dengan Daftar Keuangan yang dibuat, agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar;
4. Melaksanakan pembukuan dan administrasi keuangan sesuai dengan
peraturan yang berlaku agar pengeluaran dan pemasukan uang dapat diketahui dengan jelas dan benar;
g. Staf Administrasi Umum
1. Melaporkan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan hasil yang telah
dicapai sebagai pertanggungjawaban kepada atasan; 2.
Mengadministrasi bahan
dan perlengkapan
yang meliputi
penyimpanan, pemeliharaan barang untuk kelancaran tugas di lingkungan Program;
3. Melakukan
pemeriksaan, pengaturan,
penyimpanan dan
pengelompokkan barang-barang menurut jenis dan keadaannya untuk memudahkan pengadaan, pemeliharaan, pengeluaran dan
pengontrolan; 4.
Melayani unit-unit di lingkungan Program dalam permintaan barang dengan memeriksa surat-surat yang sudah ditandatangani oleh
pimpinan serta menyalurkan barang sesuai dengan permintaan yang sudah disetujui bekerjasama dengan bagian sejenis di tingkat
Fakultas; 5.
Membukukan laporan mutasi barang triwulanan sesuai dengan juklak persediaanasi untuk mengetahui perkembangan mutasi barang;
83
h. Staf Administrasi Akademik dan Pelayanan
1. Mengumumkan informasi akademik kepada dosenmahasiswa melalui
papan informasi atau mailing list Proram sesuai program kerja akademik ;
2. Membuat dan merekap absensi dosen dan mahasiswa;
3. Melaporkan kegiatan sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai
pertanggungjawaban kepada atasan;
3.4 Analisis Sistem berjalan
Program Non Reguler PNR Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah suatu Lembaga Pendidikan yang
salah satu kegiatannya melakukan inventarisasi barang yang meliputi pengajuan, pembelian, pencatatan, pendistribusianpengiriman barang barang baik untuk
keperluan penunjang kegiatan belajar mengajar maupun untuk keperluan pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya dalam melayani mahasiswa dan dosen, serta
pelaporannya. Dari kuesioner dan wawancara yang dilakukan penulis kepada orang – orang
yang terkait dalam kegiatan persediaan barang di PNR, maka dapat ditarik kesimpulan yaitu, selama ini proses kegiatan persediaan barang yang dilakukan PNR masih dengan
cara yang manual sehingga informasinya tidak akurat, sistem yang berjalan selama ini belum bisa mengakomodir kebutuhan pencatatan dan pelaporan kegiatan persediaan
barang di PNR, kemudian permasalahan yang dihadapi antara lain budaya kerja yang
84
masih dengan cara yang lama, penyediaan barang untuk kebutuhan PNR masih lambat, dan sistem yang masih manual.
Dalam setiap pelaksanaan kerjanya sistem komputerisasi sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga pencatatan yang dilakukan lebih
efektif dan efisien serta informasi yang dihasilkan lebih tepat dan akurat. Pada kegiatan inventarisnya masih menggunakan Microsoft Excel, yang tidak
mempunyai Database Management System DBMS. Dimana Microsoft Excel ini belum bisa digunakan untuk membuat aplikasi database dengan cepat karena belum
dilengkapi dengan fasilitas–fasilitas yang lengkap dan mudah digunakan seperti penggunaan tombol–tombol secara otomatis, data tidak dapat diinput secara otomatis
dan pembuatan laporan tidak dapat dilakukan secara otomatis. Inventarisasi barang yang apabila tidak dilakukan dengan
menggunakan program aplikasi akan terasa kurang efesien dan tidak akan menghasilkan informasi
yang tepat waktu, dengan ketelitian yang tinggi. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem persediaan yang baik agar dapat meningkatkan kinerja instansi tersebut.
85
Sistem Informasi Inventaris barang yang berjalan
Page 1
Pemakai Umum
Suplier Bendahara
Pimpinan
Mulai Cek Ketersediaan
Barang di Gudang 8
2 Data Pengajuan
Permintaan Data PO yang
Disetujui Data Pengajuan
Data Permintaan
Periksa T
Ada ? Y
Data Ketersediaan Barang
1 Buat DO
Berita Acara
Pembuatan Penawaran
Data Penawaran dari Suplier
Pengeluaran Dana
Data Dana Ya ng Dikeluarkan
Pemeriksaan T
ACC 3
Y Data Pengajuan
Barang yang disetujui
4 5
Data DO dan 9
Berita Acara 6
T Sesuai ?
10 Y
Distribusi Data PO
Data Barang yang Diterima
Data Pembelian Barang
Pe meriksaan 3
Pengajuan Pengiriman
Barang T
ACC 7
Y Data Pengajuan
Data Invoice Data PO yang
Disetujui 8
1 2
11 4
Laporan Ketersedia an Barang
Data Pengajuan yang disetujui
Arsip Ketersediaan Barang Minta
Penawaran
C
Data Penawaran Selesai
Gambar 3.3 Diagram Arus Dokumen Sistem Berjalan Halaman 1
86
+
Gambar 3.3 Diagram Arus Dokumen Sistem Berjalan Halaman 2
87
3.5 Kelebihan dan Kelemahan Sistem yang sedang berjalan
