4 terjadi sebagai akibat tidak adanya sistem dan prosedur yang baik sehingga
pengendalian internal pun buruk.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dalam penelitian ini, yang menjadi masalahnya adalah :
a. Tidak terdapat struktur organisasi yang jelas sehingga pendelegasian hak
dan kewajiban menjadi tidak jelas. b.
Prosedur kerja tidak terdokumentasi dan tersaji dengan baik, sistem pelaporan tidak efektif dan efisien sehingga informasi yang disajikan
tidak dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. c.
Informasi berjalan dengan lambat dan tidak akurat. d.
Terjadinya fraud akibat pengendalian internal yang tidak baik.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian
ini adalah :
a. Penyusunan struktur organisasi yang sesuai untuk perusahaan
agar pendelegasian hak dan kewajiban jelas. b.
Penyempurnaan sistem akuntansi dalam perusahaan. c.
Pencegahan fraud melalui sistem dan prosedur akuntansi yang memadai serta peningkatan keefektifan pengendalian internal.
Universitas Sumatera Utara
5
1.3.2. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai
pihak :
a. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat digunakan untuk
penyempurnaan sistem dan prosedur akuntansi yang sudah ada.
b. Bagi praktisi, penelitian ini dapat dijadikan suatu rujukan
tentang bagaimana suatu sistem dan prosedur akuntansi disusun.
c. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk menambah
wawasan dan mempraktekan hasil pembelajaran dalam perusahaan nyata sekaligus meningkatkan kemampuan analisis
serta komunikasi. d.
Bagi calon peneliti, penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi dan informasi untuk penelitian selanjutnya dan
diharapkan dapat disempurnakan untuk kasus perusahaan yang berbeda.
Universitas Sumatera Utara
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Tinjauan Teoritis 2.1.1. Sistem
Nugroho Widjajanto 2001:2 mengartikan sistem sebagai “sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai
tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output
”.
James A.Hall 2009:8 mendefinisikan sistem sebagai “kelompok
dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan
yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Sejalan dengan definisi sistem menurut Hall, Bodnar et al 2003:2 mendefinisikan sistem sebagai “a set of two or more interrelated
components that interact to achieve a goal
”.
Dari definisi sistem di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa “sesuatu” dapat dikatakan sebagai sistem apabila memiliki dua atau lebih
subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama. Subsistem-subsistem yang saling berinteraksi itulah yang menjadi sebuah
sistem dan interaksi antar subsistem umumnya terjalin melalui komunikasi yang relevan.
Universitas Sumatera Utara
7
2.1.2. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah “serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistirbusikan ke para
pengguna”. Hall : 2009:9 Secara singkat, sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut
:
Gambar 2.1
Gambar 2.1 Model Sistem Informasi
Sumber : GelinasDull
Secara garis besar, sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 2 dua yaitu :
Sistem informasi manajemen management information system – MIS.
Dalam prakteknya, manajemen cenderung membutuhkan informasi yang berada di luar kemampuan SIA. Semakin berkembangnya
perusahaan, maka informasi yang dibutuhkan juga akan semakin kompleks, dalam hal ini, sistem informasi manajemen memproses
Storage
Input Output
Processing
Users
Universitas Sumatera Utara
8 berbagai transaksi non keuangan yang di luar jangkauan sistem
informasi akuntansi, misalnya : riset pasar, analisa produk dan sebagainya.
Sistem informasi akuntansi accounting information system – AIS Dalam sistem informasi akuntansi, yang diolah adalah berbagai
transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
2.1.3. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang memproses berbagai transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung
mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem informasi akuntansi ini terdiri dari 3 subsistem, yaitu Hall, 2009:13 :
Sistem pemrosesan transaksi transaction processing system
– TPS.
Sistem pemrosesan transaksi penting untuk keseluruhan fungsi dari sistem informasi karena :
Mengkonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan
Mencatat berbagai transaksi keuangan ke dalam catatan
akuntansi jurnal dan buku besar
Mendistribusikan informasi keuangan yang penting untuk personel operasional dalam mendukung operasi
hariannya.
Sistem pemrosesan transaksi ini terdiri dari tiga siklus transaksi : siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus
konversi.
Sistem buku
besarpelaporan keuangan
general ledgerfinancial reporting system.
Sistem buku besar dan pelaporan keuangan secara umum dipandang sebagai suatu sistem yang terintegrasi. Sistem ini
merupakan sistem yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, serta berbagai
laporan lainnya yang diisyaratkan oleh hukum.
Universitas Sumatera Utara
9
Sistem pelaporan manajemen management reporting system –
MRS Sistem ini merupakan sistem yang menyediakan pihak
manajemen internal berbagai laporan keuangan yang bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan, seperti anggaran, dan sebagainya.
Romney et al 2003:2 menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen :
Orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan fungsi-
fungsi yang berbeda.
Prosedur, baik
manual maupun
otomatis, termasuk
pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan.
Data yang berhubungan dengan proses bisnis organisasi.
Software yang digunakan untuk mengolah data organisasi.
Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer,
perangkat, dan alat komunikasi jaringan.
2.1.4. Penyusunan Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi disusun berdasarkan kebutuhan dari para penggunanya, yang umumnya terdiri dari pihak eksternal dan pihak
internal. Pihak eksternal meliputi pihak di luar perusahaan, seperti pemegang saham, kreditur, debitur, bank, kantor pajak, maupun
masyarakat umum. Pihak internal merujuk pada para manajer yang
terdapat di dalam perusahaan itu sendiri.
Dalam penyusunan sebuah sistem akuntansi, ada 7 tujuh prinsip yang harus diikuti agar sistem yang dihasilkan berkualitas dan
memberikan manfaat ke penggunanya. Tujuh prinsip dimaksud adalah Widjajanto, 2001:8 :
Analisis transaksi bisnis.
Universitas Sumatera Utara
10 Dalam penyusunan sistem akuntansi, yang pertama kali harus
dilakukan adalah memahami transaksi bisnis perusahaan. Dari transaksi bisnis perusahaan yang dilakukan setiap hari
kemudian dirangkai menjadi sebuah sistem.
Pencatatan transaksi ke dalam formulir dan catatan yang tepat.
Terjadinya sebuah transaksi harus ada bukti yang jelas untuk membuktikan bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi
yang kemudian digunakan sebagai dokumen dasar untuk pencatatan dalam jurnal. Untuk itu, diperlukan formulir yang
dirancang khusus sesuai dengan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
Perancangan sistem internal check dalam transaksi.
Internal check terjadi apabila di dalam suatu perusahaan, pada saat suatu transaksi terjadi, penanganan dan pencatatan
transaksi tersebut dilakukan oleh dua pihak atau lebih untuk mencegah adanya peluang dalam melakukan kecurangan.
Pencatatan transaksi yang telah terekam di formulir ke dalam
buku jurnal dan buku besar. Dewasa ini, pencatatan transaksi yang telah terekam di
formulir ke dalam jurnal maupun buku besar, umumnya telah menggunakan sistem pengolahan data elektronik sehingga
meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan penjumlahan ataupun pemindahan dari jurnal ke buku besar.
Perancangan berbagai pernyataan statement akuntansi dan
laporan statistik dengan sumber data dari transaksi yang telah tercatat di buku.
Sebuah sistem dirancang untuk memperoleh hasil akhir berupa laporan-laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan. Oleh karena itu, dalam penyusunan sistem yang harus dipertimbangkan adalah apa yang akan dilaporkan
sebagai hasil akhir dari sebuah sistem.
Pelaksanaan pemeriksaan intern internal audit yang
berkesinambungan dan pemeriksaan eksternal secara periodik terhadap sistem akuntansi.
Pemeriksaan intern dan pemeriksaan ekstern terutama ditujukan untuk menghindari terjadinya praktik kecurangan
fraud dengan adanya peluang dari sistem akuntansi yang berjalan, oleh karena itu perlu dilakukan pemeriksaan secara
berkesinambungan.
Penyajian laporan untuk memenuhi kebutuhan instansi
pemerintah. Laporan bukan hanya ditujukan untuk pihak internal saja,
melainkan
perlu dipertanggungjawabkan
kebenarannya terhadap pihak eksternal, misalnya : Direktorat Jendral Pajak.
Universitas Sumatera Utara
11
2.1.5. Siklus Hidup Pengembangan Sistem System Development Life
Cycle
Dalam penyusunan suatu sistem, umumnya mengacu pada siklus hidup pengembangan sistem system development life cycle
– SDLC yaitu proses
yang ditempuh
organisasi untuk
memperoleh serta
mengimplementasikan sistem akuntansi yang baru. Perubahan suatu sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru, baik perubahan yang
dilakukan secara keseluruhan ataupun sebagian, harus melalui SDLC. SDLC ini merupakan suatu aplikasi dari pendekatan sistem. Penggunaan
SDLC dalam pengembangan sistem diperlukan karena SDLC terdiri dari berbagai tahapan yang memungkinkan pengembangan sistem memiliki
tingkat keberhasilan paling tinggi. Proyek pengembangan sistem terlebih dahulu direncanakan dan diatur sumber-sumber daya yang dibutuhkan.
Sistem yang digunakan saat ini juga dilakukan analisa untuk menemukan dan memahami permasalahan yang ada. Selanjutnya, sistem dirancang dan
diimplementasikan. Dalam SDLC, ada lima langkah yang harus dilakukan untuk
mendesain dan mengimplementasikan sistem yang baru Romney et al,2005:268 :
Analisis Sistem
Selama analisis sistem, informasi yang diperlukan untuk membeli atau untuk mengembangkan sistem baru akan
dikumpulkan.
Permintaan atas
pengembangan sistem
diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan sistem yang terbatas. Apabila sebuah
proyek dapat melalui pemeriksaan awal, sistem yang ada saat ini akan disurvei untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek
Universitas Sumatera Utara
12 dan untuk mengidentifikasi kelemahan serta kekuatannya.
Kemudian, studi mendalam atas sistem yang diajukan akan dilakukan untuk menetapkan kelayakannya. Apabila sistem
yang diajukan layak, maka kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan.
Terakhir, dibuat laporan analisis sistem untuk meringkas pekerjaan yang dilakukan selama tahap analisis sistem.
Desain Konseptual
Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tugas
pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desain alternatif yang tepat. Terdapat banyak cara yang berbeda untuk
mendapatkan sistem baru, termasuk membeli software, mengembangkannya sendiri atau melakukan outsourcing.
Desain Fisik
Selama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari desain konseptual
ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk mengkodekan serta menguji program komputer tersebut.
Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis, file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan
pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem yang baru tersebut.
Implementasi dan Perubahan
Tahap implementasi dan perubahan adalah tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut disatukan.
Oleh karena kerumitan dan peran penting tahap ini, maka rencana implementasi dan perubahan dikembangkan serta
diikuti dengan teliti. Sebagai bagian dari implementasi, hardware atau software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru
mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih atau pegawai lama direlokasi. Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin
diubah. Standar dan pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi sistem diselesaikan. Setelah
sistem terpasang dan berjalan, penyesuaian akan diperlukan dan tinjauan pasca implementasi akan dilakukan untuk
mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain apapun.
Operasional dan Pemeliharaan
Sistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai keperluan perusahaan. Selama masa hidupnya, sistem tersebut
secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ternyata ada kebutuhan baru, dan selanjutnya
organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki tersebut. Proses ini disebut sebagai tahap operasional dan
pemeliharaan. Kadang kala, perubahan besar atau pergantian sistem diperlukan dan SDLC dimulai dari awal kembali.
Universitas Sumatera Utara
13
2.1.6. Pengendalian Internal
COSO, mendefinisikan pengertian pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan
personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan : a keandalan pelaporan
keuangan, b efektivitas dan efisiensi operasi, dan c kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Pengendalian internal yang memadai harus terdiri dari beberapa komponen yang membentuk pengendalian internal tersebut. COSO
membagi komponen pengendalian internal menjadi 5 lima yaitu Arens et al, 2008:376 :
Lingkungan pengendalian control environment
Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para
direktur dan pemilik entitas secara keseluruhan mengenai pengendalian internal serta arti pentingnya bagi entitas itu.
Penilaian risiko risk assessment
Penilaian risiko atas pelaporan keuangan adalah tindakan yang dilakukan
manajemen untuk
mengidentifikasi dan
menganalisis risiko-risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan GAAP.
Aktivitas pengendalian control activities
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur, selain yang sudah termasuk dalam empat komponen lainnya, yang
membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani risiko guna mencapai tujuan entitas.
Informasi dan komunikasi information and communication
Tujuan sistem informasi dan komunikasi akuntansi dari entitas adalah untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan
transaksi yang dilakukan entitas itu serta mempertahankan akuntabilitas aktiva terkait.
Pemantauan monitoring
Aktivitas pemantauan berhubungan dengan penilaian mutu pengendalian internal secara berkelanjutan atau periodik oleh
manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu telah
Universitas Sumatera Utara
14 beroperasi seperti yang diharapkan, dan telah dimodifikasi
sesuai dengan perubahan kondisi.
Untuk pencapaian pengendalian internal yang maksimal dalam suatu organisasi, diperlukan beberapa sarana, antara lain Sawyer et al,
2005:77:
Organisasi Organisasi sarana kontrol merupakan struktur peran yang
disetujui untuk orang-orang di dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara efisien dan
ekonomis.
Kebijakan
Kebijakan adalah pernyataan prinsip yang membutuhkan, menjadi pedoman atau membatasi tindakan.
Prosedur
Prosedur adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Personalia
Orang-orang yang dipekerjakan atau ditugaskan harus memiliki kualifikasi untuk melaksanakan tugas yang
diberikan.
Akuntansi
Akuntansi merupakan sarana yang sangat penting untuk kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber daya.
Penganggaran
Anggaran adalah sebuah pernyataan hasil-hasil yang diharapkan yang dinyatakan dalam bentuk numerik.
Pelaporan
Laporan yang dihasilkan harus dilaporkan tepat waktu, akurat, bermakna, dan ekonomis.
Untuk membantu pengumpulan informasi untuk penelaahan dan penilaian sistem pengendalian internal, dapat digunakan salah satu media
yang diuraikan Hartadi, 1999:116 :
Uraian tertulis narative record Uraian tertulis ini biasanya diikuti dengan daftar pertanyaan
atau bagan alir. Uraian tertulis digunakan dalam suatu penugasan yang berhubungan dengan permasalahan kecil di
mana sistem pengendalian internalnya lemah.
Daftar uji check list
Universitas Sumatera Utara
15 Daftar uji merupakan urutan instruksi atau pertanyaan di mana
akuntan harus mengikuti atau menjawabmengisi. Daftar uji digunakan apabila baru pertama kali dilakukan pengujian.
Daftar pertanyaan questionnaire
Questionnaire merupakan
urutan pertanyaan
yang komprehensif yang berhubungan dengan sistem pengendalian
internal. Cara ini digunakan untuk mempelajari sistem pengendalian internal dengan cara mengisi daftar pertanyaan
yang telah disiapkan sebelumnya.
Bagan alir flowchart
Bagan alir merupakan pengujian grafis dari masing-masing bagian sistem pengendalian internal perusahaan. Bagan alir
menunjukkan urut-urutan proses atau dokumen dan pencatatan sistem. Dalam bagan alir juga tampak adanya pemisahan tugas
atau fungsi dari masing-masing bagian yang ada.
Beberapa karakteristik yang menunjukkan keefektifan pengendalian internal adalah :
Memiliki tujuan yang jelas
Biaya yang efektif
Terdokumentasi
Dapat diuji
Terkendali
2.2. Kerangka Konseptual
Analisis Sistem
Desain Konseptual
Desain Fisik
Implementasi
Universitas Sumatera Utara
16
Gambar 2.2 Kerangka Konseptual
Dalam kerangka konseptual ini dijelaskan tahapan-tahapan yang dilalui dalam pengembangan sistem. Tahap pertama merupakan tahap analisis dimana
penulis melakukan analisa tentang sistem yang saat ini sedang berjalan di PT. Sahabat Jaya Tio Perkasa. Tahap kedua berupa tahap desain konseptual. Dalam
tahap desain konseptual, yang dilakukan adalah membuat spesifikasi desain untuk sebuah sistem dan prosedur yang baru bagi PT Sahabat Jaya Tio Perkasa yang
bertujuan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi. Untuk ini, diberikan tiga alternatif desain, yaitu manual, semi manual dan full computerized. Tahap ketiga
merupakan tahap desain fisik. Di tahap ini, penulis melakukan desain output, desain file dan database, desain input, desain program, desain prosedur serta
desain pengendalian. Tahap terakhir yaitu tahap implementasi. Tahap ini merupakan tahap dimana penulis melakukan pelatihan ke karyawan yang terlibat,
pengujian sistem dan konversi.
Universitas Sumatera Utara
17
BAB III METODE PENELITIAN
3.1. Desain Penelitian
Desain penelitian dapat dikategorikan beberapa macam, yaitu “desain penelitian deskriptif, desain penelitian kausalitas, desain penelitian korelasional,
desain penelitian tindakan, desain penelitian eksperimental, dan desain penelitian Grounded”. Sanusi, 2011:13
Desain penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah desain penelitian tindakan yaitu “desain penelitian yang disusun dengan tujuan untuk melakukan
perbaikan-p erbaikan terhadap kegiatan yang sudah dilakukan sebelumnya”.
Sanusi, 2011:15. Penelitian tindakan umumnya mengevaluasi metode yang telah diterapkan
sebelumnya, kemudian mengembangkannya menjadi metode yang lebih baik. Hasil dari desain ini berupa project paper yang disusun khusus untuk PT
Sahabat Jaya Tio Perkasa. Project paper berupa penyusunan sistem dan prosedur akuntansi untuk memecahkan masalah
– masalah yang dihadapi oleh PT Sahabat Jaya Tio Perkasa. Masalah yang dihadapi PT Sahabat Jaya Tio Perkasa berupa
prosedur kerja yang tidak terdokumentasi dan tersaji dengan baik, informasi lambat dan tidak akurat serta tidak adanya struktur organisasi yang jelas. Untuk
penyelesaian masalah yang dihadapi, disusun sebuah sistem dan prosedur yang baru bagi PT Sahabat Jaya Tio Perkasa, dimulai dari tahap analisis sistem sampai
implementasi ke sistem yang baru.
Universitas Sumatera Utara
18
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian