commit to user 61
TABEL 2.4
Contoh Buku Agenda Surat Keluar
Tanggal Nomor
Agenda Kepada
Perihal Ket.
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas Penyimpanan Arsip
Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, asas yang digunakan dalam penyimpanan arsip adalah asas campuran.
Asas campuran digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta karena dengan asas campuran tersebut dapat
memudahkan dalam pencarian arsip. Arsip-arsip tersebut sudah dipisah-pisahkan menurut pola klasifikasi yang ada di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Dalam hal ini, masing-masing unit kerja diberi kepercayaan untuk melaksanakan
penyimpanan arsip sendiri. Dengan satu kebijakan yaitu untuk surat atau arsip-arsip yang bersifat penting dalam penataannya
dilakukan dan disimpan pada bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Sedangkan untuk surat atau
arsip-arsip yang berhubungan dengan masing-masing bidang yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta,
misalnya bidang perindustrian untuk penataannya dilakukan dan disimpan pada bidang yang bersangkutan. Untuk arsip-arsip yang
masih sering digunakan aktif dan arsip yang sudah jarang
commit to user 62
digunakan in aktif juga sudah dipisah sehingga arsip yang ada di tempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaannya.
Keuntungan kelebihan
yang diperoleh
dari Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam pemakaian asas ini menurut Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dan juga merupakan salah satu pegawai yang mengurusi
masalah kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta antara lain :
” 1 Lebih dapat menghemat ruang dan peralatan arsip, karena hanya sebagian saja arsip yang disimpan di tiap masing-masing
bidang. 2 Bila arsip tersebut berisi tentang kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan
perdagangan yang dilakukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan secara keseluruhan atau tidak hanya melibatkan satu bidang atau
satu
bagian saja,
maka sistem
penyimpanannya dapat
diseragamkan. 3 Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. Unit kerja yang dimaksud
adalah unit kerja yang mempunyai spesifikasi tertentu ”. Dijelaskan pula oleh Ibu Mastuti, SH dengan hasil wawancara
sebagai berikut : ” Untuk asas penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta sudah berjalan dengan baik. Karena dengan asas penyimpanan arsip kombinasi antara sentralisasi dan
desentralisasi ini dapat memudahkan dalam pencarian arsip, menghemat tempat pada masing-masing unit kerja serta penemuan
kembali berkas arsip yang diperlukan dengan mudah dan cepat dilakukan ”.
Wawancara 6 April 2010
Sedangkan kelemahan dari penggunaan asas campuran tersebut adalah :
1 Apabila ada arsip-arsip yang punya spesifikasi khusus terdapat
satu bagian atau satu bidang tersebut hilang atau kurang teratur,
commit to user 63
maka akan sulit untuk ditemukan kembali atau diatur secara tepat.
2 Apabila ada arsip-arsip yang tidak punya spesifikasi khusus
tertentu terhadap satu bidang atau satu bagian saja sehingga mengakibatkan arsip tersebut harus disimpan di ruangan
sekretariat selain pada bidang terkait maka akan kurang maksimal dalam hal penghematan. Hal ini juga kurang praktis
karena memerlukan lebih banyak kegiatan dalam penyimpanan arsip.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan sistem nomor. Hal ini
seperti yang dijelaskan oleh Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta. ” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ini
dalam sistem penyimpanan arsip adalah menggunakan sistem nomor. Nomor tersebut adalah nomor arsip yang telah disesuaikan
dengan pola klasifikasi yang digunakan Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah. Arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta yaitu meliputi kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar, kegiatan perdagangan
dan surat-surat dinas lainnya ”. Wawancara 6 April 2010.
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur yang digunakan dalam kegiatan penyimpanan arsip pada setiap organisasi dalam pengelolaan arsipnya mungkin
hampir sama antara satu dengan yang lainnya. Prosedur dalam penyimpanan arsip digunakan agar lebih mudah dilaksanakan,
lebih terarah dan tidak semrawut. Yang dimaksud dengan prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini adalah kegiatan pengolahan arsip
sebelum arsip-arsip tersebut disimpan di dalam filling cabinet.
commit to user 64
Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan ini meliputi kegiatan memisah-misah arsip, meneliti arsip, memadukan arsip,
mengklasifikasikan arsip, mengindeks arsip, mempersiapkan tunjuk silang, menyusun arsip, memfile arsip mengatur
pembentukan arsip sesuai dengan pola klasifikasinya. 1
Memisah-misahkan arsip Kegiatan pertama yang dilakukan petugas kearsipan di
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah memisahkan
arsip. Memisah-misahkan
arsip berarti
mengadakan pemilihan terhadap arsip-arsip yang akan disimpan untuk dikelompokkan menurut subyek-subyek seperti
yang dicantumkan dalam kartu kendali atau daftar indeks yang telah ditentukan sesuai aturan yang berlaku di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 2
Meneliti arsip Setelah arsip dipisahkan menurut kode-kode angka, arsip
kemudian diteliti. Dalam penelitian arsip tersebut petugas kearsipan meneliti apakah arsip yang akan disimpan tersebut
sudah mendapat disposisi dari Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta atau belum. Jika belum, maka
petugas kearsipan harus segera memintakan disposisi Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta selaku
pejabat yang berwenang untuk membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan.
3 Memadukan assembling arsip
Dalam kegiatan ini, kegiatan pertama yang dilakukan oleh pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta adalah menerima berkas-berkas yang berupa surat-surat dinas, setelah berkas tersebut diterima kemudian
diteliti untuk mengetahui jumlah lembaran dan catatan yang seharusnya ada. Apabila berkas tersebut sudah lengkap, maka
commit to user 65
lembaran-lembaran yang berisi surat-surat dinas tersebut disusun sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan. Untuk
berkas yang belum lengkap, maka petugas pada bagian ini mengirim pemberitahuan kepada masing-masing bidang yang
belum melengkapi berkas-berkas tersebut agar segera melengkapinya.
4 Mengklasifikasi arsip
Dalam kegiatan ini langkah pertama yang dilakukan petugas adalah menggolongkan arsip berdasarkan pola
klasifikasi yang telah ditentukan. Pola klasifikasi arsip yang digunakan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta adalah pola klasifikasi arsip yang berdasarkan pola klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah.
Pola klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah mencakup 10 sepuluh pokok masalah yang
diklasifikasikan menurut numerik masing-masing sebagai berikut :
000 Umum
100 Pemerintah
200 Politik
300 Keamanan
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Keterangan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Setelah digolongkan menurut pola klasifikasi yang telah ditentukan, maka berkas-berkas yang sudah lengkap kemudian
diadakan pengkodean yang telah ditentukan. Kegiatan selanjutnya adalah penulisan kode pada kolom yang tersedia.
commit to user 66
Setelah selesai data yang telah siap untuk diindeks dimasukkan dalam buku agenda.
5 Mengindeks arsip
Langkah-langkah yang dilakukan petugas arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam kegiatan
mengindeks arsip adalah sebagai berikut : ·
Membaca secara cermat isi surat. ·
Menentukan judul atau caption arsip secara tepat. ·
Memberikan tanda-tanda keterangan lain yang dapat menjadi petunjuk indeks arsip yang bersangkutan,
misalnya dengan memberikan kode pembantu. Dalam hal ini fungsi dari kode pembantu adalah sebagai kode
pelengkap yang tidak dapat dipakai tersendiri, tetapi ditambahkan dibelakang kode yang memerlukan perincian
lebih lanjut. Kode pembantu yang dimaksud adalah Contoh :
01 : Perencanaan 02 : Peneliti
03 : Pendidikan 04 : Laporan
05 : Panitia 06 : Seminar, lokakarya, workshop
07 : Statistik 08 : Peraturan Perundang-undangan
· Membubuhkan caption utama berikut kode masalah sub
subyek pada setiap arsip yang bersangkutan. ·
Mempersiapkan tunjuk silang Kegiatan ini dilakukan apabila terdapat dua caption.
Caption pertama digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada petunjuk
silang.
commit to user 67
6 Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption kemudian disusun oleh petugas sesuai dengan sistem susunan yang
digunakan dalam sistem penyimpanan. Dalam hal ini Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan
sistem nomor. 7
Memfile arsip Kegiatan terakhir yang dilakukan oleh petugas kearsipan di
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam prosedur penyimpanan arsip adalah memfile arsip. Kegiatan ini
adalah mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan klasifikasi dan mengatur penyusunan-penyusunan arsip-arsip di
dalam file-file atau folder-folder pada tempat yang sesuai.
3. Penyusutan arsip
