commit to user 25
b. Ruangan
harus terang,
dan sebaiknya
menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e. Ruangan harus terhindari dari kemungkinan serangan air.
f. Dalam hal-hal tertentu hujan periksalah ruangan untuk
mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
g. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan
hama, serangan perusak atau pemakaian kertas arsip. h.
Lokasi ruang atau gedung penyimpanan hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara kotoran udara
sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
i. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-
ruangan kantor lainnya. j.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan di simpan di dalamnya.
Pengaturan udara dalam ruang arsip yang terbaik adalah dengan mempergunakan AC. Tetapi ini membutuhkan biaya yang
tidak sedikit. Basir Barthos berpendapat bahwa suhu udara ruang arsip yang baik berkisar antara 50º-65º. Arsip dalam waktu dekat
akan lapuk bila kelembaban melebihi 65º.
5. Pegawai kearsipan
Pentingnya peranan arsip dalam suatu organisasi menjadikan pegawai di bidang kearsipan tidak kalah dengan pegawai di bidang
lainnya. Keberadaan pegawai kearsipan sangat berperan dalam kelangsungan hidup organisasi. Meskipun terdapat fasilitas dan
ruangan yang memadai dan memenuhi syarat tetapi jika pegawainya tidak memiliki keahlian ataupun ketrampilan yang cukup maka
pengelolaan kearsipan tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu dibutuhkan pegawai yang mempunyai pendidikan yang serendah-
rendahnya SMU ditambah dengan pendidikan khusus di bidang kearsipan atau orang-orang yang khusus berpendidikan di bidang
kearsipan.
commit to user 26
Petugas kearsipan oleh Ig. Wursanto 1991 : 37 dinyatakan sebagai pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima,
menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila sewaktu-waktu arsip dikeluarkan atau diperlukan. Sedangkan
mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto 1995 : 37 ditentukan oleh :
a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang
bersangkutan. b.
Asas penyimpanan yang dipergunakan. Dalam buku Ig. Wursanto 1995 : 39 The Liang Gie
mengatakan bahwa untuk dapat mengelola administrasi yang baik, diperlukan pegawai petugas kearsipan yang baik pula yaitu pegawai
yang memenuhi syarat-syarat ketelitian, kecekatan dan kerapian. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai arsip adalah
sebagaimana yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja 1986 : 104 antara lain sebagai berikut :
1. Memiliki pengetahuan di bidang :
a. Pengetahuan umum, bidang yang menyangkut masalah surat-
menyurat dan arsip. b.
Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.
c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
2. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan
yang sedang dikerjakan. 3.
Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi.
Selain pendapat di atas juga terdapat pendapat lain. The Liang Gie mengemukakan 6 enam syarat bagi pegawai kearsipan dalam
buku Ig. Wursanto 1995 : 41 adalah seperti berikut ini : 1.
Lulus sekolah menengah dan mempunyai kecepatan rata-rata normal.
2. Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai pengelihatan
yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang tercantum pada warkat-warkat.
commit to user 27
3. Memiliki sifat kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian yang kecil.
5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang rapi.
6. Memiliki pertimbangan yang baik.
D. Metode Pengamatan
