commit to user 5
Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang
terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan
surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu
ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk
keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan
keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian dan sebagainya.
Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan
Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik
dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan
pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan di atas, adapun perumusan masalah dalam pengamatan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah : ” Bagaimanakah pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ? ”
commit to user 6
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan pengamatan yang dilakukan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Yaitu untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 2.
Tujuan Fungsional Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-
pihak yang memerlukan, khususnya kepada para pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
3. Tujuan Individual
Untuk melengkapi dan menyelesaikan Tugas Akhir sebagai syarat guna meraih gelar Ahli Madya A.Md. Jurusan Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Tentang Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Dalam masyarakat Indonesia istilah administrasi sudah merupakan kata yang biasa diucapkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini akibat
dari penjajahan Belanda di mana bangsa Indonesia diwajibkan menggunakan bahasa Belanda. Istilah administrasi yang sering kita
sebut itu berasal dari bahasa Belanda,
“ administratie ”
, yang menurut Sondang P. Siagian 1973 : 2 yang berarti setiap penyusunan
keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-
keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.
Menurut The Liang Gie 1982 : 8 administrasi diartikan sebagai rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Sondang P. Siagian 1973 : 13 mengartikan administrasi
sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang berdasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Pengertian administrasi menurut A. W. Widjaja 1986 : 1 adalah
segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Filsafat Administrasi 1970 : 14, unsur-unsur bagian-bagian yang mutlak dari administrasi dalam buku
Moekijat 1992 : 16 adalah : 1.
Dua orang manusia atau lebih. 2.
Tujuan. 7
commit to user 8
3. Tugas yang hendak dilaksanakan.
4. Peralatan dan perlengkapan.
Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi itu bukan hanya merupakan kegiatan tulis menulis tetapi
mempunyai pengertian yang sempit yaitu merupakan proses penyelenggaraan atau rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-
sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Proses-proses Administrasi
Menurut Moekijat 1992 : 18 proses-proses administrasi antara lain : a.
Merencanakan ialah, menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti yang dipergunakan di sini, perencanaan mengandung suatu
rangkaian putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan tujuan- tujuan,
penentuan kebijaksanaan-kebijaksanaan,
pembuatan program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metode-
metode dan prosedur-prosedur tertentu dan penentuan bagan sehari-hari.
b. Mengorganisasikan ialah, menggolongkan kegiatan-kegiatan yang
perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan- kesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara
pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuan- kesatuan demikian.
c. Mengumpulkan sumber-sumber ialah, mendapatkan pegawai-
pegawai pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan
perusahaan.
d. Menjuruskan
ialah, memberikan
instruksi-instruksi. Ini
mengandung masalah menunjukkan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya,
dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya.
e. Mengawasi ialah, berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat
mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar, pemberian motif-motif kepada orang-orang untuk
mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar, dan melakukan
tindakan korektif yang diperlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana.
commit to user 9
3. Fungsi-fungsi Administrasi
Menurut Moekijat 1992 : 20 administrasi adalah kegiatan yang meliputi 3 fungsi pokok yaitu :
a. Merencanakan apa yang harus dikerjakan.
b. Mengorganisasi dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan.
c. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai.
B. Pengertian Arsip
Pengertian arsip menurut M. N. Maulana 1974 : 16-17 adalah Tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan
pelaksanaan organisasi yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data bahan-bahan yang dapat memberikan keterangan berupa
barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang berisi responden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat
sendiri oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta, kecil dan besar.
Mengenai pengertian arsip ini juga dirumuskan dalam Undang- undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
dalam pasal I, yang dimaksud dengan arsip adalah : a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta
dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa barang cetakan,
kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang dibuat dan diterima oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta yang dapat berwujud surat-
menyurat, data-data dan dalam bentuk lainnya.
commit to user 10
C. Administrasi Kearsipan
