sistem yang sebelumnya masih manual meskipun menggunakan komputer sebagai alat bantunya.
Pembagunan sistem ini dimulai dari proses permintaan barang, barang keluar, barang masuk, pengajuan, PO sampai pada laporan. Sistem ini diharapkan dapat
membantu memperlancar kinerja perusahaan secara keseluruhan tanpa menyulitkan bagi user untuk menggunakannya, karena pada aplikasi ini menggunakan proses yang
sederhana dimana disesuaikan dengan pengoperasian secara manual sehingga tidak terlalu sulit untuk menyesuaikannya dengan program aplikasi pada sistem yang baru
ini. Adapun sistem aplikasi yang ingin penulis ajukan yaitu dengan menggunakan
pemograman berbasis web yaitu PHP versi 5.1.1 dan disertai penggunaan basis data MySQL versi 5.0.18. Salah satu alasan penulis menggunakan PHP dan MySQL ini
karena Tingkat keamanan yang cukup tinggi, Waktu eksekusi yang lebih cepat dibandingkan dengan bahasa pemograman web lainnya yang berorientasi pada server-
side scripting, akses ke sistem database yang lebih fleksibel, seperti MySQL.
3.7 Usulan Rancangan Sistem Persediaan Barang
Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur dalam melakukan berbagai kegiatan dan dalam penyusunan laporan pada sistem persediaan
barang, penulis mengelompokkan prosedur dalam lima proses yang berjalan pada sistem yang diusulkan secara komputerisasi yang akan dijelaskan sebagai berikut :
90
a. Permintaan Barang
Pemakai yang membutuhkan barang akan mengajukan permintaan order barang kepada staf umum dengan mengisi form permintaan
b. Pengeluaran Barang
Staf Umum akan mengecek permintaan yang diajukan oleh pemakai apakah tersedia atau tidak. Apabila barang tersedia maka staf umum langsung
mendistribusikannya beserta dengan surat DO Tanda Terima dan BO Berita Acara, jika barang yang diminta pemakai tidak ada maka dilakukan pengajuan
c. Pengajuan
Staf Umum melakukan pengajuan barang kepada pimpinan untuk memenuhi permintaan barang dari pemakai yang belum tersedia atau habis
d. Suplier
Staf Umum mengisi daftar suplier yang memberikan penawaran harga barang sesuai barang yang ada pada proses pengjuan barang yang telah disetujui.
e. PO purchase order
Staf Umum mengajukan PO kepada pimpinan untuk pembelian barang f.
Pengeluaran dana Bendahara menyetujui PO untuk pembelian barang
g. Laporan
Staf Umum memberikan laporan berkaitan dengan kegiatan persediaan barang.
91
, -
,
, ,
+ .
, ,
+ .
+
+ +
- ,
+
+
.
. .
, ,
1 -
. + +
- 1
1 ,
2 2
, 2 2
. 2
2 2 2
2
3 .
, 2
2 ,
2 2
. 2
2 2
2 2
4
Gambar 3.4 Diagram Arus Dokumen Sistem yang Diusulkan Halaman 1
92
4
1 -
+
3
Gambar 3.4 Diagram Arus Dokumen Sistem yang Diusulkan Halaman 2
93
3.8 Diagram Arus Dokumen Usulan
Beberapa tahapan yang dilakukan penulis dalam merancang proses sistem adalah:
a. Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Barang b.
Diagram Zero Sistem Informasi Persediaan Barang c.
Diagram Level 1 Proses 1.0 Permintaan d.
Diagram Level 1 Proses 2.0 Ketersediaan Barang e.
Diagram Level 1 Proses 3.0 Pencatatan Barang Keluar f.
Diagram Level 1 Proses 4.0 Data DO Berita Acara g.
Diagram Level 1 Proses 5.0 Pengajuan h.
Diagram Level 1 Proses 6.0 Penawaran Suplier i.
Diagram Level 1 Proses 7.0 PO j.
Diagram Level 1 Proses 8.0 Pengeluaran Dana k.
Diagram Level 1 Proses 9.0 Barang Masuk l.
Diagram Level 1 Proses 10.0 Laporan
94
a. Diagram Hubungan Level 0 Sistem Informasi Persediaan Barang
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Barang
Keterangan : Pihak pemakai mengajukan permintaan barang kepada bagian umum,
apabila barang tersedia maka barang yang diminta akan langsung didistribusikan kepada pemakai dengan mengisi data barang keluar beserta dokumen Do dan
Berita Acara dengan demikian data ketersediaan barang secara otomatis berkurang, dan apabila barang yang diminta pemakai belum tersedia atau sudah
habis maka bangian umum akan mengajukan pengajuan. Setelah pengajuan selesai maka setelah itu meminta penawaran harga kepada suplier.
95
Penawaran - penawaran harga dari suplier dientri oleh bagian umum ke dalam sistem informasi persediaan barang dan penawaran tersebut dipilih yang
terbaik kemudian dibuat PO Purchase Order. Setelah PO selesai maka bendahara mempertimbangkan pengeluaran dana untuk pembelian barang.
Setelah barang terbeli maka staf bagian umum mengentri data barang yang sudah dibeli kedalam data barang masuk, dengan demikian data ketersediaan barang
secara otomatis bertambah.
96
b. Diagram Level 1
Pemakai Data Permintaan
1.0 ‘Permintaa n
Data Pe rmintaan Umum
Data Permintaan 2.0
Ketersediaan Barang
Data Ke te rsediaan Barang
Data DO da n Berita Aca ra 4.0
Buat Data D O dan Berita
Acara Data Do
Berita Aca ra Data
Permintaa n Data Ketersediaan Ba rang
Ya Tidak
Data Ketersediaan Ba ra ng Data Ba ra ng
Keluar 3.0
Pencata tan Barang Keluar
Data Ba ra ng Kelua r 5.0
Buat Pengajuan
Data Penga juan Data
Pengajuan
Data Do Berita A cara Data Do Berita Aca ra
Data Barang Kelua r
6.0 Masukan
DataPena wae an Sup lier
Data Sup lie r Data
Penawaea n Sup lier
Data Permintaan Data Barang Keluar
Data Barang Masuk 7.0
Buat PO Data PO
Data PO
Bendahara Data PO
9.0 Data Pe nge luaran
Data Pengelua ra n 8.0
Pencata ta n Barang
Masuk Dana
Umum Dana
Buat Data Pengeluara n
Dana Data Pengeluaran
Dana Data Bara ng Masuk
Data Barang Masuk
Data Pengeluaran Da na 10.0
Laporan Data PO
Data Pena waran S uplier Data Pengajuan
Data Ke tersediaan Barang Laporan Ketersediaan Ba ra ng
Laporan Do Berita Aca ra Laporan Permintaan
Laporan Barang Keluar Laporan Barang Masuk
Laporan Pengeluaran Dana Laporan P O
Laporan Penawa ra n Sup lie r Laporan Pe ngajua n
Pimpinan
Gambar 3.6 Diagram Zero Sistem Informasi Persediaan Barang
97
Umum Data Ketersediaan Barang
c. Diagram Level 1 Proses 1.0 Permintaan
Pemakai Data Permintaan
1.1 Lihat Data
Permintaan Barang
Data Permintaan 1.2
Buat Permintaan
Baru Data Permintaan
yang diminta
Data Permintaan
Gambar 3.7 Diagram Level 1 Proses 1.0 Permintaan
Umum
d. Diagram Level 1 Proses 2.0 Ketersediaan Barang
Umum Data Permintaan
2.1 Lihat
Ketersediaan Barang
Data Ketersediaan Barang
Data Permintaan setelah dicek
Umum
Gambar 3.8 Diagram Level 1 Proses 2.0 Ketersediaan Barang
e. Diagram Level 1 Proses 3.0 Pencatatan Barang Keluar
Data Ketersediaan Barang 3.1
Lihat Permintaan
Data Permintaan 3 .3
Edit Permintaan
Barang Data Barang
Keluar 3.4
Catat Barang Keluar
Data Barang Keluar
Pemakai 3.2
Lihat Transaksi Barang Keluar
Data Permintaan Data
Permintaan Data Barang
Keluar
Gambar 3.9 Diagram Level 1 Proses 3.0 Pencatatan Barang Keluar
98
Umum Data Ketersediaan Barang
f. Diagram Level 1 Proses 4.0 Data DO Berita Acara
Um um Data Bara ng
Keluar 4.1
Da ta Barang K eluar
4.2 Buat DO
Data Do Data D O
Doku me n DO 4.4
Cetak DO Pem akai
Catat Barang Keluar
4.3 B uat Berita
Aca ra Dok ume n Ber ita Acara
Data B ara ng Keluar
Data Be rita Acara
Data Ber ita Aca ra 4 .5
Ce tak Be rita Acara
Gambar 3.10 Diagram Level 1 Proses 4.0 Data DO Berita Acara
g. Diagram Level 1 Proses 5.0 Pengajuan
Data Ketersediaan Barang 5.1
Buat Pengajuan
Baru Data Pengajuan
Data Ketersediaan Barang 5.4
Masukan Permintaan
Barang Data Pengajuan
5.5 Cetak
Pengajuan Dokumen Pengajuan
Pimpinan
5.2 Pengajuan
Disetujui Data Ketersediaan Barang
5.3 Pengajuan
Belum Disetujui
Data Pengajuan
Pengajuan Disetujui Dokumen Pengajuan disetujui
5.6 Verifikasi
Pimpinan
Gambar 3.11 Diagram Level 1 Proses 5.0 Pengajuan
99
Data
h. Diagram Level 1 Proses 6.0 Penawaran Suplier
Umum Data Pengajuan
6.1 Buat
Penawaran Data Penawaran
6.2 Cetak
penawaran Dokumen Pe nawaran
6.2 Data Pengajuan
Data Penawaea n
Suplier Penawaran Disetujui
6.5 Dokumen Pe nawaran
Disetujui Pimp inan
Lihat Penawaran
Data Pengajuan Verifikasi
Pimpinan Pengajuan
6.6 Edit
Penawaran Data Pengajuan
6.7 Buat PO
6.8 Cetak PO
Dokumen PO Pimpina n
Data PO Data PO
PO Disetujui 6.5
Verifik asi PO Dokumen PO
Disetujui
Gambar 3.12 Diagram Level 1 Proses 6.0 Penawaran Suplier
i. Diagram Level 1 Proses 7.0 PO
U m um Data PO
7.1 Lihat PO
Data PO
Da ta P O 7 .2
C etak PO Dok um en PO
Pim pinan
P O Dise tuju i 7 .3
V erifikasi PO Dok um en PO
Dis etujui
Gambar 3.13 Diagram Level 1 Proses 7.0 PO
100
Dana Umum
Data Pengeluaran Dana
Data Pengeluaran Dana
j. Diagram Level 1 Proses 8.0 Pengeluaran Dana
Data Pengeluaran Dana
Dokumen Umum
Data PO 8.1
Buat Pengeluaran
Dana 8.2
Cetak Pengeluaran
Dana Pengeluaran Dana
Pimpinan Data Pengeluaran
Dana Pengeluaran Dana
Disetujui 8.3
Verifikasi Pengeluaran
Dana Dokumen
Pengeluaran Dana Disetujui
Gambar 3.14 Diagram Level 1 Proses 8.0 Pengeluaran Dana
k. Diagram Level 1 Proses 9.0 Barang Masuk
Data Pengeluaran 9.1
Data Ketersediaan Barang
9.1 Data Barang Masuk
Tambah Barang Baru
Masukkan Barang
9.2 Data
Ketersediaan Barang
Data Ketersediaan Barang
Data Barang Masuk
Data Barang Masuk Pimpinan
9.3 Lihat
Transaksi Barang
Masuk Data Barang Masuk
Data Barang Masuk
Gambar 3.15 Diagram Level 1 Proses 9.0 Barang Masuk
101
l. Diagram Level 1 Proses 10.0 Laporan
Data Permintaan
Data Ketersediaan Barang
Data Barang Keluar
Data Do Data Berita
Acara Data
Pengajuan Data
Penawaran Suplier
Data PO Data Pengeluaran
Dana Data Barang
Masuk
10.1 Buat Lap.
Permintaan 10.2
Buat Lap. Ketersediaan
Barang 10.3
Buat Lap. Barang Keluar
10.4 Buat Lap. DO
10.5 Buat Lap.
Berita Acara 10.6
Buat Lap . Pengajuan
10.7 Buat Lap.
Penawaran Suplier
10.8 Buat Lap. PO
10.9 Buat Lap .
Pengeluaran Dana
10.10 Buat Lap.
Barang Masuk
Lap. Barang Keluar Lap. Penawaran
Lap. DO Lap. Berita Acara Lap. Pengajuan
Lap. Ketersediaan Barang Lap. PO
Lap. Permintaan Lap. Pengeluaran Dana
Pimpinan
Gambar 3.16 Diagram Level 1 Proses 10.0 Laporan
Lap. Barang Masuk
3.9 Rancangan Basis Data
