasan Piutang
Aktivitas pengawasan piutang adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengawasan piutang dan sistem akuntansi piutang
yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Secara umum, aktivitas
pengawasan piutang yang relevan terdiri dari : a.
Review Terhadap Kinerja Review terhadap kinerja yaitu yang mencakup review dan analisis yang
dilakukan oleh manajemen atas laporan yang meringkas rincian jumlah yang tercantum dalam akun buku pembantu; kinerja sesungguhnya dibandingkan
dengan jumlah menurut anggaran, prakiraan atau jumlah tahun yang lalu; dan hubugan antara serangkaian data seperti data keuangan dengan data non-
keuangan. Review terhadap kinerja atas penanganan piutang dapat dilakukan dengan
menganalisa dan memeriksa perincian laporan ringkasan jumlah piutang yang tercantum dalam akun buku besar piutang seperti daftar umur piutang, laporan
penjualan menurut daerah pemasaran, produk maupun pelanggan. Dari akun daftar umur piutang akan dapat diketahui jumlah piutang yang macet
pembayarannya. Apabila jumlah piutang yang macet dalam jumlah yang besar, itu berarti kinerja bagian penagihan tidak optimal.
b. Pengawasan Pengolahan Informasi
Pengawasn pengolahan informasi piutang ada dua yaitu pengawasan umum general control dan pengawasan aplikasi application control. Pada
Universitas Sumatera Utara
pengawasan umum, piutang akan diawasi melalui organisasi pusat pengolahan data perusahaan, sistem dan program, serta fasilitas pengolahan data. Pemisahan
fungsi-fungsi pokok seperti kegiatan operasi yang mendukung munculnya piutang, penyimpanan hasil tagihan piutang, dan catatan akuntansi piutang sangat
diperlukan dalam pengawasan piutang. Sistem dan program yang digunakan untuk mengolah piutang akan membantu dalam mengawasi data piutang, apalagi
didukung oleh fasilitas pengolahan data seperti dengan menggunakan passwords yang hanya dapat digunakan oleh karyawan yang berwewenang saja terhadap
penggunaan data piutang yang tersimpan dalam komputer. Pengawasan aplikasi piutang merupakan pengawasan terhadap pengolahan
transaksi piutang yang mencakup prosedur otorisasi yang memadai, perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan, serta pengecekan secara independen.
Menurut Mulyadi 202:191 dalam perancangan dokumen dan catatan, unsur pengawasan intern yang harus dipertimbangkan adalah sebagai berikut :
1. Perancangan dokumen harus bernomor urut tercetak.
2. Pencatatan transaksi harus dilakukan pada saat transaksi terjadi atau
segera setelah transaksi terjadi. 3.
Dokumen dan catatan harus cukup sederhana untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman terhadap dokumen dan catatan
tersebut.
4. Sedapat mungkin dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai
keperluan sekaligus. 5.
Perancangan dokumen dan catatan harus mendorong pengisian data yang benar dengan cara memasukkan unsur pengecekan intern.
c. Pengawasan Fisik
Pengawasan Fisik, yang meliputi keamanan fisik atas aktiva. Pengawasan fisik termasuk penjagaan, seperti terhadap catatan dan dokumen, fasilitas yang
diamankan, otorisasi untuk akses terhadap program komputer dan arsip data, serta
Universitas Sumatera Utara
perhitungan periodik untuk aktiva seperti persediaan dan perbandingan dengan catatan pengawasan.
Pengawasan fisik atas piutang dapat dilakukan dengan menghitung jumlah kas yang diterima dari tagihan piutang. Tidak sebatas pada penghitungan jumlah
kas saja, pengawasan fisik piutang juga harus dilakukan terhadap sejumlah dokumen yang mendukung. Dokumen-dokumen tersebut mencantumkan jumlah
piutang yang tercatat di dalamnya. Sehingga pada saat penghitungan tagihan piutang, hendaknya membandingkan jumlah yang ada pada dokumen dengan kas
yang diterima. Untuk menghindari kemungkinan penyelewengan, kas yang diterima dari
tagihan piutang disetor setiap hari ke rekening perusahaan di Bank. Bank akan memberikan rekonsiliasi Bank atas perusahaan secara periodik. Ini merupakan
alat untuk melakukan pengecekan secara independen antara catatan Bank dengan catatan perusahaan.
d. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas adalah penting bagi sebuah perusahaan untuk memisahkan otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan pengamanan aktiva
yang terkait. Pemisahan tugas yang memadai akan mengurangi kesempatan bagi karyawan untuk melakukan ataupun menyembunyikan kecurangan yang
dilakukannya atas piutang. Bila orang yang melakukan otorisasi piutang, yang mencatatnya ke dalam catatan piutang dan yang menyimpan uang atas tagihan
piutang adalah orang yang sama, maka akan memberikan kesempatan baginya untuk melakukan kecurangan atas piutang tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Pemisahan tugas membantu pihak manajemen dalam mengawasi piutang mulai dari munculnya sampai tertagihnya piutang tersebut. Selain itu, pemisahan
tugas juga akan dapat mendeteksi dengan segera atas kesalahan atau ketidakberesan yang terjadi terhadap piutang.
5. Pemantauan Pengawasan Piutang
Kategori