35
4.4.2. Desain File dan Database
Pendekatan database yang sering digunakan dalam sistem informasi adalah model hierarkis, model jaringan dan model relasional. Model
hierarkis dan jaringan memiliki kemiripan konseptual tertentu, oleh karena itu sering disebut sebagai model navigasional atau terstruktur. Model
relasional lebih fleksibel dibandingkan model hierarkis dan model jaringan karena memungkinkan penggunanya menciptakan jalur baru dan unik
melalui basis data untuk memecahkan masalah-masalah bisnis yang lebih luas cakupannya.
Program MISA Management Information Systems for Accounting menggunakan database relasional yaitu sebuah program komputer yang
dirancang untuk mengatur sebuah database sebagai sekumpulan file yang disimpan secara terstruktur dan melakukan operasi
– operasi atas data berdasarkan permintaan penggunanya. Database merupakan tabel-tabel
yang saling terkait. Sebuah database terdiri dari file-file. File-file disini merupakan nomor perkiraan akuntansi, atau yang dikenal dengan istilah
chart of account.
4.4.3. Desain Input
Pada saat
mengevaluasi desain
input, pendesain
harus mengidentifikasi berbagai jenis input data dan metode input yang optimal.
Ada dua metode input yang secara umum digunakan, scanning dan keying. Untuk program MISA, metode input yang digunakan adalah keying yaitu
Universitas Sumatera Utara
36 input dengan menggunakan keyboard. Menu yang ditampilkan dalam
MISA sebagai berikut : 1.
Umum : tanggal, warna, informasi, security dan exit 2.
Kelompok : kenalkan, lihat-ubah-hapus, daftar 3.
Perkiraan : kenalkan, lihat-ubah-hapus, daftar, analisa, giro+bank, stock
4. Transaksi : jurnal, jurnal umum, jurnal koreksi, jurnal penyesuaian,
jurnal pembalik, jurnal penutup 5.
Laporan : laporan perkiraan, laporan jurnal, laporan keuangan, laporan budget, laporan lain-lain penciptaan laporan
6. Hitung : hitung mutasi, data check
7. File+option : saving, indexing, zap, option
Gambar 4.1 Tampilan MISA
Ada dua jenis input data yaitu formulir dan tampilan layar. Proses manual untuk input dimulai dari persiapan bukti transaksi, untuk itu perlu
dilakukan desain formulir. Formulir yang didesain harus efisien dan mudah dimengerti serta menyajikan secara tepat apa yang diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
37 Formulir yang digunakan berbentuk kertas kemudian dipindahkan ke
komputer sebagai source document atas masing-masing transaksi.
Gambar 4.2 Input Jurnal
4.4.4. Desain Program
Sebelumnya telah dijelaskan bahwa sistem yang digunakan PT Sahabat Jaya Tio Perkasa bersifat semi manual dimana prosedur
seluruhnya dijalankan secara manual dan pemrosesan data menjadi data akuntansi menggunakan program software. Untuk program, diambil
keputusan yaitu membeli program untuk menghemat waktu dan biaya. Program yang digunakan untuk pemrosesan data akuntansi yaitu MISA
Management Information System for Accounting. MISA dikembangkan oleh PT. Bima Mas Sejati Jaya Computer Division yang berlokasi di Jl.
Brigjend Katamso, Medan. Dengan penggunaan program, bagian pembukuan hanya perlu
melakukan entri jurnal berdasarkan source document yang ada, proses selanjutnya dilakukan oleh komputer hingga ke laporan keuangan,
pengguna hanya perlu menekan keyboard dan laporan dapat dicetak ke layar ataupun printer.
Universitas Sumatera Utara
38 Internal
Eksternal Jurnal Penyesuaian
Gambar 4.3 Konsep MISA
Siklus Pendapatan Penjualan
Penerimaan Kas
Siklus Pengeluaran PembelianBeban
Pengeluaran Kas
Siklus Konversi Costing
Siklus Pendanaan Pinjaman
Modal
M I S A
Kepala Bagian Pembukuan
Financial Report
Managerial Report
Universitas Sumatera Utara
39 Penggunaan MISA dimulai dari perancangan chart of account.
Banyak perkiraanaccount tidak terbatas dan struktur chart of account bebas. Perancangan chart of account berdasarkan transaksi rutin yang
terjadi di perusahaan. Untuk chart of account, terlebih dahulu dirancang kelompok perkiraan, seperti aktiva lancar, aktiva tetap. Selanjutnya,
dilakukan perancangan nomor perkiraan. Setelah chart of account selesai dirancang, untuk penggunaan dalam operasional sehari-hari, pengguna
hanya perlu melakukan entri jurnal berdasarkan source document yang ada.
Chart of account yang disusun menggunakan 3 digit : X X X
– X X buku pembantu
Akun Sub golongan
Perkiraan laporan keuangan Kelompok Perkiraan Akun :
100 Aktiva Lancar
200 Aktiva Tetap
300 Aktiva Lain-lain
400 Hutang Lancar
500 Hutang Jangka Panjang
600 Modal Ekuitas
700 Pendapatan
800 Harga Pokok
Universitas Sumatera Utara
40 840
Beban Umum dan Administrasi 900
Pendapatan Beban Lain 920
Pajak Penghasilan 930
Beban Tidak Mengurangi Pajak
Catatan : Untuk bagan akun yang disusun untuk PT Sahabat Jaya Tio Perkasa yang selengkapnya dapat dilihat di lampiran.
Banyaknya jurnal yang dapat dientri tidak terbatas, hal ini tergantung pada besarnya kapasitas memori yang tersedia. Untuk entri
jurnal, pilih menu transaksi, jurnal. Dalam entri jurnal, yang pertama kali dilakukan adalah pengisian nomor bukti jurnal dilanjutkan dengan tanggal
transaksi, keterangan keterangan transaksi yang tertera di buku besar, isi nomor perkiraan dan terakhir angka transaksi angka yang tertera di
bagian debet harus sama dengan kredit. Kemudian tekan enter, berikut, untuk menyimpan dan membuat jurnal transaksi lainnya. Untuk melihat
berbagai laporan, dapat dilihat di menu laporan. Menu laporan menyediakan berbagai laporan berdasarkan data yang telah di entri dalam
jurnal, yaitu laporan jurnal, laporan perkiraan laporan buku besar, buku pembantu, laporan keuangan, dan lain-lain. Selanjutnya, proses yang
secara umum terjadi dalam siklus akuntansi, mulai dari posting ke buku besar, neraca saldo, dan seterusnya dilanjutkan dengan sistem kerja
komputer. Setiap akhir bulanperiode apabila ada yang perlu disesuaikan, dilakukan entri jurnal di jurnal penyesuaian dan secara otomatis saldo-
saldo berpindah ke buku besar sampai menghasilkan laporan keuangan.
Universitas Sumatera Utara
41 Pada akhir periode akuntansi dilakukan entri jurnal di jurnal penutup
untuk menolkan saldo-saldo akun. Dalam program MISA juga disediakan menu penciptaan laporan,
menu ini digunakan apabila format laporan yang disediakan program kurang sesuaiperlu dirubah. Pengguna dapat menciptakan laporan sesuai
keinginan dan kebutuhan pengguna.
4.4.5. Desain Prosedur