Desain Input Desain Program

35

4.4.2. Desain File dan Database

Pendekatan database yang sering digunakan dalam sistem informasi adalah model hierarkis, model jaringan dan model relasional. Model hierarkis dan jaringan memiliki kemiripan konseptual tertentu, oleh karena itu sering disebut sebagai model navigasional atau terstruktur. Model relasional lebih fleksibel dibandingkan model hierarkis dan model jaringan karena memungkinkan penggunanya menciptakan jalur baru dan unik melalui basis data untuk memecahkan masalah-masalah bisnis yang lebih luas cakupannya. Program MISA Management Information Systems for Accounting menggunakan database relasional yaitu sebuah program komputer yang dirancang untuk mengatur sebuah database sebagai sekumpulan file yang disimpan secara terstruktur dan melakukan operasi – operasi atas data berdasarkan permintaan penggunanya. Database merupakan tabel-tabel yang saling terkait. Sebuah database terdiri dari file-file. File-file disini merupakan nomor perkiraan akuntansi, atau yang dikenal dengan istilah chart of account.

4.4.3. Desain Input

Pada saat mengevaluasi desain input, pendesain harus mengidentifikasi berbagai jenis input data dan metode input yang optimal. Ada dua metode input yang secara umum digunakan, scanning dan keying. Untuk program MISA, metode input yang digunakan adalah keying yaitu Universitas Sumatera Utara 36 input dengan menggunakan keyboard. Menu yang ditampilkan dalam MISA sebagai berikut : 1. Umum : tanggal, warna, informasi, security dan exit 2. Kelompok : kenalkan, lihat-ubah-hapus, daftar 3. Perkiraan : kenalkan, lihat-ubah-hapus, daftar, analisa, giro+bank, stock 4. Transaksi : jurnal, jurnal umum, jurnal koreksi, jurnal penyesuaian, jurnal pembalik, jurnal penutup 5. Laporan : laporan perkiraan, laporan jurnal, laporan keuangan, laporan budget, laporan lain-lain penciptaan laporan 6. Hitung : hitung mutasi, data check 7. File+option : saving, indexing, zap, option Gambar 4.1 Tampilan MISA Ada dua jenis input data yaitu formulir dan tampilan layar. Proses manual untuk input dimulai dari persiapan bukti transaksi, untuk itu perlu dilakukan desain formulir. Formulir yang didesain harus efisien dan mudah dimengerti serta menyajikan secara tepat apa yang diperlukan. Universitas Sumatera Utara 37 Formulir yang digunakan berbentuk kertas kemudian dipindahkan ke komputer sebagai source document atas masing-masing transaksi. Gambar 4.2 Input Jurnal

4.4.4. Desain Program

Sebelumnya telah dijelaskan bahwa sistem yang digunakan PT Sahabat Jaya Tio Perkasa bersifat semi manual dimana prosedur seluruhnya dijalankan secara manual dan pemrosesan data menjadi data akuntansi menggunakan program software. Untuk program, diambil keputusan yaitu membeli program untuk menghemat waktu dan biaya. Program yang digunakan untuk pemrosesan data akuntansi yaitu MISA Management Information System for Accounting. MISA dikembangkan oleh PT. Bima Mas Sejati Jaya Computer Division yang berlokasi di Jl. Brigjend Katamso, Medan. Dengan penggunaan program, bagian pembukuan hanya perlu melakukan entri jurnal berdasarkan source document yang ada, proses selanjutnya dilakukan oleh komputer hingga ke laporan keuangan, pengguna hanya perlu menekan keyboard dan laporan dapat dicetak ke layar ataupun printer. Universitas Sumatera Utara 38 Internal Eksternal Jurnal Penyesuaian Gambar 4.3 Konsep MISA Siklus Pendapatan Penjualan Penerimaan Kas Siklus Pengeluaran PembelianBeban Pengeluaran Kas Siklus Konversi Costing Siklus Pendanaan Pinjaman Modal M I S A Kepala Bagian Pembukuan Financial Report Managerial Report Universitas Sumatera Utara 39 Penggunaan MISA dimulai dari perancangan chart of account. Banyak perkiraanaccount tidak terbatas dan struktur chart of account bebas. Perancangan chart of account berdasarkan transaksi rutin yang terjadi di perusahaan. Untuk chart of account, terlebih dahulu dirancang kelompok perkiraan, seperti aktiva lancar, aktiva tetap. Selanjutnya, dilakukan perancangan nomor perkiraan. Setelah chart of account selesai dirancang, untuk penggunaan dalam operasional sehari-hari, pengguna hanya perlu melakukan entri jurnal berdasarkan source document yang ada. Chart of account yang disusun menggunakan 3 digit : X X X – X X buku pembantu Akun Sub golongan Perkiraan laporan keuangan Kelompok Perkiraan Akun : 100 Aktiva Lancar 200 Aktiva Tetap 300 Aktiva Lain-lain 400 Hutang Lancar 500 Hutang Jangka Panjang 600 Modal Ekuitas 700 Pendapatan 800 Harga Pokok Universitas Sumatera Utara 40 840 Beban Umum dan Administrasi 900 Pendapatan Beban Lain 920 Pajak Penghasilan 930 Beban Tidak Mengurangi Pajak Catatan : Untuk bagan akun yang disusun untuk PT Sahabat Jaya Tio Perkasa yang selengkapnya dapat dilihat di lampiran. Banyaknya jurnal yang dapat dientri tidak terbatas, hal ini tergantung pada besarnya kapasitas memori yang tersedia. Untuk entri jurnal, pilih menu transaksi, jurnal. Dalam entri jurnal, yang pertama kali dilakukan adalah pengisian nomor bukti jurnal dilanjutkan dengan tanggal transaksi, keterangan keterangan transaksi yang tertera di buku besar, isi nomor perkiraan dan terakhir angka transaksi angka yang tertera di bagian debet harus sama dengan kredit. Kemudian tekan enter, berikut, untuk menyimpan dan membuat jurnal transaksi lainnya. Untuk melihat berbagai laporan, dapat dilihat di menu laporan. Menu laporan menyediakan berbagai laporan berdasarkan data yang telah di entri dalam jurnal, yaitu laporan jurnal, laporan perkiraan laporan buku besar, buku pembantu, laporan keuangan, dan lain-lain. Selanjutnya, proses yang secara umum terjadi dalam siklus akuntansi, mulai dari posting ke buku besar, neraca saldo, dan seterusnya dilanjutkan dengan sistem kerja komputer. Setiap akhir bulanperiode apabila ada yang perlu disesuaikan, dilakukan entri jurnal di jurnal penyesuaian dan secara otomatis saldo- saldo berpindah ke buku besar sampai menghasilkan laporan keuangan. Universitas Sumatera Utara 41 Pada akhir periode akuntansi dilakukan entri jurnal di jurnal penutup untuk menolkan saldo-saldo akun. Dalam program MISA juga disediakan menu penciptaan laporan, menu ini digunakan apabila format laporan yang disediakan program kurang sesuaiperlu dirubah. Pengguna dapat menciptakan laporan sesuai keinginan dan kebutuhan pengguna.

4.4.5. Desain Prosedur