2.5 Tugas dan Tanggung Jawab Banquet
Pelayanan Banquet dalam melaksanakan kegiatannya dipimpin oleh seorang Banquet Manager yang membawahi Assistant Banquet Manager, Secretary, Banquet
Head Waiter, Assistant Banquet Head Waiter, Supervisor, Banquet Waiter dan Banquet Bush boy.
Berikut ini merupakan penjelasan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan, yakni :
1. Banquet Manager
a. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya.
b. Mengkoordinir seluruh staf yang berada di bawahnya serta memberikan
pembinaan secara rutin agar pelayanan di banquet selalu memuaskan tamu. c.
Bertanggung jawab terhadap F B Manager setiap ada penanganan acara banquet.
d. Harus menjalin hubungan dengan Public Relation Manager, Sales Manager,
Chief Engeenering, Saus Chef, Chief Security, juga Executive House Keeper. e.
Melaksanakan tugas-tugas administrasi f.
Memeriksa kesiapan tugas Head Waiter di Operating juga kesiapan bagian lain, Kitchen, Steward, House Keeping, Engeenering, juga Bar dan Waiter yang
bertugas saat jam operasional maupun jam off shift. g.
Harus memperhatikan dan mendengarkan keluhan-keluhan tamu serta segera menyelesaikan masalah dari setiap solusi yang ada.
Universitas Sumatera Utara
h. Mengawasi operating banquet sampai selesai.
2. Assistant Banquet Manager
Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab Assistant Banquet Manager dalam sehari-harinya juga membantu Banquet Manager apabila berhalangan datang,
serta memberikan briefing dan pengawasan selama berlangsungnya acara- acara penting di department banquet tersebut.
3. Secretary
a. Membuat tugas-tugas dari Banquet Manager dalam menangani pemasukan dan
melakukan pembalasan surat. b.
Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dan saran-saran
dari tamu yang ada. c.
Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan Banquet Manager, terutama yang ,menggunakan telepon.
4. Banquet Head Waiter
a. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operating Banquet.
b. Mengkoordinir para waiter dan daily worker.
c. Membuat “time schedule” juga pembagian tugas sesuai dengan jabatan masing-
masing. d.
Menggambarkan susunan ruangan, susunan meja kursi, meja buffet, mengontrol dekorasi serta menyiapkan kartu menu dan nama-nama untuk dipasang dimeja.
Universitas Sumatera Utara
e. Mengontrol semua persiapan sebelum peralatan tersebut dipasang di meja.
f. Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai.
g. Menyambut tamu yang datang sebelum menyerahkan lebih lanjut kepada
Captain Waiter. h.
Membuat laporan harian daily log report i.
Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambah sarana penunjang atau peralatan-peralatn yang harus diganti.
j. Menampung semua keluhan tamu untuk disampaikan kepada Banquet Manager
bila berhalangan hadir. k.
Melaporkan hasil kegiatan kepada Banquet Manager tentang hal-hal yang dianggap pincang di dalam operasi kerja
5. Assistant Banquet Head Manager
Fungsi serta tanggung jawab dari assistant Banquet Head Waiter yaitu membantu segala kegiatan Head Waiter, juga menggantikan posisi bila Head
Waiter berhalangan hadir. Disamping menangani apa saja yang berkaitan dengan pembayaran-pembayaran bill dan mengeceknya kembali. Di akhiri
tugasnya membuat laporan tentang pemasukan catatan khusus yang terjadi selama operation berlangsung.
6. Banquet Supervisor
a. Mengkoordinir segala kegiatan, mulai menyiapkan kebutuhan function sampai
pelayanan kepada tamu.
Universitas Sumatera Utara
b. Selain itu bekerja sama dengan bagian kitchen, bar ataupun bagian-bagian yang
lain demi terciptanya suasana kerja yang baik. c.
Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang di butuhkan tamu, juga mengecek segala peralatan yang ada.
d. Serta membantu waiter jika ada yang mengalami kesulitan.
7. Banquet Waiter
a. Melaksanakan tugas yang telah di instruksikan oleh Head Waiter.
b. Menata meja dengan room style plan rencana dari bentuk susunan ruangan
yang dikehendaki oleh pihak penyelenggara event. c.
Menyiapkan dan menata semua peralatan yang dibutuhkan untuk keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, skirting, melipat napkin, cutleries,
ashtray, gelas dan lain sebagainya yang harus dipakai dan di siapkan di atas meja.
d. Membuat tea atau coffee dengan jumlah yang di kehendaki tamu.
e. Menyiapkan air es serta menuangkan kedalam gelas sebelum tamu duduk dan
menyalakan lilin. f.
Menyiapkan makanan yang dibawa dari dapur yang telah disiapkan Cook atau Bush-Boy untuk dihidangkan kepada tamu.
g. Mengirim peralatan yang kotor dan mengirimkannya ke bagian laundry.
h. Mengumpulkan linen-linen yang kotor dan mengirimkannya ke bagian laundry
untuk dibersihkan.
Universitas Sumatera Utara
i. Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan
ruangan.
2.6 Peralatan dan Perlengkapan Banquet
Kategori