41 Pada akhir periode akuntansi dilakukan entri jurnal di jurnal penutup
untuk menolkan saldo-saldo akun. Dalam program MISA juga disediakan menu penciptaan laporan,
menu ini digunakan apabila format laporan yang disediakan program kurang sesuaiperlu dirubah. Pengguna dapat menciptakan laporan sesuai
keinginan dan kebutuhan pengguna.
4.4.5. Desain Prosedur
Setiap bagian orang yang berinteraksi dengan sistem informasi akuntansi yang baru didesain harus mengikuti prosedur yang berlaku yang
berhubungan dengan semua aktivitas SIA. Prosedur meliputi pembuatan
input, pemrosesan transaksi serta pembuatan output dan distribusi.
Prosedur kerja dirancang untuk pemrosesan transaksi yang umumnya terjadi di PT Sahabat Jaya Tio Perkasa, yaitu terdiri dari 3
siklus utama :
1 Siklus pendapatan prosedur penjualan s.d. penerimaan kas
2 Siklus pengeluaran prosedur pembelian s.d. pengeluaran kas
3 Siklus konversi prosedur produksi pakan dan telur
4.4.5.1. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan dimulai dari adanya order pesanan dari pelanggan ke adm penjualan. Adm penjualan setelah menerima
pesanan dari pelanggan, melakukan cek plafon ke bagian pembukuan untuk mengetahui apakah piutang pelanggan dimaksud
telah melewati batas plafon yang ditentukan oleh perusahaan. Cek
Universitas Sumatera Utara
42 plafon dibuat rangkap 2 dengan distribusi ke bagian pembukuan dan
sebagai arsip. Apabila piutang telah melewati batas plafon yang ditentukan, adm penjualan meminta persetujuan direktur apakah
masih diperbolehkan
melakukan penjualan
ke pelanggan
bersangkutan. Apabila plafon masih belum melewati batas direktur setuju melakukan penjualan, adm penjualan menerbitkan DO
delivery order sebanyak rangkap 2, dengan distribusi ke gudang dan sebagai arsip. Prosedur selanjutnya, adm penjualan menerbitkan
surat jalan yang dibuat rangkap 5 dengan distribusi rangkap 1-3 ke gudang, rangkap 4 ke pembukuan dan rangkap 5 sebagai arsip.
Bagian gudang setelah menerima DO dan surat jalan dari adm penjualan, menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan
sesuai yang tertera di DO dan surat jalan. Barang dan surat jalan rangkap 1-3 diberikan ke ekspedisi untuk ditandatangani kemudian
rangkap 1 dan 2 dikembalikan ke gudang. Bagian gudang mengembalikan surat jalan rangkap 1 ke adm penjualan dan rangkap
2 sebagai arsip di bagian gudang. Surat jalan rangkap 3 beserta barang dikirimkan ke pelanggan oleh ekspedisi.
Berdasarkan surat jalan, adm penjualan menyiapkan faktur penjualan yang dibuat rangkap 3 dengan distribusi ke bagian
keuangan, pembukuan dan arsip. Faktur penjualan rangkap 1 diberikan ke bagian keuangan beserta surat jalan rangkap 1 yang
sebelumnya telah distempel tanda tangan oleh ekspedisi. Atas
Universitas Sumatera Utara
43 dasar faktur penjualan dan surat jalan sebelumnya, bagian keuangan
melakukan penagihan ke pelanggan melalui kolektor. Serah terima faktur penjualan dan surat jalan ke kolektor berupa tanda terima
faktur untuk ditagih yang dibuat rangkap 2, rangkap 1 diberikan ke kolektor dan rangkap 2 sebagai arsip di bagian keuangan.
Setelah penagihan dilakukan ke pelanggan, uangcekgiro yang dibayarkan, diberikan oleh kolektor ke bagian keuangan
dengan membuat tanda terima pembayaran sebagai bukti telah diserahkannya uangcekgiro ke bagian keuangan. Tanda terima
pembayaran ini dibuat rangkap 4 dengan distribusi ke pelanggan, bagian keuangan, pembukuan, dan arsip di kolektor. Penerimaan kas
bank setiap harinya wajib dilaporkan bagian keuangan ke pembukuan dengan membuat laporan harian penerimaan kas bank
sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 ke bagian pembukuan dan rangkap 2 sebagai arsip.
Untuk laporan ke pihak manajemen terkait siklus pendapatan, masing-masing bagian melaporkan hasil aktivitas
sehari-hari, adm penjualan membuat laporan harian penjualan sebanyak rangkap 2 untuk diserahkan ke direktur dan sebagai arsip.
Bagian gudang berkewajiban membuat laporan mutasi barang barang jadi sebanyak rangkap 4 dan didistribusikan ke direktur,
adm penjualan, pembukuan serta arsip. Terakhir, bagian keuangan
Universitas Sumatera Utara
44 membuat laporan posisi kas bank sebanyak rangkap 2 untuk
dilaporkan ke direktur dan arsip.
4.4.5.2. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran dimulai dari adanya permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan gudang. Bon
permintaan pembelian dibuat rangkap 2 untuk diajukan ke bagian pembelian adm pabrik untuk diproses dan sebagai arsip. Adm
pembelian berdasarkan permintaan pembelian, menerbitkan surat pesanan ke supplier sebanyak 5 rangkap dengan distribusi ke
supplier, gudang, pembukuan, keuangan dan arsip. Supplier mengirimkan barang yang dipesan oleh adm pembelian dan diterima
oleh gudang. Gudang menerima barang yang dipesan beserta faktur dari supplier dan dilakukan pengecekan apakah telah sesuai dengan
surat pesanan yang ia terima sebelumnya. Faktur yang diberikan supplier ditandatangani oleh bagian gudang sebagai bukti
diterimanya barang dan telah sesuai dan faktur diserahkan ke pembukuan. Selanjutnya gudang membuat laporan penerimaan
barang sebanyak rangkap 3 untuk didistribusikan ke adm pabrikpembelian, pembukuan dan arsip.
Prosedur selanjutnya, supplier berdasarkan faktur yang telah ditandatangani gudang dan surat pesanan, melakukan
penagihan ke bagian keuangan. Bagian keuangan saat menerima faktur menerbitkan tanda terima untuk supplier. Bagian keuangan
Universitas Sumatera Utara
45 menyiapkan uang beserta kas bon dilampirkan dengan surat pesanan
beserta faktur dari supplier melakukan pengecekan ke bagian pembukuan apakah telah sesuai. Selanjutnya, diminta otorisasi dari
direktur untuk
melakukan pembayaran
khususnya untuk
pembayaran yang besar jumlahnya ke supplier. Berdasarkan tanda terima yang diberikan bagian keuangan sebelumnya, supplier
melakukan penagihan dan bagian keuangan memberikan uanggiro yang telah mendapatkan otorisasi direktur beserta kas bon untuk
ditandatangani pihak supplier sebagai bukti lunas. Bagian keuangan berdasarkan pengeluaran kas per harinya, membuat laporan
pengeluaran kas bank sebanyak 2 rangkap untuk diserahkan ke bagian pembukuan disertai bukti bon dan sebagai arsip.
Untuk laporan ke pihak manajemen terkait siklus pengeluaran, masing-masing bagian melaporkan hasil aktivitas
sehari-hari, gudang membuat laporan mutasi barang bahan baku dan pembantu sebanyak rangkap 3 dengan distribusi ke direktur,
pembukuan dan arsip. Adm pembelian membuat laporan harian pembelian. Terakhir bagian keuangan membuat laporan posisi kas
bank sebanyak 2 rangkap dan diserahkan ke direktur beserta arsip.
4.4.5.3. Siklus Konversi Prosedur Produksi Pakan
Siklus konversi pakan dimulai dari adanya surat perintah produksi dari direktur ke kepala produksi yang dibuat rangkap 2,
untuk kepala produksi dan sebagai arsip. Untuk memulainya suatu
Universitas Sumatera Utara
46 produksi, diperlukan pengambilan bahan ke gudang. Berdasarkan
surat perintah produksi, kepala produksi menerbitkan bon permintaan barang untuk dipakai sebanyak rangkap 4 dan
diserahkan ke bagian mixing rangkap 1-3 untuk diambil di gudang bahan baku. Rangkap 1 diberikan ke gudang utnuk pengambilan
bahan, rangkap 2 ke pembukuan dan rangkap 3 sebagai arsip di mixing. Selanjutnya, bahan diperoleh dari gudang bahan baku dan
diserahkan ke bagian mixing untuk diproses menjadi barang jadi. Setelah barang selesai diproses menjadi barang jadi, barang
diserahkan ke gudang barang jadi disertai bukti penyerahan hasil produksi. Bukti penyerahan hasil produksi ini dibuat sebanyak 3
rangkap untuk didistribusikan ke gudang, pembukuan dan sebagai arsip.
Untuk laporan hasil aktivitas sehari-hari, bagian mixing membuat laporan hasil produksi sebanyak rangkap 4 untuk distribusi
ke direktur, kepala produksi, pembukuan serta arsip.
4.4.5.4. Siklus Konversi Prosedur Produksi Telur
Siklus konversi telur dimulai dari kepala farm menerbitkan bon permintaan barang untuk dipakai ke adm
penjualan. Bon permintaan barang ini dibuat rangkap 3 untuk didistribusikan ke adm penjualan, pembukuan dan arsip. Adm
penjualan berdasarkan permintaan dari kepala farm menerbitkan DO delivery order sebanyak rangkap 2 dan didistribusikan ke
Universitas Sumatera Utara
47 gudang barang jadi dan arsip. Setelah itu, dilakukan pemindahan
barang pakan dan obat sesuai dengan DO dari gudang barang jadi ke gudang farm.
Setelah pakan dan obat ada di gudang farm, mandor menerbitkan bon permintaan barang untuk dipakai sebanyak rangkap
4 dan diserahkan ke tukang jaga ayam rangkap 1-3, rangkap 4 sebagai arsip mandor untuk diambil barangnya di gudang farm.
Tukang jaga ayam mendistribusikan bon permintaan barang yang diterimanya ke gudang, pembukuan dan sebagai arsip. Selanjutnya,
gudang farm menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera di bon permintaan barang.
Prosedur selanjutnya, tukang jaga ayam memberikan pakan ke ayam dan sekaligus mengumpulkan telur yang ada dan
diserahkan ke gudang farm disertai dengan penyerahan hasil produksi. Bukti penyerahan hasil produksi dibuat rangkap 3 untuk
didistribusikan ke gudang farm, pembukuan dan arsip. Mandor setiap harinya membuat laporan yang berisi telur yang dihasilkan per
hari, ayam tua, afkir beserta ayam mati dan diserahkan ke adm produksi. Terakhir, adm produksi berdasarkan laporan dari mandor
menuangkan laporan tersebut ke laporan hasil produksi telur. Laporan hasil produksi telur dibuat rangkap 3 untuk dilaporkan ke
kepala produksi telur, pembukuan dan arsip.
Universitas Sumatera Utara
48 Catatan : Untuk formulir yang didesain untuk masing-masing prosedur dapat
dilihat di lampiran.
Universitas Sumatera Utara
49
Gambar 4.4 Siklus Pendapatan
Universitas Sumatera Utara
50
Gambar 4.5 Siklus Pengeluaran
Universitas Sumatera Utara
51
Gambar 4.6 Siklus Konversi Pakan
Universitas Sumatera Utara
52
Gambar 4.7 Siklus Konversi Telur
Universitas Sumatera Utara
53
4.4.6. Desain Pengendalian
