Desain Konseptual Penyusunan Sistem dan Prosedur Akuntansi untuk Pengendalian Internal yang Efektif : Studi Kasus pada PT. Sahabat Jaya Tio Perkasa

25

V. Implikasi Sumber Daya

Sumber daya yang dimiliki perusahaan memadai untuk dilakukan perubahan ke sistem baru. Sistem lama dikatakan layak untuk dilakukan perubahan ke sistem baru jika sistem yang baru lebih mudah dalam operasionalnya dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam perusahaan. Perubahan ke sistem baru tidak membutuhkan perubahan yang signifikan dalam sumber daya yang ada saat ini, hanya diperlukan pelatihan bagi karyawan yang terlibat. Perangkat komputer yang dipergunakan perusahaan saat ini memadai untuk dipergunakan dalam sistem yang baru.

VI. Rekomendasi

Ditinjau dari permasalahan yang ada dalam sistem yang lama, diperoleh kesimpulan bahwa sistem yang lama tidak memadai untuk dipergunakan ke depannya. Dari hasil analisa sumber daya yang diperlukan untuk perubahan ke sistem yang baru, tidak ada penambahan ataupun perubahan sumber daya yang signifikan sehingga proyek penyusunan sistem dan prosedur yang baru layak untuk dilanjutkan.

4.3. Desain Konseptual

Dalam desain konseptual, diuraikan alternatif – alternatif desain yang dimaksudkan untuk pemenuhan kebutuhan pengguna dan memberikan solusi atas masalah yang ditemukan dalam tahap analisis sistem. Dalam tahapan ini, diberikan tiga alternatif desain dan diuraikan keunggulan dan kelemahan dari masing masing alternatif. Universitas Sumatera Utara 26 a. Sistem Manual Pada sistem manual ini diartikan semua sistem akuntansi dalam perusahaan dilakukan secara manual, dalam hal pemrosesan data-data menjadi laporan keuangan juga dilakukan secara manual. Bagian pembukuan menerima berbagai source document dari masing- masing bagian di perusahaan, baik dari bagian penjualan, produksi dan pembelian. Data-data yang diperoleh ini diproses secara manual, bisa menggunakan excel ataupun tertulis secara manual. Pertama, bagian pembukuan menyusun chart of account berdasarkan transaksi yang sering terjadi dalam perusahaan. Selanjutnya, bagian pembukuan membuat format jurnal dan diisi berdasarkan transaksi yang terjadi setiap harinya. Kemudian, angka-angka yang tertera dalam jurnal diposting ke buku besar per akun. Dari buku besar, dilakukan pemindahan saldo-saldo buku besar ke neraca saldo. Setiap akhir bulan ataupun tahun, apabila ada yang perlu disesuaikan, bagian pembukuan menyiapkan jurnal penyesuaian. Untuk mempermudah pembuatan laporan keuangan, bagian pembukuan menyiapkan neraca lajur. Setelah selesai neraca lajur, angka-angka yang tertera di neraca lajur dalam kolom laporan laba rugi dan neraca, dipindahkan ke laporan laba rugi dan neraca. Keunggulan :  Penggunaan sistem manual dinilai lebih murah dibandingkan alternatif lainnya, dengan sistem manual, tidak perlu adanya perangkat yang mahal. Kelemahan :  Penggunaan sistem manual memperlambat proses informasi. Universitas Sumatera Utara 27  Sistem manual membutuhkan tenaga kerja lebih.  Informasi yang dihasilkan dinilai kurang akurat. b. Semi manual Untuk sistem semi manual, sebagian proses dilakukan dengan komputerisasi dan sebagian dilakukan secara manual. Dalam proses semi manual, prosedur untuk mendapatkan source document seluruhnya terjadi secara manual. Masing-masing bagian melaporkan transaksi hariannya ke bagian pembukuan untuk diproses lebih lanjut. Bagian pembukuan dalam hal memproses source document dari masing-masing bagian menggunakan program software. Terlebih dahulu, dilakukan penyusunan chart of account berdasarkan transaksi rutin perusahaan. Selanjutnya, bagian pembukuan melakukan penjurnalan berdasarkan source document yang dilaporkan dari masing-masing bagian. Dengan penggunaan software, bagian pembukuan hanya perlu melakukan penjurnalan, dalam hal posting ke buku besar sampai dengan menghasilkan laporan keuangan seluruhnya merupakan sistem kerja komputer. Terakhir, bagian pembukuan membuat format laporan laba rugi dan neraca. Dalam sistem semi manual, perhitungan persediaan menggunakan sistem manual. Hal ini dikarenakan software yang tersedia untuk perhitungan persediaan umumnya menggunakan sistem rata-rata average method, namun oleh penulis lebih disarankan menggunakan FIFO first in first out karena selain lebih mudah dalam perhitungan juga dinilai lebih akurat. Sistem semi manual lebih disarankan oleh penulis karena ada bagian pembukuan yang bertugas memverifikasi segala Universitas Sumatera Utara 28 transaksi yang terjadi dari laporan yang diperoleh, apakah telah mendapat otorisasi dan telah memenuhi persyaratan untuk melakukan transaksi tersebut. Keunggulan :  Lebih murah dibandingkan sistem full computerized  Lebih akurat dan cepat dibandingkan sistem manual Kelemahan :  Pemrosesan lebih lambat dibandingkan sistem full computerized c. Full computerized Untuk sistem full computerized, prosedur seluruhnya dijalankan secara komputerisasi. Masing-masing bagian dalam membuat laporannya sehari-hari secara otomatis langsung melakukan input di jurnal umum. Dalam hal ini, setiap bulannya atau akhir tahun, bagian pembukuan berlaku sebagai controller untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan dan membuat laporan keuangan. Keunggulan :  Penggunaan tenaga kerja lebih sedikit  Informasi cepat  Informasi lebih akurat Kelemahan :  Investasi yang dibutuhkan untuk sistem full computerized besar  Untuk perusahaan kecil dan menengah, sistem ini dinilai lebih besar biaya daripada manfaat. Universitas Sumatera Utara 29  Kurangnya pengendalian dalam hal semua proses dilakukan secara komputerisasi tanpa ada yang melakukan verifikasi. Dari ketiga alternatif yang disebutkan di atas, dipilih satu alternatif yang paling cocok untuk PT Sahabat Jaya Tio Perkasa. Sistem manual cocok digunakan pada perusahaan kecil, sistem semi manual untuk perusahaan kecil sampai menengah dan sistem full computerized lebih cocok digunakan untuk perusahaan berskala besar. Dari hasil analisis, PT Sahabat Jaya Tio Perkasa lebih cocok menggunakan alternatif kedua, yaitu semi manual. Sistem semi manual selain mudah dalam penggunaannya juga tidak memerlukan biaya yang mahal. Transaksi yang terjadi di PT Sahabat Jaya Tio Perkasa juga tidak terlalu rumit dan banyak sehingga tidak memerlukan sistem yang sedemikian komplit. Sistem yang terlalu komplit ataupun sistem full computerized juga tidak dapat digunakan semaksimal mungkin sehingga kurang dirasakan manfaatnya.

4.4. Desain Fisik