22
4.2. Analisis Sistem Laporan Analisis Sistem
I. Alasan untuk Melakukan Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan untuk mengidentifikasi masalah yang timbul dari sistem yang ada, penyebab timbulnya masalah tersebut, dan apakah diperlukan
perubahan terhadap sistem bersangkutan. II.
Lingkup Penelitian
Penelitian yang dilakukan mencakup sistem informasi akuntansi yang digunakan PT Sahabat Jaya Tio Perkasa beserta prosedur kerja di masing-masing
bagian. Dalam pengolahan data akuntansinya, PT Sahabat Jaya Tio Perkasa
menggunakan sistem GL “Accosoft”. Sistem GL Accosoft ini dikatakan sebuah pengembangan dari software MISA, dimana Accosoft dikembangkan oleh PT
Sahabat Jaya Tio Perkasa. Cara kerja GL accosoft ini hampir sama dengan MISA, yaitu penyusunan
chart of account dan penjurnalan, selanjutnya komputer memproses sampai ke laporan keuangan. Namun, ada dilakukan perubahan-perubahan dalam beberapa
bagian, terutama persediaan. Sistem GL accosoft merupakan sistem yang terintegrasi, masing-masing bagian dalam perusahaan melakukan input jurnal atas
transaksi yang terjadi mencakup bagian mereka. Permasalahannya terletak pada persediaan, yaitu persediaan jagung. Persediaan jagung seringkali terjadi
penyusutan pada saat jagung basah menjadi jagung kering. Pada saat jagung menjadi kering, pada sistem, langsung disusutkan sebesar selisih jagung basah
Universitas Sumatera Utara
23 menjadi jagung kering dan diperlakukan sebagai beban atas bulan bersangkutan.
Padahal, jagung kering tersebut belum terpakai sebagai bahan baku untuk bulan tersebut. Dikatakan, cara kerja sistem accosoft memang demikian. Hal ini
menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak akurat. Sering juga terjadi kesulitan dalam hal perhitungan persediaan akhir barang sehingga tidak dapat dibuat harga
pokok produksi. Perbedaan sistem accosoft dengan MISA terletak pada kesalahan dalam
penjurnalan. Pada MISA, apabila terjadi kesalahan dalam penjurnalan, dilakukan penghapusan jurnal dan secara otomatis akan berpengaruh ke buku besar dan
seterusnya. Pada accosoft, penghapusan jurnal tidak otomatis ke penghapusan di buku besar dan seterusnya sehingga kemungkinan penghapusan di jurnal namun
tidak dihapus di buku besar menjadi besar. Sistem accosoft merupakan pengembangan dari MISA, namun dalam
kenyataannya pengembang sistem ini tidak memahami seluruh sistem kerja di MISA, dan juga bukan seorang yang benar-benar memahami akuntansi, sehingga
dirasakan penggunaan MISA lebih mudah dibandingkan Accosoft walaupun accosoft terintegrasi dan lebih canggih daripada MISA.
Dalam hal prosedur, PT Sahabat Jaya Tio Perkasa tidak memiliki prosedur kerja yang terdokumentasi dan tersaji dengan baik.
III. Masalah yang Diidentifikasi dalam Sistem yang Ada
A. Teknik yang Digunakan untuk Mengumpulkan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Observasi dilakukan pada kegiatan operasional sehari-hari. Wawancara
Universitas Sumatera Utara
24 dilakukan langsung dengan pihak manajemen terkait ketidakpuasan mereka
dalam hal sistem informasi di perusahaan. B.
Masalah yang Terjadi dalam Perusahaan Dari hasil analisis sistem dan prosedur, berikut diuraikan
permasalahan yang terjadi :
Tidak terdapat struktur organisasi yang jelas sehingga pendelegasian hak dan kewajiban menjadi tidak jelas.
Prosedur kerja tidak terdokumentasi dan tersaji dengan baik, sistem
pelaporan tidak efektif dan efisien sehingga informasi yang disajikan tidak dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Informasi berjalan dengan lambat dan tidak akurat.
Sistem dan prosedur tidak efisien dan efektif.
IV. Pernyataan Mengenai Kebutuhan Pengguna
Bagi pengguna, yaitu pihak manajemen, diharapkan sistem dan prosedur yang baru dapat memberikan laporan yang lebih akurat dan cepat. Manajemen
menginginkan laporan dihasilkan setiap harinya agar lebih mudah dalam pengambilan keputusan, meskipun data belum diolah menjadi data akuntansi.
Masing-masing bagian wajib melaporkan hasil pekerjaan hariannya ke atasan. Tiap terjadi transaksi harus mendapatkan otorisasi dan diverifikasi oleh pihak
yang berwenang. Dari bagian penjualan, diharapkan adanya perhitungan harga pokok
produksi yang paling “akurat” diartikan paling mendekati yang sebenarnya agar dapat ditentukan harga jual yang sesuai untuk mampu bersaing dengan pasar.
Universitas Sumatera Utara
25
V. Implikasi Sumber Daya
Sumber daya yang dimiliki perusahaan memadai untuk dilakukan perubahan ke sistem baru. Sistem lama dikatakan layak untuk dilakukan perubahan ke sistem
baru jika sistem yang baru lebih mudah dalam operasionalnya dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam perusahaan. Perubahan ke sistem
baru tidak membutuhkan perubahan yang signifikan dalam sumber daya yang ada saat ini, hanya diperlukan pelatihan bagi karyawan yang terlibat. Perangkat
komputer yang dipergunakan perusahaan saat ini memadai untuk dipergunakan dalam sistem yang baru.
VI. Rekomendasi
Ditinjau dari permasalahan yang ada dalam sistem yang lama, diperoleh kesimpulan bahwa sistem yang lama tidak memadai untuk dipergunakan ke
depannya. Dari hasil analisa sumber daya yang diperlukan untuk perubahan ke sistem yang baru, tidak ada penambahan ataupun perubahan sumber daya yang
signifikan sehingga proyek penyusunan sistem dan prosedur yang baru layak untuk dilanjutkan.
4.3. Desain Konseptual