commit to user 23
4. Fasilitas Kearsipan
a Peralatan Arsip
Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan
berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama
manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja 1986 : 103 bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4
empat macam yaitu : 1.
Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya.
2. Alat-alat penerimaan surat seperti bak kotak surat, meja tulis,
rak dan sebagainya. 3.
Alat-alat penyimpanan setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya.
4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal
dan sebagainya.
Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja 1986 : 112-118 antara
lain : 1.
Folder
yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab bagian yang
menonjol untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. 2.
Guide
yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara
berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul kode
klasifikasi dan disusun secara vertikal berdiri.
3.
Tikler File
berkas pengikat yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu
peminjam arsip. 4.
Filiing Cabinet
lemari arsip yaitu digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah dokumen
bersama dengan guide-guidenya. 5.
Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan.
6. Kartu kendali, berisi kolom : indeks subjek, kode klasifikasi,
tanggal terima, hal, isi ringkas, unit yang menangani surat.
commit to user 24
7. Kartu pinjam arsip, dibuat rangkap tiga disertakan pada penata
arsip sebagai ganti arsip yang dipinjam pada berkas pengikat.
b Ruang Kearsipan
Selain peralatan yang harus memadai dan memenuhi syarat, ruang kearsipan harus lebih diprioritaskan keberadaannya. Untuk
menunjang kelancaran kegiatan maka diperlukan penataan terhadap ruang kantor. The Liang Gie 1984 : 204 berpendapat
bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tata ruang adalah mengenai
pengurusan alat-alat dan pengaturan tempat kerja. Menyimpan arsip tidak hanya disimpan disembarang
tempat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting maka ruang penyimpanannya pun harus aman dari berbagai
kerusakan. Ruang penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan
harus kering, terang dan berventilasi baik. Pengamanan arsip oleh Zulkifli Amsyah 1998 : 197
Dapat dilakukan dengan 2 dua cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan preventif dan perbaikan sesudah kerusakan
terjadi restorasi. Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar,
pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan lampu, pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Untuk restorasi arsip
dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dijaga agar tetap dalam keadaan bersih, teratur, dan memudahkan
pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengaturan ruangan menurut Ig. Wursanto 1991 : 221-223 dapat dilakukan
dengan : a.
Ruangan penyimpanan arsip jangan selalu lembab.
commit to user 25
b. Ruangan
harus terang,
dan sebaiknya
menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e. Ruangan harus terhindari dari kemungkinan serangan air.
f. Dalam hal-hal tertentu hujan periksalah ruangan untuk
mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
g. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan
hama, serangan perusak atau pemakaian kertas arsip. h.
Lokasi ruang atau gedung penyimpanan hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara kotoran udara
sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
i. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-
ruangan kantor lainnya. j.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan di simpan di dalamnya.
Pengaturan udara dalam ruang arsip yang terbaik adalah dengan mempergunakan AC. Tetapi ini membutuhkan biaya yang
tidak sedikit. Basir Barthos berpendapat bahwa suhu udara ruang arsip yang baik berkisar antara 50º-65º. Arsip dalam waktu dekat
akan lapuk bila kelembaban melebihi 65º.
5. Pegawai kearsipan
Kategori